如何引导高效会议(三)-引导高效虚拟会议

如何引导高效会议（三）——引导高效虚拟会议如何引导高效会议（三）引导高效虚拟会议知识点一、什么是虚拟会议二、虚拟会议的挑战三、虚拟会议会前准备四、虚拟会议会中事项五、虚拟会议会后事项一、什么是虚拟会议随着科技的发展，组织的发展的域壁垒逐渐被打破，就是说一个公司的员工，可能通过技术在天南地北进行工作并相互配合。同时，虚拟会议现在有一个正在增长的趋势，越来越多的会议通过电话、互联网等虚拟的形式召开。二、虚拟会议的挑战让我们看一下召开虚拟会议遇到的一些挑战：虚拟会议遇到的一些挑战虚拟会议引因为开会的人彼此都看不见对方，所以感觉这样的会议缺少人与人互动的感觉，人与人之间缺少连接因为看不到对方，人们的互动过程会显得僵硬和呆板，这样的会议就变成单向的信息共享参会人员必须等发言机会，因此虚拟会议常常会耗费很长的时间

有时参会人员要坐着听对方在电话中发表很长时间的讲话，而自己什么也做不了由于虚拟会议彼此看不见对方，因此无法使用肢体语言等非语言的形式来感知别人的感受或判断对方是否全神贯注于本次会议过程如果发生了不同观点的冲突，虚拟会议很难对其进行有效管理，不容易把其他人加入该电话交谈中，也很难帮助双方达成共同认可的解决方案虚拟会议常常会后才发给大家会议纪要，在交谈过程中，无法在白板纸上做记录让每个人都能看到，因此在推动会谈时有些难度虚拟会议的参与者在开会的同时也许会做很多个人的事，比如看书吃东西、在电脑前工作或整理书桌，因此很难保证他们全力参与虚拟会议中，参会人员能够随意进出而不被其他人发现如果没有提前准备好材料并发给大家，在会议现场就很难有效发布和处理新的信息引导虚拟会议的一项重要原则就是只需要设计需要实时互动的部分，虚拟会议不应该把时间花在只是通报情况、分享信息上，这些可以在网络上提前分享。三、虚拟会议的会前准备1、取得联系通过电话或电子邮件与参会人员取得联系，收集大家的意见，根据大家的贡献调整会议议程。

2、制定议程制定一个详细的会议议程，设计好过程说明，确定会议属于哪种性质：信息共享，制订计划，解决问题，改善人际关系。3、时间安排明确谁将在虚拟会议的哪个时间段进行发言，让每个成员准备好所需的信息。把会议议程发送给每个参会人员，这样他们就能够提前做好功课，并告知大家在什么时候加入会议中。四、虚拟会议的会中事项1、记录期待准备一个花名册来记录将要参会的人员。如果可行的话，让每个人告知自己想在会议中得到什么。记录下这些个人期待，并让他们知道引导者已经把他们的需求记在心里。2、找到控场人准备一张白板纸，上面写好参会人员的名字。在每个名字旁边，写下他们对会议的期待。会议过程中，将他们的每次发言都在名字旁边做好标记。这将提醒你谁正在发言，以及他们的需要，同样还能帮助你确定谁应该参与到当前的对话中。3、制定规则明确虚拟会议的规则，引导者先提出一些虚拟会议规则，参会人员可以修改并最终认可。

虚拟会议的规则（示例）为了保证本次虚拟会议富有成效，我们将：表达尽可能清楚和简明。通过提出问题、表达自己观点的方式鼓励他人参与会谈。如果觉得有必要，请提问并请对方进行澄清。自由地表达观点和担心。如果我们注意到自己沉默太久或其他人的谈话应该做个总结时就应该直接说出来尽可能集中精力，保持注意力聚焦。当我们认为需要重新聚焦时，可以请求做个小结。离开虚拟会议的时候，要告知大家。五、虚拟会议的会后事项1、结束时回顾每项议题的总结和要执行的行动计划。2、邀请每个人讲述自己在本次会议的目标是否已经达到，或者讲讲自己在本次会议的感受。3、在电话中做一个简单的会后评估，询问大家会议的哪些部分。4、做得很好，哪些还有不足，以及下次改进虚拟会议效率的想法。5、如果这种方式当场不方便，可以通过