档案人员岗位培训教程

档案业务培训

培训内容《北京市中小学校档案管理办法》朝阳区中小学校文书和教学档案归档文件整理办法

北京市朝阳区像档案、设备档案、实物档案整理办法一、《北京市中小学校档案管理办法》的若干规定（一）学校档案：在学校各项工作和活动中形成的具有保存、利用价值的文字、图表、声像等材料，它真实记录了学校的历史面貌，是学校实行科学管理、提高教学质量、培养合格人才的必要条件和依据。（二）学校档案管理原则：学校档案应实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。任何部门和个人不得私自保存应归档的材料。(中华人民共和国档案法实施办法第三章第十二条规定)学校应把档案工作纳入本单位工作的发展计划，在档案人员配备、经费、库房等方面给予保证。（三）档案管理机构：学校档案工作由区县教育行政管理部门和区县档案行政管理部门共同负责进行指导、检查和监督。学校档案工作应明确一名校级领导分管，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。档案工作实质学校的各种工作按照一定的规则进行整理合理的分类有价值的资料广泛地收集妥善地保管循环使用服务于档案工作管理网络图收集分类整理归档德育处教学教务处工会办人事办校长办总务后勤办会计八大类装订、编页号、盖章、填写档号章装盒、盖章、录入、填写备考表、打目录兼职档案员档案员利用档案员兼职档案员各种检查、校庆、资料大事记、全宗卷兼职档案员管理体制健全的学校（普通高中、职业高中、中心小学和具备条件的小学）应建立综合档案室并指定专人负责学校形成的档案。各部门设立兼职档案员，负责本部门形成文件材料的归档工作。档案制度档案移交制度档案保管制度档案保密制度档案借阅制度档案利用制度档案鉴定销毁制度（四）综合档案室职责：1、贯彻执行国家和北京市有关档案工作的法律、法规和规定；2、制定学校档案工作的各项规章制度；3、指导各部门做好文件材料收集、整理、立卷和归档工作；4、统一管理学校各种门类和载体的档案，积极开发档案信息资源，为各项工作服务。5、做好档案的鉴定、销毁和统计工作；6、具有典型性、代表性的学校应定期向所在区县档案馆移交档案。（五）档案工作人员的任职要求1、忠于职守2、遵守纪律3、具备专业知识（六）文件材料的形成、积累和归档1.学校应建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入有关部门和人员的职责范围，确保学校在各项工作和活动中形成的应归档文件的齐全、完整和准确。2.确定学校文件材料归档范围的原则是，凡在学校各项工作和活动中形成的具有现实作用和长远利用价值的各种文件材料，都应归档。（七）保管期限的划分永久定期：50年、30年、15年、5年参照中小学校档案归档范围及保管期限（八）归档时间文书档案：按年度进行整理，在次年的十二月底前归档；教学档案：按学年度进行整理，在次年八月底前归档；会计档案：按会计年度进行整理，由财务部门保管一年后向档案部门移交；教科研档案、基建档案、设备档案、声像档案和实物档案一般在完成后三个月内整理归档。（九）档案的管理学校档案部门应对接收的档案进行分类、排列和编目，并定期对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案应列出销毁清册，按照国家有关规定予以销毁。学校应提供保管档案的专用库房，库房要保持适当的温、湿度，应有防盗、防火、放光、防尘、防虫等安全措施。（十）档案的利用学校综合档案室保存的档案，主要供本校利用，其他单位或个人须持有效证件，经主管档案工作的领导批准后方可查阅。（二）整理程序1、分类：中小学校档案分为8大类学校档案的分类文书档案WS会计档案KJ教学档案JX实物档案SW电子档案成DZ设备档案SB基建档案JJ教科研档案KY文书档案党务工作类行政工作类人事工作类工会工作类团队工作类总务工作类其他类年度---问题分类法不分保管期限从1流水教学档案教育工作类教学工作类教务工作类体育工作类卫生工作类其他类学年度---问题分类不分保管期限从1流水会计档案会计凭证类会计帐簿类财务报告类其他类(会计移交清册)案卷级整理办法类别—会计年度分类每类下按照会计年度排列教科研档案课题准备立项阶段研究实验阶段总结鉴定阶段成果申报奖励阶段推广应用阶段案卷级整理办法按照课题分类设备档案型号分类法名称分类法案卷级整理办法不分年度流水电子档案电子照片录音录像带影视片等年度分类法文书和教学档案

归档文件整理办法文书档案和教学档案采用文件级整理方法，即归档文件以“件”为单位进行分类、排列、装订、编号、装盒，使之有序化。（一）归档文件的整理单位采用文件级整理方法的归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：1、正本与定稿作为一件；2、法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；3、正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件。附件页数多，也可各为一件；4、具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；5、原件与复制件，应作为一件。6、转发文件与被转发文件，应作为一件；7、报表、名册、图册等一册（本）为一件。8、请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，原则上作为一件。如果呈请性文件归档整理后才收（发）回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。2、装订：装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。去除文件上易锈蚀的金属物，不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。可采用左上角装订或左侧装订。对大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。

装订用品必须符合档案保护要求：保存期限在30年以上的档案采用不锈钢钉书钉，或者采用其他符合长期性保存要求的装订方式和用品。短期性保存的档案可用一般钉书钉装订。已经装订完好、不易再行拆装的材料可以保持原状，页数较多不便装订的可以采用线装等方法。

同一件文件的不同稿本装订时，一般应：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，呈请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后。3、编页号：当归档文件上无页号时，需要编制页号。文件中凡是有图文信息的页面均要编制页号。一般使用阿拉伯数字。每件从“1”开始，流水编制，正面编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。发文稿纸、文件签发单要同文件一起统一编页号。当归档文件上有页号时，无需重编。

4、排列：归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，即文书档案或教学档案的同一小类内按问题结合时间、重要程度等排列。不同问题的归档文件，可按文件形成时间的先后顺序或者按文件的重要程度排列。同一问题形成的文件应排列在一起。如：会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。

5、编制档号：归档文件编号参照《朝阳区教育系统中小学校档案编号办法（试行）》执行。档号编制的基本原则是：唯一性、合理性和简明性。档号结构为四段式。

即代码－年度－类别－件号各门类档案采用代码标识：文书档案WS、教学档案JX、会计档案KJ、科研档案KY、基建档案JJ、设备档案SB、声像档案SX、实物档案SW。文书档案档号结构采用：文书档案代码—年度—类别—件号。文书档案代码即文书档案第一、二个字的拼音字母WS；年度为档案的形成年度；类别用汉字表示（党务、行政、人事、工会、团队、总务、校办厂、民主党派、其他），件号为每类问题内文件排列的顺序号。

例：ws—2005—党务—1

ws—2005—人事—1教学档案档号结构采用：教学档案代码—年度—类别—件号。教学档案代码即教学档案第一个字和第二个字的拼音字母JX；年度为档案的形成年度；类别用汉字表示（教育、教学、教务、体育、卫生、其他），件号为每类问题内文件排列的顺序号。例：JX—2005—教务—16、盖归档章并填写相关内容：归档章一般应盖在归档文件首页上端居右的空白位置，归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。归档章式样（规格2CM*6CM）：代码类别年度期限页数件号WS党务2002永久51

代码：文书或教学档案的代号，即WS或JX。年度：该文件所属年度。类别：文书或教学档案类下的小类，用汉字表示。如文书档案分作为党务、行政、人事、工会、团队、总务、其他7个类别期限：该归档文件保存期限标注。（参照《北京市中小学档案管理办法》有关保管期限的规定）页数：填写一件文件的总页数。空白页不计数；来往文书、正文与定稿件为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的总页数。件号：每件档案的排列顺序号。每一类归档的文件（如：教育工作类），不分保管期限均从“1”开始编制流水号。填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水等不耐久的书写材料进行填写。编制归档文件目录（式样二）

档案类别：WS－2005－行政工作类件号文号责任者文件题名日期页数期限备注12目录各项目的具体填写要求如下：档号（件号）：

即代码－年度－类别－件号文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用“本校”、“本室”、“本单位”等含义不明、难于判断的简称；联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责任者过多时可适当省略。对于领导人讲话或以领导名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。文件题名：即文件标题，应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。抄录题名时应注意如下问题：1、正题名能反映文件内容时，副题名一般无需抄录，当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。2、文件无标题或标题含义不全时的处理方法：文件标题是“通知”或“便函”一类的，须根据文件内容重新拟写标题；批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。新拟或补充的题名外加“［］”号，以示区别。3、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的，附件题名也应抄录，外加“（）”号，以防漏检，附件内容过多时，每份附件视为一件处理。4、机构设置、人员任免、表彰等文件应反映出本单位和本单位人名。如干部任免：朝阳区教委关于某某同志任职的通知5、每次会议记录作为一件，并将每次会议的主要议题反映在目录上。如：朝阳区教委2003年1月主任办公会议记录（议题1、2、3…）6、上级制定的统一的统计报表、名册、审批表等，应根据具体内容、对象填写题名。7、后一条题名与前一条题名相同时，不能用省略号表示。日期：指文件的成文日期。用8位阿拉伯数字表示，年度4位、月份2位、日期2位；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。期限、页数：按照归档章项目中填写的内容照录。备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。需要说明的内容较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加“*”号，将具体内容填入备考表。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录应装订成册并编制封面，封面要标明：学校名称、档案类别和所属年度。

目录封面例样（规格A4）：

朝阳区XXX学校教学档案

2001至2002学年度

8、装盒：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，同时装入备考表以及填写档案盒封面和脊背项目等。装盒时应按照分类方法，将不同类别、不同年度的归档文件分别装入档案盒中。档案盒的封面填写单位全称。单位全称可使用条形印章或用毛笔、炭素墨水笔填写。档案盒脊背填写全宗号目录号类别行政

起止件号1年度2005每一盒归档文件应设置备考表。备考表内容包括：整理时间、整理情况说明、整理人。整理时间：填写归档文件整理完毕的年、月、日。整理情况说明：填写