学院会议制度管理制度

学院会议制度管理制度第一章总则

为了加强学院会议的管理，提高会议效率，确保会议决策的科学化、民主化和规范化，特制定本制度。

一、会议宗旨

1.会议是学院决策、协调、沟通的重要形式，是推进学院工作的重要手段。

2.会议应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，保证参会人员充分发表意见，确保决策的科学性和正确性。

二、会议类别

1.学院会议分为：院务会议、院长办公会议、专题会议、学术会议等。

2.各类会议应根据需要定期或不定期召开，院务会议原则上每学期至少召开一次。

三、参会人员

1.院务会议由全院教职工参加，院长办公会议由院领导、各部门负责人参加，专题会议和学术会议由相关领域的专家学者、有关部门人员参加。

2.参会人员应按时参加会议，因故不能参加的，应提前向会议主持人请假。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

2.会议期间，不得无故离场，确需离场的，应向会议主持人请假。

3.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

五、会议决策

1.会议决策应充分听取各方面意见，确保决策的科学性、民主性和合法性。

2.会议决策事项应形成书面记录，并由会议主持人签署。

六、本制度的解释权归学院所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据学院工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程等内容。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等信息。

4.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，整理会议议程，确保会议材料齐全。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各部门负责人或专家学者按照议程发言，汇报工作、研究问题、提出建议。

4.参会人员就会议议题展开讨论，充分发表意见。

三、会议决策

1.会议主持人对讨论情况进行总结，梳理各方意见。

2.针对会议议题，形成决策方案。

3.会议主持人组织参会人员对决策方案进行表决，表决通过后形成会议决策。

四、会议记录

1.会议记录人负责记录会议过程、讨论意见和决策结果。

2.会议记录应真实、完整、准确，确保重要信息不遗漏。

3.会议结束后，会议记录需由参会人员签字确认。

五、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.分管领导或相关部门负责人对会议决策的执行情况进行跟踪督促。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会务人员负责整理会场，收集会议材料，确保会场整洁。

本章内容旨在规范学院会议流程，确保会议高效、有序进行。参会人员应严格遵守会议流程，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要由会议记录人在会议结束后及时编制，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策结果等。

2.会议纪要需经会议主持人审核批准后，及时发布给所有参会人员及相关部门。

3.会议纪要应准确反映会议内容，确保文字表述清晰、逻辑严谨。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要，将会议决策分解为具体的行动计划，明确责任部门和个人。

2.对于涉及多个部门或跨领域的决策，应明确牵头部门和协作部门，确保各部门之间的沟通与协作。

三、会议决策的执行跟踪

1.各责任部门和个人应根据会议纪要中的行动计划，制定执行时间表，并按计划推进。

2.院领导或指定专人负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪，确保决策落到实处。

3.对执行过程中遇到的问题和困难，应及时向会议主持人或相关部门反馈，寻求解决方案。

四、会议决策结果的评估与反馈

1.对于已完成的会议决策，责任部门应进行效果评估，总结经验教训。

2.评估结果应及时反馈给会议主持人和相关部门，为后续决策提供参考。

3.对于未按计划执行的决策，应分析原因，制定改进措施，并在下一次会议中进行汇报。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，以便于今后的查阅和追溯。

2.会议纪要的查阅权限应适当开放，确保学院教职工在需要时能够查阅相关内容。

本章旨在确保会议纪要的跟踪落实，强化会议决策的执行力，提高学院工作的执行效率和管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由学院办公室统一管理。

2.需使用会议室的部门或个人应提前向学院办公室提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

3.学院办公室根据会议室使用情况，统筹安排会议室的使用。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或提前结束。

2.使用会议室时，应保持室内整洁，爱护会议室内设施设备。

3.会议室内严禁吸烟、进食，不得乱丢杂物。

4.会议室内音量应适中，避免影响其他会议室或办公区域。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由学院办公室负责维护和管理。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自拆卸、更改设备设置。

3.若设备出现故障，应及时向学院办公室报告，以便及时维修。

四、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由学院办公室指定专人负责保管。

2.需要使用会议室的部门或个人，在使用前到学院办公室领取钥匙，并在使用完毕后及时归还。

3.钥匙保管人应做好钥匙的领取和归还记录，确保钥匙的安全和有序管理。

五、会议室安全与消防

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3.参会人员应了解会议室的安全通道和消防设施位置，确保在紧急情况下能迅速疏散。

本章旨在规范会议室的管理，保障会议室的高效使用，为学院各类会议提供良好的会议环境。各部门和个人应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的秩序和设施。

第五章附则

一、本制度的解释权归学院所有，如