腾讯会议标准化管理制度

腾讯会议标准化管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为加强腾讯会议的管理，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实，依据《中华人民共和国公司法》及公司相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于腾讯公司全体员工召开的各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、项目协调会、团队例会等。

第三条会议宗旨：会议应围绕公司战略目标，坚持高效、务实、创新、协同的原则，充分发挥集体智慧，确保决策的科学性、前瞻性和实用性。

第四条会议分类：会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议、周会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

第五条会议组织：会议应明确主持人、参会人员、记录人等职责，确保会议有序进行。主持人负责会议的组织、协调和决策；参会人员负责提出意见、建议和决策；记录人负责会议纪要的撰写。

第六条会议通知：召开会议应提前通知参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议题、参会人员等。临时会议可根据实际情况适当简化通知程序。

第七条会议纪律：参会人员应按时参加，保持会议秩序，尊重他人意见，保守公司秘密。会议期间，禁止无关人员进入会场。

第八条会议决策：会议决策应充分讨论，形成明确意见。会议决策结果应记录在案，并按照规定程序执行。

第九条会议公开：根据公司规定，部分会议可对内或对外公开，以增强公司透明度和员工参与度。

第十条制度修订：本制度如有未尽事宜，可根据公司发展和实际需要予以修订。修订程序按照公司相关规定执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议筹备工作由会议主持人或指定专人负责，包括明确会议目的、议题、议程、参会人员等。

2.会议主持人应根据议题和议程，提前收集相关资料，以便参会人员充分了解议题背景和内容。

3.会议筹备人员应确保会议通知及时、准确地下发至参会人员，并确认参会人员是否能按时参加。

4.会议筹备人员负责安排会场、准备会议设备（如投影仪、白板等），确保会议设施齐全、运行正常。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.会议主持人按照议程逐项组织讨论，确保每个议题都得到充分讨论。

3.参会人员应积极参与讨论，充分发表意见，尊重他人观点，保持会场秩序。

4.会议主持人根据讨论情况，引导会议决策，形成明确意见。

三、会议决策与记录

1.会议决策应记录在案，包括决策内容、参会人员意见等。

2.会议记录人负责整理会议纪要，明确记录会议决策、行动计划、责任人和完成时间等。

3.会议纪要应在会议结束后尽快完成，并发送给参会人员确认。

4.参会人员应在收到会议纪要后及时反馈意见，如有异议，应在规定时间内提出。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束后对会议成果进行总结，评价会议效果，提出改进措施。

2.会议纪要中的行动计划和责任人应按期完成，并及时反馈进展情况。

3.会议主持人或指定专人负责跟进会议决策的落实情况，对未按期完成的任务进行督促。

4.定期对会议效果进行评估，以提高会议质量和效率。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、行动计划等相关资料应按照公司规定进行归档，以备查阅。

2.会议资料的保管应确保安全、保密，防止丢失或泄露。

3.会议资料的归档和保管期限按照公司相关规定执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人在会议结束后及时编制，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、行动计划及责任人等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核确认，确保纪要内容的准确性和决策的明确性。

4.审核通过的会议纪要应在规定时间内通过公司内部通讯系统或邮件发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的反馈与修正

1.参会人员应在收到会议纪要后的一定工作日内反馈意见，如有遗漏或误解，应及时提出修正建议。

2.记录人应对收到的反馈进行整理，并与会议主持人协商确定是否需要对会议纪要进行修改。

3.如需修改，应更新会议纪要，并重新发送给相关人员，确保每个人都能获取到最新的会议信息。

三、会议决策的执行与监督

1.会议纪要中明确的行动计划和责任人应严格按照既定的时间表执行。

2.责任人应定期向上级领导或会议主持人报告进展情况，确保决策执行的透明度和及时性。

3.会议主持人或指定专人应对决策执行情况进行监督，及时发现并解决问题。

四、会议决策结果的评估与反馈

1.对于已完成的决策任务，应进行效果评估，分析实施过程中的经验教训，为今后的决策提供参考。

2.评估结果应及时反馈给相关人员，对执行效果好的个人或团队给予表彰，对存在的问题提出改进措施。

3.定期对会议决策的执行情况进行总结，形成报告，供公司管理层参考。

五、会议纪要的归档与利用

1.会议纪要应根据公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.归档的会议纪要应便于查询和利用，为公司今后的战略决策、项目管理提供支持。

3.对会议纪要中的优秀意见和建议进行提炼和分享，促进公司内部知识的传播和经验交流。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应通过公司指定的预订系统进行，以确保会议室使用的公平性和透明性。

2.预订会议室时，应详细填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便于会议室管理人员进行合理安排。

3.预订者应在会议前一定时间取消或调整预订，以免造成会议室资源的浪费。

4.会议室预订应遵循先到先得的原则，特殊情况下，会议室管理人员可根据实际情况进行协调。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、白板、音响系统等，以满足不同会议的需求。

2.定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备正常运行，避免因设备故障影响会议进程。

3.会议室布局应灵活，可根据会议类型和参会人数调整座位排列，提高会议室使用效率。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律，不得在会场内吸烟、进食或大声喧哗。

2.使用会议室时，应爱护公物，不得随意损坏设备，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议结束后，应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保消防安全。

四、会议室清洁与卫生

1.会议室使用前后应进行清洁，保持环境整洁，为参会人员提供舒适的会议环境。

2.定期对会议室进行深度清洁，包括地毯、窗帘、空调等，以确保会议室的卫生状况。

3.会议室应配备足够的垃圾桶，提醒参会人员保持环境卫生，共同维护良好的会议氛围。

五、会议室安全管理

1.会议室管理人员应定期进行安全检查，确保消防设施、安全通道等符合规定要求。

2.会议期间，应确保会议室的门锁关闭，防止无关人员进入，保护会议内容的保密性。

3.对于涉及公司机密或敏感信息的会议，应在会议室门口设置警示标志，提醒参会人员注意保密。

第五章