行政管理工作策划（修订09.04.30）

万达商业万达商业WANDACOMMERCE行政管理策划文件编号：WDSY/XA-CH-NK01版本状态：A/1PAGE项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件1文件处理发文（上报）1.上报文件及重要发文a.各部门撰写，部门经理审稿c.分管领导审核d.总经理签发e.行政部上报并存档2.一般性发文a.发文部门撰写b.部门经理审稿c.分管领导审核d.总经理签发e.行政部分发并存档2.文件信息的传递无正式行文时，以《内部联络单》的形式传递，并由相关领导签字确认，由相关部门存档。3.其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。4.部门间往来文件签收使用《部门发文登记表》。所有发文必须按年度、时间顺序进行编号。所有上报文件必须经总经理签发后上报。对外文件必须经总经理签字同意后由行政部盖章发文。涉及费用的文件，须经分管财务副总及总经理共同签字后方可上报。涉及机密的文件，由总经理亲自督办。行政部文员《内部联络单》《报告》、《请示》、《工作联系函》、《通知》、《传真》、《固定资产验收单》、《各地报集团固定资产报废审批表》、《各地报集团固定资产购置审批表》、《合同会签》、《资金申请报告》、《资金审批单》、《文件分发登记表》《集团商业管理公司制度》收文所有外来文由行政部签收、登记，并填写《收文登记表》。建立电脑索引目录，并根据需要填写《文件批阅单》，呈送总经理批示。行政部根据领导批示意见转至相关领导或部门传阅，并对承办部门（人员）进行督办。各部门收到文件后按照总经理批示办理。执行后行政部负责将相关完成记录归档。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。对上级公司文件、重要文件须在半个工作日内进行公文处理。收文后由行政部在及时呈办或告知相关人员。行政部文员《收文登记表》《文件批阅单》2计划管理公司计划目标管理1、公司年度计划的制定与分解2、部门计划的审批与执行3、部门计划的考核1、12月20日前完成下年度公司业务计划的编制，呈报公司领导审批。2、经公司领导批准后，于12月25日前呈报商管公司备案。3、12月25日前，根据公司年度计划完成各部门年度计划的分解。4、每月25日前，根据部门年度计划完成下月业务计划的分解及上报。5、每月底行政部对各部门上报的总结与计划进行汇总与整理，并完成上报、审核工作。公司总经理分管副总经理行政部文员《部门月工作总结》《部门月工作计划》《公司月工作计划》日常业务管理1、各部门月工作总结与计划的收集与上报。2、公司周例会各部门需要上报材料的收集与上报。行政文员每月25日前收集各部门计划；每月1日前收集上月工作总结。行政部文员3档案管理3档案管理归档行政部负责档案范围中所描述各类文件的管理和规范；工程验收档案资料和项目公司须按规定移交的档案资料由行政部统一登记保管，业务部门可根据需要查阅和使用；业户档案资料（如交铺验铺手续、委托招商协议、商铺租赁合同及重要商务谈判记录等资料）原件均由行政部统一保管，有关业务部门留存复印件；人员档案资料（如录取资料、自然状况、工作简历、培训经历、奖惩记录等）由行政部统一保管收存；行政主管每月检查各部门档案归集及管理情况。行政部经理每月抽查各部门档案管理情况。3.各部门负责收集日常业务档案，整理归档，保证档案的完整。行政部文员各部门文员《档案资料管理规定》《档案分类及保管期限表》归档凡处理完毕的文件、资料及其他材料均要归档保存，进行资料移交时，必须由经办人及行政部经理的签定确认；档案整理要求根据业务流程进行，做到条理清晰，便于检索。保管1.根据档案年度、种类进行分类保管。2.建立电子索引目录。3.设立专用档案室，每半年将分类好的档案存放入档案室集中保管。4.各部门文员每月将本部门分类好的档案存放入档案室中，由行政部统一保管。5.其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。行政部负责做好档案的防火、防潮及防虫工作，保证档案安全。行政部文员各部门文员《档案索引目录》档案借阅/复制1.档案资料借阅、复印必须履行审批程序；要求。2.借阅/复制公司重要档案的需经公司总经理同意，并在《档案借阅/复制审批登记表》上签字，方可进行查阅。3.借阅/复制人需复制公司档案时，需经行政部经理同意后方可进行，重要档案不许复制。4.借阅出去的公司档案由行政部负责催收，原则上当日回收,重要及保密档案原则不许借阅。5.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，必须原样归还。6.其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。借阅人部门经理、行政部经理、总经理审批档案资料借阅/复印；借阅档案只限在档案室查阅，不能带出；确需带出者，须经过行政部经理、总经理批准。行政部文员各部门文员《档案借阅/复制审批登记表》3档案管理档案销毁1.超过保管期限的档案，由档案管理人员根据档案的保管期限，编制销毁计划及清单，填写《档案销毁申请单》，由行政部经理审核后，报总经理审批。2.总经理审批同意后，由行政部负责与监销人员一起将超过保存期限的档案销毁。3.监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。4.各部门档案由各部门负责制订销毁计划，上报行政部销毁。5.行政部文员根据《档案销毁申请单》填写《档案销毁清册》。6.其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。档案销毁必须由行政部与2名以上的监销人员一起销毁.行政部文员《记录销毁审批表》《档案销毁清册》4会议管理集团网络视频会议接到集团通知后立即下发书面会议通知，明确会议时间、地点、参加人员、主题、议程以及参会人员需准备的材料等；须按要求在规定时间提前进行网络调试，确保会议效果；工程部做好日常视频会议系统监管维护，保证设备完好。行政主管于会前10分钟检查会议布置情况。行政部文员弱电工程师集团《商业管理公司制度》4会议管理公司办公例会、总结会1.公司办公例会分为周例会、总经理经营班子办公例会、半年总结会及年终总结会。2.会议由行政部负责组织、布置、召集。3.行政部负责完成会议记录，并于会议结束后1个工作日内形成会议纪要，报总经理审批后发与会人员。4.其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。因特殊情况经总经理批准后可以临时取消。参会人员必须在《会议签到表》签字，不能参加的人员必须提前向总经理请假。行政部负责根据《会议纪要》的工作安排进行督办。行政部文员行政主管集团《商业管理公司制度》《公司会议制度管理规定》部门工作例会1.业务部门工作例会由部门根据实际情况安排，每周召开1次，因特殊情况可变动会议时间，但不允许连续两周以上不召开部门工作例会。2.其他部门按实际情况决定是否召开周例会。业务部门负责人组织召开部门例会，指定专人进行纪录，对安排的工作进行督办。业务部门负责人临时会议1.公司临时会议由总经理根据情况安排，行政部负责组织、布置。2.行政部负责进行会议记录，于会议结束后1个工作日内形成会议纪要，报总经理审批后下发参会人员。3.其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。参会人员必须在《会议签到表》签字，不能参加的人员必须提前向总经理请假。行政部负责根据《会议纪要》工作安排进行督办。行政部文员行政主管《会议签到表》《会议纪要》会议室管理1会议室日常使用与管理由行政部负责。2使用会议室需提前一天与行政部联系，并填写会议室使用登记表，经行政部经理同意后方可使用。3.各使用部门在使用完毕后，将会议室钥匙交还行政部。4.行政部通知保洁员对会议室进行清洁。5.行政部对使用部门使用会议室的情况及设施设备进行检查。行政部负责安排会议室的规范使用。未经行政部同意，任何人不能擅自使用会议设备。使用部门及个人应自觉维护会议室设备的完好与环境卫生。行政主管《会议室使用登记表》5协调管理内部协调需协调部门填写《内部联络单》经分管副总和总经理批示后交相关部门进行协调解决。相关部门在接到《内部联络单》后，在规定的时间内进行协调解决，并及时进行反馈。行政部负责相关协调工作。各部门负责人行政部经理《内部联络单》外部协调由业务部门填写《介绍信》，经行政部复核后，报总经理批准。总经理批准后，由行政部盖章分发并存档。需协调部门负责跟踪协调事项的完成情况。各部门负责人行政部经理《介绍信》6办公秩序管理1．员工行为规范2．办公环境3．办公纪律1．部门负责人负责本部门的日常规范管理，对不符合规范的员工视其情节轻重，进行口头警告或向行政部提起书面通报、处罚。2．行政部负责不定期抽查，每月汇总一次,并在每月第一周例会中向总经理汇报上月情况。3．根据集团《商业管理公司制度》执行。1．各部门负责人负责本部门办公秩序的管理。2．行政部负责公司办公秩序的监督与协调。3．员工奖惩需经总经理签批后执行。行政部经理《办公秩序管理规范》《关于整顿办公秩序作业规范及员工日常行为的规定》7采购管理7采购管理计划物品采购计划内容包括：物料的名称、型号、规格、数量等。各部门根据本部门物品的使用实际情况，编制采购计划，并填写《物资（品）采购申请单》在每月25号前报行政部。由行政部汇总后上报公司总经理审批。工程部根据仓管员发出的《工程物料最低库存量通知单》确定采购数量，并上报各级领导审批。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。1．行政部负责对部门采购物品的合理性进行审核。2．工程部对由仓管员根据仓库实际库存量及工程材料仓库限量发出的采购通知进行审核。仓管员工程部经理行政部经理《采购申请单》《紧急采购审批单》《工程物料最低库存量通知单》集团《商业管理公司制度》《采购管理规定》申购采购人员根据各部门申请数量、规格，库存数量及消耗水平，拟定《物资（品）采购计划审批单》报行政部领导审核，财务部复核，分管副总审批，总经理批准后方可采购。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。采购员（司机）行政部经理采购工程物料根据按规定审批的《工程物料最低库存量通知单》由工程部负责采购。《物资（品）采购计划审批单》经总经理审批后采购员方可进行采购。采购员根据《合格供方名单》，选择最合适的供方进行采购。当《合格供方清单》中的服务供方不能满足要求时，重新选择新的服务供方。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。1．常用物料采购原则上应在3个工作日内完成；特殊物料采购原则上应在5个工作日内完成；零星物料采购原则上应在1个工作日内完成；应急物料采购原则上应立即办理。2．大宗采购需进行招标的，按集团招投标管理办法进行招标。主管工程师工程部经理采购员（司机）《合格供方清单》验收所购物品送到后，采购人员与仓管员根据订购送货单进行验收，认真核对，同时做好登记。仓管员将验收后的物品入库，填写实物入库单。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。1．采购人与验收人不能为同一个人。2．必须认真核对所购物品的质量与数量是否相符，并由采购人与验收人共同签字确认。采购员仓管员主管工程师工程部经理《不合格品处理表》8办公设备管理电话公司为员工配置内线电话,部门根据需要配置外线电话。公司副总以上及行政部、财务部开通国内长途。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。一般内线电话原则不允许开通外线，因工作需要开通市内外线，如消防监控室等。拨打私人电话应控制在3分钟以内。行政部经理《办公设备管理规范》电脑根据工作需要给员工配备专用电脑。使用人负责对电脑进行保养。行政部负责公司电脑的编号和检查工作。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。公司电脑由行政部统一管理。行政部每月至少对电脑的使用情况抽查一次。弱电工程师负责对电脑故障进行处理，行政部进行跟踪。行政部经理弱电工程师专项设备行政部负责对所有设备的统筹管理，建立资产设备台帐，并对办公设备进行编号，保存说明书。各部门负责人对本部门设备进行监管和维护。行政部每季度对公司办公设备进行检查核对，并负责设备维护单位的选择。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。行政部经理仓管员9车辆管理申请部门或个人因公用车应填写《用车申请单》，由部门经理签字后到行政部申请，行政部经理签字批准后方可执行。车辆由行政部根据情况统一调配，并做好备案。行政部经理《车辆管理规定》出车司机在接到用车人所在部门经理、行政部经理批准的《用车申请单》后方可出车。司机出车按规定的路线行驶，办完事情后及时返回。司机须安全驾驶，遵章守纪，如因违规造成的罚款由驾驶人承担。司机《用车申请单》维修保养根据集团《商业管理公司制度》执行。按照4S广州本田华盛店的保养的要求去保养。司机10仓库管理入库采购结束后1个工作日内完成物料入库的各项手续。仓管员将物料验收后入库，填写《实物入库单》。物料凭发票入库。入库物料在未收到相应发票前，建立货到票未到材料明细账。办理完入库手续后在当天登记物资品台账。物料入库后归类存放，做好标识办公用品单独仓库存放，确保安全。有毒有害化学物资必须隔离存放实物入库单的内容要真实完整，入库单上必须有保管员及经手人签字仓管员采购员（司机）主管工程师工程部经理《材料出库单》《材料入库单》《仓库管理规定》出库每日发料时间为早上9:40--10:10，下午15:40—16:10领料人凭主管工程师或部门经理签字的《工程维保材料领料单》或《材料出库单》领料。在出库单注明领料用途。如属维修更换，应将拆卸后的物料退库，并作相应处理。办公用品每月2日前由行政部按部门申请单统一发放。其它相关规定根据集团《商业管理公司制度》执行。夜间遇紧急情况需领料的，由行政部指定专人负责发料，并做好领料记录。物料的出库由领料人和仓管员共同签字确认。材料的发出，原则上采用先进先出法。仓管员《工程维保材料领料单》《材料出库单》管理每月最后一天对库存物料进行清点。办公用品仓库一年盘点两次，由财务人员与仓管员共同完成。每月2日前将《库存物资盘点表》、《物料库存控制一览表》及《月库存物资品收付存报表》交财务部核查。盘点由行政部与财务部各指一人共同进行。有毒有害化学物资必须隔离存放。仓管员《库存盘点表》《物料库存控制一览表》《月库存物资品收付存报表》11食堂管理采购监督食品须由外包单位采购。采购食品质量须符合卫生标准，行政主管监督。食品采购后须由专人验收，并做好验收记录，注明名称、数量、单价、金额等事项，并签明意见。每周一次价格审核。监督人员（行政主管）对外包单位采购的食品须严格把关，禁止采购以下食品：（1）腐败变质，含有毒、有害物质或被有毒物质污染，可能对人体健康有害的食品。（2）未经检验合格的肉类及制品。（3）超过保质期或不符合食品标签的定型包装食品。行政部负责对采购的食品进行抽查。行政部经理行政主管卫生管理食堂环境要整洁有序，定时定期进行清洁，每餐一小清，每天一中清，每周一大清。食堂设备、餐具要洁净无毒，餐后立即进行清洁。保证食堂人员的健康卫生，所有食堂人员需在体检合格后方能上岗，并且每年最少体检一次。行政部负责监督食堂的卫生管理，每周最少抽查一次，如果发现不适应继续工作的疾病，应立即暂定工作。禁止使用不合格的清洁剂对食堂设备及餐具进行清洁。食堂器具摆放整齐。食堂卫生要做到：a.餐具干净，无污迹。b.地板无污渍、无水迹。c.墙面无灰尘、无污渍、无水迹。行政部经理行政主管12与集团制度的衔接制度编写衔接1.集团已制定的制度,公司三标体系文件中不予重复。2.集团统一下发的表格，由行政部汇总，以电子文档形式保管和发放。制度执行衔接1.集团制度若与三标体系文件规定发生冲突时，执行集团制度，并及时修改三标体系文件。2.集团下发的文件要求需要形成制度时，及时补充在三标体系文件中。13印章管理印章刻制、更换、废弃1、印章的刻制、更换、废弃必须由总经理批准。2、印章刻制、销毁由行政部负责。1、印章模糊不清2、印章损坏3、公司名称变更或税务号变更行政经理《印章制作审批单》、《印章报废审批表》《印章管理规定》印章使用1、印章由行政文员负责管理，行政经理负责监督。2、印章使用部门须填写《印章使用登记表》，由分管副总签字确认报总经理审批后方可使用。3、公司财务用章由财务部会计保管，财务经理监督。4、部门如需加盖财务用章，须经财务经理及总经理批准后方可使用。1、审批签字齐全方可使用。2、特殊情况总经理室电话确认，事后补签。行政经理行政文员财务经理财务会计《印章使用登记表》14名片管理名片更换、废弃1、公司地址、名称、电话变更，确认由总经理批准2、名片更换由行政文员办理。1、行政部须接公司通知方可执行。《名片制作申请表》名片印制1、名片版样、格式必须按集团标准要求。2、印制名片须由部门经理、行政经理、主管副总签字后，方可交行政文员由指定单位制作。3、名片只限公司主管以上人员印制，业务口员工如需使用，需报总经理审批。1、审批签字齐全后可印制。15因公招待管理1、部门因业务招待需填写《招待费申请表》2、因公用餐须由行政经理、财务经理、分管副