办公管理制度

第一部分办公管理制度

目录

员工礼仪守则

工作纪律守则*

办公室/工作区管理规定法

保密工作条例

关于保守商业秘密的规定*

例会制度

合同管理办法（附合同审核程序）*

办公接待与服务程序（附待客守则）*

公文处理及档案管理规定（附档案管理程序）*

印章使用管理规定*

电话、传真使用管理规定（附接听电话守则）

打印机、复印机使用管理规定*

车辆使用管理规定

办公用品管理办法*

员工用餐管理办法

安全值班制度

安全守则*

卫生守则*

员工礼仪守则

为树立公司形象，营造良好的企业文化，提高员工整体素质，特制

定本守则。

一、仪容仪表守则

1.员工在公司内必须仪表端庄、仪容整洁，具体要求是：发型得

体，经常洗澡洗头，修剪指甲，女性员工可化淡妆，但不宜用香味浓烈

的化妆品。口腔保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

2.工作场所的服装应清洁、方便，工作时不宜穿紧身衣、大衣或

过分臃肿的服装，衬衫的领子与袖口不得污秽，配戴领带注意与西装、

衬衫颜色相配，领带不得歪斜松驰，鞋子应保持清洁，

二、礼貌礼节

1.主动自我介绍，并双手递上名片，应把文字向着对方，双手拿

出，一边递交一边清楚说出自己的姓名。

2.介绍别人时，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断，

可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司的关系上，可把本公

司的人介绍给别的公司的人；把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中

地位最高的，或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男

女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。

3.交换名片时，自己的名片应先递给长辈或级别较高的；接对方

的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，

将名片收起。如遇对方姓名有难认的文字，马上询问。

三、动作规范

在公司内和交际场合，员工应保持优雅的姿势和动作，具体要求是：

1.站姿：两脚脚跟自然着地，腰背挺直，两臂自然下垂，不耸肩，

身体重心在两脚中间。会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上

级面前，不得把手交叉抱在胸前。

2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，坐姿自然，不

得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，

应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。

3.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直，不弯

腰低头，要大方热情，不卑不亢。伸手时同性间应先向地位低或年纪轻

的，异性间应先向男方伸手。

4.出入房间的礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进

入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要

稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看准机会，而且

要说：“对不起，打断您们的谈话”。

5.递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上

去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等

利器，应把刀尖向着自己。

6.走通道、走廊时要放轻脚步，同事相遇应点头致意。无论在自己

的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话,

工作纪律守则

1、按时上、下班，不迟到，不早退，不擅离岗位。

2、同事间要互相尊重，上班时见面要热情问好，下班时要互道“再

见”。平日言谈要使用诸如“您”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“打扰了”

等礼貌用语。

3、出入办公室时应轻轻推门或开门，不可用脚踹门或任其发出巨

响影响他人工作。

4、在办公室内坐姿自然，保持办公室内安静，商谈工作时声音要

低，不大声喧哗，只限于有关人员听清即可。

5、工作场合内，员工仪容仪表应整洁大方，男员工发型得体，女

员工可化清雅淡妆。工作时间不要穿过于随便的休闲服、紧身服或过于

华丽的服装。

6、工作时间禁止串岗、聊天，不得到处闲逛；不干与工作无关的

杂事、私活。

7、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

8、办公区域禁止吸烟。

9、严守公司机密，不得将公司经营情况及业务进展情况等商业机

密透露给他人，未经同意，不得拷贝公司文件资料，不准将公司文件私

自带出公司。

10、下级服从上级，不消极怠工，按时完成任务。如有不满，可向

总经理申诉。

办公室/工作区管理规定

公司的行业特点要求为员工创造一个良好的办公环境，建立良好的

办公室文化。为维持办公秩序，提高工作效率，保证办公室/工作区内

各项工作的顺利进行，特制定本规定。

一、时刻保持办公室/工作区紧张严肃的工作气氛，保持高效率、

快节奏的工作作风。

二、工作时间不说与工作无关的话，不做与工作无关的事，不乱串

工作岗位，不打私人电话。对打进来的私人电话回答应简短扼要，不得

利用电话聊天。

三、办公室/工作区内不准吸烟。

四、严守商业机密，不在工作区内接待客户，不将与工作无关的人

员带到办公室。

五、注意文明办公，坚决杜绝在办公室/工作区嘻笑、打闹，自觉做

到语言文明、举止高雅、衣着整洁。

六、与用户通话应以“你好，山大联润”开头，“谢谢，再见”结

尾，声音应注意轻柔悦耳。工作时间讲普通话。

七、注意办公桌桌面整洁，每日下班前应清理桌面，办公用品和各

种文件不得将文件乱堆乱放。

八、日常业务中正确使用公司的设备设施，爱护公物，爱惜自己使

用的电脑等电子设备，提高工作效率。

九、遵守安全守则，防火防盗，防止意外事件发生。

保密工作条例

为保障公司合法权益不受侵犯，维护公司正常经营管理秩序，保守

商业机密，特制定本条例。

一、密级划分

绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；

机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害；

秘密:一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害.；

内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害.;

公开资料：公开有助于公司利益。

二、密级的确立

依据保密分级表确立各类文件资料的密级。各部门对其产生的文件

资料，提出定级意见，由公司领导签发，确立后均在文件右上角注明。

属公司秘密事项但不能标明密级的，通过口头通知、传达接触范围

内的人员。

三、密级变更及解密

因工作需要或环境变化，需要变更密级的，由原产生秘密件部门或

行政主管提出申请，交公司领导批准变更，或由公司领导直接变更。

对尚在保密期的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损

害公司利益的，由原产生秘密件部门或行政主管提出申请，交公司领导

批准解密，或由公司领导直接解密。

保密期届满，除要求继续保密事项外，自行解密。

四、保密管理

1.实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保公司秘密不被泄

露。公司设专人分管保密工作，有条件的专门设立保密室。公司各部门

备专人或兼管负责存管保密材料。对保密材料须专门登记入册，并定期

清查，防止丢失和错漏。

2.保密室为公司重要工作场所，任何无关人员未经许可不得入内；

室内一切设备、设施，未经许可不得使用或随意翻动。定期检查保密场

所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全。

3.传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行

扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。

4.保密材料不得私自复制。复印件视同原件管理，复印过程的废

页及时销毁。保密材料严格按领导批准的份数打印的印刷，不得擅自多

印多留。草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废页、废件及时销毁。

绝密件由机要人员另行打印、复印。

5.传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项,

密件不得携入不利于保密的场所。

6.外出工作须携带保密材料，要经公司领导批准。出国工作携带

保密材料的，除经公司领导批准外，还须经政府有关部门审批。

7.做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方,

严格控制无关人员进入，严禁滥发会议文件，检查有无遗留材料等。

8.注意在通讯和办公自动化中的保密工作。不在无保密措施的电

话、传真机上传递保密材料。建立专门的信息网络保密制度。

9.严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件，一律须办理申请

批准手续和登记手续。对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复

印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。

五、保密纪律

1、不该说的话，不要说；不该问的事，不要问；不该看的文件，

不要看；不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）；不得擅自携带密

件外出；

2、不得在公共场合谈论公司秘密；或在私人通信中涉及公司秘密;

3、不在不利于保密的地方放置密件；

4、客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。

5、发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；

六、附则

本保密工作条例与《公文处理与档案管理程序》、《打印机、复

印机管理办法》、《电话、传真使用管理办法》等配套使用。

保守商业秘密的规定

保守商业秘密是公司员工的基本操守，也是本公司对所属员工的基本要

求之一。为了有效界定和妥善管理公司的商业秘密，特制定本规定。

一、商业秘密的范围

1、本公司的资产及配置情况。

2、本公司的营业收支情况。

3、本公司的经营方针、经营方法、营销技巧及经营内容。

4、本公司的客户和设备供应商的报价。

5、本公司的信息来源渠道和货源渠道。

6、本公司与客户签订的协议内容或正在商讨的合作项目。

7、本公司的业务发展计划及市场开发情况。

8、本公司通过转让取得的技术成果及职务技术成果。

9、本公司对外招投标的标底。

10、本公司正在研究、制定但尚未对外公布的或本人未被授权对外

公布的政策、信息、人事安排等。

11、本公司的职工收入情况。

12、本公司的职工人事档案。

13、其他任何涉及本公司的客户档案、工作资料和文件。

14、本公司受托承诺保密的其它单位（股东、合作伙伴、商业客户、

政府机关等等）的商业秘密。

15、其他。

二、保密注意事项

1、公司档案（包括技术资料、客户资料、人事档案以及已完成项

目的所有作业记录等）由专人管理，其他人员按照权限级别或经批准借

阅，用毕立即归还，未经批准不得擅自复印、转借、带出工作场所。

2、员工电脑中所有经许可保留或正在使用的含有商业秘密的资料

文件，必须设置安全密码以防止泄密，未经许可不得下载、拷贝。

3、员工正在进行的项目中所有含有商业秘密的资料，必须妥善保

管，不可随意放置在办公桌或其他不安全的位置。

4、员工不可在有非相关人员在场的情况下，在会谈或电话中谈论

有关商业秘密；也不可谈论与对方无关的商业秘密。员工之间的工作交

流也应注意不可谈论对方不应了解的内容。

5、未经许可不得将上级布置的任务、工作安排等向其他人透漏。

6、不可随意谈论自己或他人的薪资事项。

7、员工离职时将自己现有的含有商业秘密的文件、资料妥善交接,

未经许可不得复制留存。

8、员工离职之后仍对保守本公司的商业秘密负有责任，特别是不

得将任职期间的职务技术成果转让、泄露，否则按《劳动法》规定追究

法律责任。

三.附则

本管理规定作为劳动合同的附件之一使用。

例会制度

为了加强公司内部管理，健全例会制度，提高例会质量，特对公司的例

会制度进行修订，并做如下详细规定。

一、例会分类

会议名称主持人开会时间参加人员列席人员主要议题

董事会董事长不定期董事监事发展目标、利润分

总经理配、人事任免等重

大决策事项

总经理办总经理每月2日部经理以上顾问汇报总结上月工

公会下午5点管理人员作，制定安排下月

工作

每周例会总经理每周一部主管、经理分管工作进程通报，存

上午9点及相关人员在问题，部门协调

职工大会总经理每年二次全体员工通报公司战略，经

以上营管理情况和员

工关心的问题

其他临时安排待定

二、例会程序

1、主持人宣布会议准时开始，提出本次会议议题；

2、秘书对上次例会工作的完成情况进行简单通报；

3、各部门经理汇报工作进程，提出需要解决的问题；

4、主持人进行总结，对问题作出指示或提出处理意见。重大问题

由集体做出决议，并正式发文。

三、主要议题

1、总结、汇报工作，布置安排下一步工作；

2、统一思想、沟通信息、协调关系；

3、讨论企业目前存在的难题和将来发展的方向等重大问题。

四、例会纪律

1、山东山大联润信息科技有限公司例会安排见上表，时间、地点、

参加人员如无变动，不再另行通知。

2、有关人员应遵守时间，准时到会，迟到者罚款20元。无故缺席

者罚款50元。例会原则上不允许请假，如情况特殊，应提前向主持人

请假，并安排好代替参加并发言的人员。

3、开会之前，所有的手机、BP机都要关闭或打到震动上，开会期

间手机、BP机发出声音者，罚款10元。会议期间不得随意离开，如确

有急事，要向主持人请假后方可离开。

4、在例会上发言的人员，要提前做好充分准备，发言简明扼要，

时间控制在10分钟以内，其他到会人员可以对遗漏问题做简单补充。

5、秘书负责记录并整理会议纪要，于第二日上午9点前下发至相

关部门，并负责督促检查各部门完成会议纪要的情况，在下一次例会前

进行汇总，在例会上通报。

6、主持人应控制会议主题和进度，掌握开会时间原则上不超过1

小时。

7、公司强调垂直领导，不允许越级报告，也不允许越级指挥。各

事业部和职能、服务部门所有的工作应以经理为中心，对内部员工、外

部协调和对总经理、董事会等请示汇报都要形成统一意见，在意见不能

统一时，要以经理的意见为准。

合同管理办法

第一章总则

第一条为加强经济（技术）合同管理，提高合同履约率，减少和

避免经济合同纠纷的发生，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中

华人民共和国经济合同法》及相关法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司经济（技术）合同的订立、变更、解除、

履行和管理等活动。

第三条本办法所称经济合同是指公司为实现一定的经济目的，依

法对外或者相互之间订立的，明确双方权利义务关系的协议。

第四条公司所有对外经济活动，除即时清结者外，应当订立书面

经济合同。但合同标的额较大、有专业技术要求、当场难以检测产品内

在质量、有试用期、保质期等要求的，虽能即时清结，也应订立书面经

济合同。

经济合同当事人协商同意的有关修改合同的文书、电报、电传和图

表，也是经济合同的组成部分。

不得用要货单、调拨单、计划衔接表、收欠条等代替经济合同。

第五条经济合同管理，实行专业管理与监督相结合的原则。经济

合同由办公室负责管理，财务部是经济合同的监督部门。

第二章经济合同的订立

第六条公司法人或法人正式授权者，有权对外订立经济合同。公

司内部机构或部门未经法定代表人授权，不得以本单位的名义对外订立

经济合同。

第七条订立经济合同必须遵守国家法律和行政法规，遵循平等互

利、协商一致的原则。不得利用经济合同进行违法活动，损害国家利益、

社会公共利益和企业利益，谋取非法利益。

第八条订立经济合同应当认真进行项目、当事人资格、信誉、履

约能力、合同内容及签订手续等合规、合法性审查。

第九条公司各部门应根据职能分工、认真履行职责，严格执行经

济合同谈判、草拟、审查、修改、订立程序，依法订立经济合同。

第十条重大经济合同、涉外经济合同、法律关系比较复杂、影响

面较大的经济合同的订立，须经法律顾问的审查，确保经济合同的合法

性、有效性，杜绝违法、无效经济合同的发生。

第十一条经济合同应当具备以下主要条款：

（一）当事人名称、法定地址、法定代表人、开户银行；

（二）标的物（指货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等;

（三）数量和质量；

（四）价款或者酬金及付款时间、方式；

（五）履行的期限、地点和方式；

（六）违约责任；

（七）合同的变更和解除；

（八）合同争议的解决方式；

（九）合同订立的时间、地点；

（+）根据法律、法规规定和合同性质或双方当事人约定的其他必

备条款。

对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应在合同中予以

特别明确。

第十二条任何人不得从事下列活动：

（一）订立虚假经济合同；

（二）伪造经济合同；

（三）采取欺诈、胁迫等手段订立经济合同；

（四）非法转让、倒卖经济合同；

（五）与对方恶意串通订立经济合同，以获取个人或小集团利益为

目的的损害本单位合法权益的。

（六）未经授权、超越代理权限订立经济合同或以被代理人的名义

同自己或者同自己所代理的其它人订立经济合同；

（七）其他利用经济合同危害国家利益和企业利益的违法行为。

第十三条经济合同应当由公司法定代表人签订。需要委托签订

的，应办理法定代表人授权委托书，明确授权范围和期限。受托人应当

在授权范围内订立经济合同。

第十四条订立经济合同应当使用公司统一的合同文本。特殊经济

活动使用统一文本不能适应专业要求的，可另行制订合同文本。

第十五条订立经济合同应当使用经济合同专用章，不得用单位行

政公章代替经济合同专用章。

公司指定专人管理经济合同专用章，严格使用制度，无特别授权，

不得携带合同专用章外出签约，也不得携带盖有合同专用章空白合同文

本外出签约。

第十六条订立经济合同可以根据合同性质和实际需要，依照《中

华人民共和国担保法》的有关规定约定担保条款，也可以单独订立担保

协议，但应考虑自己的能力，慎重作出适用担保的担保方式的选择。

不经董事会决议，公司不得对外为法人、其他经济组织、个体工商

户和农村承包经营户提供担保。

第十七条经济合同订立后，依照法律、法规规定须进行鉴证的，

应到工商行政管理部门进行鉴证。对本单位生产、经营影响较大，合同

关系比较复杂的经济合同，也可以根据实际情况进行鉴证。

涉及专利转让、使用许可证合同、涉外经济合同，应当到公证部门

进行公证。

第三章经济合同的履行、变更和解除

第十八条经济合同订立后，应当全面履行。

第十九条根据合同性质，合同双方当事人应按照合同约定，对标的、

数量、及质量据实进行验收。符合合同约定的，据以承诺付款；不符合

合同约定的，应在法定或约定的期限内向对方书面提出异议。

第二十条因不可抗力或特殊原因不能履行经济合同的应当以书面

形式及时通知对方当事人，协商变更或者解除经济合同；对方当事人要

求变更或解除经济合同的，应当在法定或约定的期限内书面明确回复。

符合法定解除合同条件的，有权通知对方当事人依法解除经济合同。

因此遭受经济损失的，除依法可予免责外，应向责任方追偿损失。

第二十一条经济合同订立后，不得因法定代表人或承办人变动而

变更或解除。

第四章经济合同的管理

第二十二条合同属于俣密文件，要妥善保管。办公室应安排专人管理

各类合同，保存好原件，业务部门留合同复印件，财务部负责监督合同

执行。

第二十三条合同专管人员负责管理经济合同台帐、档案及统计、

分析，协助参与经济合同争议的调解、仲裁和诉讼活动等。

第二十四条财务部应加强对经济合同订立及履行的审计监督，其

职责是：

（一）贯彻执行国家《经济合同法》、财经法律及相关法规的规定;

（二）审查经济合同价款或酬金来源和结算、支付方式的合规、合

法性；

（三）参与对经济合同订立及履行情况的监督检查；

第二十五条公司应当建立健全经济合同台帐、档案及检查、统计

制度。每月/季/年进行一次对经济合同订立和履行情况的检查。

第五章争议的处理

第二十六条公司应当建立合同争议及处理报告、备案制度。经

济合同争议发生后7日内、结案后15日内应将书面材料报总经理。

第二十七条经济合同在履行过程中发生争议的，应当在法定期限

内，通过以下方式解决：

（一）协商、调解解决；

（二）依法向人民法院提起诉讼;

（三）依照合同约定进行仲裁。

第二十八条公司重大经济合同争议的调解、仲裁及诉讼，应报法

律顾问协助办理。

附：合同签定及审核程序

法律顾问

起草合同部门经理审核o届经理理一「定

A1

修改

建档管理

办公接待与服务程序

一、公司办公室设前台工作人员岗位，负责公司迎宾、接待和服务

工作，同时承担部分打字复印、接转电话、收发传真等工作。

二、前台工作人员对来电、来人接待服务要热情、礼貌、大方，用

语规范，讲普通话，做好日常电话纪录和收发传真纪录。

三、凡外来人员进入公司，前台工作人员需礼貌问候，安排客人在

会客室或前厅等候，给来宾递上茶水及公司介绍材料。

四、若来访者没有事先预约，应先礼貌地请教访客的公司名称、姓

名和拜访对象，及时通知被访者。若受访者不在，应据实以告，问清可

否他人代理。

五、对提前约好的客人，应准备好会客室或会议室。客人离开后，

及时清理会客室和会议室。

六、对重要来访者或重要事项，需及时上报总经理。

七、前台工作人员应每天提前十分钟到办公室，对前台及会客室、

会议室进行整理，随时保持良好的工作环境。

附：待客守则

一、客人到公司有事拜访，出面接待的员工应表示欢迎。引导客人

进入会客地点后，立刻通知有关人员。

二、安置好客人后，应为客人送茶水等饮料。要注意奉茶的礼节及

茶具的清洁，杯内茶水应以七成满为宜。

三、若受访者不在公司时，应对客人说明其不在的理由（如外出、

出差等），并对客人说明其预定回期，或询问是否可会见代理人。若事情

紧急或非常重要，可告知联络方法。

四、若在同一时间内要会见同仁和外来访客，应优先接待外客。

五、会客时仪容要高雅，态度要诚恳、明朗，不可谈自己不知道或

一知半解的事情，不做任何不负责任的承诺和回答。

六、会客时原则上不要接听电话，若非接不可，应该向客人解释，

取得客人谅解。

七、访客离开时，应提醒其不要忘记所寄放的物品。送客要送至公

司门口。等客人离开后，返回会客室将桌椅、茶杯、烟灰缸等收拾干净。

八、如需要宴请客人，应填写《业务执行审批单》（见附表），提前

通知办公室安排。招待客人应按不同规格在公司指定酒店进行，招待标

准如下：

重要客人：50—80元/人，在学仁或桃源大酒店；

一般客人：20—50元，在西苑餐厅或饺子城（楼下）；

业务人员：工作餐（可加5元标准）。

附表：业务招待审批单

申请部门经办人

来客单位主客姓名

业务内容

来客人数安排标准

部门经理意见总经理审批

公文处理及档案管理程序

一、公文处理程序

1、公司正式文件、重要文件均由总经理审核签发；

2、公司正常收发文件均由办公室负责，要严格登记制度，建立收/

发文件登记薄（见附表）。对于有领导批示意见的文件，应注明处理结

果：

3、公文行文格式要正确，用词、用语要规范、准确、简练，使用

A4规格的标准用纸，正式发文要编写年号与文件号，如山大联润［］

字2002第1］号文；

4、属公司内部使用的会议纪要、总结、报告、制度、办法等文件,

均由总经理授意，办公室负责起草，总经理签发；

5、属部门使用的文件由各部门起草，部门负责人审核后报总经理

签发，并在办公室备案。

二、档案管理制度

1、凡涉及公司机密及商业秘密的文件资料，需实行统一管理，直

接责任部门为办公室。

2、文档结合公司的实际情况，按国家档案管理分类办法进行分类

管理，并逐个设立管理密级，可参考《保密工作条例》。

3、各部门借阅使用文件、资料，均应办理借阅手续，一般性文件

可以借出，但需在规定日期内返还。保密文件只允许在办公室内查阅,

不得借出。

4、档案管理人员及借阅人员均应注意妥善保护文件、资料的完整

与安全。对遗失或破损文件，追究当事人责任。

5、对公司资料性、知识性文件、杂志、报刊、书籍等，均由办公

室负责管理，并建立查询条目，调配各部门使用。

6、对没有继续保存价值的文件资料•，由综合部列出目录，写出处

理意见的报告，经总经理批准后，可定期销毁，并做出销毁登记。

附：档案管理程序

附表：收/发文件登记薄

收/发文件登记薄

收/发日期文件名称部门签收人备注

印章使用管理规定

为加强企业内部管理，保证企业的安全运作，拟对公司印章加强保

管力度，规范使用办法，望员工遵守执行。

1、这保证安全，公司印章由不同部门设专人保管。公章由办公室

保管；合同章由采购部保管；财务章由财务部保管。各部门要设专人负

责，责任到人，妥善保管。

2、严格执行印章使用登记制度，各印章管理部门都要建立《印章

使用登记表》（见附表）。使用公章前，应先填写登记表，由经办人、审

批人签字后，方可盖章，对不符合规定的应拒绝盖章。

3、公司一切业务往来需加盖印章者，一般事项由总经理或事业部

经理签字后方可盖章。关于合同的签订必须由总经理签字，合同原件留

办公室以便存档。

4、未经总经理批准，任何人不得私自携带公司印章离开公司。如

果业务需要，经办人应书面申请，总经理签字同意后，方可借出印章，

但书面申请留存印章保管人处，待印章还回后，方可取回。

5、盖章时应端正、清晰，严禁错盖、漏盖。

6、印章保管人在保管好印章的同时，还应妥善保存《印章使用登

记表》，以备查考。

7、印章保管人在节假日或外出期间应做好印章存放或交接工作，

防止遗失和被盗用。

8、未尽事宜，由印章保管人请示总经理后，进行妥善处理。

附表：印章使用登记表

印章使用登记表

日期文件名称盖章原因使用部门经办人签批人

电话、传真使用管理规定

为方便公司业务开展和对外联络，公司配备总机四部，分机二十二

部，直拨电话三部，传真电话一部，小灵通电话四部。为方便办公，充

分使用电话和传真，进一步做好增收节支工作，特制定本规定。

一、电话号码

公司总机：8565496、8565497、8565498（只能打出）、8565499；

直拨电话：8564923、8564267、8565735；

小灵通：6629065、6628961>662969K6628871；

传真电话：8564924

二、总机和各部电话分机要保持卫生清洁，传真机要有专人管理。

三、电话机旁边应放置《电话/传真记录薄》（见附3）,接打电话使

用礼貌用语，做好来电和收发传真记录。

四、工作时间一律不允许打私人电话，或在电话中谈与业务无关的

事情。对打进来的私人电话，要尽量简明对话，不得在电话中聊天，延

误正常工作。

五、代表公司打电话时，内容要力求简明。

1.电话拨通，要首先报出公司、部门名称和自己的姓名；

2.作简要问候，然后将所谈内容简要告诉对方；

3.若所找的人不在，需麻烦由接电话的人传达时，应问清对方的姓

名、将电话号码留给对方，并表示谢意。

六、打长途电话时，应惜时如金。

1.事先列好通话提纲，将重点内容列出；

2.电话里要直接找主事人员，不可与不清楚事情始末的人相谈而

耽误时间；

3.打长话要有成本意识、数字意识，非紧要事情可用E-mail或

信件解决。

七、收发传真注意事项

1.发传真时要使用公司统一制作的传真纸（见附2）,传真内容应

简明扼要，准确无误；

2.收发传真要做好登记，收到传真要及时送达收件人手中，并请

收件人签字证明；

3.为保证使用和节约费用，因私事项不得使用公司传真机，确因

急事需要，应报请总经理批准。

八、小灵通电话管理办法

1、小灵通电话本着服务于业务的原则，业务人员优先使用，具体

由各部根据业务开展情况，合理分配使用电话；

2、小灵通电话的费用每月由办公室负责缴纳，然后由使用电话的

各部门负责人签字，报财务部划入其部门费用；

3、小灵通电话的使用、保管、养护、维修（包括更换电池）归属

各部门，要指定专人负责管理，合理分配使用，并做到及时养护。丢失

或损坏，照价赔偿。

九、电话费（传真费）由财务部负责按月统计，计入部门/项目费

用，特殊情况报总经理批准。

附1:接听电话守则

1.第一声电话铃响，要立刻去接听，以〃您好!山大联润”开头，然

后确认对方身份；

2.准备好电话记录簿，如有必要，将所谈的主要事情记录下来，

填好表内各项栏目；

3.需要转达给有关人员的内容，应立刻将时间、地点、人物、内

容等正确转达给本人；

4.通话结束，应等待对方挂断电话后，方可放好话筒。

5.若有电话找人，应根据不同的情况应对：

①若对方要找的人正在另一部电话上讲话，应代为回话说：“很抱

歉，XX正在接另一个电话，请过会儿再打进来好吗？”亦可请对方留下

电话号码，等所找的人通话完毕再回话。

②若所找的人正在开会，原则上应婉拒叫人；若确有急事，应将打

电话的人名、事情、电话号码等简要地写在备忘录纸上，折成纸条传入

会议室，请受话人自行处理。

③若电话所找的人正在会客，原则上以来访的客人为优先，婉拒叫

人听电话，等会完客后再回电。若为急事，可酌情找机会打断来访者的

谈话，告以实情，注意不要把所传达的内容透露给来访者，应在纸条上

传递。

④若接到涉及公司机密的电话，应先问清对方的姓名、身份、电话

号码，暂挂上电话，请示主管后，再给对方回话。

⑤若电话所谈的业务自己不清楚，应立即转给有关业务人员接听。

附2：传真纸格式

To：________________________________Fax：__________________________

From：_____________________________Date：_________________________

Subject：____________________________Page：_________________________

Cc：________________________________

□请审阅□请批注□请答复口请传阅

山东山大联润信息科技有限公司

地址：济南市山大南路20号

电话：(0531)8565496

传真：(0531)8564924

附3：电话/传真记录薄

电话传真记录薄

日期来电/传真信息收/发传真收到人签字

（姓名/单位/电话/主要内容）页数（处理结果）

车辆使用管理规定

一、公司车辆使用本着一切服务于开展业务的原则，由办公室统一

管理和调度。司机负责所属车辆的卫生、加油、定期保养和维修工作，

车辆内外应保持清洁。

二、各部室用车时须提前一天告知办公室，并填写《派车单》，经

事业部经理签字同意后由办公室统一调度。司机接到《派车单》后方可

出车，并在收车后填好行车里程，交办公室存档。

三、各部门用车次数和公里数，每月底由办公室统计后送交财务部。

财务部根据统计公里数，按1元/公里计取费用，列入项目/部门费用。

四、禁止一切与公司业务无关的用车。司机应严格按《派车单》出

车，严禁私自出车，如遇特殊情况，应由总经理批准。因特殊情况紧急

出车时，应在返回公司24小时内补办手续，并做出情况说明。

五、公司车辆由公司专职司机驾驶，未经总经理同意不得擅自将车

让他人驾驶，否则由此引起的一切后果自负。

六、司机要遵守交通法规，谨慎驾驶，违章罚款费用自理。要爱护

车辆，适时注意检修和维护保养，确保安全运行。

七、车辆要定期进行维护保养，防止工作中出现故障耽误工作。车

辆修理和保养应提前安排好工作（尽量避开工作日），向主管领导提交

申请报告，经同意后到定点维修厂家修理，否则其费用不予以报销。

八、工作时车辆应停放在安全、便于进出的地方，在下班后和休息

日期间须停放在指定地点。

附：派车单

派车单

部门用车时间部门经理签字

用车人公里数车号：

用车事由：

办公用品管理办法

为加强公司办公用品的管理，严格控制行政费用开支，特制定本

办法。

1、办公用品的管理原则：根据工作需要，本着勤俭节约的原则使

用办公用品，公物公用，严格领用手续。

2、一般办公用品（包括本子、笔、橡皮、胶水、胶带、文件夹、

档案袋、计算器、复印纸和硒鼓等耗材等）由办公室统一申请采购、保

管和发放；专用或特殊办公物品由使用部门申请，办公室汇总，经总经

理签字后方可采购。

3、办公用品的采购由采购供应部负责，一般情况要求三天内采购

到位，特殊办公用品按使用部门要求时间到位。要先办理入库手续，建

立办公用品台帐。

4、未经同意私自购买的物品，公司不予报销。

5、办公用品的保管由办公室负责，设立办公用品明细账，保管人

员按月定期盘点，每月核对一次库存物品数量，填写月办公用品统计表

（见附表3）,报财务检核。根据库存量和各部门计划，按月编制采购计

划，集中采购。

6、办公用品领用可分定期（月初）一次性领用和随时领用，应严

格遵守登记制度，由领用人填写《办公用品领用登记簿》（附表1）。

7、价值50元以上的办公用品，需申领人填写领料单，部门经理

签字批准后方可领用，并计入《个人领用物品登记卡》（附表2）,离职

时交回，丢失照价赔偿。

8、属于部门公用物品，由部门经理负责领用，计入部门经理个人

的物品登记卡。该物品的保管由部门经理负责或指定保管人，工作交接

时要求一并交接。

9、领用办公用品的费用计入部门办公费，财务每月统计核算。

10、办公用品需要报废时，应由使用部门填写情况说明，交财务部

门审核注销；职工离职，须归还的物品（主要是个人物品领用卡上的）应

交回原物，否则按规定赔偿。

附表1：办公用品领用登记薄

附表2：个人物品领用登记卡

附表3：办公用品统计表

办公用品领用登记薄

日期办公用品名称数量领用部门领用人备注

个人物品领用登记卡

姓名:建档日期:

日期领用物品价值数量领用人归还和交接记录

月办公用品统计表

年月日

一

一-

上

月

单

单本月本月耗用数量本月下月

余量

位

名称价

外购计划实际超支节余余量计划

员工用餐管理办法

为了解除员工的后顾之忧，方便员工用餐，公司每日为员工提供免

费午餐，凡公司员工均可享受，员工就餐按以下办法执行。

一、用餐员工一律持餐券在本校园内南苑或北苑餐厅就餐，请用餐

员工自觉遵守餐厅的卫生、管理制度。

二、就餐时间：每个工作日中午11：30—13：00（冬季作息时间）

11：30—13：30（夏季作息时间）。

三、餐券面值五元五角，并加盖本公司专用章方可生效。

四、凭餐券就餐，面食、汤、无定量，菜可任选三种（专用盘）。

五、餐券按就餐人数，每个工作日中午每人领取一张。外来业务人

员确需工作用餐，由总经理或部门负责人签字，办公室负责发放。

六、就餐本着自愿原则，不用餐者仍享受原补贴待遇。

七、公司加班人员按《加班管理规定》，填写加班审批表后，到办

公室领取餐券。

八、属于业务招待，需要用工作餐，由经办人填写《业务招待费审

批单》，到办公室领取餐券，如需要增加标准，应在审批单上标明。

安全值班制度

依据济南市治安条例的规定，根据本公司安全现状，为进一步加强

公司安全工作，特制定安全值班制度如下。

一、值班时间（值班人员值班完毕需打卡记录离开时间）

周一至周五，晚上：夏季18:00—20:00；冬季17:3079:30。

周六、周日和国家规定的节假日（如五一、十一、元旦、春节等）,

上午：8:30-11:30；下午：夏季14:30-17:30；冬季13:30-16:30。

二、值班内容

1、值班人员在前台就座，负责接听电话，做好电话记录，紧急事

项要立即处理，并通知有关人员；

2、值班人员负责接待来访客户，请客户填写《来宾登记薄》（见附

表1）做好登记，并对客户提出的问题给予解答；

3、检查门窗是否关牢、锁好；电源是否全部关闭；水龙头及水箱

是否拧紧等。注意一切可能引起事故的不安全因素，同时做好安全检查

纪录，如发现安全隐患及时登记，并通知办公室以便采取措施；

4、详细做好值班记录（见附表2）,离开时公司仍有人员滞留，要求

将情况详实记录。

三、值班人员

1、凡本公司员工均有义务参加公司安全值班；

2、节假日值班主要由部门经理以上人员担任。

四、值班责任

1、值班人员一定要加强安全防范意识，发现不安全因素要大胆管理,

坚决制止，对于不听劝阻者，值班人员有权做出批评并报