新政府会计制度下高校电子会计档案应用策略-以M大学为例

2019年1月1日起，国内高校开始全面实施以权责发生制为基础的财务会计与以收付实现制为基础的预算会计相结合的新政府会计准则制度改革。随着政府会计改革的深入，加之一系列配套的准则解释政策的出台、事业单位财务规则的修订、财务信息化的不断升级，高校财务管理越来越趋向精细化、智能化、数字化。传统以纸质凭证为主的会计档案已远远无法适应新政府会计改革的需要，而电子会计档案因其自身的时效性强、数据处理效率高、存储量大的特点，能够满足新政府会计改革对高校财务信息和管理的新要求，已经成为高校会计档案应用的必然趋势。一、新政府会计制度下高校电子会计档案应用现状(一)推进高校电子会计档案应用的意义1.推进高校电子会计档案应用是适应政府会计改革的需要新政府会计改革要求高校准确反映单位预决算情况和财务运转状况，提高预算和财务管理水平、提升高校治理水平，对全面实施预算绩效管理具有重要的政策支撑作用。这就要求高校必须提高财务信息质量，重视档案工作，建立健全学校预决算、会计核算、资产采购、合同管理、基本建设、教务、学工、科研和档案一体化系统，实现数据与信息共享、相互制衡约束。只有电子会计档案才能真正做到信息与数据共有、共享、共用，才能更好发挥会计档案的有效价值。2.推进高校电子会计档案应用是适应新形势发展的要求为适应新形势的发展，2016年实施的《会计档案管理办法》首次明确将电子会计档案纳入会计档案管理范畴；2020年3月发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》对电子会计档案管理提出更加明确的要求。随着大数据、云计算等数字技术应用与数字经济的飞速发展，只有大力推动高校会计档案电子化，才能充分发挥会计档案信息在高校治理中的有效作用，才能为高校的高质量发展提供信息支撑。3.推进高校电子会计档案应用是高校提升财务管理水平的要求电子会计档案为高校开展会计信息数据挖掘奠定基础，提高会计信息的利用效能，能够对内对外提供更多维度、更高质量和更具参考价值的会计信息。一方面可以促进高校持续推进信息化建设，适应数字经济发展的要求；另一方面能够使高校内控流程更顺畅，财务监督更全面，对高校财务管理具有非常重要的促进作用，能够大幅度增强高校财务服务能力。(二)高校电子会计档案应用存在的问题自新修订的《会计档案管理办法》实施以来，高校电子会计档案应用也取得了一定的成绩。然而，国内多数高校囿于意识问题、软硬件投入不足等，电子会计档案应用还存在诸多问题。例如，部分高校对会计档案应用认识不清，重视不够，尤其对电子会计档案价值理解浅薄，重业务轻档案的问题比较严重；部分高校缺乏档案管理整体规划与规章制度，档案人员多为兼职，专职人员缺乏，且工作量越来越大，加之绩效分配不周，工作积极性普遍不高；部分高校自身财力不足，财务信息化建设滞后，财务管理方式比较粗放，电子会计档案系统建设更是无从谈起；存在资料缺失、篡改、信息失真、数据泄露等系列安全及风险问题等。二、M大学推进电子会计档案应用问题分析(一)M大学电子会计档案管理基本情况M大学是广东省属公办本科医科院校，分别在珠三角、粤西地区各拥有1各校区，具有临床医学博士学位授予点。M大学财务处主要负责学校一级的预决算管理、会计核算、工资收费等财务管理工作，下设预算科、会计科、工资收费科等四个科室及校园卡中心。现在岗职工23人，其中高级职称4人，中级职称10人，中高级职称人员比例为61%；硕士6人，本科以上人员比例为78%。目前，M大学在两校区各设置1名档案管理人员，均为会计人员兼任，人员比例为8.7%。会计档案以纸质为主，辅至于少量电子档案。会计档案管理处于原始纸质库房存储阶段，主要关注会计凭证、部分票据及会计报表存储，档案管理缺乏整体统一规划和管理。(二)M大学电子会计档案应用存在的问题本部分主要采用SWOT分析法(即优势Strength，劣势Weakness，机会Opportunity，威胁Threat)对M大学会计档案管理的外部环境和内部条件进行分析，深入挖掘M大学电子会计档案应用存在的问题。在机遇方面：随着政府会计改革和内部控制的要求，推进高校电子会计档案的趋势不可逆转；随着云计算、大数据等数字技术的发展以及《电子文件归档和管理规范》等规范性文件的出台，高校会计档案的影像化、电子化、智能化越来越普遍化。在威胁方面：纸质材料尤其是纸质发票仍然广泛使用，教职工对电子票据等电子会计档案存在极大疑虑；会计档案电子化的技术缺陷和壁垒，投入的高成本等因素严重影响高校对电子会计档案的认可与推广。在优势方面：因M大学近年来陆续招聘5名财会专业硕士研究生，全处财务人员年龄结构、学历结构得到大幅度优化，财务人才储备处于学校历史最好水平，年轻人接受新型事物的意愿和能力比较强；M大学会计电算化的普及、部分电子票据的使用和推广已为会计档案电子化提供了条件。在劣势方面：目前，全处对会计档案工作的定义仍然处于最传统库房管理的阶段，存在认识不足、制度缺失、人员不足、投入不足、软硬件条件缺乏等系列问题，推进电子会计档案应用难度很大。三、M大学推进电子会计档案应用的基本要求推进M大学档案的电子化，尤其是会计档案电子化是一项系统性工程，离不开方方面面资源投入与人员协作。而M大学电子会计档案应用中所面临的外部环境与自身条件具有很大的不平衡性与不匹配性，基于此，本文尝试借鉴全面质量管理的理念，认为M大学只有满足“三全一多样”的要求，即“全校、全员、全过程与方法的多样性”，才能切实稳步推进学校电子会计档案应用进程，起到事半功倍的效果。(一)转变认知观念，拥抱电子档案认知决定行动。当前，M大学各个层次的行政管理人员及教工，对电子档案缺乏认知，因此亟需向有关领导职工阐明推广电子会计档案的必要性、紧迫性，以及电子会计档案对高校财务管理乃至校园治理的重要意义，使其建立对电子会计档案的信任感，真正认识到建设电子档案系统的价值。此外，电子会计档案的资料来源于学校各个部门和二级学院，电子档案的管理职能分散在整个学校有关部门中。要保证电子档案的完整性和可靠性，就需要各个职能部门的领导和管理人员重视部门档案建设，将电子档案管理职能充分发挥出来。(二)加强部门合作，全员参与电子会计档案建设虽然推进M大学电子会计档案应用是财务处的主要职能之一，但也离不开学校档案管理部门整体指导与信息部门的技术支持，同样离不开资产、采购、合同、教务、学工、科技等部门数据资源支持。只有加强部门间协作，最好成立学校整体层面的档案管理领导小组，才能更好的推进学校电子档案建设工作。此外，加强M大学电子会计档案管理仅仅依靠2名档案管理人员是远远不行的，因此需要尽可能调动全员积极性，全员参与会计档案从采集、归档、保管、利用、销毁等全流程电子化管理，实现会计档案全生命周期电子化管理。(三)持续流程优化，加强电子会计档案全过程监管会计档案是经济事项过程和结果的反映和证明。查阅会计档案，可以清楚的看到经济业务发生的主要过程和必经的审批流程。例如就M大学台式电脑的政府采购事项而言，先后经历采购立项、采购审批、政府采购实施、货物验收入库、发票等资料搜集、经费支出审批、会计审核、出纳支付、会计档案归档等九大环节，相应环节会产生采购项目立项及审批表、订单记录、合同、验收报告、发票、设备登记入库等系列材料作为正式档案的必要构成。这就需要M大学在经济业务的各个环节均应严格遵守法规制度，把好质量关，做好相应证据和材料的搜集整理工作。同时，M大学应持续优化各类经济事项的业务流程，在遵守内部控制基本原则的情况下，本着为教职工服务的理念，简政放权，剔除无价值、无意义、冗余、低效率的手续和环节，提升办事服务效率。只有这样，才能真正促使各个环节的经办人重视和配合电子档案的生成和质量。(四)运用多种方法，提升电子会计档案建设综合效能随着经济社会的快速发展，影响电子会计档案建设的因素越来越多，越来越复杂，要想把一系列的影响因素都统筹起来，就要求M大学根据实际情况，认真分析区别不同因素，广泛灵活的采用多种管理手段和信息化技术来推进学校电子会计档案应用。目前，大部分高校已经完成会计电算化阶段，具备会计凭证电子化的基本条件。部分高校采用会计档案影像化管理工作模式，极大提高了会计档案管理的工作效率。部分高校开始研究区块链技术下高校电子会计档案可行性框架，试图利用区块链、OCR等数字技术提升高校会计档案管理水平。总而言之，为了更好推进电子会计档案应用，提升会计档案建设综合效能，高校就应该主动运用各种先进的管理手段和技术方法，改进业务流程，不断提升档案质量。四、M大学推进电子会计档案应用策略实施建议鉴于M大学实际情况，要系统性的推进电子会计档案应用进程不仅要具备和满足“三全一多样”的基本要求，而且需要提出一套覆盖制度、组织、人才、技术、安全等层面的全面有效的管理策略来保障电子会计档案应用的落地实施。(一)加强制度建设，建立绩效考核机制M大学应结合自身实际，尽快建立健全学校档案管理规章制度，尤其是电子会计档案管理制度，将电子会计档案管理平台建设纳入学校中长期发展规划之中，在制度规定中明确必要的资源投入以保障电子会计档案工作的有序推广。此外，M大学应该将会计档案电子化纳入绩效考核与年度业绩分配之中，对电子会计档案建设有贡献的人员和单位给予合理的奖励或赋予更高的业绩分配系数，对表现不足的人员和部门给予通报批评等处罚，通过科学的绩效考核机制保证会计档案电子化落地实施。(二)分阶段分步推进学校电子会计档案建设适应新政府会计改革的要求，推进电子会计档案建设是一项长期工作，非一朝一夕可以完成，不能操之过急，分阶段分步骤实施是M大学实现电子会计档案管理的现实选择。可以依照以纸质档案为主电子凭证为辅(M大学当前所处阶段)、纸质档案与电子档案并重、以电子档案为主纸质档案为辅、会计档案数据化等四个阶段，分步分阶段制定具体实施计划，投入必要的资源和人力，从而最终建立统一的数据共享会计档案信息平台。(三)设置专职档案管理人员，发挥专岗优势会计档案管理是一项专业性很强的工作，尤其是电子会计档案管理，需要对计算机等设备的硬件、软件有比较深刻的把握。当前，M大学的档案管理由会计人员兼任，一方面无法调动其工作的积极性和责任感，另一方面也严重阻碍其业务能力的提升，进而严重影响会计档案电子化进程。而从短期来看，设置专职档案管理人员符合高校内部控制规范，对推进M大学电子会计档案应用具有现实意义；从长远来看，设置专职档案管理人员有利于发挥专业人员的优势，真正实现档案管理人岗结合，权责利统一。(四)提升档案管理人员素质，设置档案专业技术岗位M大学应对档案人员提供培训和教育的机会，提供档案知识学习和计算机技能学习，努力培养复合型档案人才，并建立起档案人才的培养接续、晋升、轮岗机制，为其成长提供良好的发展平台，创造良好的工作环境。此外，为了能够从根本上提升档案人员的职业满意度，切实体现学校对电子会计档案的重视度，建议M大学可以像学校综合档案室、人事档案室一样，在会计档案室设置档案专业技术岗位，使会计档案人员能够享受同等的职称评聘的权利，在实现自我职业价值的同时推动学校电子会计档案应用进程。(五)重视数字技术应用，建立统一数据共享平台随着区块链、大数据、云计算以及移动数字平台等数字技术的飞速发展，高校会计档案的电子化、影像化和数字化日益完善。数字技术已经能够使业务平台与档案管理系统有机协调，实现财务档案与业务环节的有效拉通，完成档案的自动采集，确保电子信息与实物保持一致。在数字化时代，高校应当结合自身实际，努