办公室事务管理课件：办公室时间管理

办公室时间管理

本章由三节组成，分别为时间管理概述、领导时间辅助管理和秘书自我时间管理。通过本章的学习，树立正确的时间管理观念，把握时间管理的原则，能够熟练使用各种科学的时间管理方法，提高利用时间的效率，更好地处理综合性、突发性强的秘书工作，为领导工作的顺利开展助力。【职场小故事】忙乱无功还是从容有成取决于时间管理引言

珍惜时间就是珍惜一切；管理不好时间，则不能管理好其他任何事物；秘书工作是一项综合性很强的工作，需要具有较高的时间管理能力；秘书作为领导的辅助管理者，辅助管理领导时间，是发挥辅助职能的重要方面；科学有效地运用各种时间管理方法，并在此基础上不时反思，不断创造，寻找更加适合自身需要的时间管理方法，是迈向成功的必经之路。一、树立正确的时间管理观念二、时间管理的一般原则三、时间管理的方法第一节时间管理概述第一节时间管理概述第一节时间管理概述第一节时间管理概述

一、树立正确的时间管理观念

时间管理，即是在同样的时间消耗情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作，其实质就是如何面对时间的流动而进行自我管理。

（一）时间是一种宝贵的资源

（二）明确目标是时间管理的关键

西方谚语：一个跛脚但方向正确的人，可以赶超一个健步如飞却误入歧途的人。

（三）运用科学方法合理规划时间

（四）有效控制时间规划的执行巴金森在其所著的《巴金森法则》中说道：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”人的心理很微妙，一旦知道时间很充足，注意力就会下降，效率也会跟着降低，所以明确时间规划的目标，严格地限制时间，能够使你产生紧迫感，从而能精力集中，更迅速有效地完成任务。

（五）评估时间管理状况

不时评估自己的时间管理状况，反思不足和缺点，以对时间进行更好的管理。二、时间管理的一般原则

（一）最佳原则包括把握最佳精力时间和最佳时机，即“黄金时间做黄金事”。

把握最佳精力时间，即把最重要的任务安排在精力最充沛、最有效率的时间做，这样能收到事半功倍的效果。

把握最佳的时机，即是在完成某件事情的最佳时机完成这件事情，就能收到最大效果，否则可能大大贬值，或毫无意义。

（二）80/20原则又称“帕雷托法则”或“犹太法则”，此法则指出：关键的事情占少数，次要的事情占多数，只要集中处理占整体20％的这少数的事情，就可以解决80％的问题，所以要有意识地要求自己，把精力和时间首先并主要用于处理那些最重要同时也是最困难的事情。

（三）相对连续性原则心理学认为，当人们在专心致志做一件工作或思考一个问题时，最好能一气呵成，不要中断，因为中断的干扰会破坏人的集中力，要经过相当长的一段时间，才能使精神和思维重新集中起来。

另外，因为大脑细胞长时间接受一种信息刺激，会导致工作效率降低，所以也需要每隔一段时间，更换一下工作环境，或工作方式或工作内容，这样人体原有的兴奋区产生抑制点，在其他部位出现新的兴奋区，就会提高工作效率。

（四）合理“预留时间”原则指在按照计划内时间做某事的基础上，再适当也额外附加一些时间。合理“预留时间”可以避免因意外情形耽误更多的时间。当预留时间变成零碎时间时，要善于利用零碎时间，长期积累，差距就会产生。二、时间管理的方法

（一）ABCD时间管理法（又称四象限法）

即将待办事项按重要与紧急程度分为以下A、B、C、D四个等级（重要性是指：非常有助于达到目标，如果不能完成，后果将是十分严重的；紧迫性是指：需要立刻行动起来去），确定待办事项的优先顺序，然后依次完成任务。

A级既重要又紧急全力以赴投入时间精力先完成。

B级重要但不紧急虽不需现在就做，但过一段时间，这类事务可能会变A级事务。

C级不重要但紧急可设法尽快解决，如考虑授权。

D级既不重要也不紧急这类事务如果完成固然好，它可能会让你有意外收获，但不完成也没有关系，也可以不把它们列入计划。

（二）时间计划表控制法即将某一段时间内已经明确需要完成的工作任务清晰地记入表格，提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的方法。这种方法有助于统观全局，相互配合，有条不紊地完成工作，是管理时间的一种常用方法。

（三）记录统计法是指通过对时间计划表中一段时期内所实际消耗的时间进行记录统计，然后通过对这些记录的综合分析，判断时间耗费的整体特征及浪费情况，反思时间投入是否抓住了主要目标，对事情轻重的衡量是否合理，以及如何进行调整等，并把这些信息反馈到时间计划表的拟订过程中去，从而有效诊断和提高时间利用率和有效性，高效地完成工作。

（四）适当拒绝对一些原本可以拒绝的请求，勇敢、果断地说“不”，才能让属于自己的利益回归自己，属于自己的时间回归自己。1．委婉而坚定。2．要求时间考虑。3．让对方了解实际情况和难处，开诚布公地拒绝，使对方相信你的真诚，从而心平气和地接受你的拒绝。4．拒绝事，不要拒绝人。5．转移话题。

三、时间管理的工具待办文件夹布告板

时间管理软件

BackpackSchedulerescuetimeGTD(GettingThingsDone)

一、领导时间辅助管理概述二、领导时间辅助管理的原则三、领导时间辅助管理的方法第二节领导时间辅助管理第二节领导时间辅助管理第二节领导时间辅助管理第二节领导时间辅助管理一、领导时间辅助管理概述

秘书是为领导服务的，帮助领导进行时间的控制和安排，必然是这种服务的组成部分。秘书对领导时间辅助管理不仅关系到领导者的工作时效，也直接影响着整个机关、单位人员的时间和效率，同时也影响着秘书工作的准确性和主动性。秘书辅助管理领导时间最基本、最常用的方法是时间计划表控制法，此外还有统计记录法。

二、领导时间辅助管理的原则

（一）务实有效即各种时间计划表要根据现实的需要制定，要能切实帮助领导者提高工作效率，对那些没有任何意义的应酬、表面文章之类的形式主义要给予把关，力戒排场，争取为领导增加可控时间。

（二）统筹兼顾即要在关注全局的前提下，有效分配时间和精力，要针对整体情形，兼顾领导者的实际，分清主次轻重和缓急，精心考虑，统一筹划。

（三）张弛有度即活动安排要注意张弛相间，这样既可以使领导得到必要的休息，也可以为临时情况的出现留有调整余地。

（四）尊重领导即时间计划表要符合领导者的习惯和要求，在制订之前要征询领导者本人的意见，制订后要请领导过目。

三、领导时间辅助管理的方法

（一）制定时间计划表的一般步骤

1.明确单位或公司的例行安排。

2.通过会议文件或向领导和各总部门负责人分发工作预定表，征询下一时间段所要进行的所有工作和活动。

3.确定列入计划表的工作内容。

4.发现工作内容上有冲突，主动与负责人或相关人员沟通协调，加以调整。

5.绘制表格。

6.请领导过目。

7.根据需要打印并分发计划表。

（二）常规时间计划表

1.年度计划表年度计划表是体现本单位或公司全年工作的整体安排，一般只列出有关全局的重大活动或主要业务，如职工代表大会、大型会展等。年度计划表要力求一目了然，使领导和部门负责人能清楚地看出一年中的主要工作和活动，以便配合全局，早做准备。

月份内容备注一月6日董事会10日全体总结大会二月10日职工代表大会22—25产品展销会…………四季公司2012年年度计划表

2．月计划表月计划表是在年度计划表的基础上，将领导在当月中的重要活动体现出来，包括会议、会谈、出差、访问等，以使领导工作按计划从容进行。

日星期内容备注1二上午到总公司开交流会2三上午参加销售部会议下午会见M公司总经理………………29四上午参加某产品展销会开幕式30五上午去洛阳出差四季公司2012年6月计划表

3．周计划表周计划表要在月计划表的基础上制定，除了要记入领导的例行工作和重要活动，涉及他人的已经约定的活动也要记入，内容要具体、详细。周计划表一般要在前一个周末制定出来，与领导协商后确定，它是领导活动的具体实施计划，秘书部门也要根据此计划做相应准备，以为领导提供及时有效的服务。

星期内容备注一（8日）9：00－10：00公司例会，小会议室

10：30M公司刘经理来访，会客室

14：00—15：30到车间查看生产流程二（9日）8：30—10：30到N公司与该公司经理谈某项业务

18：00在长城大酒店设宴款待上海考察人员…………日（14日）9：00在机场欢送考察人员一行回上海某经理周计划表

4．工作日志工作日志，简称日志，是根据周计划表写出领导一天中的活动计划，时间以时、分为单位，地点、工作内容等都要根据具体情况需要尽可能的具体、细致。

时间工作内容备注9：00部门负责人例会小会议室10:00接待明达厂负责人高阳经理，协商工程进度方面问题经理办公室高经理手机号：×××××××××

11:30出发去锦江饭店与重要客户王先生共进午餐司机小王在公司门口等候四季公司刘经理工作日志

2012年3月12日星期一时间工作内容备注12:00与王先生一行共进午餐14:30审阅显影液项目投标书15:00为参加郑州的经销商招聘会做准备16:00去机场司机小王在公司门口等候四季公司刘经理工作日志

2012年3月12日星期一秘书在前一天下午编写好日志后，最好在当日一早再请领导过目，看有无需要修订或补充之处；日志内容确定后，要协助并提醒领导执行计划，并在必要时能帮助领导排除干扰，如有变更，要及时通知领导。为有效辅助上司，秘书需要根据上司的日志安排，合理规划自己的时间。

（三）时间计划表的落实1.时间计划表的落实方法（1）以电话来决定会见、会谈的预定计划时，如果比较重要，应根据备忘录，尽早以文书形式落实。（2）在会议和访问的前一天或两天，与会议主持者和访问对象联系一下，再次落实时间和地点。

（3）秘书和领导者在周末应该对下周的日程表，或每天早晨核对当天的日程安排表，以免出错。（4）在月末或周末，将下一月或下一周的日程安排表送给领导者，或每天早晨送给领导者日程安排备忘录，对重要的计划事项提醒领导者不要忘记。（5）当领导者担任会议主持人时，最晚在开会前两三天就要落实一下会议室，如果请上级领导者参加，秘书要用电话再落实一下。（6）会议和会谈的资料，秘书必须在会前头一天准备完毕。

（7）如果会议、会谈时间延长，迫近下一预定计划时，可将其要点写一便条，递给会议中的领导者，让领导者简单书写一下就可回答。（8）领导要用单位车辆时，秘书应把领导外出一周的时间、地点写清楚，在前一周交给司机，使其有所准备。时间计划表变更和调整时应注意

（1）立即与领导人联系，并对日程表作相应修改。（2）涉及其他单位和人员时，应尽早通知，并向对方说明计划变更的原因，以求得对方的理解与合作。（3）应以谦虚豁达的态度，谨慎处理计划中的变更事项，避免引起有关人员的误解。

（4）再次检查工作计划表是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。（5）计划表使用完毕后要归档，以便日后总结查询。一、秘书自我时间管理概述二、秘书自我时间管理的基本原则三、秘书自我时间管理的方法第三节秘书自我时间管理第三节秘书自我时间管理第三节秘书自我时间管理第三节秘书自我时间管理一、秘书自我时间辅助管理概述

秘书的“份内”之事十分繁杂，工作内容和性质决定了秘书的时间分配比较琐碎，而且工作过程易受外界因素干扰或打断，自主的时间不多，如果缺乏时间管理意识，会很容易被工作淹没，劳而无功，因此，作为一名秘书，尤其需要强化一些时间管理的一般原则，把握一些针对自身规律的特殊原则，并熟练运用时间管理的一般方法以及适用于秘书工作的特殊方法，从而合理地安排、从容地应对自身的“份内”之事，实现高效的秘书自我时间管理。二、秘书自我时间管理的基本原则

（一）目标原则目标，是期望达到的成就或结果。秘书必须首先确立一个完整清晰，而且经过努力能够实现的目标，用目标控制自己的工作。

（二）计划原则计划是在确定的目标基础上，制定的未来行动纲领的先期决策，是为实现目标而设置的保障系统。秘书唯有建立统一协调的目标规划，认真执行，注重灵活性的同时控制好其中的关键点，才能有条不紊，忙而不乱。

（三）有序原则有序即先做什么后做什么，也就是按着一个较佳的时间次序来制订计划，开展工作。秘书人员要在具体工作中，注意使工作秩序条理化、复杂的事物简明化，并选择最合适的工作方法，使工作进行得有条有理。

（四）效率原则在保证质量的前提下，讲究工作速度，以最短的时间完成既定工作，这一点对工作繁杂的秘书人员来说无疑至关重要。

（五）平衡原则即制定时间计划时，要考虑生活的整体平衡，使工作时间和休息时间、业余爱好时间等保持协调，以获得最佳效益。

（六）“人际第一”原则是指一般情况下，当工作效率与人际关系发生冲突时，要以人际关系为重。秘书要清醒地认识到秘书没有“权力”，只有“执行力”，用心把握人际技巧，尤其遇到难以沟通的人，更要有耐心、讲方法，否则，没有他人的协作自己再怎么做好时间管理都没有用。二、秘书自我时间管理的方法

（一）时间管理目标法

1.拟定目标清单

2.制订时间标准

3.填写时间管理目标卡

4.控制5.总结、分析、评价、反馈

评分法：把预定时间内目标完成的程度定为6，复杂困难程度定为2，主观努力程度定为2（以10分计算）。计算公式：综合评价=完成程度+复杂程度+努力程度±修正值。

（二）时间计划表控制法详见第二节（三）ABCD时间管理法详见第一节

（四）记录统计法

秘书工作人员要提高时间的利用率和有效性，必须对自己和领导的实际消耗时间进行记录统计，通过对记录统计的分析，找出浪费时间的因素，提出减少浪费时间的措施，并把这些反思结果反映到时间计划表的下一轮拟订过程中去，从而使时间计划表更加接近工作目标。

1．记录统计法的实施原则（1）必须真实、准确（2）时间记录区要有代表性（3）避免错误重复出现，及时反馈（4）选择合适自己的记录方法

（1）记录统计法的实施可以通过两个记录表记载一是周计划表，这是秘书在周末对领导人和自身下周时间的预分配；二是日时间耗用记录卡，载明一天的实际时间消耗情况。

2．记录统计法的操作步骤

（2）把每一天分为间隔15分钟的时间段每小时后，记录前一个小时是怎样耗费的。记录时为节省时间可使用一些时间记录的符号。

代码活动必要时给出定义注释

C会议Committees

I采访Interviews任何有目的的提前会谈，正式的或非正式的

D讨论Discussion谈话，不包括在C和I下的谈话

E教育Education参与讲座、课程培训、会议和研习班………………时间记录符号代码活动必要时给出定义注释

J检查Inspection代领导视察工作，工作自检

Q旅行Ttraveling为了你的工作，不做以上的其他工作

T思考Thinking

O其他

Others详细说明时间记录符号

（3）一段时间记录之后，即转入分析计算阶段应当统计计算出各类时间耗费的总和，以及各类时间耗费的平均值，并以图表的形式明确地显示出来。（4）对照工作的有效性，分析时间耗用的情况，找出浪费时间的因素

A类：有哪些工作根本不必去做？在记录中占多少时间。

B类：哪些工作应由别人去做？或者别人去做比领导更合适，而领导未能授权。

C类：有没有浪费别人时间的工作？占多少时间？如果浪费了别人的时间，说明这项工作没有必要或有效性差。

D类：有哪些工作错误是重复了上次循环中的错误，占用了多少时间？错误一再出现，表明反馈机制不健全。

E类：领导人组织或参加会议占多少时间？对领导而言，会议超过了四分之一的时间，即表明过多了，影响了从事管理的时间。

F类。处理人事关系的时间是多少？如果处理人事关系的时间超过了十分之一，则表明机构中的人员过多，领导者时间的有效性被人事工作削弱了。对外部人际关系则应作实事求是的分析。（5）画出时间浪费排列图进行分析（6）在经过上述分析后，找到了时间的浪费因素，要一一制订具体控制措施，并反馈到时间计划安排表中去。

二、秘书自我时间管理失当及其应对

（一）克服做事拖延而造成的时间浪费秘书要锻炼自己的意志力，养成速战速决的习惯。改变思维：立即将必须做的任务做完，以便尽早将它忘掉。或将任务切成几块小的任务，然后逐一完成；或者先完成容易的部分，让事情有进度，看起来像做完80%一般，再完成关键的20%。

（二）克服计划欠妥而造成的时间浪费所谓的计划欠妥，是指计划制定得不够科学。要熟练把握并灵活运用时间管理的原则和方法，重视计划的制定工作，坚决不让欠妥的计划出台，这对于保证目标的实现至关重要。

（三）避免有求必应造成的时间浪费