财务共享影像管理系统需求说明书A1120150623国信合成

本文档所有-深圳市国信合成科技有限公司PAGE2保密资料编号:SiiT-XXJT20141029项目编号:SiiT-YBBX20150617内部资料，注意保密财务共享影像管理系统建设需求说明书xxxx财务共享影像管理系统项目需求说明书本文档所有-深圳市国信合成科技有限公司PAGE25保密资料编号：SiiT-YBBX20150617深圳市国信合成科技有限公司2015年6月17日文档属性文档属性内容项目名称xxxx财务共享影像管理系统项目编号SiiT-YBBX20150617文档名称需求规格说明书文档版本号V1.0文档状态讨论稿文档编写完成日期2015-06-17作者深圳市国信合成科技有限公司发布范围xxxx中国、深圳市国信合成科技有限公司文档变更历史清单文档版本号变更日期修改人备注V12015-06-17孟苏军新建V1.12015-06-23孟苏军修订3.本次修改变更说明序号变更内容简述V1.1补充影像系统与eform系统流程控制交互要求；增值税发票识别管理不纳入本期建设范围；eform引入影像条码进行单据管理.

目录TOC\o"1-5"\h\z\u1 引言 41.1编写目的 41.2项目背景 42 项目需求方案 42.1报账业务 42.1.1 关联科室 42.1.2 功能需求 42.1.3 业务覆盖范围 42.1.4 报账业务场景 42.1.4.1报账标准业务 52.1.4.1.1业务过程分解 52.1.4.1.2报账主流程设计 52.1.4.2报账补单业务 82.1.4.2.1业务过程分解 82.1.4.2.2报账补单流程设计 92.1.4.3报账退单业务 102.1.4.3.1业务过程分解 112.1.4.3.2报账退单流程设计 122.2电子凭证 122.2.1 关联科室 122.2.2 功能需求 122.2.3 覆盖范围 132.2.4 凭证业务场景 132.2.4.1 业务过程分解 132.3.4.2业务流程设计 142.3.4.3凭证其他要求 162.3广东省地方税收通用发票（电子）核验管理 172.3.1 关联科室 172.3.2 功能需求 172.3.3 覆盖范围 172.3.4 业务场景 172.3.4.1 业务过程分解 172.3.4.2 流程设计 172.4传票管理 192.4.1 关联科室 192.4.2 功能需求 192.4.3 业务覆盖范围 202.4.4 传票业务过程分解 202.5影像调阅优化管理 202.5.1 电子印章 212.5.2 水印管理 212.5.3 画笔管理 222.6接口要求说明 232.6.1 与eform系统相关 232.6.2 与sun系统 24引言编写目的对xxxx中国财务共享影像管理系统需求的实现方案进行详细描述，供需求方进行确认，同时作为项目后续设计、开发的依据。项目背景xxxx中国自从Efrom报销之后，通过网络化的报账费用处理，可以很便捷的实现集中化的财务处理模式，满足异地审批的业务需求。在公司管理领域，如何应对日益增长的纸质票据、记账凭证和纸质档案，以及多业务类型、多分支机构带来的一系列纸质单据的捕获、转换、识别、分类治理以及合规的挑战，已经成为大多数管理者迫切需要思考和探索的问题。当今全球范围内的企业越来越多的依靠信息化技术帮助维护纸质信息，提升工作效率，提高管理水平。因此需搭建集团统一的数据采集、存储、调阅的影像系统，实现报账单据，会计凭证等会计资料集中管理。项目需求方案报账业务关联科室报账业务部门、财务相关科室；扫描职责由会计初审岗承担。功能需求实现对报账单据扫描、上传；eform系统进行付款业务审批时可实时查阅相关单据影像，审批过程中可对影像发起修改指令，由初审会计完成单据影像修改任务处理工作。业务覆盖范围eform系统系统涵盖业务单据；主要费用类型：差旅、本地交通费、招待费、其他、预借现金、私车公用、HR相关、误餐津贴、个人电话费、供应商-物业租赁、采购供应商付款-其他、非采购供应商付款-其他报账业务场景2.1.4.1报账标准业务2.1.4.1.1业务过程分解业务起点报账流程描述如下：业务部门在eform系统发起业务报账流程，打印带条码的单据封面，由报账人整理报账资料、黏贴相关单据并提交至财务初审会计进行初审和扫描，再进行线上系统审批，直到付款、记账完成，图解如下：业务起点2.1.4.1.2报账主流程设计业务场景：登记接收——>扫描上传——>业务审批——>影像归档说明：业务审批—是指在eform系统中走的审批流程。场景描述：发起报账：在eform系统内，由报账员在eform系统中填写相关报账的内容信息，报账单据提交时，由eform系统调用影像管理系统接口，将对应的单据信息推送至影像管理系统，影像系统产生影像待办任务。eform系统系统会计初审岗不显示待办，待收到扫描完成通知后，再显示待办。eform系统调用接口：由eform系统调用影像管理系统接口，将对应的单据信息推送至影像管理系统；影像管理系统立即触发影像待办任务，任务触发成功后，eform系统将eform系统中的影像状态字段更新为【待接收】，并根据eform系统中预先设定的条形码规则自动生成具有唯一性的影像条码号。该编号规则建议如下：公司代码+两位年+4位月日+5位流水例如：G像管理系统生成待接收任务：影像管理系统根据eform系统推送的信息，将待接收任务添加到对应的初审会计的待办中。粘贴票据：报账员在eform系统完成制单后，打印单据封面（含条形码）、整理单据附件并将其他相关票据粘贴在粘贴单上；报账员提交单据：将粘贴好的票据提交至初审会计处。初审会计审批：对于初审岗是先审实物再扫描，还是先扫描凭证再审电子影像。初步确定是先扫描凭证再审电子影像。审批过程进行了单据退回修改，报账员修改信息提交需要再调影像接口同步数据；如果审批单据驳回后被报账员删除，需调影像退单接口通知影像系统作退单处理。初审会计登记接收：初审会计收到提交的单据时，对单据信息进行确认。并使用条码枪读取报账单上的条码信息，系统对单据信息进行记录。在登记接收后未扫描前，如果初审会计在票据审核时发现问题，可将单据从已接收状态变更为待接收状态。影像管理系统调用接口：影像管理系统通过调用eform系统的接口，将初审会计登记接收状态通知到eform系统。初审会计票据扫描：对于纸质审批通过的单据，由初审会计在影像管理系统中进行单据扫描。支持初审与扫描分离的模式，系统不限定初审与扫描为同一个用户。影像管理系统调用接口：影像管理系统在初审会计执行完扫描操作后，通知eform系统影像有效。eform系统在需要查阅影像的环节，通过影像管理系统提供的调阅接口进行影像信息的调阅。制证：SUN系统进行制证后eform系统对应的凭证号、期间等信息推送至影像管理系统。单据归档（接口）：影像系统接收到单据凭证信息后可进行单据自动归档；归档后的影像数据不可进行变更。影像补扫：当在审批、审核流程中，发现影像信息不够完整时，可通过影像查看页面上的评价功能，发起影像补扫要求。影像管理系统会将相应单据补扫要求推送至扫描员的待办信息中。在完成补扫后，再次通知eform系统影像生效。详见下面补单业务流程说明。eform系统退单：eform系统在审批流程中，如果出现需要退单（单据作废或者删除）的情况，需要通过接口通知影像管理系统退单。影像管理系统收到通知后，将单据对应的流程终止。后补发票：FSSC会计审核时，发现单据有缺少发票时（会计确认该单据可先付款），在eform系统勾选“缺少发票”勾选框，完成单据审批。调用接口：eform系统针对有标识缺发票的单据调用影像系统事后补单接口，影像系统记录该流程标识，待系统收到eform凭证信息后先提交归档，然后自动发起事后补充流程。完成补单：初审会计根据报账人提交的发票完成补单扫描，影像系统流程待结束。FSSC发票确认：FSSC会计根据补充扫描的发票进行审核确认，影像有异议可发起影像补充流程；无异议审核通过，影像系统流程结束。2.1.4.2报账补单业务2.1.4.2.1业务过程分解业务场景：业务审批环节（会计初审岗、费用审核岗、会计复核岗），发现影像不满足报账业务要求时可对影像发起修改指令；进行影像任务处理岗位为：会计初审岗业务过程图解如下：2.1.4.2.2报账补单流程设计场景描述：发起补单：扫描员完成实物资料的采集上传操作后，eform系统可以进行影像的调阅。共享初审会计进行单据审批，如果发现影像不符合要求（影像缺漏、扫描不清楚等），可以对影像发起删补单扫描任务，由扫描员进行补扫操作。单据重扫：直接下发删补任务，由扫描员直接补扫纸质资料。上传成功通知eform系统补扫完成。注：所有补扫任务都指定退回至原主单扫描操作人。eform系统系统接收到影像系统单据状态时，保存在eform系统系统中；eform系统单据流转受影像系统单据状态的约束,单据未扫描、重扫中时流程需暂时挂起.2.1.4.3报账退单业务2.1.4.3.1业务过程分解业务场景：影像系统退单是指，报账人在eform系统对发起的报账业务单据进行删除、作废操作时，该单据在业务系统中（eform系统）已处于作废状态，图解过程如下:2.1.4.3.2报账退单流程设计场景描述：单据删除：如果驳回到报账员，报账员进行单据删除操作。退单确认：在影像系统操作退单确认操作，记录单据已经完成退单，结束终止。电子凭证关联科室会计核算部相关科室功能需求通过影像系统与SUN系统系统集成管理，获取SUN系统系统中会计凭证电子信息，将其转化为电子影像，并实现与报账单附件进行关联管理，方便后续凭证的整体调阅；通过在影像系统进行凭证打印操作（可打印电子凭证），优化现有凭证匹配方式。规范会计凭证管理流程，实现会计凭证电子化管理，将现有线下的凭证分册、入库操作引入影像系统中，实现对原始会计凭证的实物管理功能，方便后续会计凭证的快速查询。电子凭证样张覆盖范围凭证类别：会计记账所有应付凭证范围界定：会计记账所有应付凭证、实付凭证不纳入管理凭证业务场景业务过程分解记账会计根据资金系统支付成功状态，在SUN系统系统制作记账凭证，凭证生成后，影像系统定期获取会计凭证信息，并将其影像化。2.3.4.2业务流程设计影像管理系统从SUN系统中获取凭证封面信息，根据这些信息生成对应的凭证影像信息，并进行保存。利用生成的凭证信息可实现报账单与凭证的自动匹配，在系统内维护一份完整的电子凭证信息。并根据业务的要求执行分册、装盒操作，实现对会计档案的跟踪管理。场景描述：影像管理系统获取凭证信息：影像管理系统通过接口从SUN系统系统中获得凭证的相关信息，包括凭证抬头以及明细信息。SUN系统系统根据与影像管理系统间的接口规范，向影像管理系统提供相关数据。生成凭证电子影像：影像管理系统根据收到的数据，遵照凭证的样式，生成凭证电子影像。凭证匹配：根据报账单制证时所回传的凭证号信息，将扫描的报账单影像与电子凭证影像自动匹配，生成一份完整的电子凭证影像。并可提供基于凭证信息的相关查询功能；针对线下业务部分凭证需要人工进行匹配。凭证装箱：根据会计凭证的装订办法进行凭证分册后，实现装箱管理；进行装箱操作时，提供输入装箱编号字段（必输项）、备注字段（可选项）。入库：记录凭证装箱后存入库房的对应信息。基于以上各个环节的操作所搜集的信息，能够在系统内实现凭证账册的查询，并能直接调阅凭证电子影像信息，影像信息包含报账单等凭证附件。同时能够定位到此凭证所在箱子以及库位信息，可快速进行纸质档案的调取。2.3.4.3凭证其他要求凭证样张展示：凭证影像样式要求：在现有样张基础上，样张右上角增加影像条码（即：将传票编号转化为条形码形式展现）凭证接口参数要求：除凭证样张上述字段外，增加凭证系统来源字段（该字段作为凭证检索查询条件之一）来自eform系统单据，存在一个表单对应多比传票号（一个传票号对应一个会计帐套）；表单与凭证关联使用的关键条件是：影像条码号；系统支持通过影像条码号可以调阅该单据所有传票影像信息。广东省地方税收通用发票（电子）核验管理关联科室报账业务部门、财务相关科室；功能需求通过对报账单据进行批量扫描时，遇到增广东省地方税收通用发票（电子），可筛选出广东省地方税收通用发票（电子）并实现发票要素信息提取，实现非结构化数据向结构化转化。实现对广东省地方税收通用发票（电子）智能校验管理，减轻人工校验工作量，提升单据审核效率。覆盖范围广东省地方税收通用发票（电子打印版），不包含深圳地区业务场景业务过程分解报账单据进行批量扫描系统实现自动广东省地方税收通用发票（电子）筛—影像处理—识别要素定位要素提取—发票核验流程设计校验流程如下：各个流程环节描述如下：扫描员提交单据：扫描员完成报账单扫描后，提交影像资料。自动搜寻二维码：系统接收到扫描员上传的影像后，自动搜寻影像中的二维码信息。识别发票信息：对于搜寻到电子发票的情况，系统对发票信息进行识别。校验发票信息：使用识别的发票信息，通过网络调用税局网站进行发票信息的校验。对于已经稽核通过的发票信息，在发票上增加稽核通过印鉴、如果未稽核通过则加盖未校验印鉴。提交稽核待办：将稽核待办提交至稽核人员。发票影像稽核：稽核人员对影像进行查阅，处理流程为：传票管理关联科室财务相关科室；扫描职责由会计初审岗承担。功能需求收支业务系统完成资金支付后，对收到银行提供的传票及公司管理所需附件资料进行在影像系统进行录入、扫描、上传；影像系统提供传票号码、机构、扫描员、扫描时间等查询条件业务覆盖范围收入类传票单据。传票业务过程分解传票录入—传票扫描—传票审核—结束传票录入：录入传票编号确认后，影像系统产生一条待扫描任务；影像编号为机构编码+传票编号；格式举例:AT123456(AT为机构编码、123456为传票编号)传票扫描：登录影像系统采集端进行传票扫描，单据扫描后，手工修改单据编号为影像条码号后，审核无误时进行单据上传。单据审核：登录影像系统web端，在审核待办进行单据影像审核，审核无误，流程结束；对影像有异议需要修改时可发起影像修改指令，重扫任务完成后，需继续进行单据审核。影像调阅优化管理为加强电子影像安全管理、降低企业财务风险和业务审批更加人性化考虑，设计更加优秀的系统功能模块，拟使用以下三个管理功能。电子印章针对已审核、已付款完毕的影像加盖电子印章，防止重复报账、充分发挥影像审批管控作用；单据归档状态时显示：已付款。效果示意图如下：水印管理实现对影像调阅可追溯管理，引入水印技术：通过在影像查看页面图层增加显示当前单据调阅着使用的账号、时间等关键信息，加强影像调阅安全。效果图如下：当影像被另存到本地时，确保资料被正规、有效地使用。画笔管理单据影像审批过程中，将审批意见在影像上直接标注，实现灵活的线上沟通。支持荧光笔、签字笔、文本备注，采用图层方式实现，画笔不影响原图数据.接口要求说明与eform系统相关扫描任务归属：以Eform系统表单上company字段确定；该字段与影像系统