学校办公室会议管理制度

学校办公室会议管理制度第一章总则

学校办公室会议管理制度旨在规范学校各类会议的组织、召开及管理，确保会议高效、有序进行，提高决策效能，加强部门间的沟通与合作。以下总则对会议管理制度的基本原则、适用范围、会议类型及参会人员等方面进行规定。

一、基本原则

1.实事求是：会议讨论应基于实际情况，充分调查研究，确保决策的科学性和实用性。

2.民主集中：充分发扬民主，广泛听取意见，集中统一决策，确保决策的民主性和权威性。

3.高效有序：会议应注重效率，合理安排时间，确保会议目标的实现。

4.公开透明：会议内容、议程和结果应适时向相关人员公开，提高决策的透明度。

二、适用范围

本制度适用于学校办公室组织召开的各类会议，包括但不限于以下类型：

1.办公室日常工作例会

2.部门协调会

3.专题研讨会

4.学校领导召开的各类会议

三、会议类型及参会人员

1.办公室日常工作例会：由办公室主任主持，办公室全体成员参加。

2.部门协调会：由相关职能部门负责人主持，相关部门人员参加。

3.专题研讨会：由相关专题负责人主持，邀请相关领域专家、学者及学校相关人员参加。

4.学校领导召开的各类会议：由学校领导主持，根据会议主题邀请相关人员参加。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场。

2.会议讨论应围绕主题进行，禁止涉及与会议无关的内容。

3.参会人员应遵守会议时间，按时到场，不得迟到、早退。

4.会议内容应保密，未经允许，不得泄露会议讨论情况。

五、制度修订

本制度根据学校办公室工作需要适时修订，修订后的制度经学校领导批准后生效。

六、解释权

本制度的解释权归学校办公室所有。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，以下对会议的筹备、召开、记录及总结等流程进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据学校办公室工作需要，明确会议的主题和目标。

2.制定会议议程：根据会议主题，拟定会议议程，包括会议议题、讨论重点、预计时间等。

3.召集参会人员：根据会议主题和议程，确定参会人员，并向相关人员发出会议通知。

4.会议资料准备：整理与会议主题相关的资料，提前分发给参会人员，以便提前了解会议内容。

5.会议场地安排：根据参会人数和会议需求，选择合适的会议室，并确保会议室设备齐全、环境舒适。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，以确认参会人员到齐。

2.会议主持人介绍：会议主持人应介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和任务。

3.会议讨论：根据议程，逐项进行讨论。会议主持人应引导参会人员围绕主题展开讨论，确保会议内容充实、高效。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，对会议议题进行表决或决策，形成会议纪要。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议成果和下一步工作安排。

三、会议记录

1.会议记录人员应认真记录会议讨论内容、决策结果及参会人员意见。

2.会议记录应客观、真实、完整，不得遗漏重要信息。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

四、会议纪要的发放与反馈

1.会议纪要应尽快发送给参会人员，以便相关人员了解会议内容。

2.参会人员应对会议纪要进行认真阅读，并在规定时间内提出意见和建议。

3.会议纪要的修改和完善：根据参会人员的反馈，对会议纪要进行修改和完善。

五、会议总结与跟踪

1.会议主持人或相关人员应对会议成果进行总结，分析会议中存在的问题和不足，为下一次会议提供改进方向。

2.会议决策的落实：根据会议纪要，明确责任人和完成时限，确保会议决策的落实。

3.会议跟踪：对会议决策的执行情况进行定期跟踪，了解工作进度，协调解决问题，确保工作顺利进行。

六、会议评估与改进

1.定期对会议流程、效果等方面进行评估，收集参会人员的意见和建议。

2.根据评估结果，对会议管理制度进行改进，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下对会议纪要的审批、发布、执行及监督等环节进行详细规定。

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要经会议主持人审核后，提交给学校办公室负责人审批。

2.审批通过的会议纪要，由学校办公室统一发布，确保相关人员及时获取。

3.会议纪要的发布形式包括但不限于电子邮件、内部通知等。

二、会议纪要的执行与分工

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.责任人根据会议纪要的要求，制定具体实施方案，并报学校办公室备案。

3.学校办公室负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项工作有序推进。

三、会议纪要执行的监督与检查

1.学校办公室定期对会议决策的执行情况进行监督检查，了解工作进度，发现问题及时协调解决。

2.各部门应主动汇报会议决策的执行情况，积极配合学校办公室的监督工作。

3.对会议决策执行不力的部门或个人，学校办公室有权进行通报批评，并追究相关责任。

四、会议纪要的更新与反馈

1.会议纪要的执行过程中，如遇到问题或需调整决策，责任人应及时向学校办公室反馈。

2.学校办公室根据反馈情况，对会议纪要进行更新，并重新发布。

3.更新的会议纪要需重新提交审批，确保决策的科学性和实用性。

五、会议纪要执行的总结与评价

1.会议纪要执行完毕后，学校办公室应对执行情况进行总结，分析存在的问题和不足，为今后类似会议提供借鉴。

2.定期对会议纪要执行情况进行评价，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。

3.通过总结与评价，不断提高会议决策的执行力和会议纪要的质量。

六、会议纪要的归档与保管

1.会议纪要执行结束后，学校办公室应将会议纪要及相关资料进行归档，便于查阅和追溯。

2.会议纪要的保管应严格遵守保密制度，确保信息安全。

3.会议纪要的归档和保管期限，按照学校相关规定执行。

第四章会议室管理规定

为提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行，制定以下会议室管理规定，对会议室的预订、使用、维护等方面进行明确。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由学校办公室统一管理。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向学校办公室提交会议室申请，填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

3.学校办公室根据申请顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室使用。

二、会议室使用

1.会议室使用时应严格按照预订时间进行，不得随意占用或提前结束。

2.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、乱丢杂物。

3.使用会议室时，应爱护会议室设备，如遇到设备故障，应及时向学校办公室报告。

4.会议室使用完毕后，应关闭电源、水源，整理会议室环境，确保会议室恢复原状。

三、会议室设备管理

1.学校办公室负责对会议室设备进行定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用人员应熟悉设备操作方法，避免因操作不当造成设备损坏。

3.若会议室设备出现故障，学校办公室应及时联系维修人员进行维修，确保会议的顺利进行。

四、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由学校办公室指定专人负责管理。

2.使用会议室时，需向学校办公室领取钥匙，并在会议结束后归还。

3.钥匙管理人员应妥善保管钥匙，不得随意借出或遗失。

五、会议室使用费用

1.学校内部部门使用会议室，原则上不收取费用。

2.如涉及特殊设备或消耗品，根据实际情况，学校办公室可适当收取费用。

3.学校外部单位使用会议室，按照学校相关规定收取会议室使用费。

六、会议室管理规定监督与执行

1.学校办公室负责对会议室管理规定进行监督与执行，对违反规定的部门或个人进行通报批评，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.各部门应积极配合学校办公室，共同维护会议室管理秩序，确保会议室的高效使用。

第五章附则

一、本制度的解释权归学校办公室所有。

二、本制度自发布之日起实施，原有相