工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范

第第页工学院各类归档文件料子载体使用要求及书写规范原中工学院各类归档文件料子载体使用要求及书写规范为加强我校档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积累档案史料，更好地为学校各项工作服务，依据20**豫政[72]号《河南省国家行政机关公文处理实施方法》的规定，现将学校各类归档文件料子载体使用及书写要求规范如下：一、文件料子载体使用要求1.各类归档文件料子载体应符合国家规范要求，归档的纸质料子的质量应实现色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。2.公文用纸幅面规格要统一规范，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），人事档案料子用纸一般采用国际标准B5型（257mm*182mm），有特殊要求的除外。3.教学类、科研类（包含学籍表、成绩单、研究生教育使用的各类表格、科研成绩、计划等）及其它类归档的文件料子，使用的纸质料子参照行政机关公文用纸的规格（入人事档案的料子除外）。4.基建档案类图纸部分的纸质料子，按行业规范执行。5.声像类归档的载体料子较为多而杂，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清楚、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像料子相对应的文字说明料子；照片归档时，底片、文字说明必需随之一同归档。6.学生成绩大表上必需粘贴照片。二、书写及字迹料子的要求1.各类归档文件料子字迹要工整、清楚、不要书写错字、别字及不规范的简化字。2.学校各级领导、各部门无论是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必需使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色抄录油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。3.凡需归档的传真电报和其它传真件，收到后应立刻复印,并将传真件同复印件一起归档。4.凡归档的文件料子，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置（应在2.5cm以上）。三、工作中严格要求，严格管理学校各单位办公室应加强对文件料子的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查，凡不符合上述要求的文件料子应退回改正后再归档。四、本规范由学院办公室负责解释，自下发之日起执行，其它与本规范冲突的规定自行废止。篇2:工学院人事档案判别归档制度原中工学院人事档案判别归档制度1.判定料子是否属于所管干部的料子及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的料子，应清理出来。对其中有保管价值的文件资料，可交文书档案或转交组织部、人事处。无保管价值的，应登记报主管领导批准销毁。2.审查料子是否齐全、完整。注意人事档案的成套性，对头尾不清、来源和时间不明的料子，要请组织、人事部门查清注明后再归档。3.审查料子是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章，应有本人的签署看法或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求，手续不完备的档案料子，须请有关职能部门补办完手续后再归档。4.判别中发现涉及干部政治历史问题或其它紧要问题，需要查清的料子及未办理完毕的料子，不能归入人事档案，应交有关组织处理。5.判别时，发现档案中缺少有关料子，要及时进行登记并报请组织部、人事处收集增补。篇3:工学院送交人事档案料子归档工作制度原中工学院送交人事档案料子归档工作制度1.全院建立自动送交干部档案料子归档的工作制度，形成档案料子的部门，确定专人负责，及时地将形成的干部档案料子送交档案室归档。2.送交的档案料子必需符合档案收集范围且为办理完毕的正式料子。3.归档料子先交组织部、人事处判别，属于干部档案的内容，料子必需完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，并写明承办单位及时间。4.归档手续必需完备。归档的料子，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的料子，（如审查结论、复查结论、处分决议或看法、组织鉴定等）一般应有本人签字（特殊情况下，本人未见面签字的由组织注明）。5.送交的料子如不符合归档要求时，档案室要及时通知组织部、人事处，补送料子或补办手续，形成料子的部门要按规定办理。6.送交的干部档案料子若有涂改、伪造的要坚决予以清除，并报请主管领导追究有关人员的责任。7.送交的干部档案料子的载体应使用规定的办公用