工地会议室管理制度

工地会议室管理制度第一章总则

为确保工地会议室的高效使用，提高会议质量，明确会议流程及责任分工，特制定本管理制度。本制度适用于工地内所有会议室的预定、召开及管理。

一、目的

1.规范工地会议室的使用，提高会议效率，确保会议目标的实现。

2.保障会议室资源合理分配，满足各类会议需求。

3.强化会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的执行。

二、适用范围

1.本制度适用于工地内所有会议室。

2.工地内各部门、单位及外来单位使用会议室，均需遵守本制度。

三、基本原则

1.会议室使用遵循“先申请、后使用”的原则。

2.会议室资源分配遵循“公平、公正、公开”的原则。

3.会议纪要的跟踪落实遵循“及时、准确、高效”的原则。

四、责任分工

1.会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护及预定工作。

2.会议召集人负责会议的组织、召开及会议纪要的编写、跟踪落实。

3.与会人员负责按时参加会议，积极参与讨论，并对会议决策的执行负责。

五、会议类型

1.例会：定期召开，讨论日常工作及问题。

2.专题会：针对特定议题或项目召开。

3.紧急会议：遇突发事件或紧急情况时召开。

六、会议召开时间

1.会议召开时间原则上安排在工作时间，确需在非工作时间召开的，需提前通知与会人员。

2.会议召开时长应根据会议内容合理安排，避免过长或过短。

七、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门、单位及个人应严格遵守本制度，共同维护会议室的正常秩序。

第二章会议流程

一、会议预报

1.召集人应根据会议目的、议题和参会人员，提前制定会议预报，明确会议时间、地点、议程及参会要求。

2.会议预报需经相关部门或领导审批同意后，提前至少一个工作日发布。

二、会议通知

1.会议室管理部门收到会议预报后，负责向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应确保发送到每位与会人员，可通过电话、短信、邮件等多种形式进行。

三、会议签到

1.与会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

2.签到方式可采取纸质签到、电子签到等形式，确保会议出席情况的真实记录。

四、会议召开

1.会议召集人应按照预定议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音，避免影响会议进程。

3.会议召集人应引导与会人员进行充分讨论，确保议题得到有效解决。

五、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，确保会议内容的完整记录。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决策结果等内容。

六、会议决策

1.会议决策应在充分讨论的基础上，形成明确、具体的决策结果。

2.会议决策应记录在会议纪要中，并由会议召集人签字确认。

七、会议总结

1.会议结束后，会议召集人应对会议进行简要总结，概括会议成果，强调会议决策的执行要求。

2.会议总结应记录在会议纪要中，便于后续跟踪落实。

八、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、签到表等会议资料应整理归档，由会议室管理部门负责保管。

2.会议资料归档应按照规定期限进行，确保资料的完整性和可追溯性。

九、会议反馈

1.与会人员应对会议效果、组织等方面进行评价，提出改进意见和建议。

2.会议召集人应根据反馈意见，及时调整会议组织工作，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写与分发

1.会议结束后，会议召集人应在24小时内完成会议纪要的编写，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等关键信息。

3.编写完成的会议纪要需经会议召集人审核后，及时分发给所有与会人员和相关执行部门。

二、会议纪要的执行与监督

1.与会人员和相关执行部门收到会议纪要后，应按照纪要中明确的决策和分工，按时推进工作。

2.会议召集人应定期对会议纪要的执行情况进行跟踪，确保决策得到有效实施。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，应及时沟通协调，必要时召开专题会议予以解决。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任人应在规定时限内完成相关工作，并向会议召集人反馈执行情况。

2.会议召集人应组织对会议纪要的执行效果进行评估，总结经验教训，为后续工作提供借鉴。

3.对未按期完成或执行不力的责任人，应视情况采取相应措施，确保会议决策的严肃性。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要的纸质版和电子版均应归档保存，以备查阅。

2.会议室管理部门负责会议纪要的归档工作，确保资料的完整性和安全性。

3.会议纪要的查阅应遵循保密原则，严格控制查阅范围和权限。

五、会议纪要的持续改进

1.定期对会议纪要的编写、执行、反馈等环节进行总结，发现问题，持续改进。

2.通过培训、研讨等方式，提高会议纪要编写质量，提升会议决策的执行效果。

3.鼓励与会人员积极提出改进意见和建议，优化会议纪要的管理流程。

第四章会议室管理规定

一、会议室预定

1.会议室使用需提前预定，各部门或单位应提前至少一个工作日向会议室管理部门提交会议室预定申请。

2.预定申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型、所需设备等详细信息。

3.会议室管理部门根据预定申请及会议室使用情况，合理安排会议室资源。

二、会议室布置

1.会议室管理部门应根据会议需求，提前布置会议室，确保座椅、设备等齐全、完好。

2.会议召集人可提出特殊布置需求，由会议室管理部门协助完成。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责会议室设备的日常维护、管理和使用。

2.与会人员应爱护会议室设备，遵守设备操作规程，如遇问题及时与会议室管理部门联系。

四、会议室卫生与安全

1.会议室管理部门负责会议室的卫生清洁工作，确保会议环境整洁、舒适。

2.会议室内严禁吸烟、乱丢杂物，保持良好的卫生习惯。

3.会议室管理部门应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保会议安全。

五、会议室使用规范

1.与会人员应遵守会议时间，按时参加会议，如有特殊情况需提前向会议召集人请假。

2.会议期间，与会人员应保持秩序，关闭手机或调至静音状态，不得随意离场。

3.未经允许，严禁携带外来人员进入会议室。

六、会议室资源调配

1.会议室管理部门应根据会议需求及实际情况，合理调配会议室资源，确保会议室使用效率。

2.在会议室资源紧张时，会议室管理部门可优先保障重要会议需求。

七、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据实际情况制定，由会议室管理部门负责收取。

2.各部门或单位应按时支付会议室使用费用，如有特殊情况需提前与会议室管理部门沟通。

八、会议室管理制度的修订与完善

1.会议室管理部门应定期收集会议室使用过程中的意见与建议，及时修订和完善会议室管理制度。

2.修订后的会议室管理制度需报领导审批，并通知相关部门和单位。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可