项目商务人员工作流程梳理

项目商务人员工作流程及相关要求,,,,,

序号,阶段,分项,内容,时间要求及注意事项,相关规章制度

一,"开

工

阶

段",基础资料,按公司、分公司资料管理制度要求建立统一规范的经营资料目录和体系,进场一周内完成,"中建三总经字[2005]98号《工程造价资料管理办法》

中建三总山字[2011]95号《关于对项目商务资料进行标准化管理的通知》"

,,,收集投标资料、施工合同、开工报告、图纸会审等资料,,

,,合同管理,协助市场营销部完成投标及施工合同交底工作，收集整理书面施工合同交底和投标交底记录,"1.合同谈判过程的了解；

2.做好合同风险分析及应对策略的讨论，为整体策划做准备。

3.注意管理人员或主要领导变动时的交底",《项目管理手册》

,,商务策划,按公司统一规范要求组织完成项目商务策划书，经分公司商务管理部初审后组织分公司会签。,编制时限：项目经理部主要管理人员进场后成立商务策划小组，结合投标策略书在一个月内编制商务策划书。对工期紧或合同签订滞后的项目，可进行分段策划。,"《项目商务策划管理办法》制度编号：ZD_YW020303

中建三总商字[2013]290号关于催缴风险抵押金的补充通知

中建三总山商字[2013]96号关于印发《中建三局工程总承包公司山东分公司风险抵押金催缴管理办法（试行）》的通知"

,,,商务策划、目标责任管理、签证索赔、成本分析、分包管理、专项商务策划等规章制度的交底和学习,灵活安排学习和交底活动,公司各类制度文件

,,成本管理,完成施工图预算及结构部分分层预算的编制工作,开工一个月内,中建三总山商字[2011]97号《山东分公司集中算量管理办法》

,,,与分公司商务部核对确认成本测算，在分公司规定时间内签订项目管理目标责任书，牵头确定计划成本及各项控制指标；根据项目管理目标责任状，组织项目经理和项目各岗位管理人员签订成本下沉目标责任状,《项目管理目标责任书》签订完成时间控制：项目施工合同（或项目开工）后，特大型项目60天内，大型项目45天内，中小型项目30天内。三边工程或遇特殊情况可适当延长，原则上不超过90天。,《项目目标责任管理办法》制度编号：ZD_YW0204

,,,做好前期临建投入、间接费投入与责任成本的对比分析,分包招标时做好测算对比工作，提醒项目经理责任成本管控目标及项目实际情况,

二,"施

工

阶

段",基础资料,收集甲方通知单、会议纪要、设计变更、技术核定、现场签证等资料原件，保证各种资料收集齐全，整理规范，装订成册并及时归档,与工程进展同步，至少每月清理一次,"中建三总经字[2005]98号《工程造价资料管理办法》

中建三总山字[2011]95号《关于对项目商务资料进行标准化管理的通知》"

,,,收集和装订甲方报量审核的原始资料，并建立统计台帐,"1、报量中涉及按形象进度调差的主材量控制；

2、做好审核量和实际付款量的统计跟踪（甲供材对比，水电费单价收集等）

3、收集业主审批付款凭证",

,,,所有报出资料必须留存接受单位的签收记录,注意签收人员的效力,

,,,"收集项目钢筋翻样样表原件，建立分层台帐,钢筋翻样量调整时翻样人员须提供书面资料（注明调整原因，部位及工程量明细）",过程中应对比核查,

,,,做好各项经济资料的保密工作,重要电子文档应加密，文件柜保管责任到人,

,,分包合同管理及施工管理,项目部向分公司提交当月分包计划,每月5号前,"《招标管理规定》制度编号：ZD_GL030104

《专业分包管理办法》制度编号：ZD_YW0309

《授权管理规定》制度编号：ZD_GL0305

《合同管理规定》制度编号：ZD_GL030401

中建三总山办字[2013]161号关于规范山东分公司收文管理制度的通知

关于明确总承包公司土建与安装分公司配合费内容的规定

中建三总山工字[2012]99号关于印发《山东分公司劳务用工与工资支付实名制管理办法》的通知

"

,,,每项分包工程必须提前至少15天向分公司提交分包申请，内容必须填写详细、准确，项目必须将留底资料装订成册归档,提前至少15天,

,,,每项分包工程必须进行专项商务策划（技术和现场人员参与），在提交分包申请时作为附件报分公司，项目必须留底。,部分难度较大的应附专项施工方案（土方，石材，保温等）,

,,,项目经理及技术、商务人员应按分公司要求按时参加开标活动，并积极参与谈判和定标工作,,

,,,招标文件及分包合同初稿发至项目3日内完成合同评审并向分公司反馈项目书面评审意见,,

,,,定稿分包合同发至项目3日内完成签订工作并报送分公司,,

,,,劳务合同及专业分包合同签订后7天内完成合同交底工作，且有书面交底记录，签字齐全,7天内完成，所有合同均应有交底记录,

,,,项目应在分包合同范围内安排施工任务，不得随意增减合同内容，分包结算超出合同暂定额的报分公司批准签订补充协议；,注意及时统计结算金额并完善手续,

,,,项目权限范围内（劳务及分包5万元）及时定价，合理准确，手续的完善，若超出项目权限应及时报送分公司签订协议。,及时清查统计，并完善手续,

,,,收集各劳务及专业分包单位资质证明资料并装订成册,与分包合同核对,

,,,协助项目领导做好分包队伍的管理工作，确保不出现堵门、闹事现象，未书面申请或报告分公司同意，不得擅自安排队伍进场施工,,

,,,按分公司要求及时对分包单位季度及年终考核，确保考核客观、准确，经项目经理签字后报分公司,,

,,分包结算管理,在项目第一次分包及劳务结算之前对项目全体人员及分包单位负责人进行分包结算交底工作，交底内容包括工单开具流程、内容要求、时间要求、签字要求等，必须留存书面交底记录；保证分包及劳务结算依据充分，手续完善，准确无误,"每月20日前（相关部门必须给定具体的结算意见，评定各项工作是否满足要求,工长开工应有计算式，月结月清制度的执行）","《内部审计管理办法》制度编号：ZD_GL030202

《分包结算管理办法》制度编号：ZD_YW031001

《工程劳务分承包管理办法》制度编号：ZD_YW0308

中建三总山工字[2012]103号山东分公司劳务分包管理细则"

,,,规范合同工作内容，减少因返工、返修发生的人工费支出，同时对上一工序留下的工程质量问题需下一工序修复的费用，在结算时从上一工序扣除支付下一工序，避免因工程质量、工作内容的变更引发重复结算,代工及扣款应予以统计建立台账，证据充分,

,,,按公司、分公司要求在每月27日前完成分包结算并完成相关签字盖章手续，报送财务部入账,,

,,,专项工种劳务分包工程总体计时工控制在人工费总额的6％以内，扩大劳务分包的工程总体计时工控制在人工费总额的3％以内。,注意计时工的台账统计及计时工比例的控制，合理确定分包合同内容，尽量避免计时工的发生,

,,,每项分包工程完工并验收合格后45天内办理完分包及劳务结算，按分公司要求（附往月过程结算资料、预算工程量和结算工程量对比分析、最终效益对比分析等）报商务管理部审核,,

,,,合同明确按业主结算价款上缴管理费或合同明确先办理业主结算的分包结算，在与业主办理完结算一个月内分包结算办理完毕,注意各项扣款、罚款及代工的处理。,

,,商务管理,建立各项对外资料经济性评审制度，项目所有涉及经济的技术资料及对外联系函、现场签证等必须经商务人员评审,做好记录工作,"《项目专项商务策划管理办法》中建三总商字【2011】77号文

中建三总山商函[2011]6号关于进一步加强项目专项商务策划立项的通知

《全面风险管理办法》制度编号：ZD_GL0303"

,,,建立项目商务策划的动态管理制度，牵头分阶段或每月召开商务例会或经济活动分析会，对商务工作开展情况进行总结并拟定后期工作重点,,

,,,根据商务策划动态管理内容，及时补充和完善商务策划书,专项商务策划的收集整理，阶段性对项目商务工作进行分析和总结,

,,,依据合同约定，及时向甲方报送月度报量，督促甲方尽快审核及时确权，确保甲方审核量大于公司报量，确保按合同约定回收工程款。,一般为20~25日左右（具体按施工合同执行）,

,,,确权率台账，根据项目每月业主产值审定情况及对应的成本情况，建立台账,季度确权专项奖罚考核时间为次季度首月20日之前，业主审量确定后即可申报,《项目过程确权管理规定》制度编号：ZD_YW031305

,,成本管理,根据进度计划完成情况，每月20日前向项目技术部提供本月公司报量产值，确保数据准确无误（最终项目经理签字后由技术部统一报送）,每月20日前,

,,,"按分公司要求每月开展项目成本分析，要求做合同收入与责任成本和实际成本的三算对比,确保口径统一，各项数据准确无误，成本分析前项目组织统一节点，填报成本分析收入一览表，签字齐全；",依据每月20日公司报量及分包结算进度描述盘点项目收支情况，下月8日前完成本月成本分析工作，召开经济活动分析会并准确填报商务报表,"《建造合同收入确认管理办法》制度编号：ZD_GL020501

《项目经济活动分析与成本管理办法》制度编号：ZD_YW0312

《项目综合管理目标考核办法》制度编号：ZD_GL010501"

,,,按要求每月8日向分公司经营部报送商务报表,每月8日,《商务报表管理办法》制度编号：ZD_YW031302

,,,根据公司、分公司规定进行责任成本的动态调整,公司规定按月进行，分公司要求至少一个季度调整一次,关于印发《中建三局工程总承包公司山东分公司责任成本动态调整管理办法》的通知【中建三总山商字[2011]121号】

,,,对公司各项检查或业务检查提出的问题在3天内进行整改并向部门递交整改回复，项目留底；,,《审计意见整改落实和跟踪管理办法》制度编号：ZD_GL03020202

,,,安全文明施工、计时工、合同外施工签证资料收集整理应按照当日发生当日统计的原则进行统计汇总,,"中建三总山物字[2011]70号关于印发《中建三局股份公司工程总承包公司山东分公司周转材料内控管理办法》的通知

中建三总山物字[2011]69号关于印发《中建三局股份公司工程总承包公司山东分公司商品混凝土内控管理办法》的通知

中建三总山物字[2011]67号关于印发《中建三局股份公司工程总承包公司山东分公司项目钢材内控管理办法》的通知

中建三总山物字[2012]67号关于印发《中建三局（股份公司）工程总承包公司山东分公司料具管理办法》的通知

中建三总山物字[2013]165号关于规范项目临建设施的通知"

,,,对混凝土要求每次浇注完毕进行预算量和实际消耗量的对比，确保混凝土消耗在计划控制范围内吗，切实做好三算对比工作，及时奖罚兑现,钢筋制作废品率不得高于钢筋料表数的1.5%，商品砼责任成本按照图纸算量计算，结算严格依据合同办理（及时与物资部、财务部核对），现场搅拌砼材料用量按实际配合比的103%进行控制，其他主材的损耗率不得超过消耗量定额损耗率的70%；其他未明确事项依据公司制度文件执行。,

,,,对钢筋要及时分层将预算量和实际消耗量进行对比，确保钢筋消耗在计划控制范围内,,

,,,钢管损耗比例按1%控制，扣件损耗比例按2%控制，模板木方消耗费用按模板接触面积（元/m2）控制。具体指标根据责任状要求执行,,

,,,对其他主材的使用情况及时统计核算，确保各项生产要素的可控性；在材料调拨、限额领料、材料进出场控制等起到监督及管控作用，确保各项材料消耗在计划控制范围内,,

,,签证索赔,积极参与现场管理，督促工长及相关人员及时办理签证（或收集签证索赔证据资料）在合同约定时间内报送签证索赔，依据充分有效，表述严谨，有报送记录和留底记录；,一般为签证事项发生14天内报送，过程及时追踪。具体按照施工合同执行；注意签证的时效性、有效性和可算性,《工程签证索赔管理办法》制度编号：ZD_YW031303

,,,建立签证索赔工作的滚动台帐，及时了解签证工作的进展，督促主办人员及时催促甲方及监理，确保现场签证单在合同约定的时间内确认；主动参与办理,每月梳理调整，并在项目召开经济活动分析会时及时通报，制定整改措施，及时考核奖罚,

,,,当月的签证、技术核定单、设计变更等经济资料在当月编制预算收入,与每月甲方报量同步审核，确保该部分权利得到确定,

,,,按要求统计签证索赔台账，有收入与成本的详细对比和效益分析，在向分公司报送商务报表时准确填写《项目收入成本变化统计分析表》签证部分内容,签证总体效益率在20%以上,

三,"竣

工

阶

段",结算管理,按竣工结算要求收集整理资料,“316”竣工前3个月启动结算编制，竣工验收后1个月内锁定成本，竣工验收后6个月内办理完毕结算。,"《工程结算管理办法》制度编号：ZD_YW031304

中建三总山商字[2011]96号关于印发《中建三局工程总承包公司山东分公司结算策划管理办法（试行）》的通知"

,,,编制完工成本分析资料,,

,,,"及时编制竣工结算,组织项目做结算评审，按结算评审要求并报分公司商务管理部审核，分公司评审会签后报送建设单位。",,

,,,报送竣工结算资料必须有甲方签收记录（图纸清单，结