蓝天重工柴油机公司用友财务软件操作问题优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计蓝天重工柴油机公司用友财务软件操作问题优化设计1蓝天重工柴油机公司的基本情况蓝天柴油机全称是蓝天重工柴油机公司，其位于陕西西安兴平技术开发区，是一家集柴油机的研发、供应、生产、销售为一体的重工业加工制造型企业，其主要经营项目是生产销售柴油机。公司的前身是陕西柴油机厂”，所以产品的质量和价格在同类商品中具有较大竞争优势，销售订单量很大，财务运转也比较复杂，会计人员每天都需要接收大量原始凭证，然后编制会计凭证。公司设立期初，财务人员是根据原始凭证，手工编制记账凭证，并且根据汇总表登记总分类账及明细账，期末再根据总分类账编制财务报表，从而形成资产负债表及利润表等，但随着企业的发展壮大，业务量的剧增，手工做账已不再能满足企业发展的需要。所以自2005年企业领导决定开始引用用友ERP-U8软件系统，软件启用之后，更能掌握企业财务变化的情况，也更能体现财务管理的特点。同时，用友ERP-U8作为一种高度集成的信息化管理系统，不仅帮助企业在财务方面得到提升，也发挥了整合资源、提高效率、节约成本、提高企业竞争力的作用。2蓝天重工柴油机公司使用用友软件存在的问题2.1出纳操作过程中的问题2.1.1不能进行出纳签字凭证在填写完毕后，凡涉及到“库存现金”或“银行存款”科目的凭证是需要出纳签字的，往往以出纳身份登录系统进行出纳签字操作时，系统提示“没有符合条件的记录”，导致凭证无法进行出纳签字或进行出纳签字时出现无所选范围，导致出现该种现象的原因有以下几点：一是找不到要签字的凭证，不能执行出纳签字的操作；二是没有出纳签字权限，造成不能执行出纳签字操作；三是没有指定科目，造成不能执行出纳签字操作；四是总账业务控制参数设置中，没有规定“出纳凭证必须由出纳签字”，不需要进行出纳签字，如下图1所示。2.1.2不能进入支票登记簿功能在进行会计科目设置时，没有将银行存款科目指定为银行账，或者在进行会计科目设置时，没有将银行存款科目指定为银行总账科目，在结算方式设置中，没有对“是否票据管理”进行勾选操作；2.1.3出纳员无法查询现金日记账、银行存款日记账出现此问题的原因可能有两方面，一方面可能是“现金”、“银行存款”科目没有设置成日记账；另一方面是没有进行“指定科目”的操作，即在科目设置中，没有将“现金”科目指定为现金总账科目，也没有将“银行存款”科目指定为银行总账科目，如下图2所示。2.2部分系统管理问题2.2.1部分模块不符合企业管理模式用友财务软件U8.52版本,其中操作对于中小型企业来说相对简单，其购销存系统和应收应付系统对需要处理大量品种及较多往来单位的公司来说处理十分方便,同时用友财务软件能分部门分项目进行核算,有利于进行公司内部考核，但在系统模块的设计上,不能完全符合不同企业的经营模式，部分模块不能融合到个别企业的生产经营活动中，用友财务软件的管理构架也相对比较死板,不能满足不企业多变的需求，蓝天重工柴油机公司在使用用友财务软件的购销模块时,没有在启用之前充分考虑到用友财务软件本身性质是否符合本企业的管理模式，蓝天重工柴油机公司是大型生产企业,其购货和销售业务量巨大，用友U8.52购销模块中设置简单,不能准确的打出单据,不能按企业的要求完成工作，在采购模块中不能生成单据,导致企业的采购业务和销售业务无法正常运转,严重影响企业的生产经营活动。2.2.2操作员非法建完账套后就可以用操作员进入系统管理中，但是在实际应用中，有时会出现在进入系统中的时候，系统提示操作员非法。原因是建立账套的时候没有给该操作员设置操作权限，系统不允许进入该账套进行操作。2.2.3用户无法进行操作当执行“数据权限分配”功能，打开“权限浏览”窗口时，在“用户及角色”下没有出现想要出现的操作员，以至于无法进行相应授权操作。用友ERP-U8软件提供了记录级和字段级数据权限的精确控制功能，对于数据级和金额级权限设置，必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行，如果在系统管理中没有给有关操作员赋权，就会导致这一问题，如图3所示。2.3基础设施问题在系统管理中,可以建立了一个新账套，一个账套由若干个子系统构成、这些子系统共享公用的基础信息，在启用新账套之前,应根据企业的实际情况及业务要求,先手工整理出一份基础资料,这样可使初始建账顺利进行。蓝天重工柴油机公司在初期使用用友U8系统时，发现了以下问题：2.3.1总账系统无法打开建账成功且基础设置完成后，点击总账系统无法打开。总账无法正常打开是用友财务软件使用过程中较为常见的问题，主要体现在进行业务处理时完成设置后点击总账按钮但不能进入。其中可能出现此问题的原因是操作员在建账时，错勾选了集团账，后面就不能启用总账。2.3.2分配与编码长度不匹配为了便于用户进行分级核算、统计和管理系统可以对基础数据编码进行分级设置,可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码，编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号,进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。因此在进行基础设置时软件可能会提示：“分配与编码长度不匹配。”出现这种情况主要是由于会计科目编码存在错误且编码次级并不匹配账目需要，如图4所示。2.4报表不能准确反映企业财务状况用友ERP-U8软件主要是有总账系统、应收应付系统，供销存系统，固定资产系统，工资薪金系统，报表系统等模块组成，蓝天重工柴油机公司公司使用的是用友财务软件的08.52版本财务软件，该版本主要是有总账系统、税务、报表、销售、供销等模块组成。其中生成报表是最为主要的模块，报表模板将含有数据的报表分为两大部分出来，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计和报表数据处理工作时在不同状态下进行的。该模块操作比较复杂，需要丰富的经验。蓝天重工柴油机公司在每个月末都要生成资产负责表、利润表和现金流量表。在用友财务软件中，UFO报表模块是重要的模块，它包含了多个不同类财务报表模板，这些财务报表模板在编制时依据提供的数据生成了不同的报表，给会计人员的工作带来了很大的方便，是必不可少的财务模块。但是，蓝天重工柴油机公司公司在UFO报表模块中并不能完全适应。该公司财务人员在12月份对这年所有的“财务费用”进行结转后,发现结转后的“财务费用”与利润表结转后的数字不同，由此可以看，利润表中的“财务费用”并不是这年真实的数字，利润表中显示的数字是这年“财务费用”的借方发生额，而结转出来的数字才是这年的真正发生额。例如:蓝天重工柴油机公司公司在2020年10月份用银行存款支付本月应负担的短期借款利息10,000.00元,在2020年12月份收到银行的利息3,000.00元。所以蓝天重工柴油机公司公司在支付“财务费用”10,000.00元后再收回“财务费用”3,000.00元，那么期末结转损益时它的实际结转数应该是7,000.00元，但是利润表中显示的数字却是10,000.00元，这导致了利润表中的数字是错误的，这是因为利润表中多出的3,000.00元是冲回的,在做账时把3,000.00元计入了贷方蓝字，会影响到蓝天重工柴油机公司的管理层做出错误的判断。3蓝天重工柴油机公司用友财务软件操作问题优化设计3.1出纳操作过程中问题的优化设计3.1.1出纳签字问题凭证无法进行出纳签字或进行出纳签字时出现无所选范围：根据要求出纳员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金及银行存款科目的凭证进行检查核对，而出纳签字需要满足以下几个条件：一是总账系统“选项”中勾选“出纳凭证必须由出纳签字”；二是会计科目中进行了“指定科目”的操作，库存现金具有“日记账”辅助核算，银行存款具有“日记账”、“银行账”辅助核算；三是在系统管理中已赋予出纳“出纳签字”的权限。根据以上条件，要先进入会计科目→编辑一指定科目，然后指定银行和现金总账科目，无法签字则可能是该操作员没有出纳签字的权限，所以要在用户权限界面勾选“出纳签字”选项(如下图5所示)。3.1.2进入支票登记簿窗口会计人员无法进入支票登记簿窗口：第一，在设置会计科目时，银行总账科目没有指定为银行存款;第二，在设置结算方式时，没有勾选“是否票据管理"选项;第三，在用户权限设置界面中，没有勾选“支票登记簿”选项(如图2所示)。只要重新补勾选以上三项设置，然后再选择要登记的银行账户，就可以进入支票登记簿窗口了。3.1.3查询现金日记账、银行存款日记账出纳员无法查询现金日记账、银行存款日记账。对于以上说的第一方面而产生的问题，应该取消与“现金”、“银行存款”科目有关的所有操作，让这两科目余额为零，然后进入会计科目修改界面，将其都设置成日记账，最后还需要去做指定科目操作，将现金科目指定为现金总账科目，银行存款科目指定为银行总账科目。对于另一方面则只需补做指定科目的操作，完成这些工作后即可查询现金日记账、银行存款日记账，如下图6所示。3.2系统管理问题的优化设计3.2.1模块不符问题根据之前总结的问题我觉得在使用用友前应该要先考虑是否适合本公司，不同公司的规模不相同、生产流程也不相同,用友财务软件不可能满足每家企业的要求，企业在使用财务软件的过程中,能使财务流程更加有序,也能更好的控制资金流动，但用友财务软件不能完全的适合不同企业的所有模式,所以部分用友管理模块不能适应企业。如果管理者没有更好的认识财务软件的特点,就去使用财务软件会给企业带来不必要的麻烦,甚至导致整个企业不能正常运行。蓝天重工柴油机公司公司属于大型企业,每天的采购业务和销售业务很多、也很复杂，但用友U8.52中的购销模块中设置比较简单,不能根据实际的业务要求生成购销单据，管理者对用友U8.52中购销模块不了解,在使用购销模块的时也容易出现购销单据金额与实际不相符，财务人员不能按时进行账务处理,导致购销活动受阻,严重的话还会影响企业正常生产经营活动，所以对于现在的用友软件要么在原基础上进行升级，要么重新选择适合本企业的财务应用软件。3.2.2操作员非法操作问题新建账套后，系统提示操作员非法：是因为没有对操作员授予操作该账套的权限，只要以账套主管或系统管理员身份注册登陆系统管理，进行相应赋权即可，如图7所示。3.2.3权限操作问题当执行“数据权限分配”功能，打开“权限浏览”窗口时，在“用户及角色”下没有出现想要出现的操作员，以至于无法进行相应授权操作。可能是用友ERP-U8软件提供了记录级和字段级数据权限的精确控制功能，对于数据级和金额级权限设置，必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行，如果在系统管理中没有给有关操作员赋权，就会导致这一问题。针对以上问题可以执行总账子系统“系统菜单”中的“选项”功能，在“账簿”选项卡中选择“明细账查询权限控制到科目”、“凭证审核控制到操作员”。3.3基础设施问题的优化设计3.3.1打开总账问题总账无法正常打开是用友财务软件使用过程中较为常见的问题，主要体现在进行业务处理时完成设置后点击总账按钮但不能进入。造成这种情况的主要原因是由于在账目构建时没有选定“是否xx账目”，此时系统将会默认此次行为建立的仅仅是xx帐而不是总账；或者“启用总账”按钮并未启动。对于上述情况应该将xx账目与总账分清楚，并在对“启用总账”进行选定。3.3.2分配与编码长度问题在进行基础设置时软件可能会提示：“分配与编码长度不匹配。”在解决上述问题时需要先获取操作系统的管理员权限，然后由管理员权限对系统进行后台控制并对软件进行设置。可点击“分类编码方案”按钮来对科目编码进行修改。上述方法也存在着一定的缺陷，当次级科目已经应用时则不能对其进行修改，此时就需要对GradeDef和Acinformation表（存在于UF-DATA下）进行调用，通过对表中科目编码次级进行修改来解决上述问题。3.4报表不能准确反映企业财务状况的优化设计首先，为解决报表问题，日后要加强财务人员的软件培训，提高对软件的熟悉度和操作能力。该公司的财务人员是采用的UFO报表模块中的自动生成利润表，当月末取数时发现，用友U-8财务软件生成的利润表中的财务费用数据出现错误，这使得这张利润表的数据是错误的，应该重新进行操作，以免给公司造成更大的损失，具体操作如下：1、进入【填制凭证】界面，选择结转损益的凭证，点击“财务费用”的金额栏，按空格键将贷方蓝字3,000.00改为借方红字3,000.00。2、进入【UFO报表】，点击【文件-新建】，在新出窗口下点击【格式-报表模板】，选择【2020年会计制度科目和利润】3、在新出来的空白的利润表的左下角点击“格式/数据”，出现【格式-录入】，让系统自动进行重算，生成一张新的利润表，新生成的利润表会将“财务费用”的金额计入为7,000.00。4总结本毕业设计就蓝天重工柴油机公司内部用友财务软件操作所产生的一系列问题进行了详细的分析，用友ERP-U8软件较为复杂一个软件，涉及的内容很广泛。因此，在应用过程中，难免会出现各种各样的问题。我针对出现的问题提出了具体的实施方案，可能该过程实施起来不会那么容，但是我坚信这是工业4.0时代，也是互联网时代，企业用友财务然间使用的优化会给企业带来新的机遇和挑战，我们还需要不断地探索与成长。参考资料杨克福．浅谈完善企业会计电算化管理[J]．信息时代，2008，(1)：3．刘根，工资核算在用友软件中的操作解析[J]．商业会计，2015,22期：106～109。陈欢欢，用友ERP-U8.72采购管理的常见问题[J]．中国市场，2015，23期：158～159.刘根霞，会计软件的灵活性与会计人员能力需求-以用