耒阳市盛唐石业有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1耒阳市盛唐石业有限公司简介 12现行差旅费报销制度 13现行公司差旅费报销制度的问题 13.1费用标准和范围的不合理 23.2报销流程不合理 24差旅费报销制度的优化设计 44.1费用标准的优化设计 44.1.1交通方面 44.1.2伙食与住宿方面 44.2.3其他方面 54.2报销流程优化设计 55结束语 6参考文献 7附录Ⅰ耒阳市盛唐石业有限公司现行差旅费报销制度 8附录Ⅱ耒阳市盛唐石业有限公司优化差旅费报销制度 9

耒阳市盛唐石业有限公司差旅费报销制度优化设计1耒阳市盛唐石业有限公司简介耒阳市盛唐石业有限公司创建于2006年，所在地区为湖南衡阳市耒阳市107国道东50米，属于生产型的私营企业，目前员工人数为56人，主营行业为景观雕塑，湖南汉白玉板材、汉白玉栏杆、浮雕、动物雕塑、牌坊为企业的主要产品。公司成立以来，注重品牌效应，2019年注册“时景”品牌商标，同年又成立湖南省正诺石业有限公司及红太阳家具城数控雕刻厂。2现行差旅费报销制度随着耒阳市盛唐石业有限公司的发展，企业的规模和人数的不断扩大，部门也越来越多，企业对员工的管理是企业发展成功路上的重要因素，其中费用的报销是一方面，也是让耒阳市盛唐石业有限公司的财务一直头疼的问题，差旅费报销便是经典问题。企业内部的管理制度必须不断的优化与改进。公司领导在控制成本时也逐渐发现了这个问题，参照其他企业也制定了相关的规章制度。耒阳市盛唐石业有限公司现行的差旅费报销制度于2019年3月6日，由董事长根据当时公司的实际运营情况制定的，其中主要包括了差旅费报销基本流程和费用标准等相关规定。员工始终遵守其相关规定，也确实是起到了一些作用，但是员工还是能从中谋私利。由于大部分谋取私利的办法大部分流传与中、低层员工之中，所以并没有引起公司领导的注意，到目前为止，差旅费报销制度并没有有过调整。3现行公司差旅费报销制度的问题在整个报销的流程中，耒阳市盛唐石业有限公司的财务人员有时能够清楚的了解到报销制度存在的各种问题，哪些方面的不妥，但是出于财务人员可能认为这与自己的关系不大，或是各种原因，并没有向上级进行反应，这样就阻碍了公司的发展。问题的存在很正常，但是发现问题并提出方案将其解决才能使其成为公司发展的垫脚石。即使制定了有关规章制度，由于不可控的因素太多，再差旅费报销的过程中，也仍然存在许多问题。比如在过去公司员工随领导出差的过程中，可以和领导乘坐相同级别的交通工具和拥有同级别的住宿环境。但是在实际的报销过程中，仍然有难以认定的报销款项。如太多员工随领导乘坐一样的交通工具和住宿并未指明费用由谁承担，从而造成差旅费报销不实或者是超预算的情况。3.1费用标准和范围的不合理在普通员工和经理或者更高级领导之间的费用标准不同很正常，但在不同的地区进行出差同样的也要区分开来。耒阳市盛唐石业有限公司差旅费报销相关规定：表1费用标准表：职位一般员工经理总经理住宿120元/天180元/天300元/天伙食标准40元/天50元/天80元/天交通工具视情况而定（多退少补）通过以上条款可以看出，目前耒阳市盛唐石业有限公司面临的状况还是费用标准太过于单一。耒阳市盛唐石业有限公司有关交通方面的规定，描述也太过于广泛，这导致员工在有条件的情况下尽可能的选择最好的交通工具，最好的通常也意味着成本是最大的。如果是自行开车出差，油费到底如何算，如果是通过网络平台打车，应该由什么作为报销依据，如果有同行者，而且身份不明确，同行者的费用部分该如何认定，这都是一些缺少明确规范的地方。不同地区的消费水平不同，同样的金额在不同的地区，饮食和住宿环境会有很大的不同，而公司单一的标准导致出差人员的生活方面，有时不得不超出或者是浪费。这严重影响了出差人员的出差时的精神状态。费用报销的范围鱼龙混杂，大致方面有：请客户吃饭，请客户去KTV或者酒吧，请客户去洗浴中心等。严格意义上来说，这些与公司的生产方面没有任何关系，都不构成公司的费用，即使要很牵强的计入也应该计入业务招待费进行核算。但有时出差人员还会有一些比较隐形的费用支出，比如电话费，或者是培训费，这些费用如果没有实事求是的报销，出差人员会从中捞油水，导致一些违规行为，给会计人员带来麻烦的同时，也助长了这种不良风气。3.2报销流程不合理一个规范合理的报销流程至关重要，企业一般报销流程分为两种，一种是先垫付后报销的流程，一种是先借款后报销的流程。以下耒阳市盛唐石业有限公司是差旅费报销的基本流程。经办人确定好出差的任务内容，根据未来可能发生的活动来预计出差的过程中要发生金额的多少，并在财务部门填写好“出差申请表”。财务部门现场审批和会签后，将“出差申请表”交给部门经理进行审核。出差人归来找出纳填写“费用报销单”进行报销。归来后具体报销流程如报销差旅费流程图：财务人员审核票据是否有误部门经理审核部门员工财务人员审核票据是否有误部门经理审核部门员工发生差旅费有误无误有误无误返回报销人出纳支付报销款返回报销人出纳支付报销款图1报销差旅费流程图通过以上的相关规定，我们可以得知，耒阳市盛唐石业有限公司目前使用的是先垫付后报销的流程，本人认为整个流程都不适用。在现行的报销流程中，还存在许多小问题，这多多少少带来了许多麻烦。比如：审核不严谨，主要表现在没有经过公司总经理或者是副总经理手中签字审批。这种情况不利于总经理对下级的管理，对员工出差工作的不了解。这通常会造成员工会把出差当作旅游的情况，总经理也会有“为什么一直在出差，效益却没出来的”的疑问。差旅费报销的时间也并未规定，过去的报销程序里，只要是有票据就能报销，这也导致了之前员工常常因报销金额过小、嫌麻烦而等累计到一定金额再去报销。这都是不规范的，这会让财务人员在处理账务时增加麻烦。耒阳市盛唐石业有限公司也没有提前预支差旅费津贴，导致公司员工在以往的出差的过程中需要自掏腰包，甚至出现过员工需要向其他人借钱出差的滑稽局面，这让预算有限的员工十分尴尬。4差旅费报销制度的优化设计既然发现了问题，那就必须得解决，这是公司能够长远发展的重要素质。通过以上各方面的问题，可以发现，耒阳市盛唐石业有限公司的规范条款还是太少了，主要还是通过增加一些条款来加强员工的行为规范。以下是本人通过对耒阳市盛唐石业有限公司的了解，提出的优化设计：4.1费用标准的优化设计通过大数据的研究，城市之间的消费水平存在着不同，而且很明显，有的消费水平高的城市能比消费水平低的城市费用高两倍，甚至更多。员工之间的级别不同，费用标准也可以适当的区别开来，这有利于整个团队的活力。耒阳市盛唐石业有限公司中死板的费用标准已经不止一次的给出差员工带来了不便。4.1.1交通方面交通工具的选择需要十分的讲究，在保证出差通行路上的不受影响的情况下，应当尽量的减少支出，控制成本，选择最有性价比的交通工具。如果是自行开车出差，燃油费必须要有发票，同时金额要明确，必须精确到小数位数。如果是乘车，同样保留有关票据，车票上必须注明出发地和目的地，如果是通过网络平台进行乘车，需保留电子发票或订单记录。如果有同行者，必须注明是谁。如果是外来人员，视情况认定是否报销同行者部分的费用。4.2.2伙食与住宿方面可以将地区分为直辖市、省会城市、县级及以下三个部分，这也是大部分企业的规划方案。本人重新制定了一份费用标准表：表2新费用标准表：直辖市职位一般员工经理总经理住宿标准150元/天180元/天实报实销伙食标准40元/天60元/天实报实销交通工具火车硬卧飞机/火车飞机/火车省会城市职位一般员工经理总经理住宿标准120元/天150元/天实报实销伙食标准30元/天50元/天实报实销交通工具火车硬卧飞机/火车飞机/火车县级及以下职位一般员工经理总经理住宿标准80元/天120元/天实报实销伙食标准30元/天40元/天实报实销交通工具火车硬卧飞机/火车飞机/火车4.2.3其他方面1.培训费凭票据报销。2.请客户吃饭，KTV等娱乐费用，单项消费一般不得高于500元，如果客户身份重，可以适当超出标准。3.举报他人违规操作奖励相关金额的30%。员工之间的相互监督是非常有效的管理手段，如此一来，就解决了上级对于下级问题消息不灵通的问题了。4.对于出差的员工，提前预支差旅费津贴，标准为300元/天。这能大大的缓解出差员工需要自掏腰包的尴尬处境。5.随公司领导出差且与领导乘同样交通工具和住宿的，员工承担其35%，其余部分计入领导费用范围。如此领导和员工出差时将会共同协商，选择合适的出行工具，在报销过程中大大减少了超预算的可能。4.2报销流程优化设计先借款后报销的流程与先垫付后报销的流程区别很大，针对以上问题的发现，需要重新打通整个报销流程，并废除之前的整个报销流程方案，提出全新的报销流程方案。对于耒阳市盛唐石业有限公司使用先借款后报销的流程，具体步骤如下：借款人到部门经理处审核真实性，并填写“出差申请表”。在带到财务部门填写“预支借款单”。到总经理出进行审批签字。到出纳处取借款。事务办理完成后归来后，到财务部门填写“费用报销单”进行费用报销，实行多退少补的原则。以下是新报销差旅费流程图：总经理审批借款人部门经理财务部门总经理审批借款人部门经理财务部门出纳办理支付审核真实性出纳办理支付审核真实性事务办理完成再费用报销事务办理完成再费用报销多退少补多退少补图2新报销差旅费流程图为了避免出差员工对多余的金额进行贪污，公司规定，在出差人员归来七日之内，必须向财务部门填写“费用报销单”报销，否则将进行50元的工资扣除。这同时也解决了员工嫌麻烦而累计一定金额才去报销的问题。这也是为了提高公司员工的综合素质，合理规范公司内部，形成良好的风气。5结束语差旅费制度的优化与完善，不管是对企业还是整个社会风气都是十分有利的。通过这次毕业设计的写作，了解了目前出差的流程和需要注意的地方，也明白了自己的认知还是十分的有限。本次毕业设计的写作提到的点还是十分的有限，只选取到了自己认为比较普遍的点来进行说明，而且表达的也比较片面，这也说明了还有很多地方值得去学习。在以后的生活当中，我也会不断发现身边存在的问题，并勇敢的表达出来，将其改正。

参考资料李颜娥.差旅费报销存在的问题及对策分析［J］.中国乡镇企业会计.2017,11期：48～49张晓宁.浅谈销售企业差旅费控制的实践与认识［J］.财经界.2020,7期：103张晶.关于差旅费报销中存在的问题及建议［J］.会计之友.2011,02期：128王慕红.内控制度中的差旅费报销的流程探讨［J］.财经界.2016,12期:212+229孙莉.谈公务差旅费报销制度的改革［J］.经济师.2003,08期：259

附录Ⅰ耒阳市盛唐石业有限公司现行差旅费报销制度为了保证公司的正常运行，加强公司内部管理，规范公司报销行为，倡导一切以业务为重的中心思想，结合公司的具体情况，制定出一份针对差旅费报销的有关内容规定，希望大家严格遵守。一丶差旅费报销基本流程：1.经办人确定好出差的任务内容，根据未来可能发生的活动来预计出差的过程中要发生金额的多少，并在财务部门填写好“出差申请表”。2.财务部门现场审批和会签后，将“出差申请表”交给部门经理进行审核。3.出差人归来找出纳填写“费用报销单”进行报销。归来后具体报销流程如报销差旅费流程图：财务人员审核票据是否有误部门经理审核部门员工财务人员审核票据是否有误部门经理审核部门员工发生差旅费有误有误无误无误出纳支付报销款返回报销人出纳支付报销款返回报销人图1报销差旅费流程图二丶公司差旅费报销相关规定1．一切的费用报销必须经过本部门经理的签字；表1费用标准表：职位一般员工经理总经理住宿120元/天180元/天300元/天伙食标准40元/天50元/天80元/天交通工具视情况而定（多退少补）

附录Ⅱ耒阳市盛唐石业有限公司优化差旅费报销制度为了保证公司的正常运行，加强公司内部管理，规范公司报销行为，倡导一切以业务为重的中心思想，结合公司的具体情况，制定出一份针对差旅费报销的有关内容规定，希望大家严格遵守。一丶差旅费报销基本流程：借款人到部门经理处审核真实性，并填写“出差申请表”。在带到财务部门填写“预支借款单”。到总经理出进行审批签字。到出纳处取借款。事务办理完成后归来后，到财务部门填写“费用报销单”进行费用报销，实行多退少补的原则。如新报销差旅费流程图：总经理审批借款人部门经理财务部门总经理审批借款人部门经理财务部门出纳办理支付审核真实性出纳办理支付审核真实性事务办理完成再费用报销事务办理完成再费用报销多退少补多退少补图2新报销差旅费流程图二丶公司差旅费报销相关规定1．一切的费用报销必须经过本部门经理和总经理的签字；表2新费用标准表：直辖市职位一般员工经理总经理住宿标准150元/天180元/天实报实销伙食标准40元/天60元/天实报实销交通工具火车硬卧飞机/火车飞机/火车省会城市职位一般员工经理总经理住宿标准120元/天150元/天实报实销伙食标准30元/天50元/天实报实销交通