《应用写作教程》第9章-日常事务应用文

第九章日常事务应用文第九章目录第一节书信第二节启事声明海报第三节倡议书申请书聘书第四节介绍信证明信推荐信第五节民事诉状等法律文书第六节大事记第七节求职文书

第一节书信一、什么是书信书信是一种日常生活中使用相当广泛的文体，它具有具体的实用目的、明确而特定的使用和接受对象以及固定或惯用的格式。二、书信的种类书信的种类很多，私人信件、公函、商函、感谢信、倡议书、公开信、介绍信、证明信、申请书、建议书都属于书信。可以按使用目的和范围分为一般书信和专用书信两大类。一般书信，是亲友、师长、同事、熟人之间为了交流思想、联络感情、商量工作、探讨问题、询问情况而写出并传递的。专用书信则是在特定场合使用的具有专门用途的，如上面提到的公函、商函、感谢信等。三、书信的写法（一）称呼称呼应顶格写在书信的第一行，后加冒号。（二）正文正文是书信的具体内容，习惯上包括问候语、缘起语、主体文、结束语几个部分。１．问候语：问候语写在称呼的下一行，用极简要的文字表示对对方的关切与问候。问候语一般自成段落，以示突出。２．缘起语：缘起语说明写信的原因或目的。缘起语不是非写不可的部分，只是起承上启下、顺理成章的作用。３．主体文：主体文是书信的主要内容。如内容较多，可以分段逐件逐层地写。如果是写回信，一般应先答复来信中提出的问题，或先告诉托办事情的结果，再谈自己想说的事。

４．结束语：结束语也称祝颂语，是向收信人表示祝愿、敬意、希望或勉励。一般分为两截写，前半截紧接正文之后或另起一行空两格写“敬祝”、“祝”等，后半截换行顶格写“健康”、“进步”等。（三）署名和日期署名和日期写在信的右下方，如信纸空白较多，以离开结束语两三行为宜。署名也要根据写信人和收信人的关系，并和开头的称呼相对应。关系不太密切的，写姓名；关系密切的，可以只写名；对师长，一般要写身份和名字，如“学生达志”、“儿学礼”；对小辈，可只写辈分，如“姑母”。如果信写完后，又想起一件事要说，可在余下的信笺空白处写上“又及”，加上冒号，补上要写的话。四、写信的注意事项第一，内容要直截了当，明白具体，字迹也要工整清楚。第二，语言要得体。五、信封的格式和要求（一）信封的写法信封有横写、竖写两种。现在邮寄的标准信封都要横写，托人带或专送的也可以竖写。不论横写、竖写，都包括这几项内容：收信人邮政编码、地址、姓名和称呼，写信人的地址、姓名、邮政编码。（二）信封的书写要求第一，要按邮政部门规定的标准信封要求填写收信人邮政编码和寄信人邮政编码。第二，收信人地址要写全，具体到省、市、县、乡、村、街道、门牌号码等。第三，收信人的称呼要写一般称呼，如“同志”、“先生”等，不要写亲属称谓，如“母亲大人”、“伯伯”等，因为信封是写给邮递员看的，用发信人的亲属称谓不妥。第四，寄信人的地址也要写全，以便在信件无法投递时退还，同时也便于收信人回信。第五，信封要干净、整洁，字迹要清楚、工整，不要丢字漏字。第六，寄往国外的信要按收信人所在国的习惯要求写。第二节启事声明海报一、启事不论是机关团体，还是企事业单位以及个人，有事情想让众人知道或者请求帮助，都可以写成一种类似公开信的文字，在电台、报纸上发表，或者张贴在指定的公共场所，这种文字一般称为“启事”。（一）启事的种类启事的种类很多。从作者（启事人）来看，可分为单位启事和私人启事。从启事的内容看，一类是公布性质的，比如开业启事、迁址启事、征订启事等，把事情告诉众人，以便联系。另一类是请求帮助的，比如寻人启事、寻物启事、征集图案设计启事等，这类启事的内容比较具体、单一。（二）启事的写法１．标题：标题要放在头一行，用大字标出。２．正文：正文即是启事的具体内容。这里要注意把事情的有关情况写明确、具体。３．署名：署名即落款。在把启事的内容叙述清楚以后要署上启事人的姓名或者单位名称。如果在标题中已经写了启事的单位名称或个人姓名，落款处也可不再署名。４．时间：启事的最后要写明启事的日期。二、声明声明是公开说明的意思，本来是国家、政府、团体或党政部门等为了公开说明某个问题的真相和对某些问题、事件的立场或主张而发表的公文。我们这里所说的声明是指一般单位和个人遇有重大的问题，如某些合法权益受到损害或侵犯时，为保障自身权益，警告对方并引起公众关注而发表的声明，用以说明事情的真相或者表明自己的立场、态度。三、海报海报是一种具有宣传广告性质的招贴。海报往往把宣传的内容作为大标题，如“影讯”、“××讲座”、“××大型文艺会演”等。标题下面是海报的具体内容、活动的时间、地点、参加或售票办法、主办单位以及出海报者的署名、日期。海报一般贴在广告栏中或其他引人注目的地方。第三节倡议书申请书聘书一、倡议书（一）什么是倡议书倡议书是国家行政机关、企业事业单位、社会团体或会议及个人，就人们共同关心的事情，向社会或有关方面首先提出具有号召性建议的书面文体。（二）倡议书的写法１．标题：标题常由“倡议内容＋倡议书”、“倡议对象＋倡议书”构成，如“关于开展向英雄徐洪刚学习活动的倡议书”、“致全市中学生的倡议书”。也可只写“倡议书”。２．称呼：称呼即倡议书的对象。有的倡议对象较为广泛，可省略不写；若是单一的倡议对象，必须写明。３．正文：正文即倡议书的内容。一般分两层写：先说明倡议的背景、理由或条件，指出完成倡议内容的意义等等；后分条分项写明倡议的具体内容。两部分之间，常用“为此，我们倡议如下”、“我们提出以下倡议”等作为承启用语。４．署名和日期：在正文右下方应注明倡议者或倡议单位和日期。若倡议者较多，可依次排列。（三）倡议书的写作注意事项第一，倡议要有说服力，倡议书的第一部分要充分论证倡议的重要性，倡议书的语言要富有宣传鼓动性，可多用号召性的句子给人以鼓舞。

第二，倡议的内容要切实可行，实事求是，不说大话空话。二、申请书（一）什么是申请书申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时使用的一种文书。（二）申请书的写法１．标题在申请书第一行居中写申请书的名称，有两种写法：一是“申请内容＋申请（书）”，如“入学申请书”；二是只写“申请书”。２．称呼：在标题下空一行顶格写接受申请书的组织、机关、团体、单位的名称或有关负责同志的姓名，称呼后加冒号。３．正文：这是申请书的主要部分，要写清申请的事情和理由。申请的事情和理由最好分段写，如果申请的理由比较多，还可分条申述。４．结尾：申请书的结尾可以写“此致敬礼”等祝颂语；也可写“请领导批准”或“敬祈核准”等。５．署名和日期：在正文右下方写申请人姓名或申请单位名称以及申请日期。单位所写的申请书还须加盖公章。（三）申请书的写作注意事项第一，在提出请求时所提供的情况必须真实，不应隐瞒或夸大事实。

第二，请求要明确，陈述理由要简单清楚。第三，申请书一般是写给组织或领导的，措词要庄重、严肃、平实。三、聘书（一）什么是聘书聘，是聘请的意思；聘书，是聘请某人做某项工作的证书，是国家机关、社会团体、企事业单位聘请人担任某项工作的凭证。（二）聘书的作用１．加强协作的纽带：为了本单位（部门）完成某项工作的需要，必须从外单位聘请某些专业人才，聘书就成了加强协作、互相支援、联系的纽带。２．增强应聘者的责任感：聘请单位发给被聘人员聘书，体现了对被聘人员的信任与尊重，因此，聘书能增强被聘人的责任感与荣誉感，可以更大限度地发挥他们的聪明才智，调动他们的主观能动性。３．约束聘任双方的重要凭据：聘书记载了聘任双方的权利、责任，一经签发，双方必须严格遵守，是约束双方的重要手段。（三）聘书的写法１．标题：聘书的标题只写“聘书”或“聘请书”，位置放在聘书的上方正中，字体要大而醒目，一般在聘书的右上或右下位置，写明聘书编号（聘书用量不大的单位可不写编号）。２．应聘人姓名：写在标题左下方，正文左上方位置，顶格书写，姓名可写称谓，如“×××同志（或职务）”，要将姓名写在正文中，不单独列出。３．正文：正文一般用一段文字组成，这是聘书的主体部分，正文要写明聘请的缘由、任务、要求，受聘人的权限、职务，上任日期及任期等。４．结尾：结尾是为表示敬恳、致谢、祝愿等使用的礼貌用语。如聘书中受聘人姓名未单列，此部分则不写。５．聘任单位签印及发证日期聘任单位名称应写在正文右下方位置并加盖单位印章，署明发证日期。（四）聘书的写作注意事项第一，要交代清楚聘请谁、在什么时间做什么工作及聘任时间。语言要简明。第二，形式应庄重、大方。第三，比较简单的聘书（只交待聘请谁、担任什么职务）可事先制定统一格式，用时填写相关内容。第四节介绍信证明信推荐信一、介绍信（一）介绍信的作用和写法介绍信是本单位的人外出联系工作时用以证明身份、说明任务的一种简单的书信。它的作用有两个：一是证明前去联系工作人的身份（是什么人），以及有关情况；二是介绍他的任务，即说明他去干什么、有什么希望和要求等。办事双方据以进行接洽。１．收信者的名称：是指要去联系工作的单位的名称或该单位负责人的姓名。这要和书信一样，顶格写，单独占一行，后加冒号。２．被介绍者的姓名、身份：这要根据所联系的工作性质来确定。比如去参加某个会议，就要注明被介绍人与会议有关的情况（职务、职称等）。如果是几人同行，一般只写牵头人的情况，注明人数即可。如果是重要的，则要分别注明。３．接洽的事项：写明被介绍人前去的任务（去做什么）、有什么希望和要求。这部分要写得简单明了，既能使人看得明白，又不必用很多时间，以便对方做出安排。但属于机密的事情则应写在另外的信上。４．落款：落款应写上出具介绍信的单位和时间，并加盖公章，另外还要注明介绍信的有效时间。５．编号：可放在右上角或其他适当的位置。（二）写作注意事项介绍信是表达本单位意图的一种工具，必须加强管理，以保证公务的严肃性。第一，要严格管理制度，专人负责。介绍信要有专人管理，开介绍信应符合制度。需要而且符合制度要求的，可以开介绍信；但是切不可随意滥用。第二，介绍信上的项目要逐一填好。介绍信上的各个项目对对方了解情况有很重要的作用，因此必须逐一填好，不要漏空，更不能开空白介绍信，让外出人员随意填写。介绍信存根的内容要与开出的信一致。第三，书写整洁。介绍信的字迹要清晰、端正，不要随意涂改。如确需涂改，要在涂改处加盖公章，或者另开一封，将作废的信与存根一并存留。第四，介绍信要写得具体。去一个单位需开一封介绍信，不可图省事将需去的几个单位合写一封介绍信或笼统地写“有关单位”，以免无单位接受或推诿。二、证明信（一）证明信的类型１．证明身份的一般证明信由于某种需要，作为备件用，随身携带，以保证工作、生活、旅行的正常进行。这种信大体和介绍信差不多，仅仅证明持信者的身份即可。但因为是泛指、备用的，所以不必写抬头（收信者）。２．证明某人有关情况的特殊证明信这种证明信又分为两种情况。一种是需要个人证明的，常常由组织找到了解情况的人写，然后组织签署意见，说明证明人的身份、证明材料的可信程度等，以便对方组织鉴别证明材料的真伪。另一种情况是由单位组织直接根据档案材料写的。（二）证明信的写法证明信一般由标题、正文和结尾三部分组成。（１）标题。

一般只写“证明信”即可，也有的只写“证明”。（２）正文。

直接写某某人的有关情况，最后可写“特此证明”，而不要写祝愿之类的话。（３）结尾。包括出具证明者的姓名、组织签署的意见、出具证明的时间。（三）写作注意事项第一，认真负责。第二，语言精练。第三，要手续完备。三、推荐信推荐信一般用于向对方举荐人才，可以由个人写给个人，个人写给单位或单位写给单位。写推荐信，要把被推荐人的基本情况以及之所以要推荐的理由写清楚，要全面地、实事求是地介绍被推荐人的情况，对优点和长处不要夸大渲染，对缺点和不足不要隐瞒，要以客观公正的态度向对方提供真实的情况。

如果是以个人名义写推荐信，要在信中简要地介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关系。单位向单位写推荐信，要由主管人签名，并加盖公章。推荐信的写作格式与普通书信相同。第五节民事诉状等法律文书一、民事诉状（一）首部标题写“民事诉状”或“民事起诉书”。标题下面依次分别写明原告人、被告人的个人情况，包括姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、工作单位和住址。（二）请求事项请求事项相当于“案由”或“事由”，文字应简短、明确、扼要。请求事项用一两句话写明请求法院依法解决原告人一方要求的有关民事权益争议的具体问题。一、民事诉状（三）争议事实和起诉理由１．事实（１）造成纠纷的具体事实，受到侵害的时间、地点、主要情节等。（２）当事人权益争执的具体内容。特别是争议的焦点和实质性分歧。（３）造成的后果。如原告人在纠纷中有一定过错，需负一定责任，应一并写明，以便法院全面了解情况，明辨是非。陈述事实应如实反映情况，不要把猜测臆断、道听途说的东西当事实写。事实应准确、简明，切忌笼统含糊；同时要抓住关键，突出重点，不要报流水账。与案情无关的不要写。２．证据写清事实后，应提出能证明所诉讼事实的证据及证据来源。３．理由根据事实和证据写明认定被告人侵权或违法行为的性质及应负的责任，提出要求判决的相应法律依据。说理要中肯，援引法律要准确、恰当。以上是正文。正文下另起一段，写结束语。（四）附项主要写明诉状副本份数、证物、书证件数。诉状至少要交付法院一式两份，正本留法院，副本由法院转交对方当事人。有时，有些具体内容和证据不能也不应使对方知道，则可另写一份情况说明，附在正本后面，只交法院审阅。二、答辩状对民事案件，人民法院应当在立案之日起５日内将起诉状副本发送被告。被告应当在收到之日起１５日内提出答辩状。答辩状首部与诉状基本相同。答辩状应实事求是地写明事实真相，同时抓住对方诉讼的关键性问题进行反驳。三、委托书诉讼代理有四种，这里主要介绍委托代理。委托代理需要写委托书。当事人任何一方因年老体弱或不熟悉法律知识，不便出庭时，均可请诉讼代理人。律师或其他熟悉法律的人经法院同意后均可担任。当事人请代理人需写授权委托书一式两份。委托书可根据当事人出庭与否（有些案件规定当事人必须出庭），写明委托全权代理还是诉讼代理。四、民事上诉状民事上诉状是指民事诉讼当事人或有独立请求权的第三人不服地方各级人民法院第一审判决、裁定，依法向上级人民法院提起上诉，请求撤销或变更原判的书状。上诉状有上诉期的限制。上诉状主要由首部、上诉请求、上诉理由和附项四个部分组成。首部：内容、写法与诉状基本相同，但应写明原审人民法院名称、案件的编号和案由。上诉请求：写明要求上级法院撤销原判或部分改判。上诉理由：主要阐明在哪些地方不服法院判决或裁定，为什么不服，在“不服”二字上做文章。如法院在认定事实、采用证据、适用法律、诉讼程序四个主要方面有不公正合理之处，可有的放矢地进行申辩。附项与民事诉状类似。五、申诉状申诉状的内容、格式与上诉状基本相同。其区别在于：对未产生法律效力的判决或裁定提出上诉时用上诉状，对已产生法律效力的判决或裁定提出申请复查纠正时用申诉状。申诉状除法律另有规定者外，不受时间限制。由于申诉状在程序上的特殊性，更应特别注意写明申诉请求目的，根据事实和法律有理有据地进行申辩。申诉状针对性要强。如有新的证据应着力写明。第六节大事记一、什么是大事记大事记是把重大事件（事情）按年、月、日顺序记载，以便查考的资料。作为应用文，它用来简要、系统记载单位重要活动，反映整个工作、活动情况，具有总结情况和备查的作用。二、大事记的写法（一）标题标题由大事记所记叙的单位名称或专题记叙的时间范围组成。（二）正文正文采用一事一记的写法，并按年、月、日记载。一条大事记应包括事情发生的具体时间和基本情况。基本情况通常包括事情的起因、过程、涉及的部门、人员、结果等。各单位的大事记一般应记录如下内容：（１）本单位的组织机构变动情况。如本单位的成立时间，职责范围，内设机构的增减，办公地点的迁移，人员编制的变化及重要领导人的任免、调动等。（２）重要会议的简况。如会议名称、任务、议题及形成的决议等。（３）本单位领导出席的重要内事、外事活动。（４）本单位发布的规定、制度、办法及重要工程的兴建、竣工、验收，重大科技成果的鉴定等。三、写作注意事项第一，要体现“大”字。“大”事指能反映本机关（单位）活动情况、有价值的事，切不可把大事记记成流水账。第二，实事求是。即按照事情的原貌，客观地加以记述，做到表述清晰、言简意赅。第七节求职文书一、求职文书求职文书是学校毕业学生、无业者和欲转岗就业的人为了谋得某一职位，向用人单位介绍自己的情况，使之了解，希望对方进一步考核，进而录用自己的介绍性文字材料，包括求职信（自荐信）、简历等。（一）求职文书的种类１．求职信：求职信是从主观的角度出发，重在回答“为什么我是这份工作的最佳人选”。因此写作时要紧扣应聘职位的核心要求，简明扼要地陈述自己的条件，应尽量避免反复提及个人简历中的已有信息。２．简历：简历是从客观的角度详细介绍求职者所具有的与申请职位紧密相关的个人信息、教育背景、经历、经验、技能、成果等。（二）求职文书的表达方式１．文字型：文字型求职文书主要运用文字、数据、图表等方式来介绍求职者的情况，这是最常用的一种求职文书。２．卡通型：卡通型求职文书主要用卡通或涂鸦的方式来展现求职者的经历和才能，是一种极具创意的求职文书。３．视频型：视频型求职文书用摄像机将求职者的求职演讲、能力展示、特长表演等拍摄下来刻录成光盘或者放到互联网上，利用视频的可视与可听，让招聘单位更为真切、直观地了解求职者。这往往会有意想不到的收获。４．网页型：网页型求职文书就是求职者将求职信、简历等制作成网页来说明自己的情况的文书。在“互联网＋”的时代，求职文书的写作也应具有“互联网思维”，思考如何利用互联网信息传播快、受众面广、直观性强、成本较低等优势来更好地推销自己。二、求职信的写作（一）求职信的内容和格式１．标题：一般写“求职信”即可，以表明信件的性质。２．称谓：在标题的下一行，顶格写用人单位的名称或负责人的姓名、职务。后面尽量不要写问候