接待工作手册

接待工作手册

1.目的

为认真贯彻落实中央八项规定，坚持发扬求真务实、勤俭节约的优良传统，

着力简化接待程序、降低费用支出、提高接待效果，推进建设节约型企业，有效

促进企业又好又快进展，特制定本管理手册。

2.接待范围

2.1内部接待

内部接待指公司系统内的接待，包含公司领导、公司各部门人员到所属各单

位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、'业务人员到公司机关请示、汇报或

者办理有关业务工作等。

2.2会务接待

包含大型综合性会议、专题业务会议、业务培训与其他重大活动。

2.3公务接待。

包含上级与地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。

2.4商务接待。

要紧指业主的考察、调研、洽谈等。

3.接待原则

3.1接待过程“热情礼貌、服务周到”；

3.2接待标准“对内从严、对外从宽”；

3.3接待管理“对口接待、预算管理”；

4.接待类别

接待任务按照接待对象的级别（以宾客最高层级为准），分为三级。

一类接待：适用于股份公司领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略

客户要紧负责人、公司邀请的重要宾客的来访；

二类接待：适用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、公司级战略客户来访;

三类接待：系统内部通常人员及通常客户的来访。

以上分类仅作为参考，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹配相应的

接待标准。

5.接待流程

步骤具体操作说明责任者

与对方沟通，确定来访人员姓名、人数、职位及来访

1.收到接待任务承办部门

目的

2.制定接待方案根据任务要求，制定接待方案，明确人员职责与分工承办部门

3.公司有关领导重要接待方案，主办部门负责人审核后提交公司有关

主管/分管领导

审批领导审批方案

根据方案，由接待主办部门组织实施接待，有关部门

4.组织实施接待承办部门

级人员依照分工配合

4.1接送安排办理迎送手续、做好迎送准备承办部门

根据来访人员身份预订与之相匹配的房型，提早领取

4.2住宿安排承办部门

房卡，需要配物品的房间提早配备

4.3车辆安排根据来访人数，合理调度，做好准备工作承办部门

4.4就餐安排根据实际情况，拟定就餐方案承办部门

4.5活动安排布置会议、会见场地、安排考察、报道摄影活动承办部门

4.6应急安排在接待过程中临时变化、突发事件等做好应急准备承办部门

5.费用核销结算各类费用，按照财务流程核销，冲抵预算承办部门

6.接待总结总结接待工作经验，提出改进措施承办部门

7.建立接待台账搜集整理接待有关信息，按时间建立接待台账承办部门

备注：办公室是上级领导、地方无业务对口领导与公司领导要求接待的其他宾客的接

待承办部门，总部各部门是其对口接待的承办部门。

6.接待流程指南

6.1同意接待任务并制定接待方案

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

根据领导要求，及时与对方联系，熟悉宾客信息：到

访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职

q7q

务、级别、性别、人数），往返情况（始发地、班次、

收到接待车次、出发时间、估计到达及离开时间）

任务掌握宾客（特别是主宾）的生活、饮食习惯、工作条

1

件要求，参考查阅主宾以往的到访情况，成立接待工q4y

作小组，做好分工，明确接待负责人

j

如来宾中有女宾，尽量确保至少一名女性接待人员qV

根据来访宾客，结合人员到实地踩点情况，提出初步Jj

Vy

日程建议

经领导审核，并与对方沟通确定后，形成基本的日程i

qV

安排

根据口程安排拟定接待方案，内容包含，迎送陪同、

j

视察参观、会议座谈、宴请配餐、住宿、车辆、着装qqV

制定接待

要求等

方案

填写《接待申请表》，按照流程履行接待方案，领导批

准后组织实施，特殊情况可事前经要紧领导口头同意

后执行接待方案、《接待申请表》被批准后，及时将方qqq

案告知参加接待的有关领导及参与配合的有关部门、

单位与个人

1

根据任务要求，编印小开本《接待手册》、

6.3住宿安排

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

根据来宾身吩提出2-3个酒店备选，经领导审核后，确

定来宾入住酒店Vq

有用房数量、房型、入住时间、住宿天数。根据来宾

级别安排房间：原则上一类宾客安排套间，二类宾客7q

安排商务间或者单间，其他人员安排标准间

酒店预订预定房间时将入住天数增加一天，避免来宾房卡过期

而造成不便7q

来宾较多时，应预留机动房4qy

办公室负责人员、领导秘书等人员的房间尽可能靠近

主宾房间Tq

提早办理入生手续，领取房卡yl7

检杳房间设备是否完好7q

迎宾准备根据来宾等级，需要往房间配送物品的提旦配送：如：

企业宣传册、欢迎卡、茶口1等Tqq

提早开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制

无关电话打进措施7Vq

与迎接人员:呆持联系，确定到达时间，将情况及时向

等候迎接来宾的领导汇报47q

提早十分钟在酒店大厅等候来宾Vqq

迎宾安排

来宾到达酒店后，帮助卸取行李7qq

向来宾发放房卡，引导来宾上电梯7

6.4车辆安排

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

用车安排嘉宾用车，更早安排（司机姓名、电话、车牌号）qq

根据接待方案，驾驶员提早熟悉来宾行程，对行车路

车辆安排线进行设计，必要时踩点，选择最佳路线，对可能出Tq

现的特殊情况做好预案

驾驶员应提早检杳车况，检查车上空调、影音设备，

路线选择确保油料充足，准备好通行费用，根据行程，提早准qq

备好通行证件

穿着正式工作服，系领带，白色手套7

驾驶礼仪保持服饰整洁、面容清洁qq

使用礼貌用语，服从接待现场安排qq

车辆编号车辆超过三辆时，应对车辆进行编号V7

配备并及时更新纸巾，矿泉水、雨伞、常用药及当地

车上物品qq

地图

在来宾上车前开启车内空调，置于合适温度，来宾上

yj

车后主动询问温度是否适宜

行车服务每天用车结束后，应及时清洗、除味、消毒，清理垃

qqq

圾，保持车内干净卫生

来宾下车后，应检查车内是否有来宾遗忘的物品7V7

针对可能出现的特殊情况，做好预案，提早熟悉天气、

应急预案qq7

路况、车辆通行情况等变化

6.5就餐安排

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

根据来宾级别及有关要求预订1-2家宴请地点，由有

餐厅选择q

关领导确定宴请地点

按要求布置就餐地点，酒水、香烟提早放置，红酒需

餐厅布置7

要醒的提早通知酒店服务员提早醒酒

落实来宾名单，确定就餐陪同人员777

安排席位重大宴请时，根据出席人员名单制作排位表并摆放席1

V

位卡

根据主宾或者要紧领导口味提早配菜，配菜要求：菜

单包含凉菜、热菜、汤、甜点、主食、水果；熟悉来

71

菜单安排y

宾口味合理搭配；表达当地特色与时令菜式；操纵好

用餐标准及菜量，不铺张浪费

1j

物品准备红酒、臼酒、香烟等Vy

例行节约，原则不上高档菜肴与名贵烟酒，宜选用当Jj

宴请标准VV

地家常菜、特色菜与当地特产烟酒。

Ji

布置好来宾为息区、安排茶水、消遣用品Vy

确认来宾到之时间，告知有关陪同人员提早15分钟到Ji

迎宾安排Vy

达餐厅等候

Ji

引导来宾入座Vy

用餐结束前15分钟，通知有关接待人员、驾驶员做好Ji

VV

车辆准备

宴会结束

协助领导将来宾送至门口或者上车地点道别77q

在来宾离开时及时关注是否有遗留物品4qq

6.6活动安排（会议、考察接待）

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

按照会议人数，会议形式确定会议室，布置会场，熟悉

VV

会场设施

提早制作会场横幅VV

保持会场清洁4V4

根据实际情况放置指示牌

场会议qV

地提早准备电子屏VV

布准备笔墨纸砚供来宾题词（如有需要）V

置在座位上摆放会议议程（包含参会人员名单、会议议程

4Vq

及公司简介）、交流材料等

根据来宾人数，准备适量的水果qVq

业主考

保持接待室干净卫生7q

察接待

提早准备好热水与茶叶qVV

准备茶杯、茶叶、热水、矿泉水、纸巾、笔记本、签字

物品准备

笔、桌牌等必要用品q7

检查会场投影、音响设备及会议室电源、照明及空调系

设备检查

统，空调应提早开启qqq

服务人员提早到位，提早通知参加会议人员入座qqq

会场服务会场服务人员应衣着得体，最好穿工装qV

会议服务期间，应及时为参会人员添加茶水qqV

有关部门应提早准备录像、录音设备qqq

宣传报道提早与媒体联系，开展新闻报道V

对内对外宣传报道经有关领导审核后方可公布qq

会场布置工作就绪后，通知接待人员7V

迎接来宾及时熟悉来宾出发时间，预估到达会场时间qVV

确认来宾到达时间并向领导汇报，告知领导迎接来宾qqq

引导入座来宾到达会议室或者接待室，引导来宾入座qqq

会场服务人员应每20分钟进入会场查看参会人员茶水

情况，并及时为来宾及参会人员添加茶水；会议休息时，qVV

会场服务

根据实际情况，及时清理会场

会议开始前，可播放节奏轻快的音乐VV

资料整理会议结束问收整理资料,检查是否有物品遗漏4

6.7活动安排（视察）

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

落实视察F1的、时间及具体视察的基层单位或者项目qq

信息落实

熟悉视察地点当天的天气情况Tqq

有关部门应当定1-2套视察议程报领导审核VV

落实考察陪同领导、人员名单qy7

通知基层单节做好接待准备并转发接待方案等

77

资料

1

通知基层单位安排住宿、就餐地点4qyj

前期准备落有用车安徘，确定行车路线7VVj

提早做好工蚱汇报材料及答疑准备7V7

视察点应提早做好清扫、保洁工作，特别是工作区、

477

会议室、卫生间、施工通道、入口等场所

做好现场布置工作qq7

提早准备安全帽并摆放整齐q77

做好迎接准备，迎接并引领来宾入场7y

发放矿泉水与安全帽qq

视察期间尽量避免造成灰尘多、噪音大、火星四溅的

现场实施qqq

操作

协调落实下一步接待准备qq

掌握视察与参观时间，保证活动按计划进行qq7

6.8应急安排

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

应急准备根据需要，凫早做好应急预案q

接待开始前来宾信息变化（时间、人员、行程），及

7

时调整方案，并报告有关领导与接待人员q

信息变更

接待过程中信息变化（临时增加或者减少行程、人员

变更、时间调整），及时报告有关领导与接待人员q

接待过程中发生各类突发紧急事件须及时联系当地有

关部门进行处理并及时报告上级领导4q

公司门前如突遇群体性时间，可及时调整接待会见地

点，并以适当的理由向来宾予以解释，并尽快予以处4

突发应对理

突遇天气变化，自然灾害事故或者车辆故障等，及时

联系救治，维修并立即上报上级领导7Vq

有必要时，安排随行医护人员7

6.9接待总结

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

前期工作接待前准备工作不足或者遗漏的方面q

共结接待前工作存在的改进方法q

接待中行程、住宿、用餐、用车安排及迎送等

q

接待环节存在的问题

总结接待环节中存在的问题的解决办法及优化方案7yl

接待环节中创新的工作方法总结V

更新来宾信息qVq

其他

费用结算与报销44q

610资料归档

三级二级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

来往公文拜访函、通知、领导批件、联系方式7Vq

接待方案、接待手册、会议签到表、汇报材

会议资料VV7

料、交流材料等有关材料

视察参观资料视察参观点介绍资料4q

接待总结接待书面总结77

图像音像资料现场照片、录像、录音等VV

主宾简历及其他个人信息，包含民族、出生

来宾重要信息7

年月、籍贯、饮食习惯、爱好忌讳等

7.表格模板

7.1接待分工明细表模板

序号任务分工时间节点责任人联系方式

7.2接待日程方案模板

______（单位）______（姓名）―（职务）一千「接待日程方案

日期时间接待步骤接待内容参加人员备注

上午前往新______场迎接

接机一—行人乘坐—航班由一飞抵***、♦♦♦用车*******

10:00

入住

前往酒店迎候用车*******

10:30下榻________酒店***、♦♦♦

迎接

中午午宴

就餐**♦、♦♦♦用车*******

12:00地点：____________

**月♦♦日下午会谈、签字仪式

会议***、***用车*******

星期*14:00—15:30地点：集团公司2楼会议室

实地

15:30——17:30前往__________项目***、***用车*******

考察

晚上晚宴

就餐***、用车*******

18:00地点：____________

上午送____一行前往一机场

送行用车*******

2I:(X)乘坐一航班至_______

7.3接待申请表模板

************公司接待申请表

填表日期:归猪编号:

接待名称

□工作检查□调研□考察□洽商□顺访□其他

来访目的具体事由：

接待部门

来访时间月日时至月日时

姓名性别单位/职务

来宾情况

（总人数：—人）

来宾级别□一级□二级□三级

酒店等级：―星名称：_____________________________

房间总数：—间入住天数：一天

住宿安排美型:□套房—间□单人_间□双人—间其他

结账类型:□我方承担□来宾自付

□横幅内容：

口电子屏内容：

会见安排□投影□宣信片□录音□音响□话筒□水果

□瓶装水口宣传册□拍照□摄像其他

宴请安排拟用餐总次数、用餐时间

用餐、用酒基本规格

活动安排活动时间、考察或者观光地点

是否需要购票:是□否□类型:□机票口火车□汽车

返程安排

购票费用:□我方承担□来宾自付

特殊安排按正常接待等级标准以外的其他要求

项目金额说明

住宿

餐饮

费用预算

合计

接待部门意见

分管领导审批

主管领导审批

7.4接待手册模板

XXX一行莅临*****公司

招*****/、旬并显*********

会议手册

**********************公司

20年月日

企业文化

企业精神：科学管理文明施工艰难奋斗勇创一流

管理方针：以人为本塑造精品安全环保守约诚信真诚服务

进取创新

经营理念：责任荣誉共赢

企业愿景：发挥陕西省施工总承包龙头企业优势，争做国内一流施工

企业

企业价值观：奉献社会富裕职工

企业服务宗旨：施工前为用户着想施工中对用户负责施工后让用

户满意

调研提纲

1、20年上半年生产经营情况；

2、安全生产情况；

3、结合“十二五”规划的执行情况，对标准化、信息化

的认识（重点，互动）；

会议议程

会议地点：******总部2楼会议室

日期时间会议内容

14:00------14:10***做调研讲话

14:10——15:1()***做工作汇报

月日

15:1()——17:10标准化、信息化专题互动

17:10——17:40***做总结讲话

XXX公司一行莅临******弟********公司

开展工作调研会议参会名单

序号单位姓名职务

1

2

3

XXX公司领导

4

5

6

1党委书记、董事长

2党委副书记、总经理

3总工程师

4集团领导副总经理

5副总经理

6副总经理

7副总经理

1

2

3

4

5

6集团各部门

7

8

9

1()

11

12

1总工程师

2***公司领导副总经理

3副总经理

4副总经理

1综合办公室主任

2生产管理部部长

3*****各部门技术管理部部长

4经营预算部副部长

5财务负责人

天气提示

周二09月29日农历，3十七（实时:18℃）

周三周四周五周六

09月30日10月01日10月02日10月03日

G崇

21〜16℃

阴20~12℃22~10℃22~13℃25~14℃

西南风范风小雨昭阴多云转小雨

实时空气质量：76良西南风微风的例即1

33

现在11点14点17点20点23点0=05点08点

2旬、时温度风力风向降水量相关联

****公司简介

***********公司于1955年9月由中国人民解放军建筑工程第七师集体转业

而来，现为国家房屋建筑工程施工总承包壹级企业，并具备市政公用工程施工总

承包壹级、机电设备安装工程总承包壹级、钢结构工程专'也承包壹级、园林古建

筑专业承包壹级、建筑装饰装修专业承包壹级等资质。

建司六十年来，集团公司秉承“科学管理、文明施工，艰难奋斗、勇创一流”

的企业精神，承担了荆江分洪、中国第一颗原子弹研制基地、西昌卫星发射中心、

陕西彩色显像管总厂、西安咸阳国际机场等一大批国防及民生重点工程建设任

务，为我国经济建设作出了突出奉献。同时，企业还走出国门，先后在日本、古

巴、蒙古、加纳、苏丹等国家建成了一批名优项目，在海外树立了良好的企业形

象。

近年来，集团以建设施工总承包特级资质企业为目标，外抓市场上规模，内

抓管理增效益，先后承接了西北第一高——陕西科技信息大厦、汉阳陵外藏坑A

段展示厅保护工程等一大批“高、大、精、尖”项目。荣获“鲁班奖”工程1项，国

家优质工程5项，国家级文明工地1个，国家AAA级安全文明标准化诚信工地

2个，国家质量安全标准化示范工地1个，国家级新技术应用金牌示范工程1个。

承建的地电广场一农行大厦工程荣获2013-2014年度国家优质工程奖，航天六

院流淌与力学环境研究试验厂房工程等3项工程荣获陕西省优质工程“长安杯”，

并建成省级文明工地7个，市级文明工地13个。同时，企业获得国家专利6项,

省级工法9项，QC成果5项，集团公司卜属的技术中心经陕西省科技厅审核，

通过了省级企业技术中心的认定。

*****集团被陕西省委、省政府授予了“省级文明单位”称号，在陕西省建筑

业协会组织的企业信用等级评审中被授予了“AAA”信用等级，被陕西省工商管理

局授予了省级“重合同、守信用“企业。

7.5房间必备物品一览表

序号内容三级接待二级接待一级接待

1水果V

2茶叶4

3公司欢迎卡qq

4矿泉水q

日程安排/接待手册

5qq

（二选一）

6洗漱用品qqq

7个性化物品qq

备注：需削皮水果请配水果刀

7.6住房设施检查表

检查

项目检查内容核查人复查结果

分工

一、房间设施及卫生

水龙头、马桶、浴缸开关漏水口堵塞

口损坏口脏乱口热水器损坏□不通电

卫生间口不通水口袍、毛巾、浴巾、卷筒纸

缺少口通风口灭蚊口

门窗开关损坏口桌椅损坏□电话不通

客厅□取电卡口

被褥、被套、枕套叠放脏乱口未洗口

卧室未熨口未折叠口被芯、枕芯天翻晒口

睡衣未洗口未熨口未挂口

灯具不亮口书报缺少□过期书报未清

书房理口物品杂乱□办公文具不全口无备

用电源插座口

衣架、衣夹缺少□损坏口脏乱口摆放

阳台

不齐口

门窗开关口损坏口

店

酒

查

检地板地毯损坏□不洁口

目

项

绿色植物枯萎口损坏口

二、安全设施

消防设施灭火器、防毒面具无法使用口失效口

通道电梯堵塞□脏乱口

不运行□不通电口指示灯不亮口开关

电气设备

失灵口

不通口杂音口图像不清口频道少口节

电视电话目单口

网络设备不能上网口速度慢口损坏口刀安全口

三、食品饮料

矿泉水缺少口变质口

水果变质口品种单一口

四、洗漱用品

房间朝向□房间位置口房间异味口房

公司检查项目间噪音□房间欢迎卡口水果□鲜花口

学主口接待手册口_________

注：检查项目包含但不限于上述内容。上述检查要紧适用于一级接待任务，公

司接待人员进入房间实地检查，亦可作为考察接待宾馆的设施、服务水平评价

标准。

7.7就餐地点检查表

餐厅与房间名称餐厅负责人及联系方式

检查要求：

一、就餐需配备的

1、必备项目是否配备齐全；

项目

2、配备的物品，摆放的位置是否符合接待要求

餐桌台布/台花鲜花椅子

碗筷刀叉酒杯茶杯茶

接待席位卡白酒红酒啤酒

个性化食品饮料毛巾烟灰缸

服务人员

检查要求：

二、就餐环境检查1、必备设施设备是否齐全；

2、必备设施是否处于良好可用状态

供水系统是否正常电视机图像是否清晰，遥控是否完好

空调（含遥控）工作正常，是否操

餐厅及卫生间地点是否干净、防滑

纵在26℃

空气是否流通房间是否明亮，灯具是否干净、完好

卫生间物品及配备是否齐全与完

好（植物、洗手液、毛巾、纸巾与餐厅内外是否有噪音

空气清新剂、马桶）

餐厅通道是否畅通餐厅大小是否符合要求

检查人：年月日时分

检查情况汇总

核查人：年月日时分

注：上述检查表供参考，要紧适用于一级与二级接待。亦可作为考察接待餐厅

的评价标准，检查项目包含但不限于上述内容。

7.8会议室检查表

会议地点会议负责人及联系方式

检查要求：

一、检查场地布置1、必备项目是否配备齐全；

2、场地布置是否符合集团公司品牌标识推广应用管理要求。

指示牌会议台型布置欢迎牌主席台

会议背景横幅

检查要求：

二、检查有关设施

、必备设施是否配备齐全；

设备1

2、必备设施是否处于良好可用状态。

话筒音箱灯光幻灯空调

录音设备投影播放器卫生间

电视电脑插座

检查要求：

、必备项目是否齐全；

三、就餐环境检查1

2、摆放位置是否规范；

3、所用器具是否清洁。

座位牌公司信笺茶杯会议资料

直身玻璃杯、

普通铅笔纸巾瓶装矿泉水

杯垫

公司简介