学校档案管理台账制度

学校档案管理台账制度第一章总则为规范学校档案管理，提高档案工作效率，确保档案信息安全与准确性，根据国家有关法律法规及教育行政部门的相关规定，结合本校实际情况，特制定本制度。档案管理是学校日常管理工作的重要组成部分，涵盖学生、教师、课程、活动等各类信息，确保档案的完整性和可追溯性，为学校的各项决策和工作提供重要依据。第二章适用范围本制度适用于本校所有部门和人员，涉及学校各类档案的收集、整理、保管、使用和销毁等环节。档案包括但不限于学生档案、教师档案、教学档案、行政档案、财务档案及其他相关档案。所有部门和人员在执行档案管理工作时，需遵循本制度的规定。第三章管理规范档案管理工作应遵循以下基本原则：1.真实性：档案内容必须真实、准确，反映实际情况，不得伪造或篡改。2.完整性：档案应完整、系统，确保各类信息的相互关联和可追溯性。3.安全性：档案管理应采取必要的保密和安全措施，防止档案丢失、损毁或泄露。4.规范性：所有档案的收集、整理、保管和使用需遵循统一的标准和流程，提高工作效率。第四章档案的收集与整理档案的收集与整理由各相关部门负责，具体要求如下：1.档案材料的收集：各部门在日常工作中应及时收集、整理与本部门相关的档案材料。包括但不限于学生的入学申请、成绩单、教师的聘用合同、课程大纲、活动记录等。2.档案的整理：收集到的档案材料应按照统一的格式进行整理，确保信息的完整性和可读性。所有档案材料需附上整理记录，注明收集日期、整理人及相关备注。3.档案的分类：档案应按照类别进行分类存放，便于查阅与管理。分类可依据档案的性质、内容、用途等进行划分。第五章档案的保管档案的保管是档案管理的重要环节，需遵循以下要求：1.档案存放：所有档案应存放于专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防盗等功能，确保档案的安全。2.档案编号：每份档案应进行编号登记，形成台账，方便日后查阅。档案编号应遵循统一的规则，以避免重号或遗漏。3.档案定期检查：档案管理人员需定期对档案进行检查，确保档案的完整性与安全性，发现问题及时处理。第六章档案的使用档案的使用需遵循以下流程：1.查阅申请：需查阅档案的人员应向档案管理部门提出申请，填写查阅申请表，说明查阅目的及所需资料。2.审批流程：档案管理部门在接到申请后，需对查阅目的进行审核，必要时可与申请人进行沟通确认。审批通过后，方可进行查阅。3.查阅记录：查阅过程中，档案管理人员应对查阅情况进行记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息，以便于追踪与管理。第七章档案的销毁档案的销毁应遵循以下流程：1.销毁条件：根据国家和学校相关规定，达到保存期限的档案可进行销毁。对于需长期保存的档案，应按照规定进行管理，不得随意销毁。2.销毁审批：销毁档案前，需向档案管理部门提出申请，填写档案销毁申请表，经过审核同意后方可进行销毁。3.销毁记录：销毁档案时，应有专人负责，销毁后需填写销毁记录，记录销毁档案的名称、数量、销毁日期及参与人员等信息。4.销毁方式：档案销毁应采取有效的方式，确保信息无法恢复。可采取shredding或其他符合规定的方法。第八章监督与评估为确保档案管理制度的有效实施，建立相应的监督与评估机制：1.定期检查：学校应定期对档案管理工作进行检查，评估制度执行情况，发现问题及时整改。2.反馈机制：各部门在日常工作中，应及时向档案管理部门反馈存在的问题和建议，以便于制度的完善与改进。3.培训与宣传：定期对学校全体人员开展档案管理培训，增强档案管理意识，提高档案管理水平。附则本制度由学校档