杭州梵隼服饰有限公司采购与付款业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1杭州梵隼服饰有限公司基本情况..............................................2

1.1杭州梵隼服饰有限公司企业简介..................................2

1.2杭州梵隼服饰有限公司企业组织架构..............................2

2杭州梵隼服饰有限公司采购与付款内部控制现状................................2

2.1采购与付款内部控制制度........................................3

2.2采购与付款的基本情况..........................................3

3杭州梵隼服饰有限公司采购与付款内部控制存在的问题..........................3

3.1采购计划不合理................................................3

3.2付款流程不完善................................................4

3.3采购供应商管理不完善..........................................4

3.4内部控制监督系统存在问题......................................5

4杭州梵隼服饰有限公司采购与付款内部控制优化设计............................5

4.1合理安排采购计划..............................................5

4.2完善加强付款流程..............................................6

4.3合理选择供应商................................................6

4.4构建独立的内部控制监督系统....................................7

5总结......................................................................7

参考资料...................................................................8

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杭州梵隼服饰有限公司采购与付款业务内部控制优

化设计

1杭州梵隼服饰有限公司基本情况

1.1杭州梵隼服饰有限公司企业简介

杭州梵隼服饰有限公司成立于2019年06月06日，注册资本为500万人民

币，法定代表人为叶林，注册地点位于浙江省杭州市临平区南苑街道迎宾路

559号。杭州梵隼服饰有限公司的主营业务包括生产及加工：服装、服饰、针

纺织品、鞋帽、箱包、床上用品；批发零售及网上销售：服装、服饰、针纺织

品、鞋帽、箱包、床上用品、日用百货、服装辅料、服装面料；服务：服装设

计。虽然企业目前还在不断开发新业务，但是其主要营业收入还是来源于生产

及加工。其主要经营范围及种类如表1-1所示：

表1-1杭州梵隼服饰有限公司主要经营范围及种类

经营范围主要经营种类

生产及加工服装、服饰、针纺织品、鞋帽、箱包等

批发零售及网上销售服装、服饰、服装面料、床上用品等

服务服装设计

1.2杭州梵隼服饰有限公司企业组织架构

目前杭州梵隼服饰有限公司的组织架构是按照董事会、经理层、所属各级

人员这一顺序。公司的组织架构比较简单其中公司的最高决策者是董事会，它

的职责是为公司把握大方向并下发决策，总经理和副总经理实施下发的决策和

负责公司的日常经营管理，各部门履行决策中所要承担的工作任务。其组织管

理架构图如图1-1所示：

董事会

总经理副总经理

采购部财务部销售部仓管部生产部设计部

图1-1杭州梵隼服饰有限公司组织管理架构图

2杭州梵隼服饰有限公司采购与付款内部控制现状

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2.1采购与付款内部控制制度

在公司成立之初，为了加强内部管理，公司制定了企业规章制度，在日常

经营管理过程中明确了各部门的工作内容，范围和工作程序。企业规章制度约

束采购与付款的业务活动，初步形成了采购与付款内部控制体系，但是距离这

些制度的制定已经过去了三年之久，此外，由于对这些内容没有进行及时的更

新和修改，加之受员工水平的限制，公司在采购与付款业务内部控制的制度设

计上还存在一定的缺陷。

2.2采购与付款的基本情况

杭州梵隼服饰有限公司的采购部、财务部、仓管部以及生产部涉及到采购

与付款这两项业务，它们和采购与付款业务的相关职责如表2-1所示：

表2-1公司各部门与采购与付款相关的职责表

部门与采购与付款相关的职责

寻找供应商

采购部制定采购计划

采购原材料

支付货款

财务部负责记账

审核付款

盘点原材料

仓管部编制原材料入库单

接收原材料

向采购部提交原材料申请单

生产部确定原材料的领料数量

签收原材料领料单

3杭州梵隼服饰有限公司采购与付款内部控制存在的问题

3.1采购计划不合理

杭州梵隼服务有限公司物资的采购主要依赖于采购员的经验判断，采购计

划的合理性和合规性不能得到保证。在备货时，采购员采用的是“走到哪就是

哪”的计划指导，这样的工作原则，会导致采购的数量和时间不准确。如果在

生产的过程中出现布料过少时，会耽误生产时间，造成生产线停顿，不能及时

的向顾客发货，从而会给公司带来很大的财务损失。对于大批量的订单，若不

能按时交货，公司的信誉将会收到损害，会导致购货商与其他公司合作，造成

公司的经济业务减少。如果采购的布料超过实际使用的布料，导致布料积压，

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占用大量的资金，同时企业还需要花费额外的仓储费用去储存布料，给企业造

成不必要的损失。采购计划制定的不合理，会降低公司的资金利用和采购业务

的效率。

3.2付款流程不完善

在付款环节中，公司的付款周期不合理，对于供应商提出的提前支付货款

和每月支付货款这一要求，采购员在签合同的时候并没有考虑公司的应收款项

周期普遍较长这一现象，因此会给公司流动资金的周转带来压力。其次在付款

流程上，公司没有具体的审批步骤，财务部门在付款时，是直接根据采购部门

签署的采购合同进行付款的，没有与仓管部门相结合，进行实地盘查，对购买

布料的状况和货款往来没有进行比对，造成虚假业务的发生，即没有发生采购

业务但是出现了付款行为的发生和购买货物的价款与入库货物的价款金额不符

合。付款流程图如图3-1所示：

图3-1杭州梵隼服饰有限公司付款流程图

3.3采购供应商管理不完善

良好的供应商会影响公司的生产和经营，那是因为公司的采购成本所占比

率一致处于较高水准所导致的。如果供应商选择不当，就容易造成人为舞弊，

会对公司利益造成一定的影响。公司主要存在以下问题，第一是过度依赖长期

供应商。公司在选择供应商的时候往往会直接选择长期合作的供应商，而忽略

其他物美价廉的供应商，这样导致了公司不能和具有优质潜力的供应商进行合

作。并且长时间和同一个供应商合作，容易造成采购部与其勾结，提供了供应

商贿赂采购员的可能性，从而造成人为舞弊。第二是公司缺乏一套完整的供应

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商管理制度，也没有构建一个供应商评估体系，对于供应商的评价指标也没有

一个明确的定义，不能对供应商展开全方面的评估。这样会导致采购员利用职

权之便，与自己熟悉的供应商合谋，导致商业贿赂，收取供应商回扣等舞弊现

象的发生，让其他优秀的供应商不能入选，从而不能对供应商进行规范化管

理。

3.4内部控制监督系统存在问题

杭州梵隼服饰有限公司内部控制监督系统存在严重的缺陷，虽然公司设立

了财务部门，替代了审计执行的部分职能，但是没有设立独立的内部审计相关

部门。因为公司没有成立单独的审计部门进行审计，所以不能及时指出采购与

付款中可能遇到的风险和问题。虽然采购与付款的相关决策在各个层面进行了

审核，但是它们都是基于先前的供应商的表现来确定是否批准，而不是通过实

际的内部控制水平来防范风险。其次，在采购的时候，采购计划都是采购经理

全权负责，并没有经审计部门的审核，因此会导致采购计划不合理和不科学。

最后，在付款的时候，由于采购计划没有经过审计部门审核，不利于发现合同

存在的问题。以上问题会使得企业在采购与付款环节处于内部控制监督失效状

态。

4杭州梵隼服饰有限公司采购与付款内部控制优化设计

4.1合理安排采购计划

因为公司的采购主要是依赖于采购经理的经验判断来进行采购的，所以加

强对采购过程的把控和管理是非常有必要的。首先，可以在制定采购计划的时

候，采购部经理召集其他部门下各类别经理和采购计划管理部门进行会谈。由

采购部带头，组织需求部门对布料的需求进行统计，并编制采购计划，然后将

采购计划提交给采购部，采购部汇总采购计划与仓管部核对目前仓库的现有库

存，之后采购员预测需要的采购数量以及采购时间，最后提交给上级进行审

批。这样可以避免主观经验造成的负面影响，从而制定出合理的采购计划。然

后可以根据采购计划进行采购，避免存货的数量出现积压或者不足。具体优化

流程如下图4-1所示：

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图4-1采购计划优化流程

4.2完善加强付款流程

在付款过程中，企业没有按照制度进行付款，应该加强企业对于付款流程

的管理和控制，建立财务付款管理制度，并严格执行该项制度。第一，对于供

应商要求的提前支付的货款，在公司资金充足的情况下，按照规定，收取8%的

资金占用费。其次，在以后的采购中，规定不得提前支付货款，减少公司的资

金压力。第二，为了保证企业采购的物资和采购计划的物资一致，可以与仓管

部合作，实行实地盘查法，加强对物资的管理，保证所购物品的质量和数量。

通过对以上步骤的实施，可以保证企业的正常运营和提高企业的资金利用效

率，同时保证企业所购物资的质量并控制存货数量在正常范围，避免虚增业务

的发生。付款优化流程如图4-2所示：

图4-2付款优化流程图

4.3合理选择供应商

在目前的市场，一个长期合作的优质供应商可以保证供货的稳定性和产品

的质量，帮助企业加快生产经营，从而提高企业的市场竞争力。针对杭州梵隼

服饰有限公司的问题，企业应该建立供应商考评指标，即对供应商布品质的好

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坏、价格的高低、交货期是否准时、后续服务是否完善、信誉度是否高等方面

进行综合评估，这样可以帮助企业选择与优质供应商进行合作。如果长期合作

的供应商达不到考核标准，应该与其终止合作，因为只有优质供应商才可以保

证产品的质量以及节约公司的采购成本。考核项目占分比重如表4-1所示：

表4-1考核项目占分比重

考核项目占分比重

品质45%

价格20%

交货期10%

后续服务10%

信誉度10%

其他5%

4.4构建独立的内部控制监督系统

为加强公司内部控制监督系统，根据我国的相关法律法规，并结合公司实

际情况，应当设立独立的内部审计监督部门和制定内部审计制度，对公司采购

与付款的流程加以综合监督，及时找出企业在采购与付款环节中的不足，发挥

内部审计的作用。在采购部完成采购计划的时候，可以通过单独的审计部门对

其检查，规避一些风险项目，并且指出采购计划中不合理不科学的地方，然后

提出改善问题的方案。在财务部门进行付款的时候检查合同，找出合同中所存