杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介............................................................1

2公司业务基本情况....................................................1

3公司付款审批流程现状................................................2

3.1供应商代码新建................................................2

3.2供应商代码信息维护............................................3

3.3发票接收及入账流程............................................3

3.4发票入账获取审批流程..........................................4

4公司付款审批流程存在的问题..........................................5

4.1供应商信息管理流程效能低......................................5

4.2发票信息入账流程精确性不高....................................6

4.3审批权责不清晰不规范..........................................7

5杭州瑞黎雅网络科技有限公司付款流程优化设计..........................8

5.1重建供应商信息提交及维护流程..................................8

5.2完善发票入账审查流程..........................................9

5.3规范供应商付款审批权责........................................9

6设计评价...........................................................10

参考资料............................................................11

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杭州瑞黎雅网络科技有限公司

财务付款审批流程优化设计

1公司简介

杭州瑞黎雅网络科技有限公司成立于2015年，企业地址位于浙江省杭州

市余杭区仓前街道，所属行业为软件和信息技术服务业。从其拥有的数据中获

取商业洞察，简化业务流程，降低成本，并获得行业竞争优势。

杭州瑞黎雅网络科技有限公司相关业务产品线以云技术及认知中心、全球

企业咨询服务、全球信息科技服务、系统开发及维护、全球融资等为主。业务

单元范围广阔，涉及采购、供应链、人力资源、供应链及战略等各个方面。业

务覆盖全球各个地区，如亚太地区，澳洲，欧洲，北美地区等。如图1所示：

图1公司组织架构图

2公司业务基本情况

杭州瑞黎雅网络科技有限公司全球企业咨询服务，包括财务外包服务、金

融转型服务和人力资源服务，其财务外包服务主要对财务相关流程进行运营外

包交付。杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包部门是其外包业务的主要部分。

其业务包括应付账款，应收账款，总账，报告等。不仅为国内客户提供服务，

也为日本，韩国，东南亚地区国家，欧美国家地区客户提供多语言支持财务外

包服务。杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心将继续运用全球领先的创

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新和服务力量，更好地支持大连的发展，实现互利共赢。其组织架构如图2所

示：

图2公司组织架构图

3公司付款审批流程现状

3.1供应商代码新建

供应商代码是SAP系统用来管理客户档案的数据，它是唯一的[28]，也就

是一个公司只能在系统中建立一个供应商代码。

无论是客户方采购订单，还是杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心

应付账款作业，亦或对供应商库存数据的查询时，都可能需要用到供应商代码。

如通过供应商代码查询某个供应商的采购订单未结案还有多少；或通过供应商

代码查询该供应商的应付账款，当月还需付款的金额等。所以，在SAP系统中

正确建立供应商代码和维护供应商信息是非常重要的。供应商信息新建及维护

现状流程如图3所示：

图3公司财务外包中心应付账款流程供应商信息新建及维护现状流程图

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3.2供应商代码信息维护

供应商若欲修改其在杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款

流程中供应商代码的收款银行账户信息。供应商需严格按照要求填写“电子资

金转账信息登记表”，提供其公司相关负责人需签字及印章，并加盖公司印章

后，以邮件的形式提供给杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款

专员。电子资金转帐信息登记表如下图4所示。

图4电子资金转帐信息登记表图

3.3发票接收及入账流程

杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包部门需接收到供应商寄送过来的发

票后，会将发票信息入账至系统中，其发票接收及入账现状流程如图5所示。

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图5公司财务外包中心应付账款流程发票接收及入账现状流程图

3.4发票入账获取审批流程

杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款流程的客户方采购部

门首先与供应商确认需要的货物或服务，并在系统中建立订单，生成订单号码。

待供应商提供货物或服务后，采购部门应与库房或使用单位确认验收情况，并

在系统中做收货记录。同时，供应商可开立发票并寄送给杭州瑞黎雅网络科技

有限公司财务外包中心应付账款专员。

应付账款专员在发票的入账过程中，需要拿到请款部门主管的邮件审批，

否则发票将不会入账或将发票退还给厂商。拿到审批后，杭州瑞黎雅网络科技

有限公司应付账款专员即可在SAP中进行入账并上传其审批邮件。

在固定付款日内，杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款专

员需准备付款清单并寄送给客户方经理进行审批，若未拿到审批，不能安排进

一步的付款。只有在客户方经理查阅并审批之后，才可对供应商进行付款。

下图6为杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心发票入账及付款流程

获取审批现状流程图：

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图6公司财务外包中心发票入账及付款流程获取审批现状流程图

4公司付款审批流程存在的问题

杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款基本业务主要包括发

票管理和供应商管理。发票管理通常包括：订单收货记录审核，发票信息入账

及付款，发票档案整理。供应商管理流程包括：供应商信息核对与建立，供应

商信息更改。在实际工作中，杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付

账流程现存的主要问题有如下几个方面：

4.1供应商信息管理流程效能低

供应商通过邮件申请新建或维护代码基本信息的方式效率低。由于没有固

定的格式及相关内容要求，供应商往往没有办法一次性提供完整的信息给杭州

瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心，通常需要与供应商通过邮件或电话的

形式反复沟通确认，导致新建供应商代码流程效率低，从而影响后续采购下订

单等一系列流程。

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4.2发票信息入账流程精确性不高

发票号码对于供应商来说是代表该笔费用的唯一的标识。杭州瑞黎雅网络

科技有限公司财务外包中心的客户遍布全球各地，且每个客户的供应商也遍布

全球各地。每个地区的发票样式也不尽相同，发票号码也各不一样。如中国大

陆地区的发票号码是比较规矩且有固定格式，如增值税发票的发票号码为固定

8位数字。台湾地区的发票号码也比较规范，其发票号码格式为两位英文字母

加八位数字。其他国家的发票相对来说没有固定的格式，也没有关于发票号码

固定的要求，有的发票号码是数字，有的发票号码是英文字母，有的是英文字

母与数字的组合，有的甚至在发票号码中夹带符号，如“-”、“_”、“/”等。

红色框标注处为发票号码。虽然中国大陆地区发票的发票号码统一为八位

阿拉伯数字，相对来说比较标准。但是会有发票号码入账为“NO.03430491”“

NO03430491”“NO03430491”“03430491”四种可能。从而造成同一张发票

根据不同发票号码入账格式而被重复入账多次，进一步导致重复付款。同时，

中国大陆地区发票的重复入账不仅会导致付款的重复，也会影响客户的增值税

申报。如下图7所示，为标准中国大陆地区发票样本。

图7中国发票样本

除了中国国内发票有可能出现上述问题，对于其他国家或地区的发票在日

常作业中也有可能会出现上述问题。如下图8所示，为中国台湾发票样本。

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图8中国台湾发票样本图

不仅中文发票会出现上述问题，外文发票也会同样出现上述问题。如下图

9所示，为国外发票样本。

图9新加坡发票样本

4.3审批权责不清晰不规范

无论是供应商信息管理中，还是在发票入账环节中，杭州瑞黎雅网络科技

有限公司财务外包中心需要客户方协助审批，有时由于审批人是新任该职责，

不熟悉业务，可能会出现审批人不清楚自己的权责的问题。例如，审批人不清

楚需要审批的目的，审批的内容甚至审批的范围等。从而可能会导致出现误审

批其他审批人的范畴，或审批的信息有纰漏，遗漏审批项目等问题。

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现有流程随着发票数量增多会愈发费时。虽然这种流程可以一定程度的保

障各种作业规范执行，但是可能随着客户公司的不断壮大，其供应商增多，需

要新增的供应商也增多，需要新建和维护在SAP系统中的信息也逐渐增多，发

票数量也会逐渐增多。单纯依靠邮件取得审批的形式，无论是对于客户方审批

人，还是对杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款的人员来说，

都将会增加其不少的工作量，导致作业效率低下。

5杭州瑞黎雅网络科技有限公司付款流程优化设计

5.1重建供应商信息提交及维护流程

基于前文提到的杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款流程

中出现的供应商主数据管理权限分散、信息维护失误出现重复编码现象，和现

有审批流程繁琐，流程效率低等情况，建议杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务

外包中心应付账款流程对于供应商主数据的创建、修改、删除以及审批人权限

等工作，制定以下相应的标准并重建相关流程。

（1）制定供应商信息提交及维护标准

杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心应付账款流程可以利用Ariba

平台来帮助客户方制定供应商信息维护的标准。Ariba平台是ERP系统SAP旗

下的一个产品。该平台可以用来解决采购方和供应方两端的事务。该平台不仅

帮助采购方管理从寻源和采购到发票和付款的所有流程；并且可以帮助供应商

通过该平台建立账户并随时追踪每笔交易的状态；所有数据可以在SAP系统、

采购流程和供应商之间实现安全地流通。

（2）重建供应商信息提交及维护流程

在杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心与客户达成供应商数据的维

护标准后，需重建供应商信息提交及维护的流程。图10为改善后的流程图，

改善的部分以红色标注。

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图10供应商信息提交及维护改善后流程图

5.2完善发票入账审查流程

（1）鼓励供应商提供电子发票

由于杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心面对的客户来自世界各地，

由于信息化的不断发展，无纸化办公越来越受到推崇，为了发票的快速传输，

电子发票不仅越来越受到世界各地政府及供应商的欢迎，而且杭州瑞黎雅网络

科技有限公司财务外包中心应付账款流程应鼓励供应商尽量提供电子发票。

（2）开发电脑程序识别并入账电子发票

杭州瑞黎雅网络科技有限公司财务外包中心可以基于电子发票种种优势，

与IT部门联合开发电脑程序，自动读取电子发票上的重要信息，如发票号码，

发票日期，金额等。对于国外英文的发票，可以利用OCR在线识别技术。

5.3规范供应商付款审批权责

对于新上任的员工，要做入职前培训，待培训结果合格后才可正式上任。

并重新对付款审批流程进行调整，调整结果如下：董事长和总经理对业务付款

进行最终审批；分管领导和总会计师负责对业务的真实性、合法性进行审核；

财务总监负责监督与业务的真实性，审核合同及协议的完成质量及进度；财务

管理部门审核原始单据的完整性、合规性和有效性、付款金额和工作进度与相

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关预算的匹配情况。

6设计评价

杭州瑞黎雅网络科技有限公司运用Ariba系统的开放性、灵活性的特点，

使无论采购，审批主管还是供应商，都可以根据该平台随时追踪发票的动态。

在Ariba中实现供应商信息采集，发票的信息录入及获取线上审批快速且一目

了然。另外，也充分利用电子发票特点，利用在线识别技术自动识别提取发票

中的信息，取代人工入账的部分工作，降低人工作业的差错。在公司付款审批

流程中存在供应