好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1好又多超市（祁东县店）简介..........................................1

2好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制现状..........................1

2.1好又多超市（祁东县店）采购方式................................1

2.2好又多超市（祁东县店）采购业务流程............................1

3好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制存在的问题....................2

3.1供应商选择不合理..............................................2

3.2采购岗位设置不科学............................................2

3.3采购计划制定不完善............................................2

3.4验收制度不合理................................................2

4好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制优化设计方案..................3

4.1合理选择供应商优化设计方案....................................3

4.2采购岗位设置优化设计方案......................................5

4.3制定采购计划优化设计方案......................................6

4.4验收制度优化设计方案..........................................7

参考资料.............................................................9

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好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制优化设计

1好又多超市（祁东县店）简介

好又多超市（祁东县店）成立于2018年08月24日，注册资本为5000元。

注册地位于湖南省衡阳市祁东县砖塘镇龙溪村6组，法定代表人为管志贵。其

所属的企业类型为个体工商户，所属的行业为零售业。超市经营范围包括烟草

制品、营养和保健品、酒、饮料及茶叶的零售;预包装食品、散装食品、乳制品、

家用电器、卷烟、雪茄烟、日用百货零售;冷饮食品等。

2好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制现状

2.1好又多超市（祁东县店）采购方式

好又多超市（祁东县店）的物资采购方式有三种，第一种采购方式为：采

购物资基本由供应商送货到店（供应商不固定）。第二种采购方位为：当采购

物资较多时，超市可派车帮忙装货但运费由供应商承担。第三种采购方式为：

对于小件、需求量不大的物资由采购人员自采。各采购方式占超市采购方式的

比例情况如表1所示：

表1：各采购方式占超市采购方式的比例

采购方式类型供应商送货上门超市派车采购采购人员自采

占比情况（%）80155

2.2好又多超市（祁东县店）采购业务流程

好又多超市（祁东县店）的整个采购业务由采购部独立完成，其具体的采

购业务流程为：采购部将超市每天所需要的物资进行整合，由采购主管编制采

购计划并审核物资请购单。采购人员则按照采购主管编制的采购计划填写物资

请购单并根据审核过后的请购单通过对物价的询问、对比的方式来选择合适的

供应商，然后与其选择的供应商签订采购合同并在所采购的物资到达仓库后进

行收货和验收入库并填写入库单。财务部则根据入库单、验收单、采购发票和

采购合同支付超市所需支付的采购款项。

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3好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制存在的问题

3.1供应商选择不合理

好又多超市（祁东县店）在供应商的选择中存在以下两个问题：第一，采

购人员没有搜集供应商的相关信息并建立数据库，缺乏对市场的整体认知，导

致可供选择的供应商范围太小也不能够及时找到最合适的供应商。第二，选择

供应商所参与的人员只是负责该项采购业务的采购人员，导致采购的物资无法

体现超市的真正需求，还可能导致采购员对选择的供应商有徇私舞弊的现象产

生，这也违反了不相容职务相分离原则。

3.2采购岗位设置不科学

当采购人员所采购的物资到达好又多超市（祁东县店）的仓库后，由执行

这项采购业务的采购人员直接进行收货并验收入库，而不是设立专门的验收人

员，这违反了不相容职务相分离原则。由一个人担任两项不相容职务使得采购

人员可以随意地更改实际所采购的物资数量，也容易导致在物资验收过程中产

生对供应商的舞弊行为，采购人员有可能将不合格的物资也验收入库，进而损

害超市的经济利益。而且在所采购的物资到达仓库后，仓库保管员没有通知质

检人员和验收人员而是由负责这项采购业务的采购人员直接验收入库，这容易

造成超市经济利益的损失。待货物验收入库后应由采购人员将盖章齐全的入库

单、验收单、采购合同和采购发票送到财务部门进行报账。

3.3采购计划制定不完善

好又多超市（祁东县店）的采购主管编制的采购计划仅依靠每日需求所得，

而不与销售部的成员进行沟通交流，这使得采购主管并不能完全准确的将所有

所需物资都计划在内。另外，好又多超市（祁东县店）的采购主管仅根据每日

需求编制采购计划而且由采购人员是根据采购计划去采购超市所需物资的，这

会容易出现因为采购人员采购物资不及时而导致缺货现象的发生，这也不利于

控制采购成本，还会降低采购环节的效率。而对物资进行提前采购可以让超市

避免多头采购或分散采购，也可以避免因为缺货而需要紧急补货其有可能导致

采购费用的增加，从而有利于提高采购业务效率，降低采购成本。

3.4验收制度不合理

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首先，当供应商将好又多超市（祁东县店）所订购的物资送达至好又多超

市时，好又多超市并没有安排专门人员对物资进行验收。其次，好又多超市没

有规定：在验收过程中如果有配送单或订货单上的数量与实物不符的情况发生

时，验收人员应该如何处理该问题，也没有规定:在验收过程中如果好又多超市

所采购的物资发生质量问题时，验收人员应该如何处理该问题。此外，好又多

超市也没有明确在验收流程中所涉及的相关内部人员以及供应商的责任。这些

问题都容易导致好又多超市（祁东县店）蒙受不必要的经济损失。

4好又多超市（祁东县店）采购环节内部控制优化设计方案

4.1合理选择供应商优化设计方案

因为好又多超市（祁东县店）在选择供应商方面没有按照规定的流程执行，

进而导致采购人员在选择供应商时，往往会为了一些蝇头小利而去选择那些不

合规定的供应商，从而造成其所采购的物资存在质量问题，在储存的过程中也

很容易会发生腐烂、变质等问题。而且将不合格的物资销售出去会对好又多超

市（祁东县店）的形象造成很大的影响，还不利于超市的长远发展。因此，好

又多超市（祁东县店）可以建立相关供应商的管理系统，其具体操作过程为：

首先由采购主管先对于那些可供好又多超市（祁东县店）选择的供应商的相关

财务信息进行分析，如：该供应商的资产负债表、损益表、成本控制表、信用

等级等判断是否选择该供应商。此外采购主管还需要搜集可供好又多超市（祁

东县店）选择的供应商的相关非财务信息，如：供应商售后服务和交货能力等，

然后根据这些相关非财务信息编制出供应商评分表，供应商评分表的模板如表

2所示：

表2：供应商评分表

测评项目项目分解测评分值

交货期按时足量交货10

偶尔推迟交货6

经常不按时交货4

供货质量质量好且通过质量体系8

认证

产品质量达到合同标准，6

且通过质量体系认证，偶

尔会出现一些一般性的

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质量问题

质量问题较多且无质量4

体系认证

质量较差，换货率、退货2

率高

售后服务定期跟踪产品使用情况，8

积极解决潜在问题，保证

客户满意度

对存在的问题，主动分析6

原因，及时处理

能够协同解决产品在使4

用过程中出现的质量问

题

对客户反映的产品质量2

问题不予解决

产品依赖性有专门物资，我方对该物10

资具有很强依赖性，短时

间内不可替换

对物资有一定依赖性，短6

时间内替换有一定困难

属于同用产品，国家名优4

产品

供货价格在同等条件下，供货价格8

最低

在同等条件下，供货价格6

处于平均水平

在同等条件下，供货价格4

波动大

在同等条件下，供货价格2

最高

环保健康具有环境职业健康认证，8

确保产品包装完好无损、

运输安全快捷。

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该产品的包装质量一般，6

未能通过环境职业健康

认证，但不影响运输

该产品的包装质量一般，4

未能通过环境职业健康

认证，可能存在运输方面

的隐患

没有环境职业健康认证，2

产品包装较差，装卸困难

最后采购主管便可以根据这张供应商评分表（满分120分）来确定最终的

供应商以及选择出不同类型的物资所适合的供应商并将适合的供应商记录在该

管理系统中。建立相关供应商的管理系统可以为好又多超市（祁东县店）以后

的采购业务提前做好准备，也为超市的物资需求和物资更新提供了市场信息，

还可以避免超市因选择不合规的供应商而造成的名誉受损以及经济利益的损失，

这也有助于采购主管在采购管理上进行分类分级管理，可以节省每次采购人员

选择供应商的时间，让采购人员可以更高效快速的择优选择不同物资采购需求

所合适的供应商。

4.2采购岗位设置优化设计方案

好又多超市（祁东县店）应该规定在采购环节中不同岗位的人员设置以及

明确相关的岗位要求。好又多超市（祁东县店）采购环节中可以设置的人员应

该包括：采购主管、采购人员、质检人员、验收人员、仓库保管员。其中各相

关岗位的人员的职责如下：第一，好又多超市（祁东县店）的采购主管根据上

月销售情况和销售人员反馈的物资销售信息编制采购计划，并在供应商将物资

送到好又多超市时开具入库通知单和验收单。采购主管还应根据质检人员和验

收人员在对好又多超市所采购的物资进行验收入库时反映的质量或数量问题与

供应商进行协商沟通。第二，好又多超市（祁东县店）的采购人员根据采购计

划去采购物资，并在物资到达好又多超市后向采购主管申请开具入库通知单和

验收单。在完成验收后，由采购人员把盖章齐全的入库单、采购合同、以及采

购发票送到财务部门进行报账。第三，当供应商将好又多超市（祁东县店）所

采购的物资送至超市时，质检人员应该根据国家标准、行业标准、超市标准对

所采购的物资进行质量检验，各类物资都必须具备各种规定资证才算质检合格，

质检人员在测定质检合格后便在验收单上加盖“质检合格”章。如质检不合格

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则查明原因并向采购主管进行书面报告。第四，好又多超市（祁东县店）的验

收人员则根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、装箱单和

发货明细对所采购的物资进行数量和质量验收。验收无误则在验收单加盖“验

讫”章。在验收过程中如果发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证

明和技术资料等无法验收时，验收人员应及时向采购主管进行书面报告。在完

成验收后,验收人员将所采购的物资交由仓库保管员，并编制预先已经连续编号

的验收单交由仓库保管员签字以确认完成验收。第五，好又多超市（祁东县店）

的仓库保管员将完成验收完成的采购物资按要求整理好并存入库房中。采购岗

位设置的具体流程如图1所示：

图1：采购岗位优化流程图

4.3制定采购计划优化设计方案

首先，好又多超市（祁东县店）的采购主管可以根据“以销定产，以产订

购”的采购模式去制定好采购计划。但是由于好又多超市（祁东县店）从属于

零售行业，其不用自己购买原材料去生产所需销售的产品，而是直接向供应商

购买相应的物资再对其所购买的物资进行销售即可。所以，好又多超市（祁东

县店）的采购主管可以根据好又多超市的销售人员反馈的各类物资的销售额占

总体物资销售额的比例来确定好又多超市的哪些物资是热销的，哪些物资是比

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较冷门的，并且以此为依据制定合理的采购计划。好又多超市可以制定的采购

计划流程图如图2所示：

图2：制定采购计划流程图

好又多超市（祁东县店）从2019年度至2021年度所采购的各类物资的销

售额占总体物资销售总额的比例情况如表3所示：

表3：各类物资销售额占总体物资销售额的比例情况

物资类型2019年度2020年度2021年度

销售总额（万元）111518

零食和生活必需71013

品（万元）

其他物资（万元）455

销售额占比（%）63.6466.6772.22

由上表可知：好又多超市（祁东县店）在2019年度至2021年度中的各类

物资销售总额中零食、生活必需品的销售额占比较重：都超过了百分之六十，

而且占比越来越重。因此，采购主管在制定采购计划时应加强对食品物资以及

生活必需品的的采购。另外，采购计划中制定的物资买入时机不宜过早或过迟。

过早造成库存堆积，占用堆存区；过晚则造成断货、客源流失，对好又多超市(祁

东县城店)的形象也会造成影响。因此，编制采购计划应该在“零库存”的观念

下，确保物资能够适时采购以及供应商可以及时交货。

4.4验收制度优化设计方案

将好又多超市（祁东县店）采购物资的验收制度进行优化，不仅可以满足

采购环节中经济管理的需要，而且可以对供应商、采购人员和验收人员的工作

进行三维度的评估和监督。因此，做好采购物资验收工作是加强物资采购管理

的重要环节。好又多超市（祁东县店）可以设立专门人员对其所采购的物资进

行全面的验收，其具体流程可以为：首先，对于涉及同一项采购业务的采购人

员、质检人员、验收人员和仓库保管员，好又多超市（祁东县店）应该规定这

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四人应由不同的人来担任。其次，好又多超市（祁