湖南美食流智能科技有限公司费用报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介....................................................................................................................2

2差旅费用报销制度现状............................................................................................2

3差旅费用报销制度的问题及分析............................................................................3

3.1报销流程不完善..............................................................................................3

3.2费用不合理......................................................................................................3

3.3费用报销人员岗位分工不明确......................................................................3

4差旅费用报销优化设计............................................................................................4

4.1规范差旅费用的报销流程..............................................................................4

4.2执行差旅费用的相关标准..............................................................................5

4.3报销人员岗位职责分配..................................................................................6

5优化后差旅费用报销制度........................................................................................7

6总结............................................................................................................................7

参考资料...........................................................9

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湖南美食流智能科技有限公司费用报销制度优化设

计

1公司简介

湖南美食流智能科技有限公司是一家从事网络技术研发,信息电子技术服

务,场地租赁等业务的公司，该企业经营理念是：诚信为立足之本，创新为生存

之源，服务为永恒主题。美食流于2018-05-08成立，坐落在湖南省，详细地址

为：湖南省长沙市岳麓区天顶街道环湖路1177号金茂广场北塔写字楼15栋，

法定代表人陈朝晖，名誉董事长谭建荣。经营范围包括预包装食品、散装食品、

食品、不锈钢厨房设备及其制品的销售；广告设计;餐饮管理;食品生产技术转

让;食品科学技术研究服务;仓储管理服务;饮料及冷饮服务；培训活动的组织；

互联网信息技术咨询、信息服务、上网服务;广告制作服务、发布服务等。

2差旅费用报销制度现状

图1美食流目前差旅费报销制度图

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3差旅费用报销制度的问题及分析

3.1报销流程不完善

出差人员在出差前没有填写出差申请单及借款单，没有规定出差天数和出

差人员，本来是两个人可以完成的出差，去了三四个人；三天可以完成的项目，

出差人员硬是拖了五六天才完成，没有规定出差事由和所需的资金，出差人员

借着出差的机会去游山玩水；出差回来后直接对出差过程中产生的费用进行填

写费用报销单，填写完后交予部门领导进行审核签字随后到财务部进行报销，

导致差旅费用报销随意性大，虚报出差人数和天数，领取伙食费补助和途中补

助，有些出差人员利用出差的由头来报销个人的费用，利用汽车发票、餐饮发

票和住宿发票等来套取现金。

3.2费用不合理

企业在差旅费用管理方面都制定了一定的标准支出，并就各个职位的职员

和各种外出的住宿费用以及餐食费用都有一定的标准，由于经济的发展以及物

价水平的提高，发现公司的差旅费中的食宿费和交通费低于市场的消费水平，

不能满足出差人员出差时的工作需要。导致出差人员只能住宿小店，小店环境

差，影响出差人员的工作，同时无法出具正规的发票，导致无法凭票报销。增

加了工作的难度，也降低了工作效率，进一步对业务的开展造成不良影响。

交通费用凭票实报实销造成了部门出差职员花钱大手大脚，因公在市内出

差的员工可以坐公交巴士或地铁的不坐坐出租车，单位派车出去的，有的报销

中还掺杂着交通费和油费。给单位的经费造成严重的浪费，差旅费用的开支居

高不下。一些出差人员报销虚假不实票据进行入账的现象，特殊事项的处理也

不够明确，加上制度执行上的不严谨，不可避免的发生差旅费报销违规的现象

发生。火车、轮船、飞机等交通工具，公司并没有按照相应的职位级别来配备

乘坐交通工具的标准，而是不管是普通职员还是董事长都是乘坐的软卧，一等

舱和公务舱，不仅仅导致交通费用的超标，还让管理层心生不满，对公司未来

的发展有巨大的影响。

3.3费用报销人员岗位分工不明确

美食流智能科技有限公司专职的员工很少，虽然节约了成本，但导致了美

食流智能科技有限公司的岗位分工不明确，使得美食流智能科技有限公司在报

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销方面的工作效率很低，因为员工除了需要负责记账和制作报表之外，还要负

责报销费用等工作，经常出现的问题，比如公司的出纳和财务会计由一人担任，

财务人员在汇总时把大量的时间用在数据核对上，从而影响了工作进度。

4差旅费用报销优化设计

4.1规范差旅费用的报销流程

出差人员出差前需提前一天填写出差申请单及借款单，出差申请单中应填

写具体的出差时间和回程时间、出差的地点、出差的事由以及出差预借的款项，

预借的款项不得超过1000元，临时出差不能及时填写《出差申请单》的，可在

费用报销单粘贴单上注明“临时出差”，随后按照规定的差旅费用报销制度顺

序进行审批、报销，不可漏过任何一个流程否则不予报销，从而加强了岗位间

的相互协作、互相监督，使得内部控制始终贯穿整个报销流程。具体流程如下：

图2美食流差旅费用报销优化流程图

出差人员应在公务活动结束后一个月内办理差旅费用报销手续，同一公务

多人同时出差的，出差期间的所有的费用必须统一报销，明确1名经办人员填

报，不得有多人分解拆散多次报销；报销时必须填制《差旅费报销单》，报销

人在报销前必须事先整理好各类单据，原始凭证的填写需内容完整、真实可靠、

填制及时、书写清楚。然后对单据的类别、时间、批次、项目进项分类，按照

一定的标准粘贴在费用报销单的后面，并在附件中写明所附单据的张数，单据

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数量比较繁杂的要写出报销明细附在后面。公司员工任何不符合报销规定的单

据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字，各级签字人

在不能确定的情况下不能随意签字。

表1差旅费报销单

报销部门：年月日

附单据张

出差

姓名职务

事由

起止张

起讫地点项目金额项目天数金额

日日数

火车费途中补助

汽车费住勤补助

市内交

夜间乘车

通费

住宿费其它

邮电费

小计小计

合计（大写）仟佰拾元角分￥：

部门

批准财务核准财务审核

审核

4.2执行差旅费用的相关标准

表2湖南美食流智能科技有限公司的费用报销标准

住宿标准市内伙食补助费

火轮飞其他交通工具

职务一般标特殊交通一般特殊

车船机（不含出租车）

准地区费地区地区

董事长

软一公据实

总经理等务据实报销250300100120

卧报销

舱舱

董事

副总经理

软二公据实

等务据实报销20025080100

卧报销

舱舱

部门经理

总经理助硬三普据实

等通据实报销1502006080

理卧报销

舱舱

湖南美食流智能科技有限公司的差旅费用报销制度建立的很早，但没有对

差旅费中涵盖的伙食费补助和住宿费用等项目的标准随着社会消费水平的提高

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而进行及时的更正，企业适当性跟着社会的发展对差旅费用中的住宿费用以及

伙食补助费用的报销标准而进行提高。有利于提高出差人员的工作效率，对公

司进一步的发展也有积极的影响。

明确出差人员按照自身职务级别来乘坐相应的交通工具来进行报销，超过

费用报销标准的额外支出一律不得报销。公司员工出差乘坐飞机的，机票应由

行政部门统一订票，员工报销时必须提供登记牌；自行预订机票的，员工报销

差旅费时必须提供机票（行程单）及登记牌。自行预订的机票必须经财务部门

备案，并在“出差申请单”上明确注明。经过各级审批同意之后自行预订的机

票才能进行报销。员工因公在市内出差办理公务时应首先选择公交巴士、地铁

等常规性公共交通工具作为载体，确因特殊情况无法或者不便乘坐常规性公共

交通工具时，方可改乘出租车等其它交通工具。出差人员出差时搭乘公司的交

通工具后不得再报支交通费用。所以对于不包括在使用差旅费用规定标准的其

他任何费用一律不予报销，既严格了财务报销制度，又能将财务管理制度做到

有章可循，这样才能更好的掌握各项费用支出的情况。在完善并规范差旅费用

报销制度，更便于财务人员更具体的掌握资金的使用，加强对资金安全使用的

监控与管理。

4.3报销人员岗位职责分配

美食流智能科技有限公司对于财务岗位的职责划不清楚，部门的岗位设置

紊乱，降低了财务人员对于费用报销时工作效率和财务信息质量，企业应当遵

循财务岗位不相容职务相分离原则对财务部门的经济活动进行，计划、指挥和

控制，明确公司财务部门岗位职责，会计和出纳岗位分开，各司其职，通过设

立有关方案提高员工工作效率，具体岗位分工方案如表所示：

表3美食流岗位职责分配表

财务人员分类职责

负责主持全面的会计，财务管理等一系列工作。组织财务部

财务部部长

门完成各项工作，加强和其他部门的协作配合工作。

优化财务部门工作流程，编制财务预算并汇总。管理财务部

会计主管门的资产和资金。

负责编制有关报表和办理费用报销资金支付结算。

认真和做好会计核算和监督，编制各项财务报表等工作。及

会计

时处理会计财务工作。准确运用会计科目，认真核算会计的真实

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性和完整性。

负责库存现金、银行存款的收付：根据相关的首付凭证做好

银行存款日记账和现金日记账的登记工作。

对转账支票及银行结算凭证进行签发，在保障会计监督下与

出纳

银行进行对账，以此保障账账相符。

负责审批付款单据的真实性，并按单据的实际金额进行现金

或银行付款。

5优化后差旅费用报销制度