湖南生平米业股份有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南生平米业股份有限公司概况.........................................................................1

1.1公司简介.........................................................................................................1

1.2公司组织架构.................................................................................................1

1.3湖南生平米业股份有限公司财务付款审批流程现状.................................2

2湖南生平米业股份有限公司财务付款审批流程存在的问题.............................2

2.1日常开支财务付款审批流程存在的问题.....................................................2

2.1.1水电费财务付款审批原流程................................................................2

2.1.2差旅费财务付款审批原流程..............................................................3

2.1.3薪资费用财务付款审批原流程............................................................4

2.2采购费用财务付款审批流程中存在问题.....................................................4

2.2.1采购计划不够严谨，缺乏预算管理..................................................4

2.2.2内部监督不到位..................................................................................4

3湖南生平米业股份有限公司财务付款审批流程优化设计.................................5

3.1日常开支财务付款审批流程优化设计.........................................................5

3.1.1水电费财务付款审批流程优化设计..................................................5

3.1.2差旅费财务付款审批流程优化设计..................................................5

3.1.3薪资费用财务付款审批流程优化设计..............................................6

3.2采购费用财务付款审批流程优化设计.........................................................6

3.2.1事前做好采购预算..............................................................................7

3.2.2事中明确岗位职责，加强合同审批与监督......................................7

3.2.3事后查验，及时纠错..........................................................................7

4其他优化.................................................................................................................8

4.1提高人员素质.................................................................................................8

4.2建立预算管理制度.........................................................................................9

5设计评价.................................................................................................................9

参考资料.....................................................................................................................11

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湖南生平米业股份有限公司

财务付款审批流程优化设计

1湖南生平米业股份有限公司概况

1.1公司简介

湖南生平米业股份有限公司是一家从事大米制造,面制品制造,大米销售等

业务的公司，成立于2006年04月30日，本公司位于湖南省郴州市。公司主要

的经营范围为:米、面制品制造；米、面制品销售；稻谷、非食用植物油加工；

谷物仓储，粮食代储；谷物、豆及薯类批发，粮油零售，农作物种子等农产品

的销售。

1.2公司组织架构

湖南生平米业股份有限公司的权力集中在董事长上，由监事会监督整个公

司，总经理下面有六个部门，分别是经营部、财务部、采购部、人事部、物流

部和生产部。具体分布如下图1所示：

董事长

监事会

总经理

经财采人物生

营务购事流产

部部部部部部

图1.湖南生平米业股份有限公司组织架构

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1.3湖南生平米业股份有限公司财务付款审批流程现状

通过相关资料了解到目前湖南生平米业股份有限公司在日常经营活动中最

常遇到的付款有日常开支费用、采购费等。

财务付款审批流程问题较多，日常开支的费用审批不严谨；比如水电费报

销财务人员未及时完成，员工偷用公司水电问题；差旅费人员报销时没有时间

限制，领导人员审核该经济业务是否真实、合规、合法；薪资费用经过部门负

责人，财务主管及总经理审批时间过长，容易引发员工的不满，降低工作质量

和效率；采购费用的采购流程不严谨，效率低，部门负责人等领导层人员没有

做到监督职责等。这些问题看表面看起来并不重要，但如果不能得到有效解决，

企业在没有足够资金的情况下，将会面临资金短缺的局面。

2湖南生平米业股份有限公司财务付款审批流程存在的问题

2.1日常开支财务付款审批流程存在的问题

日常费用是企业在经营活动中发生比较频繁的常规费用。日常费用报销往

往成为一个被忽略的点，严重的时候可能成为“木桶效应”中那块最短的板。

湖南生平米业股份有限公司在日常开支中存在水电费报销时发现财务人员的桌

子上已经堆了很多等待报销的单据，员工偷用公司水电问题；差旅费报销时间

没有限制，导致公司时间成本增加，部门负责人等领导层人员没有做到监督职

责；薪资费用的发放时间或审批时间过长，没有董事长的审批签字等。可见，

日常费用报销是一个经常需要解决的问题，处理不当可能对企业各项工作的开

展产生一定不利影响。

2.1.1水电费财务付款审批原流程

申请人按照公司规定填写付款申请单，填写好的报销单、水电费等单据或

者发票要附着在付款申请单后面。

申请人将付款申请单提交给部门负责人审核签字，部门负责认真核对好内

容及金额是否真实，是否符合公司规定。接着交给财务人员审核，确保申请单

填写正确，是否符合报销规定。最后交给总经理审批签字，以上如果发现内容

或者金额不符等情况，应立即返回给申请者并且重新整理提交。

出纳检查核对付款，将付款申请单等材料交给会计记账，完成报销流程。

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如图2所示：

付款申请人部门负责财务人员总经理审批

整理资料并人审核签审核签字签字

填写申请单字

出纳核对付

不符合返回款

给申请人

会计记账

图2.原水电费财务付款审批流程

2.1.2差旅费财务付款审批原流程

差旅费是出差过程中，为执行公事而发生的费用。出差前三天到财务部门

领取出差申请表，申请表要仔细填写，写明出差的相关信息，经过部门负责人

和总经理的审批签字才能到财务部领取出差款。

出差回来后，出差人员填写差旅费报销单，整理好相关单据发票，粘贴在

报销单后面，填写内容要合理真实，符合公司规定。然后向部门负责人汇报工

作，部门负责人检查内容的合理合规性，确认无误则审核签字。交接给财务人

员，财务人员检查相关单据发票是否完整，填写金额是否正确，是否符合公司

报销范围，确认无误则签字。最后交给总经理，确认无误后审批签字。以上如

果发现内容或者金额错误，不符合公司的相关规定等情况，应立即返回给申请

者并且重新整理提交。

出纳检查核对付款，多退少补，对报销时间没有规定，有些员工拖很久还

未报销。将报销单等材料交给会计，完成报销过程。如图3所示：

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出差人员填部门负责人总经理审财务人员发放

写出差申请审核签字批签字出差款

表

出差后

会计填出纳核总经理审部门负责出差人员汇

写记账对报销批签字人审核签报工作并填

凭证字写报销单

图3.原差旅费财务付款审批流程

2.1.3薪资费用财务付款审批原流程

各部门负责人将员工考勤统计表、效绩表、员工奖惩表等相关资料给总经

理审核签字，再把审核的工资汇总表交给人事部计算工资。计算后的工资进行

公示，把计算完的工资汇总表由人事部交给总经理审批签字，然后交给财务部

审批签字并发放工资，最后将相关材料交给会计填制凭证。年终奖及福利性工

资分配方案由董事长制定标准。流程如图4所示：

各部门提总经理人事部总经理财务部会计

交考勤表审批签制作工审批签发放工填制

等资料字资表并字资凭证

公示

图4.原薪资费用财务付款审批流程

2.2采购费用财务付款审批流程中存在问题

2.2.1采购计划不够严谨，缺乏预算管理

采购员在写请购单或者是提交其他资料时没有做出书面说明，例如采购是

从一个渠道购买的还是指定渠道商家及品牌的产品，在请购单上都没有特殊批

注等。在采购金额上的设置及采购的周期没有规定，这样盲目采购会导致效率

降低。不同的合同没有约定不同的付款方式，到付款环节与供应商协调时造成

不必要的麻烦，这样会让公司承担很多风险。

2.2.2内部监督不到位

采购人员或其他员工在选择供应商或者其他情节时出现供应商请客吃饭、

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送礼等其他形式贿赂采购人员，采购人员从中谋取私利，员工与供应商存在某

种关系给予某种优惠力度，没有维护公司利益。重大合同或付款程序中相关负

责人没有起到监督作用。对于某种材料缺乏预算，本来是不着急采购的材料或

者设备变成紧急采购了。没有制定紧急补救措施，比如某种材料缺乏，相对应

的供应商等渠道也没货，这样生产停止，公司利益也将减少。

3湖南生平米业股份有限公司财务付款审批流程优化设计

3.1日常开支财务付款审批流程优化设计

3.1.1水电费财务付款审批流程优化设计

企业要加大对各个部门用水用电的规范化管理，做到科学、节俭。坚持用

水用电的教育，对不遵守用水用电管理制度，造成大量用水用电者展开批评和

教育，并以消耗的数量为依据，给予经济处罚。

针对湖南生平米业股份有限公司水电费报销单据堆积问题，各部门水电费

报销应安排好时间，提前填写申请单并通过总经理审核签字，统一每个月20号

到财务部门报销，没有正当理由不得推迟，忘记报销的部门由部门负责人承担

责任。财务部门应及时付款做账，减少单据积压的情况，并在三个工作日内完

成报销。

公司员工偷用水电问题部门负责人应安排人员定期对水电表进行检查并汇

报给部门负责人。若抓到偷用水电者应进行批评教育，对于私拉电线、损坏设

备的情况，应该给予处分并罚款。

3.1.2差旅费财务付款审批流程优化设计

这部分主要在报销时间和一些细节上做优化。出差前三天去财务部领取出

差申请表，正式员工不用做担保，若出差人员为实习员工，则部门负责人要为

实习员工担保，实习员工的出差款就当做部门负责人的个人借款。

在出差期间，出差人员要自我约束，不能把出差款使用在非工作范围上，

不违反公司相关规定下完成公司交代的任务，还要每天向部门负责人汇报工作

情况。保管好相关发票单据，不能有污渍划痕，若有单据发票等受损导致不能

报销的情况将由出差人员自费或从工资扣除。

出差回来后必须要在三日内填写差旅费报销单并把相关票据等按顺序及类

别粘贴整齐，每张票据后面注明票据金额、用途以及时间完成报销相关手续及

流程，多退少补。以上如果发现任何错误，应立即返回给申请者并且重新整理

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提交。

如果报销金额超过1000元，应提前1天告知财务人员准备款项。若三天内

有正当理由未完成报销，应和财务人员解释清楚，可再推迟三天，未完成报销

或忘记报销者则金额自费或从工资中扣除。

3.1.3薪资费用财务付款审批流程优化设计

从湖南生平米业股份有限公司原薪资费用财务付款审批流程中缺少了董事

长审批签字，因为工资涉及的金额较大，应经过董事长的审批签字。

在时间及管理监督上做出优化。在时间上应该规定员工薪资的发放时间，

假设发薪时间定为每月15日（遇节假日提前或顺延），各部门负责人应提前三

天把员工工资资料（考勤表、效绩表、员工奖惩表等）呈报给总经理签字，然

后人事部把工资计算汇总后应发给员工检查签字确认，人事部再核对才能进行

下一步。如果员工发现有错误应在工资发放时间前一天到人事部进行说明，经

查属实才能计入工资内。

在管理监督上因部门负责人不按时上报资料，造成薪资计算过程受到阻碍，

从而造成员工的薪资拖欠，那么部门负责人就要对此负责。人事部、财务部对

每月工资、签字进度进行同步追踪，以保证公司发薪日期能按时发。流程如图5

所示：

各部门提交总经理审批人事部制作员工签字人事部核

考勤表等资签字工资表确认对工资表

料

会计填制财务部发放董事长审总经理审

凭证工资批签字批签字

图5.优化后的薪资费用财务付款审批流程

3.2采购费用财务付款审批流程优化设计

规范公司采购工作，优化采购材料采购的程序，加强与各部门之间的配合，

提升采购工作的效率，从而保证了生产的顺利进行，并最大程度降低了公司成

本，为公司带来了更大的资金支撑。明确岗位职责，规范员工行为举止，加强

内部监督。

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3.2.1事前做好采购预算

采购员及相关负责人提前制定好采购计划。请购单的申请要填写完整，给

部门负责人审核签字，总经理审批签字后报给采购部门。如果是单一来源采购

或指定采购厂家及品牌的产品申请部门必须做出书面说明。对于紧急采购项目

应优先处理，重要的项目或设备采购应征求董事长的审批签字。如果遇到公司

需要的资源，而领导不在的情况下，可以电话、邮件或其他方式提出请示，得

到允许后再上报到采购部门，经过签字确认之后，再进行手续补充。采购的周

期应该根据物品的金额、特性、地域规定等制定相应采购周期，不能盲目采购。

另外，预算金额最终决定权也需要设置。预算金额在10万元以下由总经理决定，

预算金额高于10万元由董事长决定。采购计划审批流程如图6所示：

部门部门提出采购需求。

采购部采购部及领导层制定采购计划。

/领导

总经理10万元以下由总经理直接审批签字。

董事长10万元以上总经理审批签字后最终由董事

长审批签字。

图6.采购计划审批流程

3.2.2事中明确岗位职责，加强合同审批与监督

为了确保企业经济采购的正常运作，各负责人必须认真履行自己的职责，

全程关注采购进度，并进行监督。在进行询价和议价时，必须站在公司角度进

行谈判和选品，不得存在徇私舞弊行为。一旦发现此类问题，轻则罚款，重则

开除。在拟定合同条款时，必须想尽办法降低各种风险，并针对不同的合同约

定不同的付款方式。初次合作的供应商应该少付或不付预付款。在合同签订前，

需要多次交给公司领导反复审核，确认无误后方可签字盖章。

3.2.3事后查验，及时纠错

在进行付款时，应当留意一些项目是按照进展阶段进行付款的，仅当经过

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质量检查合格才能够进行付款。当财务部收到付款审批单时，必须在三日内完

成付款。如未及时完成付款，将会对合同履行和供货周期造成不良的影响。若

遇特殊情况需要延期付款，应当及时通知采购部并向公司领导作出报告。流程

如下图7所示：

采购人采购物品到货检验并办理入库手续后，采购负责

对账人核对采购账目，备好各项资金申报材料。

采购部采购部负责人审核签字。

审批

总经理/总经理或董事长审批签字。

董事长

财务部财务部对上报的各项表单、材料审核无误，各级领

付款导签字同意后，方可执行付款。

图7.采购费用财务付款审批流程

合同执行期间采购人负责跟进，采购部负责监督。要及时掌握合作单位对

于合同义务和责任的履行情况，对其进行跟踪并督促其保质保量，按时履约。

如发现问题，采购部应及时提出建议或解决措施，并向公司主管汇报。验收入

库时发现不符合的产品，由采购负责人与供应商进行协调，办理退、换货，并

收集不合格物品表，作为供应商管理评估的依据。

4其他优化

4.1提高人员素质

对于企业而言，员工质量是企业成功与否的一个关键因素，也间接的反映

出企业文化。全面提高员工的道德素质，定期举行道德教育活动或培训。举办

一些集体活动，让员工觉得领导不是严肃，严厉的形象，管理者也能了解自己

的员工，有利于增强沟通协作的能力；多听听员工的想法，让员工确信自己的

建议对公司产生作用，增强荣誉感和积极性。建立能上能下、平等竞争的用人

机制，通过公开、公正、平等的竞争方式获取岗位，让员工的才能有施展的余

地。当然管理层人员也需要进行培训，像管理技能、管理沟通、如何尽快的解

决问题等培训。

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最主要提高财会人员的业务素质，他们在财务付款审批流程与财务活动有

着密切的联系。定期组织技能培训和技能竞赛，培训可以让员工意识到自己、

团队、公司三者的关系，培养专业素养，让员工更清楚自己的岗位职责，竞赛

可以提供展示自我的平台，激发积极性。多鼓励财会人员参加职称考试，及时

更新相关知识，将工作的实践与知识相结合。

4.2建立预算管理制度

首先要在财务部门设置预算委员会，其主要职责包括拟定财务预算的目标、

政策，制订详细的计划，组织并下达财务预算方案，协调解决出现的问题，监

督完成财务预算的目标等。企业各方面的权限也要划分清楚，做到权责明确。

随后，每个部门向预算委员会提交生产、收入、成本与费用等资料，以编

制初步预算。编制预算必须坚持“量入为出，收支平衡”的原则，根据公司的

管理现状确定预算范围并设计不同的预算方案。在制定财务预算时，应该按照

“上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序进行，以确保预算的可执行性。同

时，可设置一定的预备费用作为预算