湖南旺芬园餐饮管理有限公司采购业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司基本情况.....................................................1

1.1公司简介.....................................................1

1.2公司组织架构.................................................1

2公司采购业务内部控制现状.........................................2

2.1公司采购部门与人员配置.......................................2

2.2公司采购业务特点.............................................2

2.3公司采购业务流程.............................................2

3公司采购业务内部控制存在的问题与原因.............................4

3.1遵循价低者得的采购标准.......................................4

3.2没有设立专门的预算控制部门...................................4

3.3紧急采购流程审批松散.........................................4

3.4没有配备专门的验收人员.......................................5

4公司采购业务内部控制优化设计.....................................5

4.1规范供应商管理...............................................5

4.1.1多方面考虑选定合格供应商...............................5

4.1.2与供应商建立长期合作关系...............................5

4.1.3建立供应商评审标准.....................................5

4.2完善预算管理体系.............................................6

4.2.1设立预算小组...........................................6

4.2.2多部门配合预算工作.....................................7

4.2.3及时跟进分析纠错.......................................7

4.2.4建立预算绩效考评制度...................................7

4.3优化紧急采购业务流程.........................................8

4.4完善验收环节控制.............................................8

4.4.1配备专门的验收人员.....................................8

4.4.2建立严格的采购验货制度.................................9

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

5结论.............................................................9

参考资料............................................................10

II

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湖南旺芬园餐饮管理有限公司采购业务内部控制优

化设计

1公司基本情况

1.1公司简介

湖南旺芬园餐饮管理有限公司成立于2018年，是湖南省湘潭市较为知名

的餐饮企业，在湘潭市内共有十一家门店。企业从本土口味出发，自成立以来

就牢牢抓住湖南人无辣不欢的口味，再加上贴心的服务和实惠的价格，吸引了

一批又一批的顾客。

1.2公司组织架构

湖南旺芬园餐饮管理有限公司组织架构较为简单，公司管理总体由总经理

负责，下设行政人事部、财务部、采购部、餐饮部、工程部、运营部，行政部

门主要负责公司人员招聘、培训，对于店内所需耗费的原材料消耗等由专门的

采购部门负责采购，运营部门负责店面运营。图1为湖南旺芬园餐饮管理有限

公司组织架构图。

图1为湖南旺芬园餐饮管理有限公司组织架构图

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2公司采购业务内部控制现状

2.1公司采购部门与人员配置

湖南旺芬园餐饮管理有限公司设立专门的采购部门负责存货采购工作，店

面经营所需食材及相关易耗品店面店长汇总后，交于采购部门，采购人员统一

采购。采购部门配置采购经理、采购员、询价员、采购文员。采购经理主持采

购部门的全面工作。特殊的紧急采购则由店长负责采购，采购后的相关凭证需

报告采购经理签字。采购部门内不相容职务相互分离。

2.2公司采购业务特点

（1）采购品种多、规模大

为了企业正常经营，企业需要进行定期大规模采购企业日常经营所需材料，

对于餐饮企业而言，新鲜肉类、蔬菜瓜果、酒水饮料等材料需求比较大。为维

持公司下设11家门店的经营需求，还需采购厨房及店面经营所需餐厨具、办公

用品及清洁用具。

（2）价格变化大

餐饮原材料的价格往往受到市场的影响,受到供求关系的制约价格频繁变动。

对于保质期较短的材料，采购次数越频繁，受价格影响的频率较高。且采购价

格受自然气候与国家政策影响。

（3）原料的季节性

有些食材的季节性特征很明显，为了保障菜品的生产和销售，必须要有足

够的库存以备销售所需，而新鲜的食材如果过多的采购超过了销售所需，就会

导致存货的积压变质，所以采购物资的频率需要根据保质期的长短来决定并且

还收到公司的储存设备和管理方法的影响。

2.3公司采购业务流程

湖南旺芬园餐饮管理有限公司根据日常经营特点，形成以下采购流程，见

图2湖南旺芬园餐饮管理有限公司采购业务流程：

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图2湖南旺芬园餐饮管理有限公司采购业务流程

（1）提出采购需求。餐饮企业的行业性质决定它与一般公司的采购要求

存在较大差异。餐饮企业的原材料通常是各种蔬菜、饮料、调味品等，必须新

鲜安全。餐饮公司购买原材料的频率更高，种类更多，价格变化更快，各店面

通过实际情况估算向采购部门提出采购需求。

（2）编制采购计划。由于企业经营的需要，必须定期采购原料。门店店

长应填制请购单，并将其转交给采购部门。请购单通常包括所需要的材料名称、

规格、请购数量等。采购部门整理提交的采购申请，与有关人员进行沟通确定

后，编制采购计划。

（3）采购询价。采购部门收集市场相关信息和资料，根据需求，对合适

的供应商询价。在询价完成后，将所获得的报价资料进行整理和汇总，并与供

应商进行进一步谈判。将所有的报价进行汇总，通过比较和分析，制作出一份

采购询价报告，提交给采购部门的经理。

（4）选择供应商。采购部组织现场评审，相关部门参与，确定供应商后

交由采购经理审核。

（5）订立采购合同。对采购方式、采购价格以及选择的供应商等情况拟

定采购合同。

（6）验收入库。店面店长持有采购清单，以检验验收的货物数量是否正

确、交货是否及时、价格是否符合双方商定的价格。验收完毕后登记入库。

（7）付款。在完成采购后，公司将对所购商品的发票、单据，合同条款

进行核对，在确认无误后，财务部负责付款手续。并向供应商索要货物的发票

和送货清单。在财务支付款项之前，必须经总经理批准并签字。

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3公司采购业务内部控制存在的问题与原因

3.1遵循价低者得的采购标准

湖南旺芬园餐饮管理有限公司在选择供货商时缺乏全局观念，没有建立起

一个完整的供应商管理体系，没有充分意识到供应商作为合作伙伴的作用，仅

仅关注于与供应商的业务往来，通过三方比价的方式进行供应商的筛选，以最

低价的供应商为合作者。认为采购价格是影响销售成本的唯一因素，为了增加

企业的利润，必须尽量减少进货的价格。但是尽可能地迫使供应商在价格上做

出最大的让步，就容易忽视了采购环节的效率问题，也不利于采购环节的质量

控制。

3.2没有设立专门的预算控制部门

湖南旺芬园餐饮管理有限公司没有专门的预算控制部门对采购环节进行控

制监督，预算职能只能由财务部代替，在进行预算编制时，作为预算部门的财

务部门在进行预算时不能接触到各个部门，也不能掌握整个公司的预算需要和

预算的执行情况。编制预算时，为了保持拥有够多的库存，借此来应对可能出

现的销售问题。财务部门在预算编制中参考往期采购材料的品种和数量，在此

基础上进行较小的增减变动，没有考虑餐饮行业淡季旺季和节日季节给某些产

成品带来的影响。这种增量预算方法，容易造成库存商品和原材料的缺少和积

压。不合理的采购材料，这可能导致企业的资金浪费。

3.3紧急采购流程审批松散

由于特殊原因的要求，店面会有紧急采购的发生，由厨师长填购采购单由

店长进行采购，采购款项由店长进行垫付，采购过后将相关原始凭证，交由采

购部门，由采购主管签字，财务部门核对，再将款项返还，验收工作由店长负

责。紧急采购过程中，采购人员、付款人员、验收人员同为一人。这种不经过

审批先采购后补签的方式，并且不相容岗位未能相互分离，极大可能造成采访

监督失效造成更大风险，容易发生人员舞弊，对货款进行高估，或虚构交易从

中获取利益。

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3.4没有配备专门的验收人员

公司没有配备专门的验收人员，由各店面的店长对需要验收的商品与请购

单进行核对，检验验收的货物数量是否正确、交货是否及时、价格是否符合。

验收合格过后填制入库单，交于财务部门登账。由于店长并不了解收货的质量

标准，从而无法检测出有质量问题的货物。在这一环节中不仅仅大大降低了公

司验收工作的效率，还会加大验收风险。餐饮行业最重要的就是食品的安全问

题，验收环节的不规范直接影响企业的盈利。

4公司采购业务内部控制优化设计

4.1规范供应商管理

4.1.1多方面考虑选定合格供应商

采购部设立专门的市场信息调查员，定期对日常经营所消耗的原料、商品

进行大范围的价格调查。多个供货商之间进行比较，对材料物资采购的报价进

行及时的分析和反馈，发现不符合要求，并督促其改正。对于每天使用的新鲜

蔬果、鸡鸭鱼肉等原材料，采购人员按市场情况，每星期或半个月公开一次新

鲜材料的市场价格，并定期举行定价会议，定价人员、物价员、库管人员、采

购人员、使用部门的负责人、对供货商的商品进行公开、公平的选择。

4.1.2与供应商建立长期合作关系

采购方与供应商之间密切的合作关系，往往是通过长期的合作形成的。每

家食材供应商的特点都不一样，有的价格便宜，有的质量好，有的供应量大。

公司根据自己采购需求，与合适自己的供应商建立长期稳定的合作关系。保持

长期的合作关系，食材供应能够更加稳定可靠，能缩短供货周期，增加供货的

弹性；降低原材料和商品库存，降低管理费用，加快资金周转。

4.1.3建立供应商评审标准

建立供应商评审标准，公司可以防止现有供应商的因不合理的涨价或品质

降低而对公司产生不利的影响。填制供应商评价表，通过供应商得分情况，区

分为A（85～100）、B（75～84）、C（60～74）三类。对A类供应山可以建立

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长期合作。如果发现质量缺陷、价格升高等需要更换供应商的情况，可以及时

对供应商进行更换。供应商评价表见表1供应商评价表：

表1供应商评价表

4.2完善预算管理体系

4.2.1设立预算小组

鉴于当前餐饮企业的规模不大，所以不需要特别成立一个预算部门，而可

以在财政部门下成立一个预算小组，实行零基础预算，由专人负责编制半月度、

月度、季度、半年度和年度预算，并对预算执行情况进行监督，将各方面的支

出与预算之间的差额进行统计，并对造成差异的原因进行分析，并提出相应的

改进措施。为保证预算工作的专业性和独立性，预算小组的人员直接向总经理

负责，不受财务部门限制。

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4.2.2多部门配合预算工作

预算小组在进行工作时，需与其他部门共同配合，才能准确获取编制预算

所需要的材料和信息，同时，预算小组应当定期走访各门店，每一家店铺的原

材料消耗和成本，从而获得实际运营中的预算差距，从而科学的分析差距产生

的原因。预算是一个多个方面的工作，所以，为了保证预算的正常运转，整个

公司的各个部门都要积极合作。

4.2.3及时跟进分析纠错

在企业预算审计结束后，要强化对预算的后续实施与分析，并结合其自身

的特点，制定出一份采购成本分析表，对有差异的地方进行及时的修改，并对

有关的业务活动做出相应的调整，以保证预算的实施不会与预算的目标和方向

产生偏差。采取其它协作调查等多种方法，从多个角度发现问题，加强环节的

管理，防止企业资源的浪费，发现问题及时反馈和纠正，把问题扼杀在萌芽阶

段。

表2采购成本分析表

4.2.4建立预算绩效考评制度

为保证预算工作的有效运行可以建立公平、高效的预算绩效考核体系，考

核不仅是一种激励，更是一种约束，把绩效评价与员工的职业发展、工资挂钩，

充分考虑市场和政策变化带来的不确定因素，及时进行调整，以达到奖惩有度、

奖惩分明、公平公正的目的。通过对员工绩效进行有效的绩效评估，可以激发

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员工的主观能动性和积极性，从而提高员工对成本、费用的管理意识，从而使

各部门形成一个整体，从而达到公司的综合效益，从而提高公司的竞争优势。。

4.3优化紧急采购业务流程

紧急采购发生时，由厨师长填制采购单，经财务经理采购经理共同签字后，

店长直接采购，由厨师长、店长、验收人员共同验货，除了优化采购流程，对

紧急采购所有紧急采购采购单上需明细填写紧急采购原因。紧急采购流程见图

3湖南旺芬园餐饮管理有限公司紧急采购流程：

图3湖南旺芬园餐饮管理有限公司紧急采购流程

4.4完善验收环节控制

4.4.1配备专门的验收人员

为了达到控制目标，必须由与请购、采购、财务无关的人员担任。每个店

面配备专门的验收人员，所有的验收人员必须熟悉了解收货标准，验收人员在

接收时，按订单上的数量和质量要求，单独对接收的货物进行检查，只有检验

合格的物品才能办理验收手续，并对其进行会计核算。每次接收的商品都要在

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检查后填写一式多联预先编号的收货单，并把及时交给供货商和会计人员，以

免造成应付账款、库存和成本的少记漏记。

4.4.2建立严格的采购验货制度

验收人员实际执行验收过程中，验收的数量、质量、标准与计划以及报价，

通过严格的验收制度进行把关。对于质量低劣、规格不符有权拒绝接受，未经

批准采购的以及不需要的超量进货应予以退货。如有与采购单列示不符的，应

当及时改正，并在验货完毕后填写验收证明。验收人员对产品进行检测，不合

格品集中放入单独区域，并明显标注，及时通知采购人员进行退换货处理。

5结论

湖南旺芬园餐饮管理有限公司在采购环节中选择供应商时，只采用价格最

低的供应商，没有合适的供应商管理，在原料到达时，也没有独立的验收人员

对材料进行标准的验收。在门店突发紧急采购时，采购环节松散。公司没有设

立专门的预算管理部门，不经过全面的调查整理，只凭借以往经验进行的预