湖南亿程创意科技有限公司往来账管理制度的优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

湖南亿程创意科技有限公司简介.........................................1

湖南亿程创意科技有限公司往来账款管理制度的现状.......................1

湖南亿程创意科技有限公司往来账管理制度存在的问题.....................3

应收账款催收制度不健全............................................3

应付账款付款流程不完善............................................3

财务人员专业能力薄弱..............................................4

湖南亿程创意科技有限公司往来账管理制度的优化设计.....................4

健全应收账款催收制度..............................................4

建立供应商信息系统并定期对账......................................5

提高财务人员专业能力..............................................6

总结.................................................................7

参考资料.............................................................9

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湖南亿程创意科技有限公司往来账管理制度的优化

设计

1湖南亿程创意科技有限公司简介

湖南亿程创意科技有限公司，成立于2019年11月18日，企业位于湖南省

长沙县泉塘街道长桥社区泉塘三期安置区34栋3号，是一家以从事批发业为主

的企业,属于小微企业。企业注册资本200万人民币，性质为有限责任公司，经

营状态为存续，其人员规模小于50人，公司股东2名，高管2名，公司法定代

表人为刘渊。企业秉承着诚信、创新、效率、共享的企业文化经营，其经营范

围包括：金属制品、玻璃制品、橡胶制品等的研发、市场营销策划服务、办公

用品、体育用品、文化用品、五金产品、办公设备、服装、玩具鞋帽、箱包的

销售、皮革及皮革制品的批发、家用电器、纺织品及针织品的零售。公司组织

架构图如图1所示。

图1-公司组织架构图

2湖南亿程创意科技有限公司往来账款管理制度的现状

从营业收入与从业人员数量来看，湖南亿程创意科技有限公司属于小微企

业，企业的往来账也并不频繁，主要包括应收账款和应付账款。其中各部门成

员主要为：总经理刘渊、生产部刘刚、销售主管江涛、销售人员张雯、采购主

管肖亮、采购人员赵宇、财务部会计王丽以及技术人员李清。其中财务部会王

丽为中专毕业，非财经专业，是总经理的表妹，2019年被聘任为公司的会计，

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次年取得初级会计职称资格证书，但并非每年参加继续教育。

首先，公司主要以批发业为主，企业为了与老客户建立长期合作关系以及

吸引回头客，一般采用赊销制度。因此应收账款产生于销售员张雯对老客户赊

销产品的过程中。当发生赊销业务时，按照公司赊销审批制度，按客户与公司

每年交易的平均次数划分客户信用等级，具体内容为：将每年交易平均6次以

上的客户评为一等，给予30天的赊销期以及50000元信用额度；将每年交易平

均在3至6次的客户评为二等，给予20天赊销期以及35000元信用额度；每年

交易平均在1至3次的客户评为三等10天的赊销期以及20000元信用额度；每

年交易平均1次以下的客户评为四等，且不给予赊销。客户确认赊销业务时，

由销售主管江涛与客户签订销售合同，确定赊销期以及信用额度，销售人员张

雯则将赊销业务按照发生的时间记录在专用工作本上，同时注明客户名称，发

生的金额、客户联系电话。每周五将工作本连同销售发票、销售单、销售合同

等资料交给会计王丽进行记账。王丽首先审核销售发票等原始凭证，根据审核

完毕且无误的销售发票手工填制记账凭证，对于发生了赊销的业务增加应收账

款同时下设对应公司的明细科目，对于已入账的应收帐款于赊销期之内收到客

户回款则冲减对该公司的应收账款，同时登记应收账款明细账。月末，按照账

龄分析法对应收帐款实际发生和收回款项的时间确认帐龄，超过3个月按应收

账款金额计提5%坏账准备；3个月至6个月计提10%；6个月至1年计提20%，

超过1年计提50%。每月末，会计王丽进行应收账款对账工作，王丽根据各个公

司应收账款明细账的金额与销售人员专用工作本记录的金额进行核对，明确未

还金额、已还金额。如果出现已还金额与账上记录的金额不一致的情况，计算

两者之间的差额，查看是否有与差额相同金额的业务发生。对于已到合同约定

收款期还未收回的应收账款王丽不忙时会打电话进行催收，但是当月业务繁忙

时仅口头告诉张雯哪些公司需要进行催收，这样催收工作分工不明确，导致责

任不明确，员工们对催收工作的没有紧迫性。

其次，由于湖南亿程创意有限责任公司成立不久，急需扩大企业规模，则

生产所需的原材料也会增加。但公司出于资金方面考虑，为了保证正常的生产，

公司不会将全部资金都用于购买原材料，所以公司会与供应商协商赊购的问题，

这时就会产生应付账款。在公司的生产环节，首先由总经理刘渊制定经营策略，

确定生产计划，技术人员李清设计出产品的样品图，交给生产部汇总生产所需

的原材料，采购主管肖亮拿到由生产部汇总的原材料种类进行采购。对于需求

量较大且采购额达到20000的原材料选定经常合作能接受付款期为45天的供

应商，对于需求量不多且采购额为2000至4000的材料选定有现金折扣的供应

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商合作。接下来，采购主管肖亮与供应商洽谈付款期限，当采购额为20000以

上给予付款期为45天，当采购额为2000至4000时洽谈现金折扣，约定现金折

扣为2/10，1/20，n/30。洽谈成功后，由肖亮与供应商确定采购业务，签订采

购合同，采购人员赵宇负责收集合同和发票等单据交由王丽记账。王丽则根据

原始凭证填制记账凭证，将发生的赊购业务增加公司的应付账款与原材料，但

时常由于工作繁忙，没有对应付账款定期进行对账，导致合同中约定的现金折

扣未予以合理利用，另外未进行对账还导致公司的应付账款逾期支付，在一定

程度上影响公司信用。

3湖南亿程创意科技有限公司往来账管理制度存在的问题

3.1应收账款催收制度不健全

湖南亿程创意科技有限公司成立只有3年，尚处于企业初创期，相关制度

特别是催收制度不够完善。主要体现在，第一没有将催收的任务具体到人，目

前是王丽和张雯两人负责催收，并且两人的职责范围有交叉。这样催收工作分

工不明确，导致责任不明确。第二，没有针对不同情况的客户做出不同的催收

措施，而仅仅只有电话催收这一手段，导致催收效果不理想。例如：2020年6

月15，湖南九色文化有限公司在湖南亿程创意科技有限公司订购了一批办公用

品，该项业务为赊销，依照合同湖南九色文化有限公司应于7月15日交付货款

25000元，但由于两家公司经常合作，湖南九色文化有限公司属于老客户。当月，

王丽工作繁忙，口头告知张雯需要进行催账。张雯通过电话进行催款，但效果

不明显。湖南九色文化有限公司说明原因是由于其客户拖欠货款30天，资金流

转出现了问题，最终该笔应收账款2月后才收回。

3.2应付账款付款流程不完善

湖南亿程创意科技有限公司在发生赊购时，由于业务繁多，王丽忽视了应

付账款定期对账，导致应付账款未及时付款以及拖欠货款的情况，例如2020年

8月6日与湖南炼捷金属科技有限公司签订合同，赊购一批有色金属原材料，款

项为45000，付款期为30天，约定现金折扣为2/10，1/20，n/30。但是由于当

月业务繁多，企业管理也不严格，在发生赊购业务时王丽只是粗略地看了购货

合同，进行账务处理时增加了公司的应付账款，而未在当月末进行对账。等到

在9月15日供应商致电催款时才发现该项货款已经拖欠10天，不仅没有提前

付款享受现金折扣分别为2%、1%时货款为44100、44550的折扣，而且在一定程

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度上损失了公司信用，拖欠货款过长还可能造成与供应商关系恶化。主要原因

是公司未建立供应商信息库，导致财务人员对供应商的信息了解不够全面，不

能很好地了解到供应商的合同条款，如具体的付款时间、付款方式、是否可进

行应付票据支付货款等一列问题，继而财务人员便随意付款，没有享受到相应

的现金折扣，没有实现货币价值最大化。

3.3财务人员专业能力薄弱

湖南亿程创意科技有限公司财务部会计王丽非财经专业，虽取得初级会计

证书但未按时参加继续教育，没有扎实的专业知识，也没有相关从业经验，只

能进行简单记账、登账等基础工作，对于公司财务管理没有经验，不知道从哪

方面管理、控制财务工作。另外公司财务人员较少，对于繁琐的财务工作来说，

在一定程度上影响财务工作有条理的、准确、真实、合理地进行。在业务繁多

且复杂的情况，王丽不愿主动解决问题，遇到不合规的情况只能被动接受。比

如在销售业务中公司与五矿物业服务（湖南）有限公司签订了一个销售合同，

发货时客户要求把60%的货物发给母公司五矿物业服务（湖南）有限公司，把另

外40%的货物发给子公司五矿物业服务（湖南）有限公司湘潭分公司，最后开具

发票和结算货款时，客户要求把发票全开给母公司，但是回款却是分开的，母

公司汇款60%，子公司汇款40%。由于合同签订人、发票开具人、汇款人原则上

是一致的，但这种情况就乱了套，导致销售合同和记账凭证不相匹配的现象。

此外有些往来账之所以出现错误，大多数的原因是有一些特殊原因王丽没

有弄清楚。例如：2021年9月23日湖南苹果装饰设计工程有限公司（简称：湖

南苹果工程公司）提前预付了一批五金产品货款，入账时，王丽将往来帐挂在

了湖南苹果工程公司下。在2022年3月2日湖南苹果装饰设计工程有限公司赊

购了一批文化用品，但入账时，王丽将往来账挂在了湖南苹果装饰设计工程有

限公司，发现后问题后，王丽并没有尽可能的调制同一科目下。这种处理容易

形成虚增资产，造成评估指标异常。

4湖南亿程创意科技有限公司往来账管理制度的优化设计

4.1健全应收账款催收制度

对于企业的货款迟迟未到和湖南亿程创意科技有限公司传统的催收方式不

奏效的问题，可以考虑完善催收系统并且严格执行，降低坏账的可能性。首先

应收账款的催收流程：核对合同规定的收款时间、金额，凡是符合回款条件的

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及时关注回款情况，未及时回款的执行如下催收程序。催收流程如表1所示。

表1-应收账款催收流程

到期前5天未付

销售人员电话通知提醒客户付款。

款

到期前1天未付

销售人员发出第一封收账邮件，并打电话给采购员询问情况。

款

过期10天未付款销售人员发出第二封收账邮件，打电话给采购主管进行催收。

过期30天未付款销售主管发出第三封收账邮件，并对客户进行巡访。

销售主管上报总经理，总经理出面上门催收。若仍无效则联

超过60天未付款

系专业追账机构进行催收。

同时每个阶段负责催收的人员应该与王丽随时沟通，做到每周更新应回而

未回的催收明细，最大限度的收回款项，及时催收，及时报告可能产生的坏账。

另外对于企业形成应收账款也需根据账龄分析法制定更加合理的计提比例，应

收账款坏账准备计提比例如表2所示。

表2-应收账款坏账准备计提比例表

应收账款账龄比例（%）

30天以内（不包括30天）5

30天到60天（包括30天，不包括60天）20

60天到90天（包括60天，不包括90天）50

90天以上（包括90天）100

4.2建立供应商信息系统并定期对账

首先公司通过收集购货的种类及欠款时间、金额、供应商联系人等具体信

息，然后使用EXCEL表格以及运用函数关系制作成表格如：供应商信息、应付

账款和付款明细表等（如下表3-5），接下来录入收集到的信息，即可形成一套

完整的供应商信息系统。这样有助于财务人员快速准确地分析出当前应付账款

状况和下一步应该进行地付款计划，清晰明了地了解企业应付账款的状况。建

立信息系统后财务人员要定期对账，尤其要关注相对账龄较长的，且长时间无

供应商进行催收的款项，将该类款项明细上报给总经理，如果相关部门核实为

无人索要款项，财务人员需要及时冲减应付账款。

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表3-供应商信息表

供应商信息表

序号供应商名称（全称）联系电话邮箱账龄

表4-应付账款总览表

应付账款总览表

序号供应商联系方式应付金额已付金额未付金额备注

表5-付款明细表

付款明细表

汇总金额

序号日期付款内容供应商金额经办人备注

项目名称

营业销

售/收款

4.3提高财务人员专业能力

公司若想要长远发展，专业的财务人员的参与是必不可少的，我国《企业

会计准则》中明确规定会计目标是向公司管理层提供各项财务报告和必要的财

务分析，由此可见财务人员的工作不仅仅是记账与登账，更重要的是分析与管

理能力。而湖南亿程创意科技有限公司的主要问题是在职会计人员为非专业人

员和财务人员短缺。针对以上问题可以采取以下措施进行优化管理：

（1）对内：首先，对原本在公司就职的员工进行定期专业技能培训，若取

得相关证书的职工需定期参加继续教育。其次，公司要鼓励职工取得专业证书

并且对取得相应的证书的职工采取加薪制。如：初级会计职称证书，薪资提高300；

中级会计职称证书，薪资提高600；高级会计职称证书，薪资加1000。注册会

计师证书，加1500。最后，建议公司每年与其他小微企业联合举行有关会计知

识的竞赛，并提供活动奖金，这有助于发掘员工的潜能，激发员工的上进心。

（2）对外：针对公司财务人员不足的问题直接的解决方式就是聘请一名专

业的财务主管从专业角度管理公司账务，招聘信息如下：

湖南亿程创意科技有限公司人员招聘信息

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招聘职位：会计主管/财务主管

岗位职责：

1、独立负责工作小组，给下级成员提供引导并监督他们的日常活动；

2、执行、协调财务稽核、会计工作；

3、维护公司财务管理程序和政策，参与制定年度、季度财务计划；

4、向公司管理层提供各项财务报告和必要的财务分析；

5、进行成本预测、控制、核算和分析，确保公司利润指标的完成。

任职资格：

1、财务、会计、金融、投资、管理等专业大专以上学历，有注册会计师资

格者优先；

2、5年以上财务管理工作经验；

3、熟悉国家金融政策、企业财务制度及流程、会计电算化，精通相关财税

法律法规；

4、良好的组织、沟通能力和团队协作精神，能承受较大工作压力。

假期、福利：

1、春秋季作息时间安排：

周一至周五9:00—12:00，14:30—19:00

2、寒暑假（1-2月，7-8月）安排：

周一至周六8:00—12:00，14:00—18:00

薪资待遇：8000-10000元

福利：

1、购买五险，提供食宿；

2、单休；另可享受国家法定节假日有额外寒暑假期（5-10