湖南账房管家财税咨询服务有限公司费用报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...................................................................................................................1

2公司现行费用报销制度...........................................................................................1

3存在的问题...............................................................................................................2

3.1报销流程中审核人员过于单一.....................................................................2

3.2报销过程中审核人员的职责分配不明确....................................................2

3.3费用报销时间无限制.....................................................................................2

3.4报销人员不了解报销流程.............................................................................3

3.5费用报销单设计不合理................................................................................3

4优化方案...................................................................................................................3

4.1报销要提前开具事前审批单.........................................................................3

4.2工作内容分配到人，不做重复工作.............................................................4

4.3报销时间修改为有具体时限.........................................................................5

4.4落实普及报销流程至各部门各员工.............................................................5

4.5线上线下同时进行费用报销审核与监控.....................................................6

4.6针对不同报销内容准备不同类型的单据.....................................................6

5结束语.......................................................................................................................7

参考资料.......................................................................................................................8

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湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南账房管家财税咨询服务有限公司费用报销流程

优化设计

1公司简介

账房管家财务咨询有限公司于2015年08月27日成立。法定代表人姚艳,

公司经营范围包括：会计、审计、税务服务,代理记账,企业管理咨询、经济信

息咨询、商务信息咨询、财务信息咨询（不含融资、理财、证券、期货、集资、

担保、信托、金融类业务）;商标代理服务;计算机系统服务;数据处理;计算机

维修;应用软件服务;基础软件服务;设计、制作、代理、发布广告;会议及展览

服务；文化、体育用品及器材批发;机械设备、五金产品及电子产品批发;商业

运营管理;网站建设；软件开发;信息系统集成和物联网技术服务;信息技术咨询

服务;自然科学研究和试验发展;知识产权服务;计算机和办公设备维修。

2公司现行费用报销制度

本公司的报销流程主要存在在业务执行期和公司内部采购，包括水电费、

车旅费、住宿费、招待费等。以下是报销流程：

图1公司现行费用报销流程图

填写费用报销单，需要报销的员工收集好发票或者支付凭证，并填写相应

的报销单，凭证按照时间顺序依次粘贴在报销单背面，以便审查人员检查；

部门领导审核签字；部门领导填写完整的报销单后，对报销人员的费用真

实性、费用合理性进行审批签字，如若不合理，立即交由报销人员进行重新整

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理提报。

财税部复核，核对具体业务的真实性；

部门领导审核签字后，将报销单据交到财税部门，由财税部门进行相关内

容的审核，其具体内容为：单据的真实性合法性、业务的真实性、费用的合理

性，如若不合理，退回上一级重新整理。

总经理审批；总经理根据审核要求对单据进行审核和签字，如若审核不通

过，需要立即退回到财税部，由财税部进行密切跟进处理。

到出纳处报销。确认过所有相关人员的签名后，报销人员拿上报销单到出

纳出取款并在领款人处签字确认，单据由出纳处保管，月底进行汇总后交由财

务登账。

3存在的问题

3.1报销流程中审核人员过于单一

报销的相关上级的审批流于形式，最终还是由财务确定报销的合规，财务

审核任务量大，效率低，报销工作相关部门领导人或任务指派人才是最清楚下

级报销内容的人。如果需要多人审核，就会增加人员的成本和时间成本，增加

了整体的工作负担。同时，如果由同一人员来审核多个员工的报销凭证，往往

会因为精力有限而造成审核不严的情况。

另外，只靠相关部门人的判断去决定单据是否允许报销，主观且容易出错，

也无法避免一些恶意报销，同时，太过依靠主观意愿也会导致一些本应该报销

的人无法报销。人是主观的，如果主观上存在偏见，就会极大地影响这个人的

判断能力，所以单靠几个经理直接决定费用报销的结果，容易导致上下勾结，

联合骗钱。

3.2报销过程中审核人员的职责分配不明确

流程中的部门领导与财税部门人员都有对单据的真实性、合法性，业务的

真实性的判断工作，重复性高效率低，增加了财税部门人员的工作量，导致效

率降低。

3.3费用报销时间无限制

报销办公支出费用时间没有限制会增加财务人员对于工作审核的难度，会

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增加误判的情况。如果不对报销时间进行限制，只靠人为的判断费用支出是否

合理属实，过于武断，容易出现公司报销费用虚高。

3.4报销人员不了解报销流程

图2员工报销常出现问题

在日常工作中，报销人员报销时经常出现单据填写不规范，漏填、漏签，

报销内容不明确等情况，并不是所有员工在入职时都有接受报销流程的普及教

育，导致了许多人并不了解流程。这样的情况重复不停发生的时候就会造成审

核人员的重复工作，浪费时间，无法提高工作效率。

3.5费用报销单设计不合理.

未根据报销内容和会计科目去设计报销方式，没有具体填写说明，员工不

易操作，导致重复修改，效率低下。

比如：招待费的报销单据填写内容与车旅费的报销单据填写内容完全不同，

同一种单据无法同时满足两种不同业务经济的报销。

存在在现存制度中的小问题虽然还没有造成大问题，但长久下去不仅存在

隐患，还会导致公司利益的流出，需要及时根据需要修改。

4优化方案

根据上述问题，我们针对性的提出一些意见供参考：

4.1报销要提前开具事前审批单

报销行为要有相应的工作，记录在案，所以在预计会发生一些费用支出之

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前要填写相应审批单，写明工作内容，工作所需支出的大概费用，在实际费用

发生之后，再填写一份新的报销单，将之前写的审批单作为报销费用的有效依

据。如果之前没有相应的审批单，或者审批单没有通过，则报销不予批准。

同时要注意，审批人不能同时是部门经理和总经理，只能是二者之一，审

批人可以是财税部的相关会计和领导，以及部门经理和总经理。

表1业务费用报销电子事前审批单

业务费用报销事前审批单

姓名：时间：职位：

工作时间：

工作内容：

费用支出原因：

审批人1意见：

审批人1签字：

审批人2意见：

审批人2签字：

这个行为有利于减少不明工作的费用支出，明确每一项工作，使得每一项

工作的支出都能对应的上相关的业务，增加审批工作费用支出的审批人有利于

费用支出的合理控制，同时减少报销审批流程中的重复的工作，提高工作效率。

4.2工作内容分配到人，不做重复工作

首先，由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关与负责。会计人

员一般不对费用发票做实质性审核，不审核有几个原因：第一，费用的真实性

应由报销人员的主管领导把关，因为他们才真正知情；第二，费用审核工作量

很大，成本效益上不划算。

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其次，会计人员只针对报销流程是否规范会计人员对报销凭据的合法性、

真实性、合理性予以复核，降低工作量提高效率。

这样安排大大降低了不同人员的重复工作，有效提高工作效率。

4.3报销时间修改为有具体时限

通常情况下，费用报销时间明确规定在业务费用报销事前审批单审批成功

后的一个月。

这样可以避免时间拉的过长无法明确员工的工作行程，同时也保证了报销

的票据依旧在时效内，如果工作时长、出差时间超过一个月无法即使回公司报

销要在事前申请时注明，否则一律视为过期，不予报销。

表2费用报销时间延长申请表

费用报销时间延长申请表

姓名：职位：

出差时间：月日至月日出差地：

审批人：

另外，相关财务人员应当对报销人员以及报销金额进行适当的excel整理

归纳，以便查询相关信息。这样就可以防止因为报销时间拖得太长而导致报销

内容模糊，与工作对不上的情况。

4.4落实普及报销流程至各部门各员工

报销流程图以及详细要求下发到每个部门处粘贴在公示栏处，方便报销人

员进行对照

图5报销品正填写规范示意图

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4.5线上线下同时进行费用报销审核与监控

随着“会计管理信息化”的不断推进，企业内部控制体系的不断完善，传

统的报销审核方式已不能满足现代企业的需要。

通过大数据平台对费用报销进行智能分析，实现事前、事中、事后全流程

管理，财务审核人员从繁杂的“事后把关”变成了“事前审核”。通过搭建智

能审核平台，实现事前预防和控制、事中监控和监督，加强财务监督管理。通

过对大数据信息进行分析，挖掘出隐藏在费用背后的真实原因，从而达到有效

解决财务问题目的。

具体操作：费用报销在线审核通过后，财务人员可在线生成报销单，报销

销单通过钉钉消息通知到财务人员。费用报销的发起过程中，经审批人对审批

单进行审批，通过后自动进入电子签章流程，经办人可直接在钉钉中发起签章。

基于钉钉电子发票开放平台，财务人员可通过电子发票API接口将电子发票数

据同步到财务报销系统中，财务人员在进行审核时，可直接将电子发票数据对

接至钉钉财务报销系统中进行核销。钉钉报销系统的管理方式与企业微信相同，

但对员工的权限进行了重新划分。

在线上提前进行审核之后可以减少因为员工不清楚流程，填写不规范而重

复浪费时间，同时可以节省员工去公司各个部门签字找不到人的情况。线上报

销还可以避免员工因为不了解报销流程浪费时间精力奔波于各个办公室签名，

以及一些单据粘贴不正确，不完整的小毛病，节省工作人员时间与精力。

4.6针对不同报销内容准备不同类型的单据

通用的单据虽然省事，如果内容无法完整的填入报销单中只会事倍功半，

所以，根据本公司可能会出现的业务报销、车旅费、管理费用等，会计部门需

要准备好相应的单据，其中要考虑包括：

费用性质：公司报销的费用一般分为三种类型，费用报销、差旅费用、办

公用品类。

金额标准：大额报销单和小额报销单；

付款方式：现金、支票、转账，如涉及税务，需取得增值税专用发票；如

果是公司使用的员工电脑，需取得购买发票。

填制标准：金额、税率及金额单位都要填全；同时需要有采购申请

附件：主要是票据的复印件。

以上是根据报销类型进行的详细分类，针对不同类型单据，需分别准备好