人事档案管理制度范例（2篇）

人事档案管理制度范例人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司的人事档案管理工作，保障员工的权益和公司发展的需要，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作。第三条人事档案是反映员工在公司工作期间的个人基本情况和工作变动情况的记录。第四条人事档案管理工作应遵循依法、规范、高效、安全的原则。第二章人事档案的管理范围和内容第五条人事档案的管理范围包括入职前、在职期间、离职后的一切与员工工作和变动有关的资料。第六条人事档案的内容包括以下方面：（一）员工的个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、身份证号码等；（二）员工的教育背景和工作经验；（三）员工的劳动合同和劳动关系变动信息；（四）员工的奖惩情况；（五）员工的职称、专业技术资格证书等；（六）员工的健康状况和体检记录；（七）员工的考勤和请假记录；（八）员工的工资、福利和奖金发放情况；（九）员工的培训记录；（十）其他与员工工作和变动有关的资料。第七条人事档案应按照公司相关规定的时间要求进行管理和保管，如对档案的保存年限、档案的整理和归档等。第三章人事档案的管理责任第八条公司领导层应明确人事档案管理的责任和义务，并将其上升至企业文化建设的高度。第九条人力资源部门是人事档案管理的主要负责部门，其职责包括：（一）指导各部门做好员工档案的建立和管理工作；（二）负责员工档案的整理、归档和保管工作；（三）向有关部门提供员工档案查询和使用服务；（四）组织员工档案的调动和销毁工作；（五）制定和完善档案管理的流程和制度。第十条各部门负责人是人事档案管理的落实者，其职责包括：（一）负责本部门员工档案的建立和管理工作；（二）及时向人力资源部门提供员工档案相关信息；（三）按照规定程序进行员工的调动和离职手续；（四）尊重员工档案的保密性，禁止私自查看或泄露档案内容。第四章人事档案的建立和管理第十一条员工档案应在入职前建立，并于入职时填写完整的基本信息。第十二条公司应为每位员工建立完整的档案，并对员工的个人信息进行核实和整理，确保档案的准确性和完整性。第十三条员工档案应按照部门、岗位和职务的顺序进行编号和归类，便于管理和查找。第十四条员工档案的保管应采取安全、防火和防盗措施，同时保证档案的易查和易取。第十五条员工档案的保密制度应严格执行，任何人不得私自查看或泄露员工档案的内容。第十六条员工档案的调动应按照公司相关规定的程序进行，需经本人同意和上级部门批准。第十七条员工离职后，其档案应归人力资源部门保管，在核实无误后，按照公司相关规定销毁。第五章人事档案的使用和查询第十八条员工有权查询自己的档案信息，但应遵守公司的相关规定和程序。第十九条公司可以根据工作需要和法律法规规定，查询和使用员工档案信息。第二十条员工档案的查询和使用应按照相关规定的权限和程序进行，不得超越权限和滥用档案信息。第二十一条公司应定期对员工档案的使用情况进行审核和检查，防止滥用和泄露档案信息。第六章附则第二十二条本制度由公司人力资源部门负责解释。第二十三条本制度自发布之日起执行。人事档案管理制度范例（二）一、目的和适用范围：本制度的目的是规范公司人事档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和保密。适用于公司所有员工的人事档案管理工作。二、档案管理职责：1.人事部门负责人负责整个公司的人事档案管理工作，并指定专人负责具体的管理事务。2.各部门负责人需负责本部门员工的人事档案的管理。三、档案管理内容：1.招聘纪录：包括招聘广告、应聘简历、面试评估表、录用通知等文件。2.员工基本信息：包括入职申请表、身份证复印件、学历证书等。3.合同和协议：包括劳动合同、保密协议等。4.培训记录：包括培训计划、培训材料、培训评估等。5.职务变动记录：包括晋升、调离等变动的申请表和批准文件。6.绩效评估记录：包括年度绩效评估表、奖惩记录等。7.离职手续：包括离职申请表、办理离职手续的相关文件。四、档案管理流程：1.新员工入职时，人事部门负责人向员工索取相关的个人档案资料，并录入电子档案系统中。2.所有的档案资料需经过人事部门审查确认后方可归档。3.档案按照员工的姓名或员工编号分类整理，并存放在安全、密封、防火的档案柜中。4.档案柜的使用必须由人事部门负责人或相关人员授权。5.档案的借阅必须经过相关人员的许可，并需填写借阅登记表。五、档案保密：1.档案管理人员需严格遵守保密责任，对档案信息进行保密。2.社会保险信息、个人隐私等涉及个人隐私的档案资料，不得随意外泄或提供给非相关人员。3.档案柜的使用和档案借阅必须记录并留存，以便查阅。六、档案的保存和销毁：1.档案需保存至员