会计信息系统 课件 第七章 采购与应付款管理

会计信息系统第七章

采购与应付款管理AcountingInformationSystem第七章

采购与应付款管理

学习目标了解采购管理与应付款管理子系统的主要功能和操作流程理解数据在各子系统中的流动和处理逻辑掌握普通采购与应付业务在信息系统中的处理方法能够熟练进行采购订货、到货、入库、收到采购开票、确认应付账款、付款、往来核销、结转采购成本等业务的处理通过对采购成本分析和优质供应商选择，培养数据思维、管理思维和诚实守信的职业道德；通过采购付款业财一体信息化应用和流程的优化，强化专业思维，提升管理水平。目录CONTENTS企业需求分析验证性实验重难点解析设计性实验企业需求分析调研企业采购与应付款管理的：管理现状存在问题改进需求企业需求调研需求调研提纲调研目的：

调研企业在采购与应付款管理方面的现状、流程、问题及需求。调研提纲：1.采购管理制度与流程：企业现有的采购管理制度，包括采购政策、采购流程、供应商选择标准等。分析采购流程中的关键环节，如需求识别、供应商评估、合同签订、采购执行、验收与入库等，评估其合理性和效率。2.供应商管理情况：考察企业对供应商的选择、评估、分类及合作关系管理。了解供应商绩效考核体系，包括供货质量、交货时间、价格竞争力等方面的评估。分析企业与供应商之间的合作模式，如长期合作、战略伙伴关系等。3.应付款项管理流程：调研企业应付款项的核算、审批、支付及账务处理流程。评估应付款项管理的内部控制情况，包括对账、审核、付款计划等环节。了解企业是否建立了有效的应付账款管理制度，如信用管理、账龄分析、坏账准备等。4.采购与应付款项的信息化管理：考察企业在采购与应付款项管理中的信息化应用情况，如ERP系统、财务软件等。分析信息化系统对采购流程、供应商管理、应付款项管理等方面的支持程度。评估信息化系统对企业采购与应付款项管理效率的提升效果。过量采购导致库存积压采购不及导致停工待料采购订单价格与发票价格不符订单100发票120采购与财务之间单据传递烦琐对供应商无有效的分析调研反馈总结：采购与应付款管理常见问题调研反馈总结：采购与应付款管理常见问题与采购物流相关的问题：票到货未到，账实不一致

货物到达但发票未到的情况下，财务记录与实物不符，影响财务透明度和准确性。收到的商品未被计入库存

收到的商品未正确计入采购记录，可能导致库存和财务数据不一致。重复作采购记录

同一商品或服务被多次记录，导致库存和财务数据混乱。采购发票未被记录于正确的会计期间

采购发票记录错误，导致会计期间错误，影响财务报表的准确性。记录的采购价格不正确

采购价格记录不准确，可能导致成本计算错误，影响利润分析。购买的商品未被记录于正确的费用或资产用户

购买的商品未正确分类到费用或资产账户，影响财务报表的结构和准确性。调研反馈总结：采购与应付款管理常见问题与采购资金流相关的问题：付款审核不严格

付款时未严格审核供应商资格和合同条款，可能导致付款给未提供服务或未按合同约定的供应商。付款方式不恰当

付款方式选择不当，如过早支付或使用现金支付，可能导致资金占用过多或不符合财务管理规范。付款金额控制不严

在付款时对金额控制不严格，可能导致超出预算或不符合预期的支付。现金或转账支付由未经授权的人员执行

未经授权的人员执行支付，可能导致财务安全漏洞和合规风险。预付账款长期未获取合规发票，影响结转成本费用

预付账款长期未获取合规发票，影响成本费用的准确结转。调研反馈总结：采购与应付款管理常见问题调研反馈总结：采购与应付款管理常见问题有些可能通过信息系统解决，有些则需要通过改进管理水平解决。应付账款对企业的影响？——对企业经营和对外的信息呈报两方面对内部影响证明：企业议价能力强有可能会引起企业信誉贬值虽然对企业现金流有益但要考虑供应链的健康对报表的影响影响资产负债率/财务杠杆但现在更多用有息债务率降低现金流出企业的速度如果付不出去如何做账《我国非金融类上市公司财务安全评估报告》中的结果，“上市公司财务报表粉饰最严重的会计科目是应付科目，存在应付账款藏匿的粉饰嫌疑公司占所有存在粉饰嫌疑公司的87.80%”。验证性实验验证性实验：采购与应付款管理主要业务单据日期单据类型供应商科目金额2023-08-18应付单深圳市艺颜化工有限公司2202011284693.822023-08-20应付单深圳市珂丽美甲有限公司2202011465094.812023-08-20应付单广州市俪美化妆品有限公司220201436811.872023-08-24应付单深圳市耀魅化妆品有限公司220201641379.182023-08-31应付单深圳市腾迅商业管理有限公司224101153465.82023-08-20应付单中通快递股份有限公司22410199782.22023-08-10应付单浙江天猫技术有限公司122101-200002023-08-10应付单深圳市腾迅商业管理有限公司122102-50000请在信息系统中完成深圳美甲秀公司以下日常采购和付款业务：1.设置深圳美甲秀公司采购业务控制参数。深圳美甲秀公司的采购业务控制参数包括：（1）普通业务必有订单；（2）允许超订单到货及入库；（3）入库单自动带入单价；（4）单价录入方式：按供应商取价；（5）设置采单据默认税率：13%；其他选项按默认值。2.录入采购管理期初余额并执行期初记账。深圳美甲秀公司期初数据：2023年8月20日收到供应商广州市俪美化妆品有限公司发来的钰创美甲灯100台（合同无税单价105元）和钰创美甲光疗机100台（合同无税单价112元），商品已验收入原材料库，但至今尚未收到发票。3.设置深圳美甲秀应付款管理子系统控制参数。深圳美甲秀应收款管理子系统相关控制参数为：按单据核销应付款；核销不生成凭证；取消“控制操作员权限”；采购专用发票单据形式修改为“完全手工编号”。4.设置深圳美甲秀公司应付款管理相关科目。应付科目：应付账款-一般应付款220201；预付科目：预付账款-一般应付款112302；采购科目：在途物资1402；采购税金：进项税额22210101；支付宝结算科目：其他货币资金支付宝账户101201，微信财付通结算科目：其他货币资金财付通账户101202，网银转账结算科目：银行存款-建设银行100201。5.设置深圳美甲秀应付账款的期初余额并完成与总账的对账。初始设置和期初余额验证性实验：采购与应付款管理主要业务日常业务处理深圳美甲秀应付账款期初余额单据日期单据类型供应商科目金额2023-08-18应付单深圳市艺颜化工有限公司2202011284693.822023-08-20应付单深圳市珂丽美甲有限公司2202011465094.812023-08-20应付单广州市俪美化妆品有限公司220201436811.872023-08-24应付单深圳市耀魅化妆品有限公司220201641379.182023-08-31应付单深圳市腾迅商业管理有限公司224101153465.82023-08-20应付单中通快递股份有限公司22410199782.22023-08-10应付单浙江天猫技术有限公司122101-200002023-08-10应付单深圳市腾迅商业管理有限公司122102-500007.9月12日，收到与【任务7-2-2】采购广州市俪美化妆品有限公司钰创美甲灯和钰创美甲光疗机的采购发票，发票号6511223，商品明细：100台钰创美甲灯，无税单价105元；100台钰创美甲光疗机，无税单价112元。8.9月30日，深圳美甲秀公司物流组汇总并确认本月包邮商品的快递费用94981.18元，供应商为中通快递。9.9月30日，深圳美甲秀以网银转账形式向深圳艺颜化工有限公司支付货款43392.00元。10.9月30日，经三方协商，深圳美甲秀将应付深圳市耀魅化妆品有限公司的641379.18元应付账款转为应付深圳艺颜化工有限公司。11.9月30日，深圳美甲秀支付供应商深圳艺颜不带息银行承兑汇票，以偿还前欠货款，该票据票面金额200000元，票号2023001，出票日9月30日，到期日12月30日。12.完成2023年9月份应付款子系统的对账。6.9月3日，深圳美甲秀采购部与深圳市艺颜化工有限公司签订采购订单，采购2000瓶北鸥甲油胶，无税单价19.2元；9月4号，北鸥甲油胶到货，验收入库，同时收到该业务对应的增值税专用发票，发票号：6546209。采购与应付款管理子系统谁操作？做哪些业务？应付业务：发票、其他应付单采购会计业务类型会计岗位付款业务：支付现金、支付承兑汇票核销业务：应付和付款核销如果没有启用采购子系统，发票则在应付款子系统中处理往来会计采购业务：采购订货、到货、入库、结算采购和应付款管理与其他子系统之间的接口方案应付款管理子系统总账子系统采购管理子系统应收款管理子系统转账采购发票其他应付单报表子系统应收凭证收款凭证应收预收科目余额采购与付款业务流程采购与付款的完整循环，涉及到的业务节点多，ERP软件中，这些节点是分散在多个系统中共同配合完成的。采购管理请购订货到货验收入库成本确认付款申请付款业务采购管理子系统处理库存管理子系统处理存货核算子系统处理应付款管理子系统处理采购与付款业务主要活动请购订货到货入库收到发票采购结算确认应付款确认采购成本付款环节采购与付款业务主要活动采购部门采购部门仓储部门采购部门采购部门财务部门财务部门请购单订单到货单入库单增值税发票采购结算单确认负债记账凭证确认采购成本凭证采购部门财务部门付款单请购订货到货入库收到发票采购结算确认负债确认采购成本付款环节采购与付款业务U8软件操作流程物料需求部门提出采购需求；汇总到采购部门，采购部门制订采购计划；选择供应商；与供应商签订合同；到货后质检；合格入库；财务部办理支付货款。应付款管理子系统操作流程期初设置初始设置期初余额录入应付单处理付款单处理核销处理账表查询期末处理期末处理日常业务参数设置制单处理票据管理转账业务请在实验系统和MOOC引导下完成验证性实验爱课程实验空间操作演示视频完成时间：4小时重难点解析1.采购与付款管理期初业务采购管理期初参数设置采购管理期初余额（期初入库单或期初发票）1.采购与付款管理期初业务应付款管理期初参数设置应付款管理管理期初余额应付款管理初始信息设置简单核算详细核算采购管理应付款管理总账发票往来业务的查询付款结算采购管理应付款管理总账发票往来业务的核算预测、控制查询和分析凭证凭证期初参数：应付账款详细核算和简单核算应付款管理期初余额录入录入启用应付款管理系子统之前的各供应商的欠款并与总账核对U8软件里的采购结算，不是银行结算，而是采购报账有运费等采购费用和合理损耗，需将采购费用和损耗分摊入库单和发票，任何一方不齐全，无法完成采购报账，就会形成采购业务的期初余额采购结算是什采购管理期初余额录入采购管理期初余额只收到货只收发票U8软件中期初余额期初的采购入库单期初的采购发票录入采购系统举例：采购管理期初余额假设8月份从供应商四川电器科技有限公司采购的304不锈钢数量2000张、201不锈钢材数量1500张，材料已验收入原材料库，到月底时未收到发票，暂估入账，304不锈钢暂估单价180元/张，201不锈钢暂估单价120元/张当收到货未收到发票时，要在库存管理中录入期初入库单；当只收到发票而没有收到货时，则在采购管理中录入期初采购发票。2.采购与应付款业财一体化处理举例：【任务7-3-1】9月3日，深圳美甲秀采购部与深圳市艺颜化工有限公司签订采购订单，采购2000瓶北鸥甲油胶，无税单价19.2元；9月4号，北鸥甲油胶到货，验收入库，同时收到该业务对应的增值税专用发票，发票号：6546209。操作步骤1.录入、审核请购单2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤2.录入、审核采购订单2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤3.录入、审核到货单2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤4.录入、审核采购入库单：注意切换到库存管理子系统2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤5.填制、复核采购专用发票：注意切换回采购管理子系统2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤6.执行采购结算2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤7.采购挂账（确认应付款）：注意切换到应付款管理子系统2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤7.采购挂账（确认应付款）：注意切换到应付款管理子系统2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤8.存货记账：注意切换到存货核算子系统2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤9.生成确认采购成本的凭证2.采购与应付款业财一体化处理操作步骤9.生成确认采购成本的凭证（系统自动传到总账子系统）3.其他应付款业务-应付单的录入和审核在应付单录入界面，可以增加、修改，也可以直接审核4.应付和付款的往来核销处理该过程是建立收付与应收应付之间的核销记录收付款后要及时核销，否则该将一直挂账，并计入账龄统计表中4.应付和付款的往来核销处理收付款单处理界面的“切换”可以实现蓝字与红字单据的转换

5.红字付款单（收到供应商退款后填制）6.往来款项转账应付款转账类型应付冲应付预付冲应付应付冲应收红票对冲解决往来款项之间相互冲抵、调整的情况7.应付票据管理票据管理开出贴现结算……应收票据的后续处理收到票据是否计息票据计息收到票据贴现结算转出背书退票7.应付票据管理未能到期结算的票据，需要票据转出7.应付票据管理票据到期结算7.应付票据管理票据管理-录入票据自动生成付款单生成付款凭证（借应付账款贷应付票据）票据管理-到期结算生成凭证（借应付票据贷银行存款）取消操作：返回时一步步执行逆操作7.应付票据管理8.账簿查询初始设置账龄区间和逾期账龄区间,伴随日常业务，应付款和付款就自动记录在表中8.查看账龄分析表易错点1：运输费用为专用发票，注意供应商和代垫单位易错点2：运输费的处理运费计入成本，采购发票和运费发票可单独生成凭证，也可以合并制单实务中的应付、预付、应收、预收科目实务界出现的难题这样处理正确吗？实务界出现的难题预付的借方，本身就是应付，可不必处理。如果要处理，预付冲应付即可实务中的应付、预付、应收、预收科目不要轻易修改报表中的公式。预付账款在借方，如果需要在贷方时，写作借方红字。实务中的应付、预付、应收、预收科目设计型实验大部分的采购付款业务都遵循如下基本业务流程：请购→采购订货→采购到货→采购入库→收到采购发票→采购结算→应付挂账→结转采购成本。但也存在多种特殊情况，比如，发生了需要分摊的运费、损耗、退货等情况，请根据以下提示，自主设计业务数据，完成设计性实验任务。采购与应付款管理全流程1