会计信息系统 课件 第三章 基础档案管理

会计信息系统第三章

基础档案管理AcountingInformationSystem第三章

基础档案管理

学习目标了解用友U8+V15.0系统基础档案管理的主要内容理解基本信息和基础档案在系统中的作用掌握建立会计科目体系的流程和规则能够设置系统启用、分类编码方案和数据精度能正确维护机构人员、客商信息、财务信息、存货档案等基础档案通过基础档案的设置和会计数据的规范化、标准化处理，树立规则意识，提升信息系统应用能力目录CONTENTS企业需求分析验证性实验重难点解析设计性实验企业需求分析调研企业会计档案管理：管理现状存在问题改进需求企业需求调研需求调研提纲调研提纲1．企业有无完整的客户和供应商档案？如果有，该档案有哪些信息（表头信息）？

2．该企业有没有对信息进行分类管理？比如对客户和供应商是按地区分类？还是按行业分类？3．该企业启用了ERP管理软件的哪几个模块？第一次使用ERP时，该企业启用了哪些模块？4．企业有没有进行数字化的转型？在企业数字化转型过程中，财务部门充当了什么角色？根据你所调研的某企业会计数据的管理情况，结合本单元文献和热点政策，了解企业数字化转型中数据标准化的意义，完成MOOC平台上本单元作业。会计信息系统中的档案管理问题现状1.各个业务部门之间的信息无法有效整合，形成信息孤岛2.数据在不同部门之间存在差异，难以保证数据的准确性和一致性；3.管理层难以获取全面的业务数据改进需求1.启用供应链和财务链相关子系统2.搜集各系统共用的基础档案，对其科学编码，规范管理3.将各子系统共用的基础数据快速录入到会计信息系统中4.优化企业会计科目体系，增加项目核算等辅助核算什么是基础档案？为什么要录入基础档案？谁来录入基础档案？基础档案录入的流程是什么？

用到什么原始单据？

产生什么结果？

流程可否优化？需要解决的主要问题验证性实验验证性实验1.子系统启用：深圳美甲秀公司2023年9月1日启用总账、薪资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等子系统。2.机构和人员档案设置（1）根据部门编码规则，给现有部门编码、建立档案，如表3-1所示。表3-1

部门档案部门编码部门名称部门编码部门名称01总经办05电商部02人事部0501物流组03财务部0502客服组04采购部0503运营组06设计部07仓储部表3-3人员档案编码姓名性别行政部门人员类别证件号码银行账号0101宋宁峰男总经办管理人员3144201981052431346661223462682324670102张鑫女总经办管理人员4417521988070133716661231256454689790201杨雁男人事部管理人员4415211990110203186661323323404123440301方岩男财务部管理人员4124531989081206146662233313641348580302周蕊女财务部管理人员4116471991092404206661132314128491360303吕晓霖男财务部管理人员4415221992100505286662323843940746140304黄可莉女财务部管理人员3256481993040684286661123200558646820401孙浩菲女采购部管理人员556413199009258102666323117854291134050101王冰女物流组物流人员313468199410130876666122346268232469050201徐一梅女客服组销售人员234615199405070084666132332340412349050202余与亮男客服组销售人员313468199612010416666223232646132748050301王贝贝女运营组销售人员318468199110150846666113231412849137050305肖霏霏女运营组销售人员4126531995081806846662363223448314680601张觉男设计部设计人员4418721994071133716661123278546113260602林旭冉女设计部设计人员3213021993120704366661223462682324680701苏瑶女仓储部管理人员4103251997061803726662248721346227200702于淼男仓储部管理人员4113021990120219316662307501268324783.客户和供应商档案设置深圳美甲秀公司是典型的B2C电商企业，客户大多为零星个人，目前只有稳定的6家企业客户，但却是其销售收入的主要来源。考虑以后业务的拓展，拟对客户进行按地区分类管理。（1）地区分类：01华南、02华北、03华中、04华东、05西部。（2）客户分类：01零星个人客户、02大宗企业客户。（3）供应商分类：参照地区分类设置。（4）客户和供应商档案：如表3-4、表3-5所示验证性实验验证性实验4.存货档案设置深圳美甲秀公司存货均为美甲产品，涉及的计量单位包括瓶、台、套、元，相互之间没有换算关系。考虑未来业务的扩张，拟对存货进行分类管理。（1）存货分类：01商品、02应税劳务。（2）计量单位，如表3-6所示。表3-6计量单位计量单位组编码计量单位组计量单位编码计量单位名称01无换算率0101瓶0102台0103套0104元（3）公司存货档案，如表3-7所示。表3-7存货档案存货分类存货编码存货名称计量单位属性税率01商品0101钰创美甲灯台采购、内销、外销13%0102北鸥甲油胶瓶采购、内销、外销13%0103钰创美甲光疗机台采购、内销、外销13%0104OPI指甲锉套采购、内销、外销13%02应税劳务0201设计费元应税劳务6%验证性实验5.财务相关档案（1）会计科目用友U8+软件中预置了总账会计科目，根据深圳美甲秀公司业务核算需要，需要增加明细科目和辅助核算。比如将“应收票据”“应收账款”按客户核算，将“应付票据”“应付账款”按供应商核算，将“预付账款-推广费”“销售费用-平台宣传费”“销售费用-平台服务费”按电商平台项目核算；将“库存商品”“发出商品”“主营业务收入”“主营业务成本”按商品项目核算，将“管理费用”按部门核算；将“库存现金”和“银行存款”指定为现金流量科目，并分别指定为现金科目和银行科目。经整理优化，深圳美甲秀公司会计科目体系如表3-8所示。验证性实验5.财务相关档案（2）项目核算深圳美甲秀公司在多平台投放广告，且充值业务繁多，导致预付款-推广费、销售费用平台宣传费和销售费用平台服务费的核算与管理工作量大，如果采用传统账务处理办法，则需要设置大量的明细科目，统计汇总不便且难以进行指标间的比较。基于精益化管理需要，可采用项目管理功能来核算上述业务。设置核算项目：平台项目核算，如表3-9所示。项目大类名称平台项目指定核算科目112301推广费、660116平台宣传费、660117平台服务费项目分类定义分类编码分类名称1平台项目目录定义项目编号项目名称01淘宝平台02天猫平台03抖音平台

04百度平台项目大类名称商品核算指定核算科目1405库存商品、1406发出商品、6001主营业务收入、6002主营业务成本项目分类定义分类编码分类名称1美甲产品项目目录定义项目编号项目名称01钰创美甲灯02北鸥甲油胶03钰创美甲光疗机

04OPI指甲锉在实验系统引导下完成本章验证性实验

重难点解析ERP是一个由多个模块组成的系统各模块共用的信息称为基础档案。数据输入信息输出识别、计算、分类、汇总ERP系统1.什么是基础档案输入到信息系统中的数据长期保持不变的静态期初数据输入到信息系统中的数据各子系统的参数各子系统共用的基础信息各子系统的期初余额各子系统的业务数据动态期初数据ERP系统中的数据ERP的数据静态数据（基础数据）存货信息客户供应商信息会计科目等动态数据（事务数据）销售订单采购订单等静态数据的特征：长期保持不变，各子系统共用，具有唯一性又分为期初数据和日常数据。期初数据是ERP上线时点的期初余额和尚未完结的业务单据。会计信息系统的基础档案部门档案职员档案供应商档案客户档案会计科目档案存货档案项目档案……一次录入，多子系统使用，节约存贮空间，不用重复录入；基础档案独立管理，维护方便。2.为什么要设置基础档案？各子系统共享，系统运行的基石不随日常经济业务轻易改变的数据基础档案的性质3.如何设置基础档案用友U8：基础设置-增加/保存柠檬云财务：辅助核算设置柠檬云财务中基础档案的设置柠檬云财务中的“辅助核算”就是基础档案设置最简单的方法：增加/保存最快捷的方法：导入3.如何设置基础档案导出模板导入数据3.如何设置基础档案：快速导入（以柠檬云为例）柠檬云财务中基础档案=辅助核算设置数据分散在各个部门，要设计数据收集表，摸底清查；清产核资，找到静态数据和期初余额。4.数据的收集和清查ERP上线前做好物料的清查：物料数据是数量最多、分布最广。物料包含范围包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。整理编码后的数据录入会计信息系统5.数据的规范化处理数据的规范化处理1：数据编码规范化比如：

科目编码：4222；

部门：22；

客户分类22；

供应商分类22；

收发类别：22；

存货分类2222；

其他采用系统默认数据的规范化处理2：业务流程规范化数据的规范化处理3：单据格式规范化数据的规范化处理4：基础档案规范化数据编码规范化、业务流程规范化、单据格式规范化、基础档案规范化5.数据的规范化处理手工数据以部门为单位管理，部门之间用单据进行流转，部门内用台账进行数据记账；手工数据分散、口径不一致、冗余、不规范，往往会出现同一数据在同一时间点上在不同部门以不尽相同的形式出来。数据的不规范与ERP所追求的数据惟一性和共享性理念有很大差别。为什么数据难规范？ERP上线不成功或者上线后掉线，高达70％的原因是数据出了问题：在数据不准确、不完整的情况下仓促上线；业务没有理顺，出现一数多据、多码现象，不知道该相信哪个数据；上线后操作人员未及时更新业务数据，导致系统内的数据失真等。ERP失败的原因70%因为数据？七分管理十二分数据三分技术正确的诊断源于准确的信息，准确的信息基于可靠的采集。5.数据的规范化处理操作要点：用友U8软件基础档案录入的逻辑基础设置→基础档案→增加→保存常见错误1：人员档案-生效日期可以操作U8的人可以进行业务处理的人客商档案中找不到该联系人常见错误2：无法删除档案如果档案已经启用，不能删除如果该人员离职，则可以注销常见错误3：填写档案不符合编码规则常见错误4：客户档案中的银行信息先分类后录档案先分类后录档案辅助核算重难点释疑1：受控于应收应付系统重难点释疑2：指定科目重难点释疑3：辅助核算（无辅助核算时）应收账款1122A公司112201B公司112202C公司112203D公司112204E公司112205……预收账款2203A公司

220301B公司

220302C公司

220303D公司

220304E公司220305……将客户或供应商直接设置为应收账款、预收账款、应付账款、预付账款的明细科目重难点释疑3：无辅助核算时可能出现的问题1.多一个客户，增加一个明细，导致明细科目很多，科目体系庞大。2.客户信息在不同科目下重复定义，带来数据冗余。3.太多的明细科目，输入记账凭证时需要筛选。4.管理上看，存在多头挂账的现象。都是A公司的往来业务，应收和预收却无法在一个明细账中显示。重难点释疑3：设置辅助核算的意义科目的辅助核算，共用基础档案，只需要定义一次，减少数据冗余。比如，1121如果定义为“客户往来”，则以后变动时，科目表不动，动的只是客户档案。与定义明细科目相比，辅助核算更简洁、处理速度更快。可以得到更多管理用信息，比如部门费作分析表、项目分析表等。重难点释疑3：设置辅助核算的意义从管理角度，查询辅助账时，客户的应收预收全部都有，不用再打开相应的科目账（避免多头挂账）。重难点释疑3：辅助核算生成的管理用报表在记常规总账、明细账的同时，记录辅助账，从而得到管理用报表重难点释疑3：辅助核算生成的管理用报表柠檬云财务：常规账表以外的辅助核算账簿和辅助报表重难点释疑3：辅助核算生成的管理用报表管理层的困惑：1.手上这么多项目，如何管理进度、收款、成本？2.项目交叉进行，如何精准获取每个项目的成本和收益？案例：某高校财务：教育厅下拨团队建设经费10万，一年后考核经费的支出是否符合预算？会计学院全年经费：课程建设20万、学生管理15万、团队建设10万财务上的处理：差旅费19.5、培训费12、办公费：4.5万差旅费培训费办公费差旅费培训费办公费差旅费培训费办公费费用归口不同：管理层要按项目，财务上按会计科目（费用类型）重难点释疑3：项目核算案例：高校专项经费支出核算误区支出按类别分类核算经费来源教育公用经费拨款专项经费团队建设专项30万课程建设专项200万科研提升专项400万经费支出人员经费支出公用经费支出办公费设备费培训费招待费管理费用会计做账按科目而不是按项目分类核算，项目绩效考核时怎么办？1.现金流量项目核算，包括：经营活动。重难点释疑3：常见的项目核算类型现金流量项目经营活动销售商品、提供劳务收到的现金收到的税费返还收到其他与经营活动有关的现金。。。。。。筹资活动吸收投资收到的现金取得借款收到的现金收到其他与筹资活动有关的现金。。。。。投资活动收回投资收到的现金取得投资收益收到的现金购建固定资产…项目大类项目分类项目目录待核算的会计科目：1001，1002，1012每发生一笔业务，写到相应的现金流量项目下，业务完成，现金流量表生成。业务发生时，选择具体的项目，现金流量表就会自动生成重难点释疑3：常见的项目核算类型（现金流量项目）财务会计的利润表，费用按科目分管理用利润表，费用按项目分重难点释疑3：常见的项目核算类型（现金流量项目）财务会计的现金流量表，按大类统计管理用现金流量表，按产品项目分类提供重难点释疑3：常见的项目核算类型（现金流量项目）2.成本项目核算，包括：直接人工、直接费用、材料使用、设备使用分摊等重难点释疑3：常见的项目核算类型水壶成本半成品轻巧型壶体经典型壶体豪华型壶体产成品轻巧型水壶经典型水壶豪华型水壶项目大类项目目录项目分类重难点释疑3：成本项目核算添加会计科目项目核算属性设置项目大类勾选待选会计科目设置项目栏目设置项目目录重难点释疑3：成本项目核算操作流程重难点释疑3：成本项目核算操作流程先在会计科目中添加辅助核算标志，才会在此显示待核算会计科目系统默认是现金流量项目大类，注意切换成成本项目增加记账凭证时，选择发生费用的产品项目重难点释疑3：成本项目核算操作流程重难点释疑3：项目核算生成管理用报表重难点释疑4：如何将基础档案与会计科目建立关联用友U8：基础档案和科目建立关联柠檬云财务：辅助核算和科目建立关联重难点释疑4：如何将基础档案与会计科目建立关联重难点释疑4：如何将基础档案与会计科目建立关联部门项目=部门核算+项目核算无数据不决策无数据不管理在记录常规总账、明细账的同时，记录辅助账，从而得到管理用报表重难点释疑4：如何将基础档案与会计科目建立关联设计性实验设计性实验：了解用友U8软件后台数据库可以两种身份验证登录SQLServerManagementStudio查询分析器但以SQLserver身份验证登录，需要SA的密码U8的架构：C/S客户端服务器本地部署教学中服务器和客户端全在一台电脑上企业账输出后的文件输出两个文件：

UFDATA.bak

UferpAct.lst年度账出后的文件输出两个文件：UFDATA.bak

UfErpYer.LstUFDATA.BAK是数据文件，保存的是账套中所有会计数据UferpAct.lst或UfErpYer.Lst是账套文件的备份信息的账套输出后的文件账套在电脑中的存贮同一台服务器上的不同账套某个账套该账套下某一年的账套在电脑中的存贮1.进入数据库查看凭证文件登录SQLServer2008R2下的SQLServerManagem