财务管理内部控制采购业务内控手册

｛财务管理内部控制｝采购

业务内控手册

20XX年XX月

精心制作您可以自由编辑

五、物资需求申请流程图

六、相关制度及具体内容

1、物资请购审批流程按《采购申请业务0A系统审批流程》进行审批

七、相关表单

1、物资采购申请单

物资采购申请单

申请时间流水号

物资采购类别申请采购部门经办人

物资名称规格型号申请采购数揖单位预计单价预计金额备注

物资采购用途预计金额合计¥:

申请部门主管意见：申请部门负责人意见：

部门主管：部门负责人：

资产管理部主管意见：斐产管理部意见：

主管副总裁:资产管理部：

集团公司总裁意见：监察室主任意见：

总裁：监察室主任：

集团公司董事长意见：

・事长:

八、业务实施中遇到的问题

1、没有审批完成的物资需求申请单供应部将不予采购，但是部分工程材料及生

产零配件因突发性强，为确保工程或生产的顺利进行不得不提前采购，需求申请

单后补。

九、优化流程建议

1、建议明确急需物资申请采购流程

3.2供应商管理

一.业务目标

目标।

二、业务风险

0

三.岗位职责

主管、副总裁：对供应商资质信誉情况的真实性及合法性进行审查

采购部负责人：对供应商所提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货

条件等进行实时管理和考核评价

采购员：对供应商资质信誉等信息进行整理、归档

四、流程描述

1.1使用部门依据实际需求发起物资需求申请时对于部分

1.1使用部门就所需特殊物资

提供生产厂家或可替代生产

特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂

厂家

家，保证采购物资的准确性

1.2采购员对所需物资市场进行调有，对所需物资

进行询价比价

L3采购员完成询比价后将建议供应商资质及询比

1.3采购员完微询比价将询比

价材料上交部门负责人审核

价资料交由部门负责人审核

五、供应商管理流程图

六、相关制度及具体内容

1、供应商必须在合格供应商名录进行选择，坚持先厂家后代理、先附近后周边、

先星高级后星低级的原则

2、大宗原材料及成品件供应商本着先厂家后经销商的原则

3、对属于生产厂家的供应商，参照外委供应商的选择程序进行甄选

4、采购供应部根据评估结果建立《合格供应商名册》，相关业务部门按此名册执

行采购作业

5、未列入《合格供应商名册》的，原则上不允许采购其产品

6、临时授权供应商。因交货迫切或采购困难，以及其他特殊原因，由相关业务

部门提交《临时供应商授权申请书》，经副总裁以上领导审批授权核准，方可成

为临时供应商，但不登入《合格供应商名册》

七、相关表单

1、询价单

2、供方评定记录表

此报价将作为噩统报价，参与本批次物资或者设备的合同评申.谪慎16考虑!（日去大国节水集团股份有限公司供应部）

询价函

我公司拟订购贵公司配件一批，希望贵公司本着合作、共东、互利互惠的原则，对下列物资报出展络价格，空合作成功，腰祝商根!

顿桎料名称观格/理号性能指标及技术卷效单位单位（元）总价（元）备注

1

2

3

4

供应商名祢：业匆联赛人：需方联系人：

供应商电话：供应商传毒：需方电话：

供应商地址：是否含运费含不含需方传H：

报0有效期是否含税含不含税率发簟类型

付款方式：月结天结货到付款交货方式送货上门自提级交贷周期

注：以上供应商信息,清务必全境，并切记签字、盖。后回传我公制.

报价单位着章：

法人（签字）:

供方评定记录表

编号：No.

供方名称蜘

电话联系人

本公司主要的采购产品：

质

量

能

力供应部签名：日期：

评

（1）对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明材料（共页）：

价（2）新供方（）

老供方（）

（3）结论

技术质量部签名：日期：

使用情况：

销售公司签名：日期：

评定结论（是否列入合格供方名录）

管理者代表签名：日期：

年度复评记录

年度是否继续列入合格供方名录批准时间

年度批准时间

年度批准时间

3.3采购合同签订

一、业务目标

目标）,|明确双方的权利、义务和违约责任等情况（包括支句金额、结算方式，供应商按照约定

、时间、期限、数最与质能、规格交付物资给采购方）

H标2j।准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约贲任，按照规定权限签署采购合同

二、业务风险

三、岗位职责

主管、副总裁：确定正确的采购方式，并核查该供应商资质信誉是否达到要求

采购部负责人：负责审核合同内容中是否存在疏漏、欺诈，合同中所示物资相

关技术要求是否准确，交换及付款方式及周期是否合理

采购员：起草合同，明确合同中物资验收标准，交由法务部核查

四、流程描述

L1使用部门依据实际需求发起物资需求申请时对于部分

特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂

家，保证采购物资的准确性

1.2采购员对所需物资市场进1.2采购员对所需物资有场进行调直，对所需物资进

行调查

行询价比价

L3采购员完成询比价后将询比价材料上交部门

负责人审核，审核通过后采购员选择最优性价比

厂家签订采购合同

1.4采购员将起草好的合同交由部门负责人及法务

1.4合同签订完成后交由部门

部对相应条款进行审核，审核完成后将供方盖章合

负贲人及法务部审核

同发起OA合同评审

五、合同签订流程图

六.相关制度及具体内容

1、合同编号由（子）分公司名称+合同类型+物资类别+合同流水号组成。

2、凡是签订原辅料，工程外购材料，生产设备配品、配件，包装物及劳保办公

用品，设备等采购合同时，集团公司及各子（分）公司供应部必须要求合格供应商

提供以下材料：

（1）营业执照、组织结构代码证、税（国、地）务登记证及企业其他资质证件

等基本信息资料。

(2)采购国家规定必须有生产许可制度的物资时，需方要求合格供应商必须提

供管物资生产厂商的生产许可证或经销商的经营许可证。

(3)对于大宗物资采购必须要求合格供应商提供生产厂商产品检验报告(企业

自检、省级检验、行业/国家检验)检测的质量检验报告一份。

七、相关表单

1、产品采购合同

2、招标采购公告

3、招投标登记表

产品采购合同

甲方：（需方）合同编号：DY・AA-B・・・

乙方：（供方）签订地点：

甲、乙双方根据国家有关法律法规，经过平等协商，就乙方在合约期内为甲方供应产品，达成如下协议：

一、产品名称、规格/型号、等级/牌号、单位、数量、金额签订时间：年月日

产品名称规格/型号承压单位数量单价（元）总金额（元）备注

合计人民币金额（大写）：（，」写）¥:（乙方开具________发票）

二、质量标准及验收方式：

依据国家标准_________标准进行验收！随货带本批次管件检睑报告，每批次成交的产品在签订采购合

同后供应到甲方后甲方随机抽样检验确认。不符合相应标准的产品，摄失全部由乙方承担.乙方每批次

产品必须随车附带（企业、省级或行业出具的检验报告）产品检验报告一份交由甲方（提供的检验报告

应与提供的标准相符合X若产品出现质量纠纷，双方协商不成时交由甲方所在地质量监督部门迸行鉴定。

三、交付方式及运费承担：乙方负责配送至甲方单位，运费由乙方承担。

四、包装标准及包装物的处理：

1、包装要求：纸箱包装、包装完好无损。

2、包装物的处理：（1）回收（）（2）不回收（V\

五、结算方式及期限：

甲乙双方签订合同后，乙方组织发货并将货物送至甲方公司（甘肃省肃州区解放路290号），同时在7

介工作日内将发票寄至甲方公司挂账，甲方在收到货物验收合格并收到发票后三介月（节假日顺延）

内一次性支付乙方全部货款，

六、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件.

七、违约责任：

1、甲、乙双方未能履行合同约定义务的，违约方应承担相应的违约责任。守约方有权要求违约方支付合

同违约金，违约金为合同总金额的1%；

2、乙方不按时发货，每迟交货一天承担合同总金额百分之一的违约金.若发生质最问S2,乙方负责退货

并承担所有损失。

八、合同纠纷的解决方式：因合同产生争议，甲、乙双方应本着合作的精神友好协商解决，若协商不成

提交由合同签订所在地法院裁决。

九、合同其他事宜：

1、本合同自甲、乙双方授权代表人签字或加盖公章之日起生效，至双方全部履行完各自责任后终止；

2、本合同未尽事宜，甲、乙双方友好协商解决，并可另行签订补充合同，本合同的补充合同及合同附件

是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等的法律效力。

甲方（盖章）乙方（盖章）

法定代表人签字法定代表人签字

委托代理人签字委托代理人签字

地址地址

电话电话

传真传真

邮编邮编

开户银行及账号开户银行及账号

甘肃大禹节水集团股份有限公司

年度物资招标采购公告

甘肃大禹节水集团股份有限公司—年度物资招标采购以公开招标、竞争性

谈判进行，真诚欢迎符合条件的厂商前来参加本次招投标。

本次公开招标采购物资主要分为三大类：B类（紧固件（螺丝、丝杆工工

程PVC,PE管配件（人饮、灌溉X温室节水器材及配件、阀门（闸阀、蝶阀、

球阀、电磁阀、排气阀、逆止阀X铁件（钢弯、法兰、伸缩节/柔性接头1水

表（智能水表、法兰水表、丝扣水表入PVC胶水、PVC球阀、电机及水泵等）；

C类（生产设备配品（滴管设备、注塑设备、PVC设备x过滤器设备（2寸/3

寸/4寸入电器、工具、皮带（三角带、同步带、传送带1轴承及密封件、油漆、

钢材、封头及压盖等）；D类（包装物资（收缩膜/缠绕膜、瓦楞纸/收卷盘、合

格证、记录本、纸筒、纸箱X托盘、劳保、办公耗材、办公用品）共31介标段。

具体物资类别及标段情况详情如下：

一、B类（工程PVC,PE管配件、铁件、水泵、电机及水泵等

L招标编号：DYCG-B-01-13

2.项目名称：工程PVC,PE管配件、铁件、阀门.（详细内容见招标文件）

3.投标厂商基本要求：

（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具

有独立法人资格，取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业或

代理商；

（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，

流动资金充裕；

(3)供货能力：有充裕的库存以及齐全的产品规格型号；

(4)信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，

无违纪行为；

(5)其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带有效的法人授权委托书、

代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、

特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖

红色公章。

4.报名时间：

5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，

分别为：

(1)现场报名

地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室

联系人：杨林文、乔源

电话：0937-

传真：0937-

邮箱：

(2)网络报名：

网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：

必联网：

中国国际招标网：

中国采购与招标网：

6.投标有效期：此招标公告长期有效

三、C类(生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材等)

1.招标编号：DYCG-C-01-11

2.项目名称：生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材。(详细内

容见招标文件)

3.投标厂商基本要求：

(1)资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具

有独立法人资格，取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业；

(2)财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，

流动资金充裕；

(3)供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型号；

(4)信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，

无违纪行为；

(5)其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理

授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特

殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖红

色公章。

4.报名时间：

5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，

分别为：

(1)现场报名

地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室

联系人：杨林文、王立

电话：0937-

传真：0937-

邮箱：

(2)网络报名：

网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：

必联网：

中国国际招标网：

中国采购与招标网：

6.投标有效期：此招标公告长期有效

四、D类(包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品等)

1.招标编号：DYCG-D-01-09

2.项目名称：包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品。(详细内容见招

标文件)

3.投标厂商基本要求：

(1)资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具

有独立法人资格，取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业；

(2)财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，

流动资金充裕；

(3)供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型居；

(4)信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，

无违纪行为；

(5)其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理

授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特

殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖红

色公章。

4.报名时间：

5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，

分别为：

(1)现场报名

地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室

联系人：杨林文、刘勃玮

电话：0937-

传真：0937-

邮箱：

(2)网络报名：

网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：

中国国际招标网：

必联网：

中国采购与招标网：

6.投标有效期：此招标公告长期有效

五、中标通知及保证金的缴纳

报价最低不是中标的唯一条件。经评标审查，投标人资格审叁合格，履行能

力强，报价对买方最有利，能提供最佳的服务，产品质量好、信誉好，招标人将

把中标通知书授予最佳投标人。评定结果经公示7个工作日无异议后，招标人将

以书面形式发出《中标通知书》，《中标通知书》一经发出即发生法律效力。

本次投标保证金至：

单位：甘肃大禹节水集团股份有限公司

账户：建行酒泉分行营业室

账号：

注：往年中标厂商可将保质金结转过来，若本年度投标厂商名称有所变更的，

请前来甘肃大禹节水集团股份有限公司财务部确认。

此次招标本着公开、公正、公平竞争的原则，通过招标选择信誉度较高、性

价比较高、服务较好的合作伙伴为目的。招标报名整个过程设有监督电话，若有

徇私舞弊可以及时电话举报。

监督电话：

副总裁：仇总

采购主管：赵总

采购部长：杨林文

甘肃大禹节水集团股份有限公司

年月日

年招标投登记表

主要内容拟投标厂用所投标

序号类别招标箕号及标段联系方式标书款财弟确认匿注

厂商名称在地保证金

A类小计

1A类DYCG-A-01CPE-135A

2A类DYCG-A—02ACR

3A类DYCG-A—03低ta.传传稳定剂

4A类DYCG-A-04炭出

5A类DYCG-A—05色卑

6A类DYCG-A—06PPA

B类小过

1B类DYCG-B01螺栓

2BSDYCG-B-02PVC农用管件

3B类DYCG-B-03PVC的水七件

4B类DYCG-B04PE农用管件

5B类DYCG-B05PE给水用首件

6B类DYCG-B-06温室器材及配件

7B类DYCG-B-07阀门

8B类DYCG-B-08蝴

9B类DYCG-B09水表

10B类DYCG-B-10PVC球阀

11B类DYCG-B-11电机及水泵

C类小计

1C类DYCG-C-01PVC/PE设备配件

2c类DYCG-C-02过材料

3c类DYCG-C-03电翳材料

4c类DYCG-C04工具软管

5c类DYCG-C-05漓泄线配件

6DYCG-C-06钢材

7c类DYCG-C-07封头压2E

8c类DYCG-C08轴承

D类小计

1D类DYCG-D-01收缩腹、级住股

2DieDYCG-D-02收卷盘/瓦榜好纸箱

3D类DYCG-D-03合格证

4D类DYCG-D04记录本

5D类DYCG-D-05纸前

GnttDYrG-D-Ofi

7D类DYCG-D-07办公耗材

8D类DYCG-D08办公用品

八、业务实施中遇到的问题

1、合同评审流程较长，有些急需物资因为流程较长问题导致不能按时到货，部

分节点对采购内容及情况并不了解，不需要进行合同评审。

2、管材、管件类招标供应商应提供第三方检验报告及合格证，涉及人饮管材、

管件应具备相应卫生许可批件

九、优化流程建议

1、建议简化合同评审流程，增加采购效率

3.4采购实施阶段

3.4.1货款支付审批

一、业务目标

按照采购合同规定的付款方式付款

对于赊欠物资欠款应及时支付，避免公司信誉受损

二、业务风险

三职责

主管、副总裁：负责审核资金审批单，对付款方式进行严格把关

采购部负责人：负责对付款方式及金额进行严格控制

采购员：严格按照合同规定发起资金审批，并定期上报资金计划

四、流程描述

1.1采购员依据合同中规定的付款方式发起资金审批

1.2部门负责人依据合同中规定的付款方式对资金

进行审核

1.3财务依据资金计划及是否

1.3财务部依据供应商每周上报的资金计划进行资

有急需物资按时付款

金支付，优先支付急需物资货款，保证生产及工

程顺利进行。

五、采购实施阶段流程图

六、相关制度及具体内容

1、产品购销资金审at单按照OA系统中规定的模板发起审核

七.相关表单

1、资金审批洋

（酒泉）资金支付计划

编制部门：供应部编制日期：

序号供方公司名称货物名称支付金额（元）经办人备注

1

2

3

合计

部门主管：部门领导：报表人：

八、业务实施中遇到的问题

1、每周上报的资金计划财务部不能按时支付，部分供应商赊欠时间长达半年甚

至一年，影响公司信誉，导致在价格谈判中处于被动

九、优化流程建议

3.4.2材料验收入库

一、业务目标

目标1)［明确采购物资的验收标准

F1标2)(对于验收中存在的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理

二、业务风险

三、岗位职责

主管、副总裁：负责对脸收中存在的问题进行协调解决

采购部负责人：负责明确采购物资的验收标准

采购员：按照实发数量配合资产、质量或使用部门做好物资验收

并录入NCO

四、流程描述

1.3采购员对采购物资进行跟踪到货，到货后由质量

部、使用部门、资产管理部进行质量数量验收，验

收合格后NC录入单据

1.4对于不合格产品，质量部或使用部门出具不合

格检验报告，采购员与供应商协调退换货

五、采购实施阶段流程图

5.1大宗原辅料、零星物资材料验收

5.2直发工地材料睑收

5.4质量异议及退换货处理

六.相关制度及具体内容

1、根据公司质量管理体系文件中的《采购控制程序》、《监视和测量装置控制程

序》、《不合格品控制程序》要求，为进一步规范公司外购、外协产品质量符合标

准要求，以便维护公司的整体品牌形象，特制定

《外购、外协产品质量控制管理办法》

七.相关表单

1、材料确认单

2、退换货登记表

材料确认单

供货单位：年月日

材料名称规格型号单位数量单价金额备注

合计（大写）：¥（小写）

质量及数量意见反馈：

收货人签字：

收货日期：

退换货登记表

单位名称：年月日

退换货日期品名规格牌号等级数量提货库房名称

提货人姓名：提货单位联系人：

提货人电话：提货单位联系电话：

提货人身份证号：其它须说明事项：

经办人（签字）：

八、业务实施中遇到的问题

1、原辅料部分性能指标无法检测，出现质量问题无法区分到底是原辅料性能问

题还是加工工艺问题

九、优化流程建议

3.4.3发票核销、报账

一、业务目标

目标1）［规范发票报销流程，保证发票的真实性、合法性和有效性

二、业务风险

O

三、岗位职责

主管、副总裁：负责审核发票报销中附件是否完整，发票是否真实有效

采购部负责人：负责审核发票报销中附件是否完整，发票是否真实有效

采购员：依据发票清单提供相对应的入库单、合同、设备验收单等附件，交由

财务部审核

四、流程描述

1.1采购员整理发票相对应附1.1采购员与供应商核对账务后，将整理的好的发票

件

及相关附件交由财务部审核

1.2财务部审核发票及附件

1.2财务部负责对发票真实性、合法性、有效性及

相关附件是否准确齐全进行审核，审核完成后交由

供应部负责人申亍审核

1.3采购部负责人对发票附件是否齐全，价格是否合

理，报账金额是否真实、准确进行审核，审核完成

后交还财务部进行账务处理。

五、采购实施阶段流程图

六、相关制度及具体内容

1、物资采购发票报销时必须附有入库单，且入库单的内容要与发票内容完全一

致，否则不予报销

2、采购的物资直接发往工地的，在报销发票时必须附有工地的收货确认函，工

地收到的货物名称数量要与发票上的货物名称数量完全一致，否则不予报销

3、采购发票统一由财务部材料会计登记接收，负责发票审核报销并核对往来账

务，集团采购物资的发票日集团材料会计负责报销，各子分公司采购物资的发票

交由各子分公司财务部材料会计负责报销

4、经办人离职时要报请经办的所有经济业务，并对未了事项全面移交，由移交

后的经办人继续办理未了事项，经办人未报清账务而离职的有接交人负责报销，

未交接的由部门负责人负责报销

七、相关表单

1、发票签收登记表

年发票签收登记表

供应部签收人财务部签收人

序号开票单位票号物资名称增（普）票

及日期及日期

八、业务实施中遇到的问题

1、水电工程公司采购发票报销审核流程需项目经理签字，但由于项目经理经常

不在公司，导致发票上账工作严重滞后

九、优化流程建议

1、建议水电工程公司发票流程去除项目经理签字，与其他各分公司流程保持一

致

3.5采购合同管理

3.5.1采购合同追踪

一