某公司行政、人力资源管理制度

某公司行政、人力资源管理制度

收发文管理暂行规定

一、公司办公室负责公司的收、发文工作。

二、所有发文必须使用统一规格的文稿纸，并填写发

文稿纸报总经理签发。

三、发文程序：

⑴由发文部门拟稿成文，并填写发文稿纸；

（2）由发文部门负责人核稿：

⑶报具体分管该部门工作副总经理签署意见；

（4）副总经理同意后报总经理签署意见。

四、文件由发文部门根据其需要在发文稿纸上填写发

送部门，由办公室统一寄出。

五、所发文件及文件原稿均由办公室统一分类归档。

六、发文文件编号的规定如下：

⑴上海龙头股份有限公司董事会发文的编号：

龙头董字（）XXX号

⑵上海龙头股份有限公司办公室发文的编号：

龙头办字（）XXX号

⑶上海龙头股份有限公司财务部发文的编号

龙头财字（）XXX号

（4）上海龙头股份有限公司培训中心发文的编号：

龙头培字（）XXX号

七、凡下级向上级呈报请示批示，均应填写呈报件。

八、所有外部来文由办公室统一登记后送总经理或分

管副总经理审阅批示。

九、依据总经理或分管总经理批示意见进行阅办，在

阅办中各部门应原则上不超过三天。文件阅毕，迅速将文

件归还办公室。

十、所有收件由办公室分类归档。

十一、文件的借阅应遵守如下要求：

⑴借阅原则：有借有还，速借速还。

⑵借阅范围：借文人只能借阅与其业务相关的文件，

如需借阅其他文件，必须经其部门主管签署意见。

⑶借阅期限：三天为限，如借阅时间需超过三天，在

借阅时必须加以说明，并明确归还时间。

⑷文件借阅必须办理借阅手续。

十二、本制度仅适用于公司总部。

用印管理暂行规定

为提高公司行政的办公效率，规范公司各类印章的使

用，特制定本暂行规定。

一、印章的保管：

⑴公司印章由办公室派专人负责保管，各部门有关印

章由其派专人负责保管。

⑵保管人盖章时必须认真审核是否符合用印制度，符

合用印制度方可盖章。

⑶公司所有印章必须在公司办公室留下印鉴，注明保

管地点，并由保管人签名。

二、用印的签发：

(1)公章：必须由董事长或总经理签发。

(2)法人代表章：必须由董事长签发，如其外出，由

其授权的总经理签发。

(3)董事会章；必须由董事长或其授权的董事会秘书

签发。

(4)公司合同章：必须由董事长或总经理签发。

(5)财务专用章：必须按财务审批权限由总经理或分

管财务的副总经理签发。

(6)财务部章：必须由财务部总监或副总监签发。

(7)办公室章：必须由办公室负责人签发。

(8)培训中心章：由培训中心负责人签发。

(9)如遇签发人不在，由其书面授权的负责人在授权

范围内签发.

三、印章使用程序

⑴使用印章人员须向印章保管人领取并填写用印申请

薄。

⑵持用印申请薄至具有签发权的领导处签发。

⑶至印章保管人处盖章，并留下用印申请薄。

⑷用印申请薄由印章保管人负责收存并归档。

四、印章的刻制

需要刻制印章的部门提出申请，经总经理批准后，由

公司办公室统一刻制。

五、本制度仅适用于公司总部。

图书管理暂行办法

为规范公司图书的购进、保管、外借和归还的管理,

有效利用图书资源，特制订本规定。

1、各部门根据部门业务工作，需购买图书时，须

经本部门经理同意。

2、各部门新购的图书，应先交办公室确认，登记

上册后方可办理购书费用报销事宜。

3、办公室负责对新购进的图书进行分类、整理、

保管、借阅。

4、凡新购进图书一律登记购入时间、著作名称、

作者姓名、出版社名称、出版年月以及必要的项目。

5、所有图书在封面、图书中间等需要处加盖公司

图书章。

6、如果图书需要赠与等处理，必须填报报废单，

并报办公室负责人批准。

7、图书原则上供本公司员工借阅，特殊情况需经

办公室负责人同意。

8、图书借阅一律向图书保管人办理借阅手续。

9、图书借阅期限为一个月，如需延长借阅时间须

办续借手续，延长期为一个月。

10、图书外借期间发生损坏，除不可抗力外，应

照价赔偿。

11、本制度仅适用于公司总部。

档案管理暂行办法

1、公司办公室负责公司的档案管理工作。

2、归档范围：

各级领导机关、上级公司及有关部门的统一编号发至

公司的正规文件；

以公司名义编号外（内）发的文件、情况汇报；

以公司名义签署的各种经济合同、意向书、协议书等;

公司内部产生的各种具有价值的文件、材料；

外出开会带回的属于文件性质的资料；

反映公司职能活动的函、电、图片（照片）、视听资

料；

公司重大公关活动、接待活动材料等。

3、办公室设专人负责档案管理工作，并负责收集在

工作中形成的有价值的重要文件、资料、函电等材料，做

到既不有文必档，又不遗漏要件，保证全面反映公司经营、

管理运作活动的经过。

4、公司办公室根据归档的范围，做好在工作中形成

的档案预立卷工作，并建立台帐目录。

5、每年年初，将隔年的档案装订成册，并核对案卷

目录，分门别类做好归档工作。

6、凡归档的文件资料，字迹必须清晰，不能用圆珠

笔和铅笔书写。

7、本制度仅适用于上海龙头股份有限公司总部。

打印管理暂行办法

1、稿件打印的范围一般为：公司发文、报告、

会议纪要、合同、协议、意向书及经董事长、总经理签署

的打印文件。

2、打印件由各部门负责人签字后送印。

3、凡需打印的文稿，字迹必须端正。急件需经

办部门说明。打印样稿的校对由拟稿人或拟稿部门负责。

4、在公司未配备专职打字员的情况下，一般文

件打印均送控股公司党委机要打印室打印，特殊文件需要

本部打印，需经办公室负责人签字同意。

5、本制度仅适用于公司总部。

文具用品管理暂行办法

1、文具用品由办公室统一采购。

2、各部参考现有存量及每月平均使用量情况，于每季结

束前提出下一季文具用品需求计划。

3、办公室将各部需求计划汇总，并按节约开支的原则，

进行平衡后报批。

4、各部门办公用文具用品的领用，应由各部经理指定专

人负责，领用时须到办公室办理有关登记手续。

5、员工使用文具用品需以节约为原则，爱惜使用。严禁

员工将公司文具用品取回家里私用。

6、本制度仅适用于公司总部。

国际、国内长途及传真的使用管理暂行办法

1、国际、国内长途电话和传真由总经理办公室负责统

一管理使用。

2、实行国际、国内长途直拨电话及传真使用登记制度。

由总经理办公室设专人负责管理实施。

3、对外来的传真件由办公室设专人实行“传真件签收

登记”制度。收件人在收到传真件后必须签名登记，以

便备查。

4、应尽量发挥E—mail的通讯功能，凡能用E—mail

进行通讯的应尽量不使用长途电话或传真，以节省开

支。

5、E一mail地址：longtou(5)p

6、本制度仅适用公司总部。

出差管理暂行规定

1、员工出差前应填具“出差申请单”并报主管领导审

批。

2、出差的审批权限规定如下：

⑴国内出差：一律由分管副总经理审核，报总经理审

批。

⑵国外出差：一律需由总经理批准。

因公出差不得报支加班费。

4、因公出差需要延期的需报总经理同意。

5、差旅费按下列核定标准执行：

费用交通费每日住宿每口餐每日出交际

职务费限额费限度差津贴应酬费

董事长实支实支实支100元/实支

总经理人

副总经理实支320〜400140元/人90元/实支

总监元/双人人

总经理助理实支280〜320120元/80元/实支

董秘、副总监报批元/双人人人报批

部门经理实支240〜280100元/70元/实支

报批元/双人人人报批

部门副经理实支200〜24090元/人60元/人实支

报批元/双人报批

业务主管实支180〜22080元/人50元/人实支

报批元/双人报批

业务员实支140〜18060元/人40元/人实支

报批元/双人报批

见习业务员实支140〜18060元/人40元/人实支

报批元/双人报批

6、出国人员因公交际、应酬费，需事先拟定预算计划报总

经理批准。

7、出国人员的行程，严格按计划执行，无特殊原因

不得延期。

8、出国人员出国前应提出出国计划书，并于回国十日

内提出有关任务的书面报告书。

9、差旅费报销必须严格遵照公司财务制度，应由出差

人先填写出差旅费支付明细表，按报批程序批准后予以报

销。

10、本制度仅适用于公司总部。

车辆使用管理暂行办法

1、为加强公司车辆管理以保证公务用车，特制定本办

法。

2、本公司车辆由办公室管理，指派专人负责保养。

3、车辆由专职司机驾驶。专职司机应每周实施车辆

定期检查及保养，以维护机件完好，确保行车安全。

4、车辆有关证件及保险资料由办公室保管，并负责费

用交纳及车辆维修。

5、各部门需要使用车辆时，由办公室统一调派，须优

先保证公司领导的工作用车。

6、员工或家属有特殊需求，可向办公室申请用车，办

公室视实际情况给予安排。

7、本制度仅适用于公司总部。

固定资产管理办法

一、公司办公室负责公司的固定资产的管理，包括固

定资产的采购、登记、维修保养、核查及损场赔偿等工作。

二、固定资产的购置必须严格按照公司的财务制度，

采购前应先造预算并报批。

三、对新购置的固定资产必须由专人严格按帐册登记

制度，分类、按序编号、登记上册，帐册应留有备份，并

予以妥善保管，随时备查。

四、应视固定资产的不同类型特性、功能、用途等及

要求，定期由专人负责进行维护、保养。对使用、存放环

境有防火和环保等要求的固定资产应采取一定防护措施。

五、每年6月和12月对公司所有的固定资产按固定

资产登记帐册予以清点核查，以掌握固定资产的使用状况

及实际数量与帐册登记数量的相符状况.

六、凡发现固定资产有遗失和损坏的情况，应及时上

报，并查明原因，视不同情况作出相应的赔偿处理。

七、本制度仅适用于公司总部。

业务用通讯工具及通讯费用

管理暂行办法

1、公司根据工作需要，对员工配备手机、BP机等通

讯工具。

公司办公室负责员工因工作需要所配备的通讯工具

（包括移动电话、BP机）及其通讯费用的管理。

2、对因工作原因需要配备手机、BP机的员工应在得

到本部门经理同意后，拟写申请报告，经部门经理认可，

按审批权限报批后报办公室安排统一购买。

3、申请购置的手机、BP机，应以实用为原则，其功

能、型号、规格由公司办公室统筹采购。

4、为对上述设备进行有效管理，使用者在领用手机、

BP机等通讯工具时，应到办公室办理借用登记手续。

5、因使用者个人原因致使其领用的手机、BP机损坏、

遗失时，使用者应予以赔偿。具体赔偿事宜由办公室负责

处理。

6、使用者在调离、辞职、被公司解除劳动合同等原因

离开公司时，必须将其借用的手机、BP机等通讯工具交还

办公室并办理注销手续。

7、批准配备手机及BP机的员工其每月的通讯费用公

司给予如下的限额报销处理：

手机月均

高级管理人员：300元

部门经理（含副职）：250元

业务主管或业务人员200元

每月的通讯帐单由使用人确认，并自1999年1月1

日起执行，半年结算一次，超过限额报销部分由个人承担。

8、通讯费用报销必须同样按照公司财务报销制度执

行。

9、本制度仅适用于公司总部。

招待所住宿管理暂行办法

1、公司办公室负责招待所的管理工作。

2、公司招待所主要供公司高级管理人员和公司的来宾

住宿之用，但需报请公司总经理批准。公司高级管理人

员离职后，十日内离开公司招待所。

3、住宿人员在入住时需向公司办理登记及身份有效证

件验证手续，以供备案。

4、住宿人员必须爱护并正确使用居室内的所有配备的

家具、电子、电器等设施，若发现有损坏居室内的家具、

电子、电器等设施情况，将视损坏程度酌情作赔偿处理。

具体赔偿的金额，将根据购置时的价格及维护保养费用

综合评估确定。

5、住宿人员应自觉遵守《上海市社会治安综合管理条

例》及国家有关治安管理的法规和条例。

6、住宿人员必须安全使用住房内的水、电、煤气装置，

并须注意消防安全，若由于居住人员的原因而发生煤

气、电、火灾等事故，从而导致家具、设施、住房等损

失时，其必须对上述损失予以全部赔偿。

7、当住宿人员在登记入住时，发现家具及配备的电子

电器等设施已有损坏时，应及时向公司办公室说明，否

则责任自负。

8、住宿人员应在结束住宿离开招待所的24小时通知公

司办公室，退房时，应在办公室专管人员一同在场的情

况下，对房间内设施等进行检查、确认之后，交出居室

门钥匙。

9、公司高级管理人员在招待所住宿期间，水、电、煤

气和物业管理费由个人承担。

公司员工行为规范

一、总则

1、行为规范的重要性：

建立一支具有高度敬业精神和优良业务素质的员工队

伍是公司的主要经营策略之一，更是我们各项事业取得成

功的根本保证。共同的理想、文化、道德和纪律，是我们

力量的源泉，务实、服务、进取的精神是我们行动的规范。

“不以规矩，不成方圆”，“没有限制，便没有自由”。

我们制定这套员工行为规范，希望通过引导和教育，能被

员工所接受，成为内外活动和业务交往中的准则，为企业

树立完美的形象C

2、员工整体风貌：

A、品行端正

B、作风严谨

C、学识广博

D、仪表优雅

E、态度和蔼

F、涵养深厚

3、职业道德规范：

A、热爱企业，热爱本职工作

B、遵守国家政策法令，恪守企业经营和外事活动纪

律

C、爱护公共财物，维护公司利益

D、努力学习，刻苦钻研，出色完成任务

E、忠于职守，勇于负责，廉洁奉公

F、相互尊重，团结协作，奋发向上

4、商务活动规范：

A、与商务活动对象交往时，以维护公司利益为最高

准则。

B、不得将赠予公司的任何有价物据为己有。

C、员工及家属都不得从与公司业务交往的任何人那里

收取各种好处，也不得暗示需要好处。

D、员工不得泄露公司机密。

二、员工形象要求：

形象包括仪表仪容、社交谈吐、举止行为等，能

体现一个人的文化素质，常常成为公众取舍和亲疏的缘由。

作为公司的一员，个人的表现将直接影响公司的形象。要

具有“自己就是代表公司”的强烈意识，因为外界将通过

您而了解公司，因此别人对您的评价就是对公司的评价，

您给外界的形象就是公司的形象°作为公司的员工，平时

要从最基本的仪表仪容、社交谈吐、举止行为做起，努力

为公司树立良好的形象。

1、仪表仪容：

A、来公司上班，服装要求整洁、协调、得体，衣着

应显示职业化。

B、员工应注意个人卫生，勤洗澡理发，养成良好的

卫生习惯。

2、社交谈吐：

A、员工之间或与客人相遇时，要点头致意或问候，

对初次见面的客人应主动作自我介绍。

B、与人交谈时要有诚意、热情，谈话表情自然、和

蔼、亲切，切忌拉拉扯扯、拍拍打打。

C、交谈中要善于倾听，不要随便打断别人，或东张

西望。不鲁莽提问，或问及他人隐私，不可出言不

逊，恶语伤人。

D、在对外交往中，要注意称呼，不使用“喂”等不

礼貌用语。交谈结束时应简单话别，切勿毫无表示，

使人难堪。

3、举止行为：

A、上班时应保持良好的精神状态，精力充沛，情绪

饱满。

B、对上司或同事要有热情，工作处理要保持头脑冷

静，注重留给别人的第一印象。

C、应开诚布公，坦诚待人。在公司内虽有职务高低

不同，但没有人格贵贱之分，员工之间应相互尊重，

并保持表里一致。员工应积极接受上级指示和命令，

对提醒与批评要表示感谢。

D、对外交往中要以理服人，不可盛气凌人，要热情

诚恳地接待来访的客人，不以服装取人.事先约定

的客人应在规定时间内等候，客人来访等待时，不

要搁在一边，应上茶并取报纸让其阅读。在来访者

面前应表现出熟悉业务、懂得政策的形象。

E、良好的姿态表明良好的态度、心情和修养，员工

应养成一个良好的习惯。要避免一些坏的姿势如坐

立不安、东张西望等。

F、平时走路姿势自然，勿远远高声呼叫他人；进出

他人办公室，要事先轻轻敲门，待应允后才进去。

三、员工日常活动行为规范：

1、工作场所：

A、道路畅通，地面整洁，物品堆放整齐。

B、保持室内清洁，物品物件应放在指定位置，墙上

勿随意悬挂物品，张贴物应整齐美观。

C、办公桌应保持整洁，无污痕。桌面和桌下勿放杂

物，下班离去前应将桌面整理清洁，摆放整齐。

2、取用公司物品：

A、对公司物品要公私分明，不可将公物挪为私用。

B、对公司办公用品、工具要爱护，经常清洁，正确

使用。

C、借用公司物品应及时归还，完好无损。

3、日常岗位安全：

A、新进员工上岗前必须接受安全教育，了解和熟悉

公司安全规定和所在岗位的安全要求。

B、在工作时，应注意你和你的同事及周围环境是否

有不安全的因素，如有，请及时报告部门经理或有

关部门。

C、特殊岗位必须持有特殊工种操作证，才可上岗操

作。

D、电器修理或安装只能由专门电工操作，不准员工

擅自拉接电线和电器设备。

E、登高作业时要仔细检查梯子是否完好，保险带是

否系牢；二米以上须办理审批手续；作业时要求二

人以上。

F、每个员工应该熟悉你工作场所周围的安全设施并

能正确使用。

G、必须保持通道畅通，安全通道严禁堆物；遇险及

时报警，听从指挥，进行抢救。

H、每个工作日结束，应认真检查工作区域周围的安

全，切断电源，关好门窗。

I、员工应遵守公司的保密规定，严格执行国家保密

制度。

公司员工录用制度

为规范用工管理，合理、有序地引进人才，特制定上

海龙头股份有限公司员工录用制度。

一、用人计划申请：

1、各部门应根据龙头公司发展战略设置相应的工作岗

位，并制订岗位职责。

2、人事部根据各部门岗位职责和实际工作需要提出用人

计划，报总经理批准后执行。

3、用人计划应写明人数、性别、学历、职称、年龄等具

体要求以及到何岗位，任何职务等具体内容。

二、招聘：

1、在总经理批准用人计划后，公司人事部应积极组织多

渠道招聘。

2、对应聘信息进行筛选后，人事部会同用人部门共同

确定面试名单和日期。

3、人事部发放面试通知书，安排面试。

4、应聘者应如实填写“面试登记表”，如有不实，后果

自负。

5、招聘业务主管及以下员工，由人事部会同部门经理

共同面试；招聘部门经理，由人事部会同总经理（或公司

高级管理人员）共同面试。

6、面试人应填写面试报告，对应聘者作出书面鉴定，并

报总经理审批。

三、录用手续：

1、初试、复试均合格者，由人事部安排到指定医院体

检。

2、体检合格者，由人事部对其进行组织审查。

3、组织审查合格后，由人事部通知所在部门填写“上

海龙头股份有限公司员工进（出）审批单”，报总经理批准

后由人事部发放录用通知。

4、录用和报到手续由人事部统一办理。

公司招聘员工面试报告

被面试人出生学

姓名年月历

现单位及职

称

职务

应聘岗位本人期望原薪

薪酬酬

面

试

人

思

见签名：

面

试

人

二

意

见

签名：

面

试

人

三

意

见

签名：

总

经

理

审

批

：

签名

：

日期

面试

备

：

日期

复试

注

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人事

公司

有限

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月

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通知

录用

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