会议预算管理协议

会议预算管理协议编号：__________

甲方名称：__________

甲方地址：__________

乙方名称：__________

乙方地址：__________

鉴于甲方为举办会议主体，乙方为提供会议预算管理服务方，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就甲方举办会议所需预算管理事宜达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确双方在会议预算管理过程中的权利、义务和责任，确保会议预算合理、合规，为甲方成功举办会议提供有力保障。

二、合同背景：甲方拟举办一场（会议名称），为确保会议顺利进行，特委托乙方提供会议预算管理服务。双方经协商一致，达成本协议。

双方的责任和义务：

一、甲方责任和义务：

1.提供会议相关资料：甲方应向乙方提供会议的基本信息，包括会议主题、时间、地点、参会人员、预计规模等，确保乙方能够准确了解会议需求。

2.协调沟通：甲方应与乙方保持密切沟通，及时反馈会议预算执行过程中的问题，并协助乙方解决相关问题。

3.预算执行：甲方应按照乙方提供的预算方案执行，如需调整预算，应提前与乙方协商，并取得乙方同意。

4.付款义务：甲方应按照协议约定的时间和金额向乙方支付服务费用，确保乙方能够正常开展业务。

5.合同终止：如甲方单方面终止合同，应提前30日书面通知乙方，并支付乙方已提供服务的费用。

二、乙方责任和义务：

1.预算编制：乙方应根据甲方提供的会议资料，编制详细的会议预算方案，包括各项费用明细、预算总额等。

2.预算执行监督：乙方应监督会议预算的执行情况，确保各项费用在预算范围内合理使用。

3.费用结算：乙方应定期向甲方提供费用结算报告，详细列明各项费用的支出情况。

4.服务质量保证：乙方应保证提供的服务符合甲方要求，确保会议预算管理的质量。

5.合同终止：如乙方单方面终止合同，应提前30日书面通知甲方，并退还甲方已支付的服务费用。

6.保密义务：乙方应对甲方提供的会议资料及预算信息予以保密，未经甲方同意，不得向任何第三方泄露。

三、双方权利：

1.甲方权利：甲方有权要求乙方按照协议约定提供优质的服务，并有权对乙方的工作进行监督。

2.乙方权利：乙方有权要求甲方按照协议约定支付服务费用，并有权要求甲方提供必要的协助和配合。

四、争议解决：

如双方在合同履行过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，可提交仲裁机构仲裁或向人民法院提起诉讼。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本协议约定的合同总金额为人民币__________元整（￥__________），包括但不限于会议预算编制、执行监督、费用结算、咨询服务等全部服务内容。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在签订本协议之日起__________个工作日内，向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）作为预付款。

2.进度款：甲方应在乙方完成以下工作后__________个工作日内，向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）作为进度款：

a.完成会议预算编制；

b.审核通过会议预算方案；

c.开始执行会议预算。

3.费用结算款：乙方在每月末向甲方提交费用结算报告后__________个工作日内，甲方应支付上一个月实际发生的费用，支付金额根据实际发生费用计算。

4.结算款：会议结束后__________个工作日内，乙方应向甲方提交最终费用结算报告，甲方应在收到报告后__________个工作日内支付剩余合同金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）。

5.退还预付款：如甲方提前终止合同，且乙方已完成相应工作量，甲方应退还乙方已支付预付款的__________%。

三、支付条件

1.甲方支付款项时，应附上相应的支付凭证，包括但不限于发票、收据等。

2.乙方收到甲方支付的款项后，应在收到款项的次个工作日内出具相应的收款凭证。

四、额外费用

如因甲方原因导致乙方产生额外费用，甲方应承担相应费用，并在乙方提出费用明细后__________个工作日内支付。

五、违约责任

若甲方未按时支付款项，应向乙方支付__________%的违约金；若乙方未按时提供服务，应向甲方支付__________%的违约金。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.违约行为：任何一方违反本协议约定的条款，均构成违约行为。

2.违约责任：

a.甲方违约责任：若甲方未按时支付款项，应向乙方支付逾期付款总额的__________%作为违约金；若甲方提前终止合同，但乙方已完成相应工作量，甲方应支付乙方已完成工作量相应比例的合同金额作为违约金。

b.乙方违约责任：若乙方未按时提供符合约定的服务，应向甲方支付__________%的违约金；若乙方未按时退还预付款，应向甲方支付__________%的违约金。

3.赔偿损失：除支付违约金外，违约方还应赔偿守约方因违约行为所遭受的直接损失。

二、争议解决

1.争议解决方式：双方应友好协商解决合同履行过程中发生的争议。协商不成的，可以选择以下一种争议解决方式：

a.诉讼：将争议提交至合同签订地人民法院，适用中华人民共和国法律。

b.仲裁：将争议提交至__________仲裁委员会，按照该仲裁委员会的仲裁规则进行仲裁，仲裁裁决为终局裁决。

2.适用法律：本协议的签订、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。

3.管辖法院：如选择诉讼解决争议，双方同意合同履行过程中发生的争议提交至合同签订地人民法院管辖。

三、争议解决程序

1.提出争议：任何一方提出争议，应书面通知对方，并提供相关证据。

2.协商解决：双方应在收到争议通知之日起__________个工作日内进行协商，尽力解决争议。

3.争议解决期限：如协商不成，任何一方均可选择争议解决方式，并按照该方式规定的程序进行。

四、保密条款

1.双方对本协议内容及其履行情况负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

2.保密期限：本协议终止后，双方仍应遵守保密义务，保密期限为__________年。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，自生效之日起，双方应按照协议约定履行各自的权利和义务。

二、有效期

本协议的有效期为__________年，自生效之日起计算。如无特殊情况，本协议期满后自动续签，续签期限与原协议相同。

三、变更和终止条款

1.变更：本协议的任何变更，必须以书面形式经双方协商一致，并由双方授权代表签字盖章后生效。

2.终止条件：

a.双方协商一致，终止本协议；

b.一方违约，另一方书面通知违约方，违约方在接到通知后__________个工作日内未能采取补救措施或继续违约，守约方有权终止本协议；

c.如遇不可抗力因素，导致本协议无法履行，双方均有权终止本协议。

3.终止程序：协议终止前，双方应完成现有工作量的结算和付款，协议终止后，双方应相互协助办理有关事宜。

四、通知

1.除非本协议另有规定，任何一方发出的通知应以书面形式通过以下方式送达对方：

a.邮寄：通过挂号信方式寄送至对方指定的地址；

b.传真：通过传真方式发送至对方指定的传真号码；

c.电子邮件：通过电子邮件发送至对方指定的电子邮箱地址。

2.通知送达时间：以收到通知的日期为准，但以邮寄或传真方式发送的通知，以实际收到为准；以电子邮件方式发送的通知，以发送成功并显示已发送为准。

五、不可抗力

本协议所指不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。如发生不可抗力，受影响的一方应立即通知对方，并在不可抗力持续期间暂停履行本协议的相关义务，并尽可能减少损失。当不可抗力情形消除后，受影响的一方应及时通知对方，并尽快恢复履行。

六、其他

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字盖章之日起生效，本协议的未尽事宜，按照《中华人民共和国合同法》及相关法律法规执行。

附件：

一、需求文档

1.会议预算需求说明书

2.会议预算编制指南

3.会议预算执行标准

二、设计方案

1.会议预算管理流程图

2.会议预算管理软件使用手册

三、技术规格

1.会议预算管理软件技术规格

2.会议预算管理硬件设备清单

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照副本复印件

2.乙方营业执照副本复印件

3.双方法定代表人或授权代表身份证明复印件

4.双方开户银行及账户信息证明复印件

五、其他相关文件

1.双方签订的