《会议策划与组织（第4版）》课件 任务一 会议住宿服务

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会议后勤服务模块4目录Contents会议住宿服务任务1任务2会议餐饮服务任务3会议交通服务任务4会议的其他后勤服务任务5会中突发事件的处理Part01项目描述会议后勤服务包括住宿服务、餐饮服务、参观旅游服务等。虽然后勤服务不属于会议进程的一部分，但它能为参会者解决后顾之忧，使参会者安心于会议之中，所以也是会议质量和效率的重要保证。Part02

学习目标熟悉会议的各项后勤服务内容、程序及注意事项1能妥善安排好会议代表的住宿，解决住宿中的各种问题2任务一会议住宿服务Part03任务导入想一想假如你要代表学校去外地参加一次会议，你要考虑哪些方面的问题？假如近期学校将举办一次大型会议，届时将邀请一些外方专家参会，作为会务人员的你该怎样安排食宿呢？Part04项目驱动对于外地参会人员较多的会议来说，提供住宿服务是会议主办方的重要工作之一，这就要求会务人员注意以下几个问题：1对备选会议住宿供应机构的考察2会议住宿房间的预订3参会人员入住期间的住宿服务Part04项目驱动01对本地的住宿供应机构进行筛选02对备选住宿供应机构进行考察比较03确定会议定点住宿供应机构一、对备选会议住宿供应机构的考察Part04项目驱动[]会议主办方一定要根据会议的类型、参会者的层次、议题的重要性等，合理地确定不同参会人员的住宿标准和接待规格，并以此为依据，在会议经费预算许可的范围内，综合考虑住宿供应机构的实际接待能力、品牌与口碑、周边环境、交通状况、安全条件等因素，对本地的住宿供应机构（酒店、宾馆、饭店、招待所等）进行初步筛选，最后圈定几家符合基本条件的住宿供应机构，以备进一步考察。一、对备选会议住宿供应机构的考察（一）依照一定标准，对本地的住宿供应机构进行筛选Part04项目驱动对备选住宿供应机构考察的重点包括：01020304在会议期间可供使用的房间总数是否有不同的房型满足不同参会人员的需求客房的配置调节客房的服务质量一、对备选会议住宿供应机构的考察（二）对备选住宿供应机构进行考察比较（三）确定会议定点住宿供应机构Part04项目驱动会议主办方为参会人员预订住宿房间，要求做好以下几个方面的工作：01020304与住宿供应机构签订预订合约寄送会议通知（邀请函）和住宿登记卡（申请表）收到住宿登记卡（申请表）及时回复确认会议特殊客房的预订二、会议住宿房间的预定Part04项目驱动会议期间的住宿服务02参会人员的入住服务01会议结束的延迟退房服务03三、参会人员入住期间的住宿服务Part04项目驱动主要包括：集中到达的参会人员的入住服务早到参会人员的入住服务三、参会人员入住期间的住宿服务（一）参会人员的入住服务Part04项目驱动作为会议举办方，应及时对参会人员住宿的舒适度、满意度进行调查了解，及时将参会人员的意见和建议反馈给住宿供应机构，并督促改进，把服务做得更好。三、参会人员入住期间的住宿服务（二）会议期间的住宿服务Part04项目驱动很多会议在最后一天也有很多议程，会议结束时间延长到中午12点以后，或者参会人员因航班或火车时间问题要到下午或晚上才能离开，而一般的住宿都是要求在12点钟前退房，这就要求会议举办方与住宿供应机构事先协商好延迟退房。如果没有办法延迟退房，就争取让那些预订者当天不会到来的房间推迟退房，其他人可以到这些房间休息，等候返程。三、参会人员入住期间的住宿服务（三）会议结束的延迟退房服务Part05技能训练你所在的高校将承办一次半年后召开的大型学术研讨会，会期3天，研讨的议题达十几项，与会的专家学者预计千人。在会议的费用方面，除特邀前来发言的上级领导人和发表演讲的知名专家学者由学校支付全部费用外，其他参会人员需要缴纳1200元会务费，由学校统一为其安排住宿、餐饮、会议交通等后勤服务，并为其提供会议文件资料。学校的办会指挥部将会议后勤的前期工作交给了你班的全体同学，要求你们对全市的住宿、餐饮进行摸底，并按照会议总体工作方案的要求，根据预计人数和预计的会议后勤服务预算（普通参会人员每人1000元），确定合适的住宿提供机构并预订客房，确定餐饮提供机构及每天每顿的菜单。案例Part05技能训练要求将全班分为两个大组，一组负责住宿提供机构的考察、确定和客房的预订工作；二组负责餐饮提供机构的考察、确定和菜单确定工作。工作完毕，请写出工作报告，草拟好准备与住宿、餐饮机构签订的合同。同时，全班召开会议后勤的前期工作交流会，以小组为单位，对会议筹备期间后勤工作的过程、经验和教训进行总结交流。P.S.该技能训练可等任务二学习完后，再进行。Part06学