《会议策划与组织（第4版）》课件模块2 会前计划与准备

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会前计划与准备模块2目录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备Part01项目描述会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。Part02

学习目标任务一会议计划了解会议计划1学会编制会议方案2熟悉会议议程、日程及程序3Part03任务导入某单位近期要召开一次全体员工代表大会，商讨新一年计划的部署。秘书人员作为会议筹备组的成员，在第一时间接到了领导的指示……思考假如你是秘书人员，在接到任务后，会怎样做？会议该怎么安排？会议计划一般由负责筹备会议的主要领导人提出基本思路和整体方案，由秘书人员具体落实，形成文字。制订会议计划时应尽量考虑地周密细致，照顾到各种可能出现的情况，并拿出相应的会议方案。Part04项目驱动一、制定会议计划（一）会议计划的制定Part04项目驱动会议的目的，召开的必要性、可行性；1会议的日期、时间、地点；2经费预算，经费来源、主要开支；3与会者身份、人数；4会议通知和请柬；5会场的选择和布置；6会场的各种配套设施；7安全措施；8会议形式；9信息发布的方式；10会议组织者分工及各自的职责、任务；11会议相关文件的起草、审定、印制。12一、制定会议计划（二）会议计划的主要内容Part04项目驱动01会议概述02会议主题03会议形式04会议日程安排05会议经费来源及预算06会议的准备工作07其他需要说明的事项二、会议方案（一）会议方案的内容Part04项目驱动标题01正文02落款或签署03（二）会议方案的格式二、会议方案Part04项目驱动理由充分，意义明确12条理清楚，叙述简洁3内容详细，要求具体（三）会议方案的写作要求二、会议方案会议议程是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够规范会议的内容，而且能够约束沟通的次序与沟通的节奏，起着固定会议次序的作用。Part04项目驱动三、会议的议程、日程和程序（一）会议议程Part04项目驱动在安排会议议程时，应遵守以下两个原则：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，紧要的事项应排在议程的前端处理，不紧要的事项则应排在议程的后端处理。01每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来，这样做可以节省与会者的时间，提高会议效率。02三、会议的议程、日程和程序（一）会议议程Part04项目驱动[]会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应具体列出每天每个时间段会议的详细内容，用以控制会议的进程。日程表一般会在会议前发放到与会代表手中，让他们根据会议的安排进行准备。会议日程不仅包括会议的主题活动，还包括会议的各项辅助活动，如聚餐、游览、参观、娱乐等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。（二）会议日程三、会议的议程、日程和程序Part04项目驱动日期时间内容地点负责人备注×月×日（星期×）上午8点～11点开幕式上××同志作报告大礼堂张平下午2点～6点分组讨论，××同志作报告小会议室徐江晚上7点～9点主席团开会，代表看文艺演出小会议室××剧院徐江×月×日（星期×）上午………………下午………………晚上………………×月×日（星期×）上午………………下午………………上午………………（二）会议日程三、会议的议程、日程和程序Part04项目驱动会议程序具体规定了一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议的内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。会议应严格按照具体的程序和规定的时间一项项进行。××公司销售会议程序2：00－2：30来宾签到2：30－2：45开幕致词2：45－3：25网络安全解决方案培训培训内容包括：

网络安全技术及全系列相关产品基于SSLVPN的远程接入方案行业安全成功应用方案3：25－3：35茶歇3：35－4：15××企业移动解决方案培训

培训内容包括：

××移动终端与企业网互联实现企业移动电子邮件4：15－4：35渠道策略与招募计划介绍4：35－4：50自由问答4：50－5：00抽奖活动5：00结束（三）会议程序三、会议的议程、日程和程序Part05技能训练由中国企业联合会和企业家协会主办、广科文化传播有限公司协办的“优秀企业成功经验高层研讨会”，将于2016年5月18日在广东省珠海市举行，会期四天。会议将邀请美国通用电气公司、摩托罗拉公司、海尔公司的高层领导参加，同时也将邀请一些知名企业的董事长、总经理、高级管理人员以及一些知名专家和学者出席会议，共同探讨“企业管理本质、新经济与企业战略”等共同关注的议题，还将分享海尔文化与管理理念。会议期间还将组织考察珠海南屏工业园区，详细了解威丝曼、珠光汽车等公司的车间管理、工作管理、资本管理、资源管理、市场管理、文化管理、物流管理、领导行为管理、员工班级管理等经验。实训案例Part05技能训练思考题1.会议策划包括哪些方面的内容？2.编制会议方案时应该注意哪些方面的问题？训练根据以上案例，编制出相应的会议议程和会议日程表。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般了解会议计划学会编制会议方案熟悉会议议程、日程和程序谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会前计划与准备模块2目录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备Part01项目描述会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。Part02

学习目标任务二会议机构的组成和人员的选择了解会务机构包括的内容1熟悉会务人员的分工及注意事项2Part03任务导入如果让你来组织一场大型会议，需要成立一个会议机构，你会怎样策划和安排？并说说，会务人员应该具备什么样的素质？该怎样选择合适的会务人员？Part04项目驱动常见的会议机构包括：010203秘书组：负责会议文字工作及领导者期间交办的各种任务。材料组：负责会议材料的印制、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。组织组：负责会议代表的编组和签到、代表资料的审查、会议协调、会议进程的控制等。一、组成会议机构Part04项目驱动04050607技术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护等工作。宣传组：负责对外联络沟通、宣传报道，还负责会议的摄影、录音、录像等工作。后勤组：负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱乐，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预订工作。保卫组：负责会议的安全保卫和保密工作。常见的会议机构包括：一、组成会议机构Part04项目驱动选择会务人员既要考虑工作人员的兴趣、能力、工作方式和工作特点，也要考虑性格、意愿、需要等心理因素，尽可能做到人尽其用。二、选择会务人员（一）如何选择与会人员Part04项目驱动[]一般而言，秘书组和组织组需要个性外向，语言能力强，善于沟通，应变能力好的人员；后勤组和材料组需要工作细心，踏实稳重，思维周密的人员；技术组要求专业知识扎实，动手能力强，能够处理各种现场问题的人员；宣传组需要有一定艺术修养，有一定设计能力，熟悉各种宣传手段的人员；保卫组需要冷静坚定，目光敏锐，观察力强，反应敏捷，动作迅速的人员。二、选择会务人员（二）与会人员的标准Part05技能训练某省卫生系统准备举办一次学术研讨会，为了保证会议效果，决定将会议地址定在黄冈区黄梅县的小池塘。秘书小李在起草会议通知时将会议地点写为：黄冈（黄梅小池）。有相当多的会议代表赶到黄冈市后才得知，黄梅县小池镇是黄冈地区的一个镇，距离黄冈市还有好几十公里，不得不再转车前往。结果会议开始后的第二天还有些代表没有赶到，直接影响了会议的进程。办公室主任事后批评了小李，但小李却不以为然，认为自己并没有写错，是代表们的理解有问题。案例：学术研讨会Part05技能训练根据你的理解谈谈为什么要将会务人员分成若干个小组？如果你是面试官，来挑选会务人员，你会注重会务人员的哪些素质？自测你认为小李错了吗，错在什么地方？通过这个案例，你认为秘书人员会务工作的要求是什么？讨论Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般了解会议机构包括的内容熟悉会务人员的分工及注意事项谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会中组织与服务模块3目录Contents会议接待任务1任务2会议现场服务与管理任务3会议参观与联谊服务Part01项目描述会议期间活动的安排也关系到会议的质量，因此，会务工作人员必须认真安排会议活动。活动的安排要视会议情况而定，如果是专业性较强且持续时间较长的会议，会议期间应安排一次能够使参会人员放松的活动。会议期间安排的活动主要有：会议参观与考察、游览名胜古迹、各种联谊与休闲活动等。Part02

学习目标任务三

会议参观与联谊服务了解和熟悉会议参观与联谊服务的基本内容1掌握会议联谊和休闲服务安排的细节2能妥善安排会议活动3Part03案例导入某校校友年会于2015年12月5日至6日于珠海举行，会议日程安排除了年会总结，还有参观企业与游览活动。按照上级的指示，会务人员要妥善做好安排与组织。思考会议参观过程中，会务人员要做好哪些工作？如何组织和安排游览活动？Part04项目驱动会议期间安排与会议议题相关的参观、考察，一方面可加深参会者对相关议题的直观认识，另一方面，办会机构及其利益相关组织可以借此机会宣传与会议相关的工作场地、工作项目、产品和服务等。（一）会议参观的服务与安排一、会议参观与游览服务Part04项目驱动如：某组织的办公环境、教育与培训设施、企业的生产环境、生产设备与工艺流程、新技术的应用、新产品的开发，某房地产项目的服务、医疗、卫生、娱乐等基础设施，某工程项目的开工、进展情况等。与会议议题有关的参观1（一）会议参观的服务与安排一、会议参观与游览服务Part04项目驱动01一般而言，会议参观的安排工作包括会议主办方的工作、被参观组织的准备与接待工作等。02就主办方的工作而言，主要包括联系被参观的组织、拟定参观方案、与被参观组织磋商、核实对方的准备情况、做好参观出发前的准备、参观接待工作、参观结束工作等。会议参观的安排与服务2（一）会议参观的服务与安排一、会议参观与游览服务Part04项目驱动会议游览的设计与安排1列出时间安排表、统计游览人数、预订门票、预订参会者住宿、准备车辆等分析参会人员的相关信息，如年龄、经济条件、游览偏好考察分析本地可供游览的景点、路线等预计资金，设计方案（二）会议游览的安排与服务一、会议参观与游览服务Part04项目驱动会议游览期间，会议工作人员要注意以下几方面的工作：1.维持游览秩序每游览完一个景点，在预定时间集合上车时，会议工作人员需要确定参会人员是否到齐。（二）会议游览的安排与服务一、会议参观与游览服务会议游览过程的陪同与服务2Part04项目驱动2.安排餐饮和住宿为了避免出现差错，会议工作人员需要确定参会人员的餐饮和住宿是否安排妥当。3.特殊情况处理会议过程中的陪同人员要备有应急药箱，及时采取应对措施。（二）会议游览的安排与服务一、会议参观与游览服务会议游览过程的陪同与服务2Part04项目驱动

会议主办方可根据参会人员的特点、联谊需求、休闲方式，组织联谊、休闲活动。

常见的联谊、休闲活动有：宴会、联欢会、舞会、观看各种节目表演、购物等。二、会议期间的联谊和休闲服务Part04项目驱动

会议宴会是按照一定的仪式和程序进行的聚餐或聚饮，目的是加强举办方和参会者之间的联系和交流，同时为参会者们营造良好的联谊气氛，是一种颇受欢迎的联谊活动。

会议宴会的形式主要有正式宴会、便宴、酒会、茶会等。二、会议期间的联谊和休闲服务（一）会议宴会Part04项目驱动1234商业演出队的节目表演时装表演地方特色节目表演其他节目二、会议期间的联谊和休闲服务（二）安排观看表演节目Part04项目驱动

参会人员及其陪同人员开完会之后一般喜欢去逛逛，顺便买些地方特产，这就需要会议组织者考虑到这方面的需要，主动为他们提供购物方面的信息，如当地的详细地图、大购物中心、著名娱乐中心、专门销售当地特产的店铺等。二、会议期间的联谊和休闲服务（三）为参与者购物提供咨询与服务Part04项目驱动

如：举行联欢晚会、舞会、野餐、钓鱼等野外活动；也可以安排温泉浴、游泳、登山等健身活动；还可以安排网球、篮球、保龄球，甚至高尔夫球等体育竞技性活动等。二、会议期间的联谊和休闲服务（四）其他联谊和休闲活动Part05技能训练要求1.准备所选旅游地点的相关资料，设计旅游线路图。2.制作旅游沿途风景的PPT。3.由一名组员扮演导演，根据PPT的内容，模拟进行导游服务。4.其他小组各派一名代表扮演会议代表，沿途提出各种问题或设计一定的难题。任务将全班分成几个组，每个组选择一处当地或周边的风景名胜区，模拟进行会议旅游服务。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般熟悉会议参观与联谊服务的基本内容掌握会议联谊和休闲服务安排的细节能妥善安排会议活动谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会前计划与准备模块2目录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备Part01项目描述会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。Part02

学习目标任务三会议预算了解会议开支的项目1熟悉会议预算的格式2掌握会议预算的编写要求3Part03任务导入A公司定于2016年4月18日在建业大厦一楼多功能厅召开新闻发布会，与会人员200人。现就会议所需各项经费提出预算……思考A公司的会议预算应该包含哪些内容？你认为会议预算重要吗，为什么？Part04项目驱动交通费用1会场费用23住宿费用4餐饮费用5游览费用6宣传交际费用7各种耗材费用8会议纪念品费用910各种临时费用工作人员劳务费用一、会议开支的预算Part04项目驱动（一）交通费用出发地至会务地的交通费用1

包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通费用。一、会议开支的预算Part04项目驱动会议期间交通费用2

主要是会务地交通费用，包括住宿地至会场的交通、会场到餐饮地点的交通、会场到商务交际场地的交通、商务考察参观游览交通以及与会人员其他可能使用的预定交通。一、会议开支的预算（一）交通费用Part04项目驱动欢送交通及返程交通费用3包括航班、铁路、公路、客轮，以及住宿地至车站、机场、码头的交通费用。一、会议开支的预算（一）交通费用Part04项目驱动会场租金1会场设备租赁费用会场布置费用其他支持费用234一、会议开支的预算（二）会场费用Part04项目驱动会议预算包括以下几个部分：01会议的基本信息：主题、起止时间、地点、参加人员等02会议的目的和意义03会议的主要经费开支项目04每个项目的经费05备用金二、会议预算的格式Part05技能训练公司定于2014年10月23日、24日在东方大酒店举行2014年度订货会。与会人员预计为200人，现就会议所需各项经费提出预算：一、场地费东方大酒店二楼会议室租金3000元/天，两天共计6000元。二、录像及设备租用费届时将邀请专业人士现场录像，并制作VCD光碟。录像及设备租用费1000元/天，两天共计2000元。三、产品宣传费会议期间印制宣传广告、产品资料以及现场招贴广告，共计20000元。案例：××公司2014年订货会经费预算××××年×月×日××会议筹备小组Part05技能训练训练（1）根据案例，完成一份详细的会议经费预算表。要求各项支出合理，既能精简节约，又能满足会议档次的需要。其中食宿、交通、游览、参观等费用，请参考本地区的实际情况。实训案例（2）要求：各小组派人在班上进行交流，说明制订预算的过程，以及预算的合理性。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般了解会议开支项目熟悉和掌握会议预算的格式与编写要求谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会前计划与准备模块2目录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备Part01项目描述会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。Part02

学习目标任务四会议选址和布置熟悉会场的特点1掌握不同性质会议的选址和会场布置的方法2Part03案例导入某分公司举办一次重要会议，请来了总公司总经理和董事会部分董事。由于出席的重要人物多，领导决定用长U形的桌子来布置会场，分公司领导坐在位于长U字横头处的下首。会议当天，贵宾们进入会场，按照座签就座。当坐在横头桌上的分公司领导宣布会议开始时，发现气氛有些不对劲，一些贵宾互相低语后借口有事要离开……思考会场座位的安排应该注意哪些问题？案例中的领导位置放在哪里比较好？如果在现场发现了问题，应该如何及时处理？Part04项目驱动会场的选择会场的布置Part04项目驱动01大小适中02设施齐全03保密性好04安全性强05避开干扰06经济实用07符合规定一、会场的选择（一）会场的选择要考虑以下几个因素：Part04项目驱动会议场所考虑的因素办公室各种资料比较齐全可能会有电话干扰，或者有人打扰有的办公室比较狭小，可能会使大家感到不适单位会议室避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题外人可能同与会者接触而打扰会议外面的会议室保证没有任何一方占有地主优势如果会议有保密要求，这类会议室很有用可能需要一定费用，而且每个人都不熟悉会议中心具有开大会的设备需要时能够提供技术支持和安全保卫可能缺少非正式的小规模聚会的机会外地会议场所如果与会者来自各地，那是合适的在某种场合增加几分魅力旅途和时间较长，食宿花费较多（二）不同会议场所的特点比较一、会场的选择Part04项目驱动会场布置要有利于突出会议主题、烘托会议气氛、调节与会者的情绪、提高会议效率。不同会议对于会场有不同的要求，如政治性会议要求严肃、庄重；学术性会议要求气氛和谐、宽松，易于交流；单位内部会议要求紧凑、高效；涉外会议则要考虑既有中国特色，又符合主宾的习惯、爱好和禁忌。进行会场布置时应尽可能与会议的内容、要求相一致。二、会场的布置（一）会场布置的一般要求Part04项目驱动散座式圆桌式主席式会议座次排定的方法：二、会场的布置（一）会场布置的一般要求环绕式所谓环绕式就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。这一安排座次的方式，在茶话会中最流行，与茶话会的主题最相符。Part04项目驱动环绕式1二、会场的布置（一）会场布置的一般要求Part04项目驱动散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，貌似散乱无序，甚至可由与会者根据个人要求而随意搬动、安置，其目的就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的会议环境。散座式2二、会场的布置（一）会场布置的一般要求圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐；二是在会场上安放数张圆桌，请与会

者自由组合，各自在其周围就座。当与会者人数较少时，可采用前者；而当与会者人数较多时，则应采用后者。Part04项目驱动圆桌式3二、会场的布置（一）会场布置的一般要求Part04项目驱动主席式4主席式是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。在会上，主席式排位要在会场上摆放一目了然的主席台，按照常规，居于上座之处，例如，中央、前排、会标之下或是面对正门之处。二、会场的布置（一）会场布置的一般要求Part04项目驱动（二）小型会议会场布置小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议，它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。其排座目前主要有以下三种具体形式：自由择座、面门设座和依景设座。主席主席二、会场的布置Part04项目驱动大型会议是指与会者众多、规模较大的会议，其最大特点是会场上应分设主席台与听众席，前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。主席台主席台（三）大型会议会场布置二、会场的布置Part04项目驱动主席台的座位安排应注意：以上座位安排通常适用于国内正式会议，而在商务会议、涉外会议中则通行以右为尊的原则。主席台排座101身份最高的领导人（有时可以是声望较高的来宾）安排于主席台前排中央就座。02其他人员按先左后右（以主席台的朝向为准）、一左一右的顺序排列。03主席台就座的人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。（三）大型会议会场布置二、会场的布置Part04项目驱动听众席的布置要注意几个方面：大型会场听众席的布置2会场座位格局的类型包括：上下相对式、全围式、半围式、分散式、并列式等。01座位排列的要求按职务高低顺序、按姓氏笔画排列、按上级批复或任命通知中的名单次序排列、各单位名称笔画排列。02（三）大型会议会场布置二、会场的布置Part04项目驱动座位标识会场标识包括：座位号标识、团组标识、席卡、桌次、指示牌、座次图等。03会场装饰会场的主要装饰有：会标、会徽、标语、花卉、灯光等。04会场必要的视听设备如：幻灯机、录像机、投影仪、音响系统等。05大型会场听众席的布置2（三）大型会议会场布置二、会场的布置Part05技能训练训练安排一个较大的教室，一些活动的桌椅，要求各组在规定的时间内完成下列会场布置工作：ABC三个公司为合作事宜举行谈判，其中A为东道主，B是当地企业，C是外地企业。公司请著名的职业经理人余先生对中高层管理人员进行培训。公司股东大会，公司董事长、董事会成员、上级主管领导、股东代表等100人参加。公司安全生产月动员大会，总经理、副总经理、中层管理人员、各车间主任、员工代表80人参加，由总经理进行安全生产月动员，分管副总经理布置具体的实施方案。Part05技能训练训练公司召开生产协调会，统筹协调解决各项目经理部在工程坚守中遇到的困难和存在的问题。公司副总经理、工会主席、纪委书记、总经理助理出席会议，公司各专业工程公司经理、各部门及相关单位主要负责人约30人参加会议。公司部分领导与家在外地的员工举行中秋茶话会。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般熟悉会场的特点掌握不同性质会议的选址及布置的方法谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会前计划与准备模块2目录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备Part01项目描述会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。Part02

学习目标任务五会议文件的准备了解会议文件的类型1熟悉和掌握会议通知的书写格式2熟悉开、闭幕词的写法3Part03任务导入学校将在4月28日举办一次表彰大会，对上一学年表现突出的师生给予表彰。你作为学生会主席，接到命令要参与准备会议文件……思考会议文件有哪些？你该怎样准备以及要注意哪些事项？Part04项目驱动会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。会议通知是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者和与会者沟通的重要渠道。一、会议通知Part04项目驱动会议通知至少要包括以下几个方面的内容：一、会议通知（一）会议通知的写作要素01时间02主题03参与人员04地点Part04项目驱动标题：（发文机关）＋事由＋文种主送机关名称正文落款发文机关、日期一、会议通知（二）会议通知的写作格式Part04项目驱动二、开幕词、闭幕词（一）开幕词开幕词的概念和特点1开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。

其主要特点是：宣告性和引导性。[]Part04项目驱动标题（××会议开幕词）（或××领导在××会议上的开幕词）（或××领导在××会议开幕式上的讲话）称谓（女士们、先生们等，根据大会情况选择称谓，顶格）开头：问候语之后宣布大会开幕。主体：会议的筹备和出席会议的人员情况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。（要求行文明快流畅，评议坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。）结尾：祝大会圆满成功。开幕词通常由标题、称谓、正文三部分组成二、开幕词、闭幕词（一）开幕词开幕词的写法2Part04项目驱动闭幕词的概念和特点1闭幕词，是在大型会议或重要会议即将结束时有关领导人对大会的议程及会议中解决的问题所作的带有评价性、总结性的讲话，其主要特点是总结性和评价性。[]二、开幕词、闭幕词（二）闭幕词Part04项目驱动闭幕词的写法2标题（××会议闭幕词）（或××领导在××会议上的闭幕词）（或××领导在××会议闭幕式上的讲话）称谓（女士们、先生们等，根据大会情况选择称谓，顶格）

开头：首先用一段简明的文字说明大会在什么情况下圆满结束，胜利闭幕；之后，以简练的文笔概要总结大会情况或对大会作出基本评价。

主体：对大会讨论通过的主要文件、研究解决的重要（或重大）问题；会议取得的成果及经验；会议的重要意义和如何贯彻会议精神等方面进行归纳肯定，并在此基础上提出贯彻执行的要求。

结尾：以简明、富有号召力而又充满信心的精炼语言，郑重宣布大会胜利闭幕，同时，再次对与会者和相关单位表示感谢和祝愿。闭幕词与开幕词写法大体一致，由标题