时间管理与会议管理学员手册

本次课程目标

在一天课程中，我们能够

•理解时间管理的定义并意识到时间管理的重要性;

•掌握时间管理的原则和方法；

•掌握会议管理的一些基础知识和概念；

•运用高效会议管理的相关工具；

时间管理

第一章时间管理的重要性

♦时间的特点

♦时间管理的定义

第二章时间大盗

♦没有人生目标

♦没有职业方向感

♦没有计划

♦行事拖沓

第三章时间管理的原则与方法

♦要事管理

♦目标管理

♦自我管理

第一章时间管理的重要性

一、时间到底是什么？

假设每一天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天就用掉，否则余额在每天结

束之前就会自动消失。请问你会怎么运用这笔钱？每个人可能会有不同的用法和计算，你

呢？你会有哪些计划与想法和用途？

轻轻松松的想它五个吧！

2、__________________________________________________________________________

3、__________________________________________________________________________

4、__________________________________________________________________________

5、__________________________________________________________________________

其实，我们每个人真的有这样一个账户，那就是“时间二每天，我们有新的86400秒

可以使用，你曾想过要怎样善用账户里头的每一秒，作适当的运用及对人生的投资吗？你曾

想过要如何善加投资运用时间，以换取你认为最重要的东西吗？或是用来增进最大的健康、

快乐与成功吗？

古人说“一寸光阴一寸金，寸金难卖寸光阴”，这句话正是要告诉我们，；

的意义要大于86400元。的确，千金易买，时光难留。

1.时间的特点

1.1不可逆转

时间不能象遗失的物品那样失而复得。它一旦丧失，则会永远夹失。因为时光不可以倒流。

时光就像漫漫的长河，一切只会向前奔腾。

1.2不能储存

时间不象人力、财力、物力和技术那样可被积蓄储藏。不论管理者愿意或不愿意，管理者都

被迫按一定的速率消费时间。因此，管理者无法针对时间进行节流。

1.3不能相互替代

任何一种活动都有赖时间的堆砌。这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,

时间是无法取代的。

2.时间的处理方式

2.1投资

2.2消费

2.3浪费

二、什么是时间管理

1.时间管理的定义

我们无法使时间停留、倒流，但我们可以控制时间的流向，这就是时间管理的方向

一一让时间流向有意义的地方。因此，时间管理专家说：

时间管理就是一一把重要的事做得有效益！

在这个定义当中我们窃要注意的是两个关键词：“重要的歌、“效益”

第二章认识你的时间大盗

一、分析你的时间

管理学家彼特.杜鲁克曾经说过：管理时间从分析你的时间开始。

因此，科学管理你的时间，我们首先需耍明确我们的时间到底花在哪里，从中我们才能

更有把握地找到哪些是我们的时间大盗“所谓时间大盗就是一些平常浪费我们时间的事情、

让我们思考一下，我们一天的时间是怎样安排的？

二、找出的你的时间大盗

1、没有人生目标

在美国，许多调查统计显示，企业界的高层主管在经历多年艰辛奋斗并取得了高的成就

之后，多半在六十五岁那一年正式退休。他们在退休之后大概只能活十八个月便逝世。死因

研究指出，这些高层主管一抵达事业的终点，将因顿然丧失了方向而在无意识中认为生命不

再值得留恋。

这一事实不禁让我们感叹一一人生目标的重要性。人生目标就有如我们人生当中的一盆

明灯，指引着我们前进的方向。但有不少人一生劳劳碌碌，却不知为什么而劳碌。也有一些

人做事是做一天和尚撞一天钟，得过且过。而人生便在你的混沌、迷茫中匆匆流过。

2、没有职业方向感

现代的职场是一个群雄逐鹿的地方，要想事业有成，你必须及早规划好你的职业生涯，

特别是明确你的职业方向。因为没有确定好你的职业方向，你将像盲头的苍蝇，到处乱转，

但是却因为不知自己要什么而难以投入。

迷失职业方向感的人通常是：别人要什么他也要什么，自己没有明确的立场和追求。下

面请测试一下你的职业方向感在哪里：

3、没有妥善的计划

4、拖拉行事的习惯

你是不是一个喜欢拖延的人，请先完成时间管理学者杰克・弗纳所设计的一份“拖延商

数测验”的自我评核。

第三章时间管理的原则与方法

一、要事管理

1、效率与效益

在第一章的内容中，我们曾经讨论过时间管理的定义一一

时间管理就是一一把重要的事做得有效益！

在我们工作中生活中经常使用“效率”和“效益」两个词，这两个词仿佛非常相似，但

两者却有着本质的不同。管理学泰斗彼得・杜拉克曾经说过：

管理所追求的是“有效”而不是“有效率”。如果人们对“有效”和“有效率”的区别辨不

清，他们也就同样区分不清“做正确的事”和“正确地做事”。正所谓“以极高的效率完成

根本不需要做的工作，是最大的无用功”。

让我们根据杜拉克这句经典的名言来对“效率”与“效益”做个比较：

效率效益

EfficiencyEffective

正确地做事Dothethingsright.做正确的事Dotherightthings.

注重方法注重方向、结果

从以上的比较当中，我们可以看到，一味地追求用最少的时间做最多的事，我们所能达到的

只是方法正确，但是却可能因为方向错误而与目标背道而驰。

2、要事第一

《石头的启示》

从这个小故事中您得到了什么样的启示？

要事第一其实已经是第四代时间管理，在此我们简单介绍第一弋到第四代时间管理理论。

第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。这一理论的最大缺点，

是没有“优先”概念。虽然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一

定符合人生的大目标。所以，所完成的是必要而非羽要的事。它是积极的，但却是被动的；

它是一种良好的习惯，但未必是科学的方法。

第二代理论强调的是计划与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的术耍。这一代

理论使人的自制力和效率有所提高，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻

重缓急之分。

第三代理论是目前最流行的，讲究优先顺序的观念，也就是依据轻重缓急设定短、中、

长期部标目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效

率。这一代理论虽然有了很大的进步，讲究价值观与目标，但也有人提出疑义，认为过分强

调效率，把时间崩的死死的，反而会产生副作用，使人失去增进感情、满足个人需要及享受

意外的机会；拘泥于逐日规划行事，视野不够广阔，纠缠于急务之中，难免因小失大，像是

拾到芝麻丢了西瓜。

第四代理论是前三代理论的基础上，兼收并蓄，推陈出新，以原则为重心，配合个人对

使命的认知。将事情分成重要紧急、重要不紧急、不重要紧急和不重要不紧急四类，当事情

进来，先归类判断是属于哪一类，就知道要不要花时间或花多少时间是合宜的。

其实对事情的合理归类笛要我们首先掌握一个概念一一“时间矩阵”。

2.1时间矩阵

•认识时间矩阵的定义

我们所做的事情往往可以划分为四类，分别归在四个象限内。

紧急不急

第一象限：第二象限：

危机准备工作

重

急迫的问题预防

要最后期限迫近的项目价值

会议、准备工作等筹划

建立关系

真正的再创造

赋予能力

第三象限：第四象限：

不干扰、某些电话琐事、打发时间的工作

重

某些邮件，某些报告某些电话

要

某些会议解闷

很多临近、急迫的事情“逃避"行为

很多流行的活动无关紧要的邮件

过多地看电视

•找出属于第二象限的事情

我们建议你对照时间管理矩阵，回想自己过去一周的生活。如果将过去一周所做的事情

进行归类，列入所属的象限，那么你大部分时间花在了哪个象限？

请认真思考以下这些问题：

有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对自己的生活产生积极的重大影

响,那是什么?

有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对你的职业生涯或工作产生积极

的至大影响，那是什么？

其实你写下的这些都属于第二象限的事情•，很重要，但是很多人为何迟迟不去做呢？或许

因为那些事情不急，不紧迫，你便慢慢把这些生命中的“大石头”放在一边，而让生命充满

了沙砾。

二、目标管理

1.目标与计划

1.1制定目标的好处

很多人都说，定目标就一定有收获，那么制定目标究竟有哪些好处呢？

（I）通过制定目标，可以节省不少时间。

<2）目标就像一个筛子，它可以筛选出哪些是要做的事情，过滤掉无关的事情。如的。

（3）目标就像风向标一样，亡能够使你的航向笔直向前，并噢起你最人的潜能，逐步推动

你实现价值。

1.2制定目标的原则

制定目标要遵循一定的原则，否则目标就会很空。制定目标的原则有以下几条：

<1）目标必须是自己定的

<2）目标必须是切合实际的。

（3）目标一定是书面的。

<4）目标必须是可衡量的。

<5）目标必须有时限。

<6）目标是平衡和谐的。

1.3目标的运用

目标金字塔

比如要分析一个五年计划，首先把这个五年计划逐步细化进行分解，分解成5个一年，

然后确定一年内要做的事，将年度目标又分成季度目标，再细化到每周、每天的目标，这就

是一个目标细化的过程。

图3—2目标金字塔

每日时间计划表

目标细化反映在具体的时间管理上，就是每日和每周计划表。这个每日和每周的计划表,

一般来讲都是在晚上制定的，因为在晚上制定，可以检查一下今天都做了哪些事，哪些应该

做的没有做，明天如何完成它。

每日计划表或者是每周计划表，是目标分解落实到时间管理上的一个非常好的办法。

三、自我管理一时间的加减乘除法则

所谓自我组织管理主要是通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的目的。有人简

单地总结和概括自我组织管理，就是做好时间上的四则运算，即加、减、乘、除。

所谓加法就是要找出我们在时间管理中隐藏的时间；所谓减法就是要减少那种无谓的时

间浪费；乘法可以成倍地提高工作效率，而不是延长工作的时间；除法是要根除浪费时间的

习惯。下面我们就跟大家一起来做一下这个时间的四则运算。

1.找出隐藏的时间

时间上的加法就是找出隐娥的时间，可以通过下面几种方式。

(1)善于利用等候和空档时间。

(2)创造时间区

(3)逆势操作

<4)背包原则

2.减少时间的浪费

减法就是要减少时间的浪费。那么这些时间都是在什么过程中浪费的呢？在你犹犹豫豫、反

复思考，或者是下决心的过程中。需要改变的是什么？是我们思考和行动的习惯。

有个心理学家提出“五分钟思考法”的原则，就是说遇到一些小事情不要犹犹豫豫，不

要反复去思考，只要五分钟就可以解决问题。这五分钟是这样分配的：第一分钟先来决定目

标和课题，就是说我究竟要做什么，达到什么样的目的。接下来的两分钟是思考的扩张及探

求，要达到这个目标，我要有哪些准备条件，具体耍做哪些事情，可不可行。最后的两分钟

你就必须整理思路，定出结论。当你遇到一些小事情，就可以用“五分钟思考法”来衡量，

这样就可以减少很多无谓的时间浪费。

五分钟思考法

1分钟：决定目标及课题

2分钟：思考的扩张及探求

2分钟：整理思路，定出结论

3.提高效率

时间管理中的乘法，就是怎么样来提高工作的成效。大家知道效率和时间是成反比的，有时

候给自己定计划，认为这件事情比较难，为了做得更加好一些，就多•一点时间。其实往往相

反，多一点时间不仅不能改变事情的品质，反而会养出一些懒散、效率低的毛病。对于计划

所需要的时间，应该是合理预计，不多也不少，这样才会提高工作的成效。

在提高工作成效方面，介绍一些小方法：

<1)物尽其所，物归原处

(2)建立有效的工作环境。办公案上物件的摆放次序应该遵循两个原则，一个是方便，另

一个是固定。

（3）有效的文件处理。

4.根除陋习

除法就是要根除浪费时间的习惯。主要是“拖延”。

时间的价值

要知道一年的价值?

请问一问那位妇女一~她刚被确诊患了癌症

要知道一个月的价值?

请问一问早产儿的双亲

要知道一个星期的价道?

请问一问新闻周刊的编辑

要知道一天的价值?

请问一问拿日工资的工人一一他有一个家庭要负担

要知道一个小时的价值?

请问一问一对恋人一一他们正急切地等待重逢

要知道一分钟的价值?

请问一问那个人一一他没能赶上末班车

要知道一秒钟的价值?

请问一问刚从一场车祸中死里逃生的人

要知道千分之一秒的价值?

请问一问在比赛中屈居第二或夺得金牌的选手

在不同人的眼中，每一分每一秒都有不同的意义，而人们就在这分分秒秒中感受人

生的精彩、喜悦、失落与痛苦，因此有人说

时间的价值就是生命的价值。

会议管理

第一章会议概述

♦会议的意义

♦会议的种类

♦会议的目的

♦会议的成本

第二章会议管理实务

♦会前准备

♦召开会议

♦会后跟进

第一章会议概述

一、会议存在意义

•集思广益

•体现部门或组织的存在

•帮助群体沟通

•其他

二、会议的目的：

•集思广益

•决策

•解决问题

•激励士气

•其他

三、会议的种类

•按人数分类

•按开会方式分类

•按开会目的分类

四、会议成本的计算

・时间成本

•效率成本

第二章会议管理实务

引入：会议效率不高原因及具体表现

如何保证会议高效：

•制定清晰的目标

•尽量减少与会人数。

•选择适当的开会时间和地点

•提前准备议程，资料分发给与会者。

•避免长时间的会议

会前准备

1、一般情况下，开会需要有充分的理由，比如当你：

•需要整个团队就某一个问题提出他们的想法和电议时

•需要团队参与决策或解决问题时

•需要团队来解决一个仅通过一对一的交流方式所无法解决的问题时

•需要和整个团队一起分享信息、分享成功或排忧解难时，或是想要每个团

有队成员都意识到这时一个特殊时刻时

•需要来自不同团队的那些有着各不相同的观点和日程安排的团队成员集

思广益来解决一个问题时

•需要明确由谁来对所出现的问题、所造成的麻烦或者所涉及的领域负责时

•发现团队成员觉得非常有必要开会时

但当下列情况出现时，就没有必要开会：

•会议议题不值得浪费与会者的时间

•问题已经有了答案

•还有比开会更好的方法

•没有足够时间准备会议

•团队上下一团糟，需要时间调整，还找不出产生矛盾和挫折根源的时候

2、如何准备会议

会议准备工作核对单

这个清单可以确保你不会漏掉会议的重要步骤，进而使你的会议更加富有成效

你有没有....有没有备注

1、确定会议的H的？

2、确定会议的目标？

3、确定与会者并清晰他们出席的目的？

4、确定决策的方法（比如，领导决策法，多数票决策法，全体一致

通过决策法）？

5、确定什么时候、在哪里举行会议，并确保会场未被占用？

6、确认会议所需的设备是否齐全？

7、通知与会者会议的时间和地点？

8、制定一个初步的议程表？议程表上有没有写清楚会议的目的和目

标？

9、把这个初步的议程表分发给重要的与会者和其他利益相关者，以

便提前试探他们对会议的看法？

10、最终确定会议的议程表，并把它分给每一个的与会者？

11、把需要准备的报告或者议题分发给与会者？

12、核实是不是所有的关键人物都将出席会议？

13、做好自身准备（内容，流程，稿子，等等）

二、召开会议

1、主持会议的流程与方法:

流程具体做法

在会议一开始就树立起你的威信1、按时开会

2、、简单介绍会议要讨论的问题

3、制订或回顾会议的基本规则

熟练主持会议

1、严格按照议程表主持会议

2、确保每个观点都得到倾听

一点头且微笑

-眼神的接触

-发出倾听的声音

--身体向前倾

--重复和总结

--必要时做记录

3、营造完围，尽量做到全员参与

-对所有人及所有发言都给予感谢

-关注与会者的情感，情绪的变化

不要评价观点，询问更多信息以澄清观点

-要求与会者对事不对人

-使用开放和热情的身体语言