集团档案管理制度

XX集团文件名称档案管理制度版次：A/1文件编号生效日期：年月日拟制审核确认1、目的：为规范集团公司内部各类档案管理工作，确保档案的完整性及保密性，特制订本制度。2、适用范围：适用于集团各单位，集团控股、合资公司参照执行。3、内容：3、1、档案管理范围3、1、1．公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；3、1、2．有关集团董事会的文件材料；3、1、3．财务管理、资金存贷、业务往来方面文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；3、1、4．政府的项目批文；3、1、5．制度文件、会议纪要、内部发文（包括各类临时性的规定等）；3、1、6．一切与工程有关的文件和图纸；3、1、7．各单位及部门月度、季度、年度工作计划及资金预算；3、1、8．各类合同；3、1、9．有效证件、印鉴卡；3、1、10．各种重要的会议材料（包括会议纪要）；3、1、11．集团的历史沿革、大事记及反映本集团重要活动的剪报、照片、录音、录像等；3、1、12．车辆资料；3、1、13．员工的人事档案、劳动合同原件；3、1、14．其他重要的需归档的资料。3、2、档案管理规定3、2、1．集团总裁办主导档案管理工作，采取集中与分散管理相结合的办法，对各单位XX集团文件名称档案管理制度版次：A/1文件编号生效日期：年月日拟制审核确认的档案管理工作负有督促和指导责任，各单位人事行政部门负责本单位的档案管理工作。3、2、2.总裁办及各单位都必须设立专门的档案室或档案柜，并配备档案管理员。3、2、3.档案管理员负责档案的立档和归档工作，凡需向集团档案室移交的档案，应定期移交。3、2、4．档案管理员的职责：1、掌握本单位档案管理范围。2、认真执行归档制度，对本单位应收档的文件材料及时归档，每季度末须将归档文件材料归档完毕，凡需向集团档案室移交的档案，应及时办好移交、签收手续。3、办理档案的借阅手续。3、3．归档文件的要求3、3、1、归档材料必须是已办理完毕的正式材料。3、3、2、归档材料应完整、齐全。3、3、3、文件应按年度存放，跨年度的文件以办理完结的时间为存档年份。3、3、4、归档材料的文字须是铅印、胶印、油印、复印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。3、3、5、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。3、3、6．归档文件的移交：1、交接档案必须填写移交清单,写明案档标题,档内文件份数及页数，案档数量,移交时间,交接双方签名。2、移交档案时，若已有电子文档的应一并移交。3、3、7．档案的保管：1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2、档案管理人员应定期检查档案的存放情况。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。3、每年须定期对档案进行一次清理，对破损和褪色的材料进行修补和复制。XX集团文件名称档案管理制度版次：A/1文件编号生效日期：年月日拟制审核确认3、4、档案名称、编号3、4、1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，不能笼统含糊。3、4、2．档案应编制“档案分类编号表”，依次排列，以便查阅。3、4、3．档案分类编号表一经确定，不得随意更改，如确有修改必要，应重新履行审批手续。3、4、4．档案编号原则1、公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型—盒号—件号”。2、每一归档文件首页前附上归档文件封面，封面应当一目了然，便于识别查找。3、每一档案盒内首页应设“文件存档目录”。4、档案的封签格式及填制规范按集团统一规定执行。3、5、档案的保管期限档案的保管期限除国家法律法规规定的时限外，一般为分二年、长期两种。3、5、1、长期保存：1、公司章程、股东名册；2、组织规程及办事细则；3、董事会及股东会纪录；4、财务报表、会计凭证；5、政府机关核准文件；6、不动产所有权及其他债权凭证；7、工程设计图、预算、决算书；8、期满或解除之合约；9、其他须永久保存的档案材料。3、5、2、二年保存：1、结案后无长期保存必要的。XX集团文件名称档案管理制度版次：A/1文件编号生效日期：年月日拟制审核确认2、一般的通知、通告、报告等。3、6、档案密级与档案借阅3、6、1、档案秘级分绝密、机密、秘密、普通四个等级：1．绝密：相关的政府批文、“标的”文件、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、管理资料、其他绝密的资料。2．机密：各类经济合同、客户档案、会计凭证、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。3．秘密：公司有效证件、各项办理资料、内部往来函件等。4．普通：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料等。3、6、2、档案的借阅规定：按档案秘级界定档案调阅权限。1、绝密类档案资料的借阅须经董事长批准；2、机密、秘密类档案资料的借阅须经董事长授权人批准；3、普通的档案资料的借阅由各单位人事行政负责人批准。4．借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。5．借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。3、7、档案的销毁XX集团文件名称档案管理制度版次：A/1文件编号生效日期：年月日拟制审核确认对已失效的档案销毁