公文格式新版

公文格式与行文规则党政机关的公文，是党政机关实行领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。要做好公文处理工作，就必须纯熟掌握公文格式，弄懂行文规则，并严格按照有关规定执行。第一节公文格式为何公文要有固定格式?公文格式是公文的各个构成部分在页面上的详细体现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严厉性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。一、公文版头部分（眉首）它包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人六项，位于公文首页上半部，约占整个页面的三分之一。党的机关公文，与公文主体部分用一条红线相隔，线中为一颗红五星；国家机关公文，用红线相隔，不加红五星。1.份号。是同一件公文印制份数的次序号，标注于公文首页的左上角，自治区党委文献用6位数字，自治区人民政府用７位阿拉伯数字表达。顶格标在左上角第１行。上报公文不用份号。2.密级。是公文的秘密等级。用３号黑体。两字之间空１字。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。分绝密、机密、秘密三个等级。党的机关公文顶格标注于份号下方第２行位置；国家机关公文，顶格标识在右上角第１行。3.紧急程度。对公文送达和办理时间的规定。紧急文献标明：“特急”、“加急”、“紧急”用３号黑体。《广西区人民政府公文格式细则》则分为“特急”、“急件”两种，24小时以内办清的为“特急”，3天以内办清的为“急件”。两字之间空１字。党的机关公文，顶格标识在左上角份号下第２行位置，如同步标密级，紧急程度顶格标识在密级下第３行；国家机关公文，顶格标识在右上角第１行，如同步标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第１行，紧急程度顶格标识在右上角第２行。4.版头（发文机关标识）。发文机关的全称或简称。联合行文，用主办机关一家或并用联署机关的名称。用小标宋体字。5.发文字号。机关制发文公文的编号。３号仿宋，居中排布。发文年度用全称，用六角括号“〔〕”，序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。发文字号下4mm6.签发人。上报公文要在发文字号右侧标注签发人姓名。发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字；签发人用３号仿宋，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体标识签发人姓名。只标姓名，不标职务；联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标一种单位的签发人，主办单位签发人姓名标第１行，其他按次序排列。二、公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关签名、成文日期、印章、附注等8项。l.标题。红色反线下空2行,用2号小标宋体字，可一行或多行居中排列；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。由发文机关名称、公文主题、文种三部分构成。要精确、鲜明、简洁。党的机关公文规定，除书引号以外，标题中一般不使用标点；国家机关公文规定，除法规、规章名称加书引号以外，一般不用标点。标题可省略的状况，(1)省略发文机关名称,法规类公文,如《出版物中文使用管理规定》，正式公布时，仍用完整的公文标题。（２）省略事由的，内容单一，文字少可省略，如《中华人民共和国主席令》。（３）机关名称和事由同步省略的，多见于公布性公文，如告知、通告等。标题用２号小标宋。2.主送机关。即重要受理公文的机关，也称公文的上款。位于标题下空１行，左侧顶格用３号仿宋体字，回行时仍顶格，最终一种主送机关名称后标全角冒号。党的机关公文规定，告知、通报、汇报、请示、批复、函等文种，应在标题之下、正文之上顶格标明主送机关；决策、决定、意见、规定、会议纪要等文种，不需标明主送机关。国家机关公文除会议纪要外，一般标明主送机关。主送机关名称，应用全称或规范化简称，用简称要规范精确，统称要齐全。(1)有关上行文的主送机关名称”：属于党委职权范围内工作，以党委名义报自治区党委；属于政府职权范围内工作，以行政名义报自治区人民政府。报自治区党委的文献，只需区人民政府懂得的，写：“自治区党委、自治区人民政府”。报自治区人民政府的文献，只需自治区党委懂得的，写：“自治区人民政府并报自治区党委”。(2)有关下行文的“主送机关名称”：学校党委系统行文，可以称：学校各党总支、直属支部；校党委机关各部门、各学院党总支、支部。学校行政系统行文，可以称：学校机关各处室、各学院；学校各单位；校党政联合行文，可以称：学校党政机关各部处室、各学院；学校各单位。3.正文。是公文的主体和关键所在，用来表述公文的内容，位于主送机关下方。用３号仿宋字。数字、年份不能回行。党的机关公文规定，首页要有两行以上正文，末页无正文，只有落款，在末页第二行注明“此页无正文”。国家行政机关公文规定，正文与印章必须同处一面，不能用标识“此页无正文”的措施来处理。4.附件。正文的补充材料和参照材料。在正文下空１行左空２字标识“附件”，后标全角冒号和名称。与主件订在一起。文中波及附件内容处，加括号注明“见附件”，凡印发规章和批转有关部门的汇报，是主件的一部分，不是附件。5.发文机关签名。用全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文规定，凡有主送单位的公文必须有发文机关名称，右空4字。国家机关公文规定，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。6.成文日期。署领导人签发日期或会议通过日期。联合行文，则以最终一种签发日期为准。党的机关公文规定,会议纪要、决策、决定、条例、规定、意见等，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。国家机关公文中,“会议纪要”的成文时间加括号标在标题下居中。党的机关公文，用阿拉伯数字，如“1997年10月10日”右空2字；国家机关公文，用中文，如“一九九七年十月十日”。成文时间右空４字。7.印章。发文要加盖印章。党的机关公文，除普发性有固定格式的“红头文献”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章，印章盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压时期，端正、清晰。国家机关公文规定，单一机关行文和两个单位联合行文，落款处可不署发文机关名称，只标识成文时间；三个以上单位联合行文，所有的行文单位都要署单位名称。加盖印章应居中下压成文时间，当印章下弧无文字时，如下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上；联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７个字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm。当联合行文需加盖３个以上印章时，应将各发文机关名称（可简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，最终一排印章居中排布，印章之间不相交或相切，在最终一排印章之下右空２字标识成文时间。8.附注。公文如有附注，用３号仿宋字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。如联络人姓名、电话，传达范围等。三、文尾部分（版记）指公文末页的尾部，包括主题词、抄送机关和印制版记。1.主题词。用３号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用３号小标宋字体，词目之间空１字。对的的主题词标引措施：第一步：选出主题词。有四种措施：(l)直接标引。首先选用《公文主题词表》中与公文主题概念对应的专指性较强的正式主题词，书写与《词表》完全—致。(2)组配标引。当《词表》中没有与公文主题词相对应的专指主题词时，选用最直接有关的两个以上正式主题词进行组配标引。组配的成果，必须语义明确，词语简洁，具有单义性。（３）靠词标引。当既无相对应的专指性主题词，又无法进行组配标引时可选用直接上位主题词标引，或采用概念较为靠近的主题词标引。(４)自由词标引。当以上措施均不能到达标引规定期，方可选用词形规范简洁，概念明确的自由调标引。采用自由词标引应在自由词后作“△”标识。第二步：从词表中找出主题词后，进行排序，原则是：(l)反应公文内容的主题词在前，反应公文形式的主题词在后；(2)反应公文整体内容的主题词在前，反应公文部分内容的主题词在后；(3)在单主题公文中，反应中心内容的主题词在前，反应其他方面的主题词在后；(4)在多主题公文中。反应公文内容的各主题词按其出现的先后秩序排列；(5)标引的地名(机构名)、时间、人名等，置于公文内容的主题词后，文种之前；(6)地名、机构名、时间、人名等同步出现，按地名、时间、人名次序排列；(7)文种置于最末位。(8)词之间空一格，主题词的数量，党委系统10在个以内,行政系统在５个以内。2.抄送机关。抄送机关间用顿号隔开。指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相从属机关。在主题词下一行，左空１字用３号仿宋标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位排列次序一般按机关性质和从属关系掌握。排顺原则：(l)按通例，党委、人大、政府、政协；(2)从大到小，自治区党委、人民政府，各厅局；学校党委、行政；学校党政机关部门、各学院：(３)分系统，抄送单位多，可按通例、按系统排列。3.印制版记。也叫印发阐明，包括公文印发机关名称，印发日期和份数。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位置；用３号仿宋字体。印发机关左空１字，印发时间右空１字，印发时间以公文付印的日期为准。份数，标在印发时间下右空一字，加括号。四、其他规定1.使用word文档。2.排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行,每行排28个字。3.页码。使用4号半角阿拉伯数字。党的机关公文规定，页码印于每页下居中；国家机关公文规定，置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm第二节行文规则一、行文应当确有需要，重视实效，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。一般汇报不超过字，综合汇报以3000字为宜，超过4000字的写内容提纲。二、党政机关的行文关系、行文方式，以及需要注意的问题l.上行文。向上级机关行文，应当主送一种上级机关。如需其他有关的上级阅知，可以抄送。不得越级请示问题，特殊状况，越级行文，应抄送被越过的上级。2.下行文。(l)各部门要根据各自的职权范围行文。党政分开，不能以党代政，也不能行政发党委的文献；党委和行政公文处理有不一样的规定；党委系统：党委办公室根据党委授权，可以向下级党组织行文；党委的其他部门，不得对下级党组织公布指示性公文，可向下级党组织的有关职能部门行文，或根据授权答复下级党组织的有关问题，但不能公布指示性公文。行政系统：“政府各部门根据部门职权可以互相行文和向下一级政府的有关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、问询和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅(室)外不得正式对外行文。”(2)部门之间对同一问题未获得一致意见，不得各自向下行文。(3)向下级机关的重要行文，应当同步抄送发文机关的直接上级机关。３.平行文。同级机关或不相从属机关之间的行文，一般用函和告知。4.联合行文。两个以上平行机关就一事联合行文．公文版头、文号用排在第一位的。第三节公文书写有关规格一、书写规格１.文稿必须完整。一般用同样大小、有格、不浸水的稿纸书写清晰。２.章节标题层次及同级标题序码，必须段落分明、前后统一。除篇、章、节以外的分层序码，可参照下列规格采用：第一档：一、二、三、第二档：（一）（二）（三）第三档：１.２.３.第四档：（１）（２）（３）第五档；①②③。３.文章多数要存档，一律使用毛笔或钢笔，同步使用碳素墨水、蓝黑墨水，不能使用圆珠笔、铅笔，不能使用纯蓝墨水。二、时间表述１.用品体日期，不用时间代名词。如：今年、明年、今天、明天、本月、上月等。２.防止运用某些交代不清的时间概念，如：近来、很快此前等。３.年份一律用全数，不得省略，例如：“1999”不能写成“99”年。三、数字书写１.总的原则。《国家行政机关公文处理措施》规定：公文中的数字，除成文时间、部分构造层次序数和词、词组、常用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语外，应当使用阿拉伯数码。２.使用阿拉伯数字的几种状况。（１）公历世纪、年代、年、月、日和时刻。如：公元前８世纪、代、公元前43年、公元７年、1999年5月22日、４时20分。（２）记数与记量（包括正负数、分数、小数、比例、约数等）。如：①413-131/64.63%3:134万公里87克12个月②４位和４位数以上的数字，采用国际通行的三位分节法。节与节之间空半个阿拉伯数字的位置。③５位数以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数。如：345000000公里可改写为3.45亿公里。④一种用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。（３）引文标注中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般均使用阿拉伯数字。３.使用中文的的几种状况。（１）数字作为词素的构成定型的词，词组、常用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。如：八国联军、二万五千里长征、第三世界、十月革命、“九五”计划、第一书记、红二方面军、五省一市等。（２）邻近的两个数字并列连用，表达概数（连用的两个数字不应用顿号隔开。如：二三天、十三四吨、十之八九等。（３）公文中波及有关习常用语、成语和专门名词中的数字以及用于表述性的数字，一律用中文书写。如：七老八十，第一、不三不四、五讲美三热爱，四种产品等。４.几种特例。（１）星期几一律用中