2025年人力资源制度：01-【管理制度】-01-人事档案管理制度

第第页人事档案管理制度（试行）一、目的为健全员工的基础资料，规范人事管理程序，并使人事档案的建立、整理、借阅、传递等管理工作有所依循，特制定本制度。二、适用范围适用于公司人力资源部保管的内部人事档案。三、内容（一）档案的建立1.凡公司员工，均应建立相应人事档案。2.人力资源部应对新招用员工及员工入职后形成的人事资料及时的收集、整理及归档。（二）档案内容根据公司管理特点，档案内容分为以下八类：第一类：入职类新员工入职手续清单、员工履历表、应聘人员登记表、结构化面试评审表、应聘人员定薪表、素质测评表（适用人员）、背景调查表、新员工制度培训确认单、劳动合同书、定薪单、入职审批流程表单、入职回执单、照片、身份证复印件、学历材料、职称、资质证书等、体检报告、离职证明、个人简历、与原单位解除劳动关系证明或入职承诺书、保密协议及竞业限制协议等。第二类：薪酬绩效类员工薪资异动记录表、月度绩效考核表、季度绩效考核表等。第三类：异动类试用期满自我小结表、试用期人员转正审批表、转正通知单、员工异动审批表、人事任命文件等。第四类：奖惩类各奖励、处罚类记录，包括但不限于员工奖惩通知单、奖惩通告。第五类：教育训练类教育类材料需单独存档。第六类：离职类辞职申请表、工作移交清单、离职证明、解除劳动合同通知书、离职协议等。第七类：后备人才类后备人才申请表、人才评阅相关记录、内部竞聘资料协议等（单独存档）。第八类：其他类其他相关人员应及时转交给人力资源部的文件资料。（三）档案的整理1.人事资料统一以A4型纸为标准整理。2.依档案材料分类目录顺序排列，每类材料以形成时间为序，在封皮上注明姓名、档案编号。3.将整理好的人事资料放入写好姓名和档案编号的标准档案袋。4.档案的归档（1）有关员工考核、任免、奖惩、薪资调整、职位变动、工作调动等资料一经形成，由人力资源部统一负责收集及存档管理。（2）人力资源部对归档的人事资料进行审核无误后应及时归档。（3）员工调任、晋升、降职、免职等人事异动或薪资异动等资料归档时，应按照资料形成时间顺序排列归档。（四）档案的保存1.人事档案属于机密资料，人力资源部应指定专人进行管理，及时建立、更新与撤销。2.人事档案按照档案编号做分类管理，建立档案目录，以便于查询。3.档案存放应有纸媒与电子媒介两种形式，当人事资料发生变更时，二者应同时更新，相互对应。4.人事档案电子格式资料除硬盘备份外还应有外存储设备进行备份。5.为避免档案资料文字弥漫不清，档案不得用铅笔填写。（五）档案的更新1.为保证档案资料的及时完整，档案要进行日常维护。2.更新时间项目电子档原档考核、鉴定、考查材料作业后一个月内更新作业后一季度内更新学历、婚姻、奖惩、转正、调动、工资材料随时更新每月底更新其他材料视情况视情况（六）档案的借阅与使用1.上级可以借阅所管辖范围内下级的档案，但需征得人力资源部负责人的审批。未经许可任何人不得查阅或借用档案。2.借阅档案手续（1）查阅档案一般在人力资源部查阅，如确因工作需要必须外借时，需经人力资源部负责人审批，并严格履行登记手续。若员工离职需进行离任审计，由审计监察中心出具离任审计书后可进行外借。（2）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违者进行问责处理；（3）借阅单位应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源部应及时进行跟催；（4）借阅单位在归还档案时，人力资源部应检查档案资料的完整性，经确认无误后方可在《借记单》签收并填写实际归还日期。3.档案需要复印的，应由申请人主管领导书面同意，并由人力资源部负责人同意后方可进行。复印仅限于本人资料（部门经理限本部门资料）,当使用用途不明时，人力资源部有权拒绝复印。4.人力资源部擅自使用或泄露他人人事资料，一经查实将进行问责处理。（七）档案的流转1.因工作调动、退休等需将人事档案转给新的主管单位时，应及时办理档案移交手续，做到档随人动。2.人事档案传递时需密封，并加盖骑缝章。3.转递人事档案，应以EMS邮寄或者由人力资源部指定专人递送，不准本人自带。4.非法律强制，公司一般不得向外单位人员提供公司内部人员人事资料。（八）离职员工档案的管理1.离职人员离职资料应归档存放，依时间顺序排列保存。2.在档案袋上注明离职日期。3.离职员工档案至少应当保存两年，自离职之日起计算。（九）档案的清理档案资料除应及时更新外，还要定时的进行清理。原始档案、名单、花名册应始终处于最新的状态，报表类资料应于每月底出具。电子档案每月记录，年底与其它人事资料一并刻录光盘保存。四、附则（一）本制度由人力资源部编制并归口管理；（二）本制度自批准公布之日起执行。中文｜字体名称宋体中文｜字体名称宋体01字体说明02素材说明图片：无素材：模版中使用的素材来源于【无】，仅限个人学习、研究或欣赏目的使用，不可商业使用，如需商用请您自行向版权方购买，获取商用版权。稻壳儿文字模板使用说明（本页为说明页，用户使用模板时可删除本页内容）03删除页面使用本套模板中，若要删除多余空白页时，具体操作如下：2、点击「开始」选项卡下的「显示/隐藏编辑标记」按钮。在分页符的后面点击光标，然后按「Delete」删除键即可。1、删除多余页面的文本内容，成为空白页。方法一：3、再次按「Delet