信息技术基础实训（WPS Office）课件 9.任务2.1 制作学生基本信息

任务2.1制作学生基本信息表信息技术基础“信息技术基础”课程组知识要点：WPS表格的基本操作2.1.1任务描述李小明同学作为郑州职业技术学院信息工程与大数据学院的一名新生班干部，深知构建全班学生基本信息表的重要性，于是积极承担起这一重任。该信息表详细记录了每位同学的“学号”“姓名”“班级”“性别”“年龄”“出生日期”“民族”“政治面貌”“联系方式”等关键信息。为确保信息的准确性、安全性和便捷性，李小明同学选用了WPS表格完成此项任务，参考效果如图所示。2.1.1任务描述2.1.2任务分析任务2.1的思维导图如图所示。2.1.2任务分析①启动WPS表格，新建一个空白的工作簿。②选中A1:I1单元格区域，设置合并居中后，输入表格标题。③在A2:I2单元格区域中依次输入列标题名称。④根据数据的特性，设置单元格格式。⑤输入学生基本信息。2.1.2任务分析要完成本项工作任务，需要进行如下操作。⑥调整表格的列宽和行高。⑦设置单元格格式为水平居中对齐。⑧选择合适的表格样式美化表格。⑨选择合适的条件格式，凸显关键信息。⑩修改工作表标签为“学生基本信息表”。⑪保存文件。2.1.3知识准备1．WPS表格的工作界面WPS表格的工作界面清晰、直观，主要由名称框、标签区、编辑栏、功能区、窗口控制区、工作表编辑区、工作表列表区、视图控制区等组成，如图所示。2.1.3知识准备1.WPS表格的工作界面（1）标签区标签区主要用来展示文件名，并方便用户访问、切换和新建表格。（2）窗口控制区窗口控制区主要用于窗口控制，涵盖最小化、缩放及关闭窗口操作，为用户提供便捷的窗口管理体验。（3）功能区功能区主要包括快速访问工具栏和“开始”“插入”“页面”“公式”“数据”“审阅”“视图”“工具”等选项卡，单击功能区的任意选项卡，即可展现各功能组中的丰富按钮和命令，为用户提供一站式操作体验，方便快捷。2.1.3知识准备1.WPS表格的工作界面（4）名称框名称框主要用来显示当前激活单元格的位置。（5）编辑栏编辑栏位于单元格名称框右侧，用户可以在选定单元格后通过编辑栏输入数据，也可以直接在选定的单元格中输入数据，且在单元格中输入的数据会同步显示在编辑栏中。（6）工作表编辑区工作表编辑区位于窗口中心区域，主要由行号和列号标识、编辑区域及水平和垂直滚动条组成，确保用户能够高效编辑和浏览数据。2.1.3知识准备1.WPS表格的工作界面（7）工作表列表区默认情况下，打开的新工作簿中的工作表列表区只显示1个工作表Sheet1，可单击工作表标签旁的“+”按钮快速添加Sheet2、Sheet3等空白工作表。（8）视图控制区视图控制区是WPS表格中用于灵活调整页面视图方式和显示比例的重要工具。用户可以轻松切换至护眼模式、阅读模式、普通视图、页面布局、分页预览等多种视图方式，以满足不同场景下的操作需求，提升工作效率。2.1.3知识准备2.工作簿的基本操作每一个表格文档都是一个工作簿，是用来保存表格内容的文件。WPS表格默认的名字是“工作簿1”。在打开工作簿之后，看到工作界面的左下角显示的工作表标签默认为Sheet1。2.1.3知识准备（1）创建工作簿方法1：使用Ctrl+N组合键，创建新的空白工作簿。方法2：选择“文件”→“新建”→“新建”命令，在打开的窗口中单击“空白表格”选项，即可创建空白工作簿。方法3：单击“标签区”后面的“+”按钮，也可创建新的空白工作簿。2.工作簿的基本操作方法1：通过“文件”菜单关闭。选择“文件”→“退出”命令，此过程可能会弹出一个对话框询问是否保存对当前工作簿的更改，单击“保存”按钮则保存工作簿并关闭，单击“不保存”按钮则不保存工作簿并关闭，单击“取消”按钮则保持当前状态不变。方法2：直接单击要关闭的工作簿名称后面的“×”按钮，关闭对应的工作簿。方法3：按Alt+F4组合键关闭工作簿。方法4：直接单击窗口控制按钮关闭。单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮，如果工作簿中有未保存的修改，同样会弹出对话框询问是否保存。2.1.3知识准备（2）关闭工作簿3.工作表的基本操作工作表包含在工作簿中，由单元格、行号、列标和工作表标签组成。行号显示在工作表的左侧，依次用数字1，2，3，…表示；列标显示在工作表上方，依次用字母A，B，C，…表示。2.1.3知识准备方法1：若在现有工作表的后面插入新工作表，可以单击工作表标签后的“新建新工作表”按钮。方法2：若要在当前工作表之前插入新工作表，可以选择在当前工作表上右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入工作表”命令，打开“插入工作表”对话框，在其中输入插入的数目以及设置插入的位置，如图所示。（1）插入工作表3.工作表的基本操作右击要改名的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，输入新的工作表名称，完成后按Enter键确认更改。2.1.3知识准备（2）删除工作表要删除多余的工作表，可以先在工作界面底部的工作表标签栏找到要删除的工作表。工作表标签通常显示为Sheet1、Sheet2或者用户自定义的名称等。右击想要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。（3）更改工作表名字4.单元格的基本操作在WPS表格中，工作表被拆分为一个个小的矩形区域，这些用来存储数据和公式的区域称为单元格。每个单元格都由列标和行号组成其唯一的地址标识。例如，A1代表第A列第1行单元格。若单元格周围有一个绿色方框，表示该单元格正在被使用，称为活动单元格或当前单元格，且用户当前进行的操作都是针对活动单元格的。选定单元格的操作如下。2.1.3知识准备①选定一个单元格：直接单击要操作的单元格。②选定整个工作表：单击工作表左上角的全选按钮，该按钮位于行标签和列标签交汇处；或者按Ctrl+A组合键，同样可以全选。4.单元格的基本操作③选定整行：单击目标行左侧的行号。④选定整列：单击目标列顶部的列标题，列标题以字母形式表示。⑤选定多个相邻的单元格：单击第一个单元格，按住鼠标左键拖动到最后一个单元格，或使用Shift键加方向键从一个单元格开始扩展选择到最后一个单元格。⑥选定多个不相邻的单元格：按住Ctrl键的同时单击各个不相邻的单元格。2.1.3知识准备5.工作簿、工作表、单元格的关系工作簿与工作表的关系，如同一本书与其中一页的关系，而工作表又由多个单元格组成，三者的关系如图所示。2.1.3知识准备若要输入与文档中内容相同的文本，可使用复制操作。若要将所需的文本内容从一个位置移动到另一个位置，可使用移动操作。在WPS表格中，单元格的数据输入是进行数据记录和分析的基本操作，这些数据可以是数值、文本、日期等，如图所示。6.单元格的数据输入2.1.3知识准备（1）文本类型数据的输入在WPS表格中，文本数据类型通常是指汉字、英文、数字、特殊字符和空格等组成的字符串，不参与数学计算。默认情况下，输入的文本会沿单元格左侧对齐。在实际应用中，经常会遇到将数字作为文本输入的情况，如身份证号、电话号码、邮编、学号等，但是总会遇到各种问题，如邮编的首字符为0显示不出来等，此时需要将数字转化为文本输入，方法如下。6.单元格的数据输入2.1.3知识准备方法1：在输入数字前添加一个英文单引号“’”。在单元格显示时，只显示数字而不显示单引号，单引号仅出现在编辑栏中。方法2：在输入数字之前，右击需要转换文本类型的单元格区域，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“文本”选项，再单击“确定”按钮即可。（2）数值数据的录入在WPS表格中，数值型数据使用得最多，包括整数、小数和分数等，系统默认右对齐显示。需要注意的是，若输入的数字位数超过11位，系统自动将数值类型转换为文本类型，如输入身份证号将自动转换位文本形式正常显示，而不是科学计数法形式显示。若要输入分数（如1/2），应先输入“0”，然后按空格键，再输入“1/2”，否则直接输入表格会将该数据当作日期格式处理，即显示为“1月2日”。6.单元格的数据输入2.1.3知识准备（2）数值数据的录入若要输入负数，有以下两种方式：一种是直接输入负号和数，如“-5”；另一种是输入括号和数，如“(5)”，两者效果相同。若要输入百分数，先输入数字，再输入百分号即可。6.单元格的数据输入2.1.3知识准备此外，当用户输入的数值过多而超出列宽时，会产生两种结果：当单元格格式为默认常规格式时，会自动采用科学计数法来显示；若列宽已被规定，输入的数据无法完整显示时，则显示为“####”，此时用户可以通过调整列宽使其完整显示出来。（3）日期和时间类型数据的输入日期与时间格式不同于数值和字符格式，是一种特殊的数据格式。若输入一个包含年、月、日的日期，可按“年-月-日”或“年/月/日”方式输入；如果要输入系统当天的日期，同时按Ctrl+;组合键；如果要输入系统当前的时间，可以按Ctrl+Shift+;组合键。若希望按12小时制输入时间，可在时间后空一格输入字母a（上午）或p（下午），例如输入“6:00p”则显示“6:00PM”，输入“6:00a”则显示“6:00AM”。如果只输入时间数字，WPS表格将按AM（上午）处理。6.单元格的数据输入2.1.3知识准备（4）数据的快速填充WPS表格为用户提供了强大的快速填充数据功能，即在一个单元格内输入数据后，在与其相邻的单元格内可以快速输入一组具有一定规则的数据，可以是相同的数据，也可以是一组等差数列或等比数列。快速填充数据的方法有利用填充命令和利用鼠标拖动两种。6.单元格的数据输入2.1.3知识准备①通过填充命令填充数据：选定含有数值的单元格，单击“开始”选项卡中的“填充”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“序列”命令，打开“序列”对话框。序列可以产生在行或列，即横向填充或纵向填充。填充时需要确定填充的类型，也就是等差数列、等比数列、日期或自动填充等，然后输入步长值和终止值，单击“确定”按钮后就可以填充了。或者直接选中包含数值的单元格以及待填充的单元格区域，单击“开始”选项卡中的“填充”下拉按钮，在弹出的下拉列表中根据需求选择“向下填充”“向上填充”“向左填充”或“向右填充”选项。②通过鼠标拖动填充数据：首先，在目标单元格输入数值；然后，将鼠标移到该单元格右下角直至鼠标指针变成“+”（称为填充句柄），按住鼠标左键沿着填充方向拖动填充句柄即可完成填充。使用这种方式填充的数值类型默认为递增序列，若要填充重复数值，可在拖动填充句柄的同时按住Ctrl键。若要填充的是等差数列或者等比数列，则需要先选择多个单元格，例如在连续两个单元格中输入“2”和“4”，同时选中这些单元格后沿着填充方向拖动填充句柄，则会识别为等差数列填充。若在连续3个单元格中输入“2”“4”和“8”，全部选中后再沿着填充方向拖动填充句柄，则会被自动识别为等比数列填充。6.单元格的数据输入2.1.3知识准备（5）数据的查找和替换6.单元格的数据输入2.1.3知识准备单击“开始”选项卡中的“查找”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“替换”命令，或使用Ctrl+H组合键，可以打开“替换”对话框。单击“开始”选项卡中的“查找”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“查找”命令，或使用Ctrl+F组合键，可以打开“查找”对话框。①快捷键保存：按Ctrl+S组合键，直接打开“保存”对话框。②使用“菜单”栏保存：选择“文件”→“保存”或“另存为”命令。如果是第一次保存，则打开“另存为”对话框，输入文件名，选择保存位置和格式，单击“保存”按钮完成操作。③工具栏快捷按钮保存：单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，其通常显示为一个软盘图标形状。如果是首次保存，需要先设置文件名和位置。7.保存2.1.3知识准备2.1.4任务实现1.新建工作簿2.1.4任务实现启动WPS365教育版，并在左侧导航栏中单击“新建”按钮，在打开的窗口中单击“Office文档”选项组中的“表格”按钮。然后，在打开的窗口中单击“空白表格”按钮，进入WPS表格的工作界面，创建工作簿任务完成。工作簿的默认名称为“工作簿1”，工作表的默认名称为Sheet1，工作表创建同时完成。2.输入表格标题选中A1:I1单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“合并居中”命令，如图2-1-9所示。在合并后的单元格内输入“学生基本信息表”，字体格式设置为宋体、24磅，按Enter键确认即可。2.1.4任务实现3.输入列标题名在工作表的A2:I2单元格区域中依次输入“学号”“姓名”“班级”“性别”“年龄”“出生日期”“民族”“政治面貌”以及“联系方式”，作为每列数据的标题，如图所示。2.1.4任务实现4.设置单元格格式设置“学号”列，虽然是数字形式，但是代表的是文本信息，因此设置其单元格格式为文本类型，同属文本类型的还有“姓名”“班级”“性别”“民族”“政治面貌”以及“联系方式”列。按住Ctrl键的同时选中这些列，右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡“分类”列表框中选择“文本”选项，单击“确定”按钮。2.1.4任务实现4.设置单元格格式重复同样的操作，设置“年龄”列的数据格式为“数值”，“出生日期”列的格式为“日期”。需要注意的是，如果想要设置的“出生日期”类型在已有类型中没找到，也可以自定义。在本案例中设置日期格式为“yyyy年mm月dd日”，如图所示。2.1.4任务实现5.输入学生基本信息①输入“学号”信息。为了提高收集效率，此处使用填充句柄快速填充数据。首先在A3单元格中输入“2024060101”，再将鼠标移动到A3单元格的右下角，当鼠标指针由空心十字形状变成实心十字形状时，按住鼠标左键拖动填充句柄至A32单元格，完成顺序填充，如图所示。2.1.4任务实现5.输入学生基本信息②填写学生“班级信息”。同一个班级学生的班级信息一致，因此采用向下快速填充数据。首先在C3单元格中输入“软件技术1班”，然后选中C3:C32单元格区域，单击“开始”选项卡中的“填充”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“向下填充”命令，快速完成C3:C32单元格区域的数据填充，如图所示。或者也可以通过Ctrl+D组合键来快速完成向下填充数据。2.1.4任务实现5.输入学生基本信息③依次输入“姓名”“性别”“年龄”“出生日期”“民族”和“联系方式”等基本信息。④填写政治面貌。需要注意的是，在填写“政治面貌”信息时，可能存在填写格式不一致的情况，如存在“中共党员”和“党员”、“共青团员”和“团员”等区别。为了解决这个问题，可以通过设置数据有效性来避免。选中H3:H32单元格区域，单击“数据”选项卡中的“有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。设置有效条件，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“中共党员,共青团员,群众”，注意中间要用英文“,”分隔，单击“确定”按钮即可。2.1.4任务实现5.输入学生基本信息完成上述数据有效性的设置后，在填写政治面貌命令时，可单击单元格右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中进行选择，如图所示。2.1.4任务实现5.输入学生基本信息完成上述4个步骤的数据填写过程后的效果如图所示。2.1.4任务实现6.调整列宽和行高①观察发现，有的列输入的字符较少，留空较多，如“性别”列，而有的列则输入字符较长，超出了单元格宽度，如“联系方式”列。因此，需要对单元格的宽度进行调整。首先，选A2:I32单元格区域，单击“开始”选项卡“单元格”组中的“行和列”下拉按钮，在弹出