2022数字化流程管理-制度文件结构化

数字化流程管理—制度文件结构化（征求意见稿）PAGE\*ROMANPAGE\*ROMANII目 次前言 II引言 III范围 1规范性引用文件 1术语和定义 1制度文件结构化 2构成图符号说明 2制度文件结构化元模型 2层次 2结构要素 3层次 4结构要素 4封面 4文档信息页 5目录 5正文 5目的 6适用范围 6定义 6规范性引用文件 7责任 8流程/规定 8记录 9附录 9结构要素允许表述形式 9制度文件信息自动化管理 11制度文件的自动化校验 11制度文件的处理权限管理 11制度文件编写人员的处理权限 12制度文件审核人员的处理权限 12制度文件批准人员的处理权限 12制度文件管理系统的处理权限 12PAGEPAGE10数字化流程管理-制度文件结构化范围本文件确定了制度文件结构化元模型，规定了制度文件结构化管理的方法。本文件适用于结构化制度文件的编写。规范性引用文件（包括所有的修改单适用于本文件。GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则GB/T7714-2015信息与文献参考文献著录规则GJB6600.3-2009装备交互式电子技术手册第3部分：模式术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1基准文件制度文件结构要素引用的定义式文字描述[源自：ISO/TS15926-6:2013(en),3.1.19，改写]3.2结构化structured允许对文件进行灵活的控制的简单结构或格式[源自：ISO/IEC14496-3:2019,T.166,改写]3.3元模型为制度文件结构化建模符号定义概念及其关系的模型[源自：ISO/IEC15909-2:2011(en),4.1.6，改写]3.4制度管理元素已识别、命名和描述的基准文件的列表，以及有关如何表示相应制度文件结构要素的规范注：在制度文件结构化关联关系基础上，实现依据文件清单、参考文件清单、各部门/岗位职责清单、法律法规清单、流程清单等的输出，识别术语库、风险点、控制点等[源自：ISO9735:1988(en),A.13，改写]3.5结构要素Structuralelements按照功能，将制度文件内容划分为相对独立的功能单元注：制度文件的结构要素包括封面、文档信息页、目录、正文等。3.6特征要素一个结构要素包含的若干个特征单元注：特征要素包括具体文件中的条文、表格、图片、文本等。3.7编辑要素一种文件编辑过程中对文本的编辑操作注：编辑要素包括文本字体、字号、段前段后间距等。制度文件结构化构成图符号说明本文件4.2~7中的图符号说明见表1。表1构成图符号说明编号符号说明01带加号的要素为复杂类型元素，复杂类型要素包含子元素。02元素框线为实线表示元素为必备元素，必备元素允许出现的最小次数为1。03元素框线为虚线表示元素为可选元素，可选元素允许出现的最小次数为0。04050607。08序列指示器，规定子元素必须按照特定的顺序出现。制度文件结构化元模型制度文件结构化元模型构成见图1，该模型是参考GB/T1.1-2020中6.2要求描述。图1制度文件结构化元模型构成层次按照制度文件内容的从属关系，可以将制度文件划分为若干层次。制度文件可能具有的层次见表2。表2层次及其编号层次编号实例章1.0条1.1条1.1.1段[无编号]列项）结构要素结构要素的分类制度文件由相对独立的结构模块，即以下结构要素组成：封面文档信息页目的适用范围定义规范性引用文件责任流程/规定结构要素的构成和表述结构要素的内容由特征要素和编辑要素构成。他文件中的内容时,可在文件中采取引用或提示的表述形式。为了便于文件结构的安排和内容的理解,有些条文需要采取附录﹑图、表﹑数学公式等表述形式。表3中界定了制度文件中结构要素的构成,给出了要素允许的表述形式。表3文件中各要素的类别、构成及表述形式结构要素必备或可选结构要素的构成要素所允许的表述形式封面必备附加信息标明文件信息文档信息页必备表目录必备列表正文目的必备条文、图、表、数学公式、注、脚注、指明附录适用范围必备条款、附加信息条文、表、注、脚注定义必备条款、附加信息条文、图、数学公式、示例、注、引用、提示规范性引用文件必备附加信息清单、注、脚注责任必备条款、附加信息流程/规定必备提示、指明附录记录必备提示、指明附录附录必备章编号和标题的设置是必备的，要素内容的有无根据具体情况进行选择要素的选择层次层次构成见图2：图2层次构成结构要素结构要素构成（一级）见图3：图3结构要素构成该所包含的复杂类型子的构成详见6.1~6.8。封面在制度文件的封面中应标明以下6项必备信息：——Logo图标——中文名称——英文名称——编码——版本——版权声明封面的构成见图4：图4结构要素-封面构成文档信息页在制度文件的文档信息页中应标明以下5项必备信息：——基本信息——编制者——会签——升版修订信息——临时变更信息文档信息页的构成见图5：图5结构要素-文档信息页构成目录目录这一结构要素用来呈现制度文件的正文结构。为了方便查阅制度文件内容，通常有必要设置目录。目录的构成见图6：图6结构要素-目录构成正文正文这一结构要素用来阐述制度文件的内容。正文的构成见图7：图7结构要素-正文构成目的目的这一结构要素在制度文件中应简要和准确地叙述其目的，并对“为何要求此文件”作出回答。目的的构成见图8：图8结构要素-正文-目的构成适用范围适用范围的构成见图9：图9结构要素-正文-适用范围构成定义定义的构成见图10：图10结构要素-正文-定义构成规范性引用文件规范性引用文件这一结构要素用来列出制度文件中规范性引用的文件。规范性引用文件的构成见图11：图11结构要素-正文-规范性引用文件构成标准化文件的构成见图12：图12结构要素-正文-规范性引用文件-标准化文件构成非标准文件和信息资源的构成见图13：图13结构要素-正文-规范性引用文件-非标准化文件和信息资源构成责任责任这一结构要素应列出承担主要职责的领导或职能部门。责任的构成见图14：图14结构要素-正文-责任构成流程/规定流程/规定这一结构要素主要描述活动流程或相关管理规定，活动流程应确保与内控管理的要求相呼应。流程/规定的构成见图15：图15结构要素-正文-流程/规定构成记录记录的构成见图16：图16结构要素-正文-记录构成附录附录这一结构要素是用来承接或安置不便在制度文件6.4.6和6.4.7附录的构成见图17：图17结构要素-正文-附录构成结构要素允许表述形式结构要素允许表述形式的构成见图18：图18结构要素允许表述形式构成特征要素特征要素是结构要素的构成内容。特征要素的构成见图19：图19结构要素允许表述形式-特征要素构成编辑要素编辑要素是结构要素的格式编辑要求。编辑要素的构成见图20：图20结构要素允许表述形式-编辑要素构成制度文件信息自动化管理制度文件的自动化校验在制度文件编校审批、定期审查以及使用过程中，组织应考虑以下6个方面：组织机构：在组织机构中某部门名称发生更改，与其他制度文件中涉及到该部门的名称不一致。参考/依据文件：外部文件、上级制度、内部文件的基准数据发生变化引起的制度文件变化，如：某制度文件名称由《A》调整为《B》。涉及到该制度文件的引用文件等内容需要更新。术语：一个术语名称有多个术语定义时，或某个术语（如关键绩效指标）的定义发生了变化。表单：表单数据（表单编号、名称、暂存部门、保存周期等）6.4.76.4.8内控信息：当正文流程/规定中出现风险点、内控点时，正文附录中必须有风险控制矩阵，如6.4.66.4.8其他配置信息：如上级监管部门要求对某些类别的制度文件更改名称，将企业名称由“A”变更为“B”。当以上方面出现异常情况时，组织应按以下措施实施管控：依据制度管理元素基准文件，对审批中和已生效制度文件在信息平台中自动化监测和校验，自动识别与基准文件有差异的异常制度管理元素，对相关信息进行显性化标识和推送，提醒制度文件的编制人员、审查人员和使用人员进行修改。通过“修订模式”增加制度文件前后版本修订内容的突出显示，相关信息通过结构化系统平台自动推送到制度文件管理系统制度文件编制、校核、审核、批准、分发、归档等管理控制流程中。制度文件的处理权限管理组织应从制度管理元素层面对制度文件有效性实施分层分级控制，并按照编写人员、审核人员和批准人员区分相应制度变更的审批权限，同时建立面向制度管理元素变更的制度文件批量处理管理机制。制度文件编写人员的处理权限认可修订内容，同意批量处理立即启动修订内容暂不处理，下次修订时提醒我直接关闭制度文件审核人员的处理权限在制度文件审核过程中，审核人员应遵循诸如以下步骤：编写人员点击提交后，提交给审核人员进行复核；审核人员有更改选项的权力，流程以审核人员最终确认结果为准，相应触发后续行动；批量处理确认流程完成之后，同意批量处理的制度文件转为审核人员待办，审核人员点击提交后发起文件批量升版流程。制度文件批准人员的处理权限在文件批量升版流程中，批准人员应遵循诸如以下步骤：由制度文件的审核人员负责对系统批量替换的制度文件文本进行校核，校核无误后提交到部门负责人审核；部门负责人对批量替换的制度文件审核无误后提交到分管领导，由分管领导对批量升版的文本进行批准，系统批量替换后自动完成发布工作。制度文件管理系统的处理权限制度文件管理系统对制度文件定期巡航自动修订过程中，应考虑以下方面：若基准文件发生变更（包括组织机构、法律法规等内容），则需要触发包含本次变更内容的制度文件的批量处理；其他基准配置数据外的语句需要批量处理的情况，只对部分制度文件的内容进行变更，即小范围的变更；注：如上级监管部门要求对某些类别的制度文件更改名称，将企业名称由“A”变更为“B”，其他制度文件无需更