《Access 2021基础与应用》-课件 项目五　报表的创建及应用

项目五报表的创建及应用1361任务1创建学生信息报表2任务2设计学生信息报表目录CONTENTS137任务1创建学生信息报表1381. 了解报表的基本功能。2. 理解、区分报表的类型。3. 掌握报表创建的方法。4. 熟悉报表“布局视图”的使用方法。139设计美观的窗体可以为管理数据提供友好、高效的入口，例如，可以通过窗体输入和编辑数据库表中的记录。而作为管理数据的出口，报表则提供了丰富的样式，只需通过鼠标操作便可以快速生成既引人注目又易于理解的报表，并按照需要的方式显示和打印数据。140本任务的内容是完成学生信息报表的创建，通过实际体验解决如下的问题。1. 常用的报表有哪些类型？在实际使用时如何选择报表的类型？2. 如何创建简单的报表？如何按照需要的方式显示数据？3. 如何对报表的外观进行调整，从而更为简洁、有效地显示数据？4. 如何对报表页面进行设置，以便打印输出合适的报表数据？141一、报表的功能数据库表和查询创建后，可以创建报表用于显示和打印表或查询中的数据。简单的数据库（如学生信息）可能仅使用一个报表，复杂的数据库会使用多个复杂报表及子报表。如同窗体一样，报表也包含链接到表中基础字段的控件，当打开报表时，Access 2021会从其中的一个或多个表中检索数据，然后用创建报表时所选择的布局显示数据。142报表可以用来显示和打印特定的静态数据。报表可以使用带有计算功能的控件，通过表达式加载显示特定的统计数据。报表还可以使用Access 2021专门提供的标准标签用来设计和打印，如信封和学生卡片等的各类标签。143二、报表的类型1. 未分组报表（1）基本报表采用“表格式”布局的报表称为基本报表。（2）纵栏报表采用“纵栏表”布局的报表称为纵栏报表。（3）对齐报表采用“两端对齐”布局的报表称为对齐报表。（4）空报表刚创建的还未采用任何布局的报表称为空报表。1442. 分组报表（1）递阶分组报表采用“递阶”布局的报表称为递阶分组报表。（2）块分组报表采用“块”布局的报表称为块分组报表。（3）大纲分组报表采用“大纲”布局的报表称为大纲分组报表。145任务2设计学生信息报表1461. 熟悉报表的设计思路。2. 掌握报表“设计视图”的使用方法。3. 熟悉报表控件的设置。147报表的设计与窗体的设计较为相似，主要是通过向报表中添加具有各种不同功能的控件来实现数据的检索、计算和加载显示，并通过对这些控件的属性进行适当的设置以充分发挥其强大的功能，例如，通过控件可实现以下功能。1. 添加文本框显示数据库表中的记录或函数统计的信息。2. 添加标签显示辅助说明性质的文字，增加报表的可读性。3. 添加图像显示学生照片等信息，丰富报表显示的内容。本任务的内容是设计一个相对复杂的学生信息报表，从而掌握Access 2021在数据输出打印方面所具有的强大功能。148一、报表设计思路1. 绘制报表的草图此步骤并不是必需的，因为“报表向导”功能已提供了足以满足需要的初始报表设计。如果该向导不能满足设计的需要，那么通过在纸上绘制报表草图并标明每个字段的布局及其名称，将对创建报表大有裨益。此外，还可以使用Word 2021或Visio 2021等软件创建报表的模型。1492. 选定控件的区域每个报表都包含一个或多个报表区域，其中“主体”区域则是每个报表所共有的，这个区域针对报表数据源中的每条记录重复一次。其他报表区域则是可选区域，重复率较低，通常用于显示一组记录、一页报表或整个报表的通用信息。1503. 确定控件的排列多数未分组报表都是套用“表格”或“堆叠”布局排列的，也可以将所需的记录和字段按照设计需要自定义排列方式。（1）当报表中的字段相对较少，而且希望用简单的列表格式显示时，“表格”布局将是较为适合的选择。（2）当报表中的字段相对较多，无法使用“表格”布局显示时，常采用“堆叠”布局，亦称为“纵栏表”布局。（3）当报表中含有大量的字段，如果使用“堆叠”布局，每个记录将占据更多的垂直空间，这样不仅浪费纸张，还会增加阅读报表的难度，此时宜采用“两端对齐”布局。1514. 设置控件的属性向报表添加控件时，Access 2021会为各控件设置默认的属性，可以根据特定的功能重新设置控件的各类详细属性，以满足报表设计的需要。152二、报表区域1. “报表页眉”区域“报表页眉”区域仅在报表开头显示一次。“报表页眉”区域通常放置出现在封面上的信息。如果将使用聚合函数的计算控件放在“报表页眉”区域，那么计算是针对整个报表的。“报表页眉”区域显示在“页面页眉”区域之前。2. “页面页眉”区域“页面页眉”区域显示在每一页面的顶部。1533. “分组页眉”区域“分组页眉”区域显示在每个新记录分组的开头。“分组页眉”区域可以放置控件以显示分组名称。如果将使用聚合函数的计算控件放在分组页眉中，那么计算是针对当前分组的。4. “主体”区域“主体”区域对于数据源中的每一条记录只显示一次，该区域是构成报表主要部分的控件所在的位置。1545. “分组页脚”区域“分组页脚”区域显示在每一分组的结尾。“分组页脚”区域可以放置控件以显示分组的汇总信息。6. “页面页脚”区域