建设工程文件档案资料管理职责

建设工程文件档案资料管理职责一、引言建设工程文件档案资料管理是工程项目管理的重要组成部分，对于保障工程质量、维护工程各方权益、促进工程顺利进行以及为后续工程维护、改建、扩建等提供重要依据具有至关重要的意义。明确建设工程各参与方在文件档案资料管理方面的职责，是确保文件档案资料完整、准确、系统、有效管理的基础。

二、建设单位职责（一）总体责任建设单位作为工程项目的发起者和组织者，对建设工程文件档案资料管理负有全面责任。应建立健全工程项目文件档案资料管理体系，明确管理流程和标准，确保文件档案资料管理工作有序开展。

（二）前期文件管理1.负责收集、整理项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。这些文件是项目合法合规建设的重要依据，建设单位应确保其真实、完整，并按照规定进行归档保存。2.在项目招投标阶段，向投标人提供准确、齐全的前期文件资料，以便投标人全面了解项目情况，编制合理的投标文件。

（三）合同管理中的文件要求1.在与勘察、设计、施工、监理等单位签订的合同中，应明确各单位在文件档案资料管理方面的责任和义务，包括文件的形成、收集、整理、归档的范围、质量标准、时间要求等。2.监督合同执行过程中各单位对文件档案资料管理责任的履行情况，对于未按照合同约定履行责任的单位，应及时采取措施督促整改，直至追究其违约责任。

（四）文件收集与整理1.组织协调各参建单位收集、整理项目建设过程中形成的各类文件资料，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件等。2.定期检查各参建单位文件资料的收集、整理情况，确保文件资料的真实性、准确性和完整性。对于不符合要求的文件资料，应要求相关单位及时补充、修正。

（五）文件归档与保管1.负责组织工程项目文件档案资料的归档工作，按照国家和地方有关档案管理的规定，对整理好的文件资料进行分类、编目、装订，形成完整的档案卷宗。2.建立专门的文件档案资料保管场所，配备必要的保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等装置，确保文件档案资料的安全保管。3.按照规定的保管期限，对工程项目文件档案资料进行妥善保管，不得擅自销毁或丢失。

（六）文件利用与移交1.为工程建设、竣工验收、结算审计、后期维护等工作提供必要的文件档案资料查阅服务，建立文件查阅登记制度，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.在工程项目竣工验收合格后，按照规定的时间和程序，将工程项目文件档案资料移交当地城建档案管理部门，并办理相关移交手续。

三、勘察单位职责（一）勘察文件编制1.依据工程建设要求和相关规范标准，进行工程勘察工作，编制真实、准确、完整的勘察文件，包括勘察报告、附图、附件等。勘察文件应能够满足工程设计和施工的需要。2.在勘察文件中，应明确勘察依据、勘察范围、勘察方法、勘察成果等内容，确保勘察文件的科学性和可靠性。

（二）文件审核与签字1.勘察单位应对编制完成的勘察文件进行严格审核，确保文件内容符合要求。审核通过后，由项目负责人及单位技术负责人签字盖章，对勘察文件的质量负责。2.按照规定将签字盖章后的勘察文件提交给建设单位和设计单位，并对文件的交付时间和质量负责。

（三）文件变更管理1.在工程建设过程中，如果需要对勘察文件进行变更，勘察单位应及时进行现场复查和补充勘察，编制变更勘察文件，并按照原审核签字程序进行审核签字。2.将变更勘察文件及时提交给建设单位、设计单位和施工单位，确保各参建单位能够及时了解勘察文件的变更情况，调整工程设计和施工方案。

（四）配合文件整理与归档1.配合建设单位和其他参建单位，提供与勘察工作相关的文件资料，协助进行工程项目文件档案资料的整理和归档工作。2.对勘察过程中形成的原始记录、测试数据、会议纪要等文件资料进行整理保存，按照建设单位的要求及时提交归档。

四、设计单位职责（一）设计文件编制1.根据建设单位的要求和勘察成果文件，按照国家和地方有关工程设计的规范标准，进行工程设计工作，编制符合质量要求的设计文件，包括初步设计文件、施工图设计文件等。2.设计文件应包含设计说明书、设计图纸、计算书、技术要求等内容，确保设计文件能够指导工程施工，满足工程质量和安全要求。

（二）文件审核与交底1.设计单位应对编制完成的设计文件进行内部审核，审核通过后，由项目负责人及单位技术负责人签字盖章，对设计文件的质量负责。2.在工程开工前，组织设计交底会议，向建设单位、施工单位和监理单位等相关人员详细介绍设计意图、技术要求、施工注意事项等内容，并解答各方提出的疑问。设计交底应形成书面记录，作为设计文件的组成部分。

（三）文件变更管理1.在工程建设过程中，如果需要对设计文件进行变更，设计单位应及时进行现场勘查，分析变更原因，编制变更设计文件，并按照原审核签字程序进行审核签字。2.将变更设计文件及时提交给建设单位、施工单位和监理单位，同时对变更设计引起的工程费用变化、工期调整等问题进行评估，并提供相应的技术支持。

（四）配合文件整理与归档1.配合建设单位和其他参建单位，提供与设计工作相关的文件资料，协助进行工程项目文件档案资料的整理和归档工作。2.对设计过程中形成的设计草图、计算书、来往函件等文件资料进行整理保存，按照建设单位的要求及时提交归档。

五、施工单位职责（一）施工文件形成1.按照工程承包合同和设计文件要求，组织施工生产，在施工过程中形成真实、准确、完整的施工文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。2.施工文件应如实反映施工过程和工程质量状况，做到内容详细、数据准确、签字齐全。

（二）文件收集与整理1.负责收集、整理本单位在施工过程中形成的各类文件资料，按照工程项目和施工阶段进行分类，确保文件资料的系统性和完整性。2.对施工过程中产生的各种文件资料进行及时整理，做到随做随整理，不得积压或遗漏。

（三）文件审核与签字1.施工单位应对编制完成的施工文件进行内部审核，审核通过后，由项目技术负责人及项目经理签字盖章，对施工文件的质量负责。2.按照建设单位和监理单位的要求，及时提交需要签字确认的施工文件，确保文件的流转顺畅。

（四）文件保管与移交1.在施工现场设置专门的文件资料保管场所，配备必要的保管设施设备，对施工文件资料进行妥善保管，防止文件资料的损坏、丢失或泄密。2.在工程竣工后，按照建设单位的要求，将整理好的施工文件资料移交建设单位，并办理相关移交手续。移交的施工文件资料应符合档案管理的要求。

（五）竣工图编制1.负责编制工程竣工图，竣工图应与工程实际情况相符，能够准确反映工程竣工后的面貌。竣工图编制应按照国家和地方有关竣工图编制的规范标准进行。2.在编制竣工图过程中，对工程变更部分应在原施工图上进行修改，并注明变更依据和日期，确保竣工图的准确性和完整性。竣工图编制完成后，由编制人、审核人、技术负责人签字盖章。

六、监理单位职责（一）监理文件形成1.依据建设工程监理规范和委托监理合同，对工程建设实施监理，在监理过程中形成真实、准确、完整的监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、工程质量评估报告等。2.监理文件应记录监理工作的全过程，对工程质量、进度、投资等方面的控制情况进行详细描述，对工程变更、工程计量、工程款支付等事项进行审核和签认。

（二）文件收集与整理1.负责收集、整理本单位在监理过程中形成的各类文件资料，按照工程项目和监理阶段进行分类，确保文件资料的系统性和完整性。2.督促施工单位及时整理施工文件资料，并对施工单位提交的文件资料进行审核，提出审核意见。

（三）文件审核与签字1.监理单位应对编制完成的监理文件进行内部审核，审核通过后，由项目总监理工程师及单位技术负责人签字盖章，对监理文件的质量负责。2.按照规定对施工单位提交的各类文件资料进行审核签字，如施工组织设计、施工方案、工程质量检验报告等，确保文件资料符合要求。

（四）文件保管与移交1.在监理项目部设置专门的文件资料保管场所，配备必要的保管设施设备，对监理文件资料进行妥善保管，防止文件资料的损坏、丢失或泄密。2.在工程竣工后，按照建设单位的要求，将整理好的监理文件资料移交建设单位，并办理相关移交手续。移交的监理文件资料应符合档案管理的要求。

（五）协助工程验收1.参与工程竣工验收工作，对工程质量进行评估，编制工程质量评估报告。工程质量评估报告应客观、公正地反映工程质量状况，提出验收意见。2.协助建设单位组织工程竣工验收会议，整理会议资料，记录验收过程和验收意见，为工程项目的竣工验收提供支持。

七、城建档案管理部门职责（一）业务指导1.负责对建设工程文件档案资料管理工作进行业务指导，向建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位等宣传国家和地方有关建设工程文件档案资料管理的法律法规、规范标准。2.定期组织开展建设工程文件档案资料管理培训活动，提高各参建单位文件档案资料管理人员的业务水平。

（二）监督检查1.对建设工程文件档案资料管理情况进行监督检查，重点检查建设单位是否按照规定组织各参建单位进行文件档案资料的收集、整理、归档工作，各参建单位是否履行各自在文件档案资料管理方面的职责。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。对整改不力的单位，依法进行处罚。

（三）接收归档1.在工程项目竣工验收合格后，按照规定的时间和程序，接收建设单位移交的工程项目文件档案资料，并办理相关接收手续。2.对接收的建设工程文件档案资料进行审查，确保文件档案资料符合归档要求。对不符合要求的文件档案资料，退回建设单位要求其补充完善后重新移交。

（四）档案保管与利用1.对接收的建设工程文件档案资料进行妥善保管，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。2.为社会提供建设工程文件档案资料的查阅服务，按照规定的程序和要求