长沙拾颜纺织有限责任公司部门备用金业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙拾颜纺织有限责任公司简介......................................1

2长沙拾颜纺织有限责任公司备用金管理现状、所存在问题及产生原因分析..1

2.1备用金管理现状..............................................................................................1

2.2存在的问题及原因分析..................................................................................2

2.2.1审批权限不统一...................................................................................2

2.2.2存取保管不合规...................................................................................2

2.2.3一款多用不规范...................................................................................2

2.2.4核销管理不健全...................................................................................2

2.2.5会计核算混乱.......................................................................................2

3长沙拾颜纺织有限责任公司部门备用金业务财务融合设计................3

3.1问题解决方案..................................................................................................3

3.1.1规范备用金审批程序...........................................................................3

3.1.2设置备用金独立账户...........................................................................3

3.1.3规定借款使用标准...............................................................................3

3.1.4完善报销流程管理...............................................................................3

3.1.5登记库存现金明细账...........................................................................4

3.2业财融合流程设计..........................................................................................4

3.2.1借支备用金业财融合流程表设计.......................................................4

3.2.2报销备用金业财融合流程表设计.......................................................5

3.2.3借支备用金业财融合流程图设计.......................................................6

3.2.4报销备用金业财融合流程图设计.......................................................6

3.3相关财务核算..................................................................................................6

4总结..............................................................8

参考资料.............................................................9

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长沙拾颜纺织有限责任公司部门备用金业务财务

融合流程设计

1长沙拾颜纺织有限责任公司简介

长沙拾颜纺织有限责任公司成立于2018年3月28日，注册资本为50万人

民币，公司注册地址位于湖南望城经济技术开发区赤岗路367号。主要经营范

围包括棉、麻纺织制品、化学纤维布料的生产加工以及销售。截止到2022年底，

公司在职员工达到278人，总销售额达到三百多万元。公司始终秉承着“优质

产品得人心”的经营理念，将高质量的产品源源不断的输送到全国各大城市和

地区，获得了不少客户的青睐。

2长沙拾颜纺织有限责任公司备用金管理现状、所存在问题及产生

原因分析

2.1备用金管理现状

为了方便部门业务的开展，长沙拾颜纺织有限责任公司对于备用金的额度

仅仅设置了一个大致标准，没有具体到每个流程以及人员具体的责任与权限，

所以目前备用金管理现状比较混乱，具体体现在以下几个方面上。

首先，在备用金的借支方面，公司员工向部门领导提交备用金申领表后由

部门领导进行审批签字，签字通过后即可交由财务部门人员进行付款支取。由

于没有严格的审批制度，员工在拿到领导审批后的单据就能直接向财务部申请

借支，这就导致财务部出账的次数非常频繁，财务人员的工作量大大增加不说，

被借支备用金的金额每月也很大。

其次，公司对于备用金的使用和还款期限没有规定确切范围，常常是个别

员工前一次领取的备用金尚未还清又发起了第二次申请，造成坏账、呆账的情

况频繁出现，不仅阻碍了公司正常的资金周转，还给公司经济造成了损失。

除此之外，公司还存在着审批权限不统一、存取保管不合规、一款多用不

规范以及核销管理不健全的问题。员工在申请借支备用金的时候，只需要找一

个领带审批就行，公司没有明确这个领导需要处于一个什么样的位置上，审批

权限十分混乱；公司在借支备用金方面，很多情况下也没有明确备用金的用途，

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所以员工在申请了备用金之后，用途不固定，一次申请的备用金数值大并且用

途很广，让财务人员日常的工作变得更加繁琐，大大降低了财务部门的工作效

率。

2.2存在的问题及原因分析

2.2.1审批权限不统一

长沙拾颜纺织有限责任公司对于备用金的审批没有严格按照规定执行统一

管理，而是存在个别部门小组组长签字也能随意支取备用金的现象，这样做的

直接后果是造成备用金管理失控，员工出现大额欠款时无法准确责任到人，公

司领导层只能自己承担财务损失。出现审批权限不统一的问题，主要是因为公

司没有一个严格的备用金管理制度，导致备用金支取没有章法，公司的备用金

管理制度也十分混乱。

2.2.2存取保管不合规

长沙拾颜纺织有限责任公司没有按照规定购置保险柜或其他专用设备用来

存放备用金，而是为了方便支取直接存放在会计部门出纳人员个人银行卡账户

内，导致公款私存的现象时有发生，同时也存在个别人员私自挪用公款的风险，

对于企业财务风险的管理十分不利。

2.2.3一款多用不规范

长沙拾颜纺织有限责任公司对于备用金申领没有设置严格限制，导致一些

部门员工频繁申请大额资金用于多项业务，不仅挤占了其他部门的额度，还给

财务人员核销工作增加了负担。

2.2.4核销管理不健全

一些部门员工在使用备用金完成业务后迟迟不去财务部门进行报销，而是

等到超出借款期限被财务部门正式下达还款通知时才去办理报销手续。长此以

往，个别员工拖欠的金额越来越大，

2.2.5会计核算混乱

长沙拾颜纺织有限责任公司的部分出纳人员对于备用金的信息档案管理认

识不够到位，不能够及时对每一笔现金支出的时间、金额、用途做到准确记录，

导致账目与实际款项不符，无法真实的反映出备用金的借取情况，不利于对备

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用金进行有效的管理。

3长沙拾颜纺织有限责任公司部门备用金业务财务融合设计

3.1问题解决方案

3.1.1规范备用金审批程序

长沙拾颜纺织有限责任公司备用金借款的审批程序可按管理的层次和财务

管理的要求，依次分为借款人申请、部门负责人签认、财务部门审核、分管领

导签认、总会计师签认、行政领导签认、财务部门办理。行政领导可授权总会

计师一定额度内的借款签认权，但是涉及到金额以及打款的程序，必须严格按

照公司的规定进行。

3.1.2设置备用金独立账户

对于备用金的收支长沙拾颜纺织有限责任公司应单独设置“备用金”账户，

用以独立进行备用金的核算，日常工作中可以根据取得的发票编制备用金支出

一览表，及时反映备用金支出情况。另外对于各种与备用金相关的各种票据应

做到妥善保管。备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使

用和报销的手续制度。

3.1.3规定借款使用标准

长沙拾颜纺织有限责任公司的备用金在员工进行借支的时候，应按申请单

上注明的借款用途使用，并且额度要符合相关报销规定，原则上不允许一款多

用或多笔备用金交叉使用，不得挪用或长期占用，要是有特殊情况，可以向公

司注明理由并且另外进行申请。对于已办理借款但推迟或取消使用的，或者业

务办理完毕后因报销签字速度慢等还有较大额度资金剩余的，应及时交还公司，

不能将公司的备用金一直留在员工个人或者某个部门处。

3.1.4完善报销流程管理

借款人在业务办理完毕后，应按规定的程序，应当在规定的时间内办理报

销手续，借支的定额备用金应在本月末之前报账。公司的财务人员在办理报销

业务时，不得少扣或不扣备用金，如遇特殊情况，应向财务主管请示再做处理。

对于无故拖欠备用金的，财务部门应进行催收。借款人如不主动还款的，财务

部门应从其工资等收入中及时扣取欠款。财务部门应建立备用金台账管理制度，

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按月与借款人对账、催收欠款，并向借款人所在部门通报备用金占用情况。对

于无故占用备用金者，单位应采取相应的经济、行政及法律措施解决。此外，

对备用金占用情况，可作为领导及员工业绩考核的一项约束指标，以引起借款

人及部门负责人的重视。

3.1.5登记库存现金明细账

长沙拾颜纺织有限责任公司对于备用金的提取和支付，应按行政、事业单

位会计制度的规定，通过“库存现金”科目核算，不得与个人往来款混合核算；

出纳应按规定建立单位现金日记账，并逐日逐笔序时登记，做到日清月结。在

进行对账的时候，需要确保金额与会计总账余额核对一致，与库存现金核对一

致，并且确保账款一致。

3.2业财融合流程设计

3.2.1借支备用金业财融合流程表设计

表1长沙拾颜纺织有限责任公司借支备用金业财融合流程设计表

序号操作步骤角色操作内容

1填写借款申请单借支人注明借款时间以及借款缘由

初步审核借款申请金额以及事项是否

2签认借款申请单部门负责人符合要求，审核通过后签字确认交由

财务部经理

二次审核借款申请单填写是否正确，

3核签借款申请单财务部经理核对部门备用金额度是否足够付款，

审核通过后签字并交由总经理确认

三次审核借款申请单填写的正确性，

4审批借款申请单总经理

确认无误后签字交由会计登记

按借款单金额支付现金给借款申请人，

5支付现金出纳

并让其签字

6编制记账凭证会计根据借款申请单的金额编制记账凭证

根据备用金实时金额变动登记现金日

7登记现金日记账出纳

记账

4

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3.2.2报销备用金业财融合流程表设计

表2长沙拾颜纺织有限责任公司备用金报销流程设计表

序号操作步骤角色提示内容

填写报销申请单并在

报销人即借

1其后附上借款申请单根据实际情况填写报销申请单

款发起人

及其他原始单据

根据原始单据及借款申请单确认

报销申请单的真实性和填写规范

2签认报销申请单部门负责人

性，审核通过后将报销申请单提

交财务部经理审核

再次审核报销申请单的准确、合

3复审报销申请单财务部经理理性并签字，将报销申请单提交

总经理审核

审批报销申请单是否符合标准，

4审批报销申请单总经理审批通过后签字并将报销申请单

转给出纳支付现金

5支付现金出纳支付现金给报销申请人

根据报销申请单实际报销金额编

6编制记账凭证会计

制记账凭证

根据备用金实际金额变动登记现

7登记现金日记账出纳

金日记账

5

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3.2.3借支备用金业财融合流程图设计

图1长沙拾颜纺织有限责任公司借支备用金业财融合流程设计图

3.2.4报销备用金业财融合流程图设计

图2长沙拾颜纺织有限责任公司报销备用金业财融合流程设计图

3.3相关财务核算

长沙拾颜纺织有限责任公司的备用金借支流程从借支人发起申请、填写借

款申请单开始，经过部门领导、总经理以及财务部门经理审批过后进入付款环

节，先由由会计编制记账凭证再由出纳付款，付款环节结束后出纳会及时登记

现金日记账，至此整个备用金借款流程结束。详细涉及到的财务核算流程以以

下张三因购置办公用品需要于2023年2月3日发起的备用金借款申请为例。

表3-3长沙拾颜纺织有限责任公司借款申请单

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借款申请单

申请人张三所属部门行政部还款期限2023.3.25

本人因购置办公用品需要，特向公司申请借款¥_贰仟

借款事由及金额元整_（大写）_2000_元（小写），保证专款专用。

借款日期：2023年2月3日借款人：（签字）张三

申请部门负责人（签署部门意见）

部门经理审批意见：财务部门经理审批意见：总经理审批意见：

签名：年月日签名：年月日签名：年月日

在收到张三的借款申请单后，财务人员对该笔支出做财务处理登记：

2023年2月3日借支：

借：其他应收账款—张三2000元

贷：库存现金2000元

3月张三按照发起进行报销申请，财务人员登记明细账目：

2023年3月4日报销：

借：管理费用2000元

贷：其他应收账款—张三2000元

表3-4长沙拾颜纺织有限责任公司其他应收账款明细账

其他应收账款明细账

2023年凭证编号摘要借方贷方余额

月日字号

23记01采购办公用品20002000

34记02报销采购费用20000

表3-5长沙拾颜纺织有限责任公司库存现金日记账

库存现金日记账

2023年凭证编号摘要借方贷方余额

月日字号

上期结转10762

23记01采购办公用品20008762

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表3-6长沙拾颜纺织有限责任公司管理费用明细账

管理费用明细账

2023年凭证编号摘要借方