《会展项目策划》课件-参展商服务与管理

项目8任务一：

参展商服务与管理-1《会展项目策划》课堂案例国际车展现场工作人员发生冲突近日，呼和浩特市举办的国际车展现场发生了工作人员之间的冲突事件。据报道，当地一些摊位的销售人员在和现场保安员发生意见争执时，双方情绪激动，随后演变成肢体冲突，造成多名工作人员受伤。这起事件说明了现场管理及安保措施存在不足，也提醒了相关部门对于活动策划、场馆维护以及安保工作等方面存在的问题进行进一步加强。同时，也需要更多的教育引导，加强文明素质和职业道德建设，促进各类工作人员之间的和谐协作。一、参展商服务与管理工具（一）充分使用参展商服务手册01.参展商服务手册作用参展商服务手册又称参展指南，是办展机构将展会筹备、布展、展出、撤展的相关要求和规定，以及在参加展会期间住宿、娱乐、旅游等方面的信息，参展商参加展会时要注意的相关问题等内容汇编成册，以方便参展商进行参展准备和顺利参展的一本小册子。一、参展商服务与管理工具（一）充分使用参展商服务手册02.参展商服务手册内容展商手册是展会主办方列出的一个参展前，布展期间，展出期间，展会撤展的各个环节流程安排，包含展位搭建、餐饮、展位家具等一系列参展相关的各项准备工作的时间表、供应商、联系人等信息。致读者信01重要提示02展览期间涉及的相关格式化文件及表格03一、参展商服务与管理工具（二）全面使用参展商智慧化管理系统近年来，会展行业发展迅猛，智慧会展成为会展产业未来发展的必然趋势，越来越受到展会主办方的重视。一、参展商服务与管理工具（二）全面使用参展商智慧化管理系统01.展会智慧化优势主办方运用科技打造数字化的展会。01参展商借助智慧会展的数字化平台。02主办方充分利用信息技术。03一、参展商服务与管理工具（二）全面使用参展商智慧化管理系统02.参展商智慧化管理系统组成01进出场馆门禁系统02展会信息服务查询系统03场馆定位及导航系统04展会互动营销与服务系统05数据分析系统一、参展商服务与管理工具（二）全面使用参展商智慧化管理系统03.参展商智慧化管理系统工作场景展前现场准备01展会现场管理02展会后续服务03课程小结SUMMARY经过前期的招商招展工作，参展商报名缴费参加展会，主办方在对参展商服务的过程中为其提供一系列服务工作，并对参展商的参展活动进行管理。展会现场对参展商的服务与管理是展会计划的具体落实和办展水平的直接反映，任何展会主办方都应该重视。在会展现场，为了更好地进行管理，我们一般从参展商和观众的角度出发，进行相关规定的制定，对其行为进行相应的管理。项目8任务二：

参展商服务与管理-2《会展项目策划》二、参展商培训每一个成熟的展会都有一些新的参展商加入，有部分参展商虽然不是第一次参展，但之前的展出效果可能不尽如人意，所以参展商培训是每一届展会必须完成的工作。01参展商服务手册的学习02展台工作人员的配备培训03展览展示效果提升培训二、参展商培训展会主办方对参展商的培训工作包括以下几方面：三、参展商展期服务与管理在展会开幕期间，参展商的现场管理包括展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等工作。01展台环境管理02参展商现场联络和服务03为参展商提供后勤服务04开展下一届展会招展预订四、指导参展商参展行为指导参展商如何接待客户指导参展商贸易洽谈协助参展商开展展台宣传推广活动开展现场数据统计协调参与展会同期活动重视重要接待和媒体釆访课堂案例如何在展会上增强准客户的购买欲望（一）促进贸易成交推销产品和服务；洽谈、签订合同是展览的最终目的。在期间，向现有客户推销老产品和服务可能比较迅速，或许当场就能签约。但是，向现有客户推销新产品和服务；或者向潜在客户推销任何产品和服务，想进行贸易洽谈都可能比较费时，这需要在之后继续努力。展览后续工作的主要内容之一是将已开始的贸易谈判继续下去并争取签约成交，并向已显示出购买兴趣的客户继续做工作，引导其购买意向，争取洽谈成交。（二）建立展台记录在展览期间建立完善的记录非常重要，参观者接待记录是后续工作的基础。展台人员会接触很多客户，这些客户包括只留下名片的客户、交谈过的客户、表现岀兴趣并索取报价的客户、表示亜订货并开始谈判的客户等。这些客户应当按标准规格详细记录。课程小结SUMMARY一个展览会从筹备到开展，其周期至少在一年以上，而作为展览重点的展示往往只有三到五天。可以说，展会现场是展览会的关键之所在，而展会现场管理則是重中之重。展会现场管理是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映，因而备受主办单位的重视。同时，展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂，事无巨细。如果处理不当，任何一件小事都有可能发展成大问题，继而影响整个展会的效果。项目8任务三：

观众服务与管理《会展项目策划》一、观众服务与管理的工具01观众注册系统02展会证件03展会参观指南和现场导览系统二、观众观展服务基本流程（一）观众观展常规流程观众预登记注册检查门票引导参观餐饮、休息和娱乐服务二、观众观展服务基本流程（二）专业观众现场服务管理01现场咨询服务02领取参观指南和会刊03商业对洽服务04组织参与展会同期活动三、观众统计（一）展会参与者分类展会运作过程中的主要参与者即会展市场主体主要有三个：展会组织者参展商观展者三、观众统计（二）展会常规人数统计展会通常会对入场人次、参观人次、观众人数等数据进行收集整理并进行提交分析。三、观众统计（三）专业观众统计与管理展会专业观众的数量和质量是判断一个展会生命力的关键要素，对专业观众的统计和分析是展会做好专业服务，保持展会可持续发展的重要战略。专业观众的统计和分析常使用以下专业化的可测量细化指标。专业观众观展行为专业观众采购行为专业观众价值三、观众统计（四）普通观众统计与管理（五）特殊观众统计与管理课程小结SUMMARY观众是展览的生命，如果一个展览没有很多高质量的观众，那么这个展览的连续性就会受到挑战。而且观众数据分析对于建立客户关系和展览开发具有重要意义。项目8任务四：

会展现场风险管理《会展项目策划》一、会展现场风险管理认知（一）会展现场风险特点危害性突发性不确定性紧迫性一、会展现场风险管理认知（二）会展现场风险类型按风险发生的动机划分按风险发生的状态划分二、会展现场风险管理（一）会展现场风险管理原则01预防为主原则02快速反应原则03统一指挥，协调联动原则04会展第一责任人，社会参与原则二、会展现场风险管理（二）会展现场风险管理内容建立风险管理机构对场地设施进行安全分析制定规章制度和风险管理预案同当地的安全管理部门、媒体建立良好的工作关系督促购买保险三、会展现场风险事件处理会展现场风险事件多种多样，盗窃、食物中毒、火灾、突发疾病、工程事故、打架斗殴、对抗甚至是恐怖袭击等都可能出现，下面就几种常见的风险事件如何处理进行论述。1．盗窃2．食物中毒3．火灾4．突发疾病5．