2025年上海某企业合同管理规范

2025年上海某企业合同管理规范第一章总则第一条为规范本企业的合同管理行为，提高合同管理水平，防范合同风险，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本管理规范。第二条本规范适用于本企业及下属单位在开展经营活动中所签订的一切合同、协议及其他具有法律效力的文件。第三条合同管理实行统一管理、分级负责的原则，确保合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程得到有效控制。第二章合同管理职责第四条本企业合同管理实行分级负责制，具体职责如下：（一）企业法定代表人或其授权代表为合同最终审批责任人，对重大合同事项具有最终决策权。（二）企业合同管理部门负责合同的综合管理，包括合同的起草、审核、备案、档案管理等。（三）各业务部门负责本部门合同的具体洽谈、履行及日常管理，并配合合同管理部门完成相关工作。（四）企业法律事务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，并提供法律支持。（五）企业财务部门负责对合同涉及的金额、支付方式、发票开具等财务事项进行审核。第五条合同管理实行岗位责任制，各岗位人员应当严格按照职责履行合同管理义务，不得越权或擅离职守。第三章合同的起草与审核第六条合同的起草应当符合以下要求：（一）合同内容应当具体、明确，条款完整，避免模糊表述。（二）合同语言应当简洁、规范，符合法律规定。（三）合同内容应当涵盖标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等必要条款。第七条合同起草后，由业务部门提交至合同管理部门。合同管理部门应当组织相关部门（包括但不限于法律事务部门、财务部门）进行联合审核。第八条合同审核应当包括以下内容：（一）合同的合法性：是否符合国家法律法规及企业内部规章制度。（二）合同的合规性：合同内容是否符合企业的经营方针和政策。（三）合同的可行性：是否符合企业的实际经营能力和资源条件。（四）合同的风险性：是否存在潜在风险，是否采取了必要的风险防范措施。第九条审核意见应当以书面形式记录，并由相关审核人员签字确认。对审核意见有异议的，应当及时沟通解决。第十条重大合同应当提交企业办公会议或相关决策机构进行集体审议，审议结果应当形成书面记录。第四章合同的审批与签署第十一条合同的审批权限分为一般审批和重大审批两类：（一）一般审批：单笔金额在人民币万元以下的合同，由企业分管领导审批。（二）重大审批：单笔金额在人民币万元以上的合同，或者涉及企业核心业务、重大资产、重要权益的合同，由企业法定代表人或其授权代表审批。第十二条合同签署应当符合以下要求：（一）合同应当由具有相应权限的人员签署，未经授权不得擅自签订合同。（二）合同签署前，应当核对合同内容，确保无误。（三）合同签署应当使用企业统一的合同专用章或法定代表人签字章。（四）合同签署应当一式多份，确保各合同方各执一份，并留存一份归档。第十三条合同签署后，合同管理部门应当及时登记合同信息，并建立合同档案。第五章合同的履行与跟踪第十四条合同履行过程中，业务部门应当按照合同约定督促对方履行义务，并确保本企业合同义务的履行。第十五条合同履行过程中，如遇变更、补充或解除的情况，应当按照以下程序处理：（一）提出变更、补充或解除申请，并说明理由。（二）提交至合同管理部门进行审核。（三）审核通过后，由双方签署书面补充协议或解除协议。第十六条合同履行过程中，如发现对方未按合同约定履行义务，应当及时采取措施维护企业权益，并将相关情况报告合同管理部门。第十七条合同管理部门应当定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时处理。第六章合同的终止与解除第十八条合同一方提出解除合同的，应当在双方协商一致的基础上签订解除协议，并明确合同终止的具体事项及责任归属。第十九条合同因到期或其他原因终止的，应当按照合同约定进行清算和交接，并做好清理工作。第二十条合同终止后，合同管理部门应当及时更新合同档案，并将相关资料归档保存。第七章合同的档案管理第二十一条合同档案应当包括以下内容：（一）合同文本及附件。（二）合同审批记录。（三）合同履行记录。（四）合同变更、补充或解除的相关文件。第二十二条合同档案管理应当遵循“一合同一档案”的原则，确保档案内容完整、真实、准确。第二十三条合同档案应当由合同管理部门统一保管，借阅档案应当履行审批程序，并做好借阅登记。第八章合同管理的监督与考核第二十四条企业审计部负责对合同管理的执行情况进行监督和审计。第二十五条对于违反本规范，造成企业经济损失或reputational损害的，应当追究相关责任人的责任。第二十六条合同管理绩效应当纳入企业年度考核范围