行政系列工作手册

行政系列工作手册

0行政系列业务简介

本手册包括行政系列所属办公室、信息中心两个部门。

所开展的活动：办公室负责日常政务管理、事务管理的综合

管理。信息中心负责建立、管理、维护信息系统平台，保证信息

网络系统安全、正常运行。本手册梳理和规范了行政系列工作流

程和要求，是开展政务管理、事务管理和信息化建设的操作性文

件。

本手册的编写和执行，旨在强化行政系列所属部门内部以及

和其他部门之间的沟通，创建和谐的工作环境，为舟山烟草的改

革、发展、管理实施政令传递、综合协调、后勤服务和信息化保

障工作。

1行政系列所属部门组织机构

1.1办公室

主任（副主任）

L2信息中心

主任（副主任）

2行政系列所属部门职责

2.1部门公共职责

2.1.1贯彻执行国家法律法规和上级有关指示精神：遵守行纪行

规和市局（公司）各项规章制度；拟订本部门各项管理办法。

2.1.2根据市局（公司）质量、职业健康安全方针、目标和年度

工作任务，拟订本部门年度工作计划，并落实完成。

2.1.3负责本部门日常管理、思想教育、业务培训和员工绩效考

核工作。

2.1.4负责本部门工作数据采集、汇总、整理、分析和传递，每

年于1月底前对本部门工作所形成的文件和记录，按要求归档,

做好保密工作。

2.1.5负责本部门预算编制、审核、上报。

2.1.6负责本部门设备的日常使用管理；

2.1.7负责对各县（区）局（公司）及市局（公司）其他所属单

位相关业务工作的指导。

2.1.8完成领导交办的其他工作。

2.2办公室职责

2.2.1负责各部门季、年度工作任务和目标的汇总、整理和分解,

负责工作督办、检查和协调，保证工作落实到位。

2.2.2负责建立和完善统一的行政管理办法和规章制度。

2.2.3负责公文处理、档案管理、保密和稳定工作。

2.2.4负责外事、对外联络、对外宣传报道和政务信息工作。

2.2.5负责综合材料的组织起草工作，负责以市局（公司）名义

召开的会议会务组织和会议记录工作，负责市局（公司）会议室

的管理和服务，协助做好有关部门组织召开的专业会议会务工

作。

2.2.6负责综合办公信息系统的建设和管理，协调信息中心做好

技术支持。

2.2.7负责固定资产、家具用具、办公用品统一采购的管理工作。

2.2.8负责房屋资产的日常管理，负责归口设备、设施的安装、

检查、维护和设备的登记管理工作。

2.2.9负责后勤事务服务和公务接待管理，负责员工劳保福利计

划的落实与执行。

2.2.10负责办公室车辆的日常使用管理。

2.3信息中心职责

2.3.1负责制定信息化工作管理办法和信息化管理规章制度、操

作规程并组织实施和监督执行。

2.3.2负责组织信息化项目的建设实施，集中维护、管理信息网

络系统，保证其正常运行。

2.3.3负责信息设备、设施和软件的日常维护和统一管理工作。

2.3.4负责信息网络系统的安全建设和管理，确保设备安全、网

络安全、信息安全、数据安全、病毒防护安全。

2.3.5负责确认各部门计算机软、硬件的需求，编制购置、更新、

升级方案，开展信息资源整合、应用软件改进需求的提交和落实

反馈等工作，推动新技术的应用。

2.3.6负责计算机操作应用指导，组织开展对员工进行计算机理

论知识和操作技能的培训。

3岗位职责

3.1岗位设置表

部门岗位编号岗位名称舱前岗位职数

ZY—G—1001主任管理岗位

ZY—G—1002副主任管理岗位

ZY—G—1003秘书执行岗位（非管理岗位）

ZY—G—1004机要、档案执行岗位（非管理岗位）

行政事务执行岗位（非管理岗位）

办ZY—G—1005

公ZY—G—1006接待执行岗位（非管理岗位）

室ZY—G—1007车队长（小车班长）执行岗位（非管理岗位）

ZY-G-1008驾驶员操作岗位

ZY—G—设备管理员（水电操作岗位

X）

ZY—G—1009勤杂工操作岗位

ZY—G—12001主任管理岗位

信

ZY—G—12002系统管理员执行岗位（非管理岗位）

息

网络管理员执行岗位（非管理岗位）

中ZY—G—12003

心ZY—G—12004综合事务管理员执行岗位（非管理岗位）

3.2岗位说明书

3.2.1办公室

3.2.1.1主任（副主任）

ZY—G—1001

部门名称办公室岗位编号

ZY—G—1002

岗位名称主任（副主任）岗位性质管理岗位

学历条件大学本科（副职专科）以上学历，党员

工作经验两年以上管理岗位工作经脸（副职五年以上工龄和三年以上管理工作经历）

1、掌握行政管理学、秘书学、公共关系管理等专业知识；

2、掌握烟草企业经营管理方面的知识、企业发展的方针、政策和管理机制运

行情况：

任专业知识

3,掌握现代化办公的有关知识；

职

4、掌握烟草专卖法及有关组织、行政、档案等方面的法律、法规；

条

5,了解社会学、企业管理及财务管理知识，了解机关各岗位工作职责。

件

1、具有较强的组织协调能力和统筹安排能力，具有衮强的服务意识；

能力要求2、具有较好的草拟、审核有关文件和专题报告的能力；

3、具有较强的口头表达能力与人际交往的能力。

持续培1、参加省局（公司）和单位组织的各类培训和研讨会

训要求2.白傥学习相关知识

序

号职责职责分解

1、协助领导搞好调查研究

流程：调查研究-出谋划策

权限：提出建议，传达领导意见

2,协助领导处理日常事务，督查督办会议决定或领导交办事项

流程：接受任务-调直研究-发现问题-处理问题-报告反馈

权限：提出送议，督促落实

3、负贲领导的行程活动日程安排

流程了解&项行程-安排行程■向领导汇报

参与政务।

权限：提出建议，组织落实

--当好领导

4、组织制定和完善相关的行政规章制度，审查其它部门起草的规章制度

参谋助手

流程：调查研究-起草或修改规章制度-征求相关部门意见-法规处审查-

办公室审核-我领导审批-发布

权限：组织起草或修订，对规章制度进行审核

5、组织做好各部门季、年度工作任务和目标的汇总、整理和分解

流程：汇总整理各部门阶段工作任务-报领导审阅-分解工作任务一督查工

作完成进度和质量一收集反馈信息一总结汇报

权限：督查，提出建议

1、组织制定和实施本部门工作目标和计划

流程：调查研究-制定办公室工作目标和计划初稿-审核-修改-报分管领导

管理事务审定-发布-实施

权限：对工作目标和计划的初稿进行审核，检查落实情况

二确保工作

有序

序

号职责职责分解

2,组织做好公文处理工作，负责发文核稿和收文拟办

发文流程：拟搞-审核-核稿-领导签发-编号-校对-印发

收文流程：登记-拟办-领导批办-阅办-办结

权限：核稿，拟办

3,组织做好档案管理工作和烟草年鉴、烟草志编写工作

流程1：收集-整理-归档-移交

流程2：起草-审核-领导审定-报送

权限：检交，审核，督办

4、蛆织做好信息盲传报疗工作

流程：采集-修改-重大题材报办公室主任和局（公司）领导审核-编辑-发

布-向外报送-年度考核

权限：稿子初审，年度考核结果审核

5、组织做好重要会议筹备、保障和文字材料起草工作

流程：接殳任务或申请-分配任务-检查或对材料初审-向领导报告或审定-

现场会务保障

权限：分配任务，材料初审

6、组织做好归口设备设施和房屋等资产的使用、管理工作

流程：安袈使用-速立台帐-专人管理-组织检查-维护维修-固定资产清查整

理-申请报废/折价转让-登记报废或转让

权限：组织管理、检查，初审维修、租赁、转让方案

1、负责非烟商品采购的统一管理

流程：接受申请-审核采购计划-分管领导审批-实施采购或授权采购一验收

登记

权限：审核采购事项，审批500元以下低值易耗品（含办公用品）

2、组织做好接待管理和重要接待工作

流程：提出接待申请-审批-确定接待标准、地点并安排落实-结算

权限：确定接待标准、地点

搞好服务

3、组织做好各种劳保福利和办公用品的操办和发放

三提高后勤

流程：按标准和计划^算-办公室审核-修改-报领导审定-实施

保障水平

权限：审核

4.负责办公用车的管理和派遣

流程：提出用车申请一审批-出岛报局长经理审批-调度-出车一回场

权限：本岛内调度

5、组织做好大楼物业管理、清洁卫生、绿化等

流程：接受申请或按需-组织实施

权限：落实任务和人员

直接上级：分管局长（经理）

上下级关系直接下级：秘书、机要档案、行政事务、接待、车队长、驾驶员、设备管理员、

勤杂工

省局（公司）办公室、地方党政机关及有关部门、市局（公司）各部门、下属单

联系单位

位

3.2.1.2秘书

部门名称办公室岗位编号ZY—G—1003

岗位名称秘书岗位性质执行岗位（非管理岗位）

学历条件大学本科以上学历，文秘、行政管理等相关专业毕业

工作经验三年以上相关工作经验

1、掌握秘书学、文书学、行政管理学等知识，掌握国家行政机关、行业机关

公文处理的规定和办法；

2、掌握现代化办公的有关知识；

专业知识3、熟悉行业及企业发展的方针、政策，掌握烟草专卖法、行政法等方面的法

任律、法规，熟悉有关保密法规；

职4、了解新闻学及经济信息等知识，了解本系统的管理机制运行情况，熟悉本

条系统的组织情况及各部门的岗位职责。

件1、具有较强的工作应变能力和协调各部门工作关系的能力，具有熟练使用现

代办公设备的能力；

能力要求2、具有草拟列行性公文、情况报告和专题研究报告的能力，具有较强的语言

表达能力；具有撰写全局性的工作报告、总结等材料的能力；

3、具有较强的信息捕捉能力和采编能力。

持续培1、参加省局（公司）和单位组织的各类培训

训要求2、自觉学习用关知识

序

号职责职责分解

1、向行业内外报道本地区、本单位关经营管理动态和重大事项

流程：消息添加一审核一重要消息报办公室主任和局（公司）审批一编辑、

修改一录用一刊登

负责文

权限:一般消息的审核

件、信息

2、组织人员向系统内外刊物投福；

报道、综

流程：落实信息报道人员一加强与行业内外主要刊物联系一撰写槁件一秘

合性文

一书初审一办公室主任或局（公司）领导审核一与有关部门和单位进行联系一报

字材料

送稿件一做好发表稿件的收集和登记

的起草、

权限：一般稿件的审核

校核及

3、综合性材料撰写

运转

流程：调查研究一收集各条线材料一撰写一形成讨论稿一领导审阅-修改

一形成正式稿

权限：撰写初稿，提出建议

负责有1、拟订全市性会议计划

关会议流程：年初发放会议计划境报表-汇总会议计划一办公室主任审核-市局（公

会务和司）领导审定-发布

记录工权限：拟订计划草案

作

序

号

解

职责分

职责

事项

会议

有关

承办

2、

议记录

像-会

摄影掇

保障-

与会务

录-参

会议记

通知-

-会议

受任务

：钱

流程

督办。

项督查

决定事

-会议

息撰写

会仪信

归档-

送审和

记录

会议

市性

和全

会议

行政

室务、

知，

议通

：会

权限

划

作计

订工

1、拟

理、

核实整

报内容

一对上

作安排

下季工

总结和

季工作

上报当

各部门

流程：

报

核一

任审

室主

办公

一报

计划》

度工作

司）季

局（公

订《市

草制

一起

归纳

分类

布

上发

一网

审定

领导

公司）

局（

有

负贲

》初稿

作计划

季度工

公司）

局（

《市

起草

权限：

三

务

关政

规章

行政

拟定

起草、

2、

工作

审

领导

分管

查-报

处审

-去规