院办公室工作制度

院办公室工作制度一、总则1.目的为加强院办公室工作的规范化、制度化建设，提高工作效率和服务质量，确保各项工作的顺利开展，特制定本工作制度。2.适用范围本制度适用于院办公室全体工作人员。3.基本原则严格遵守国家法律法规和医院的各项规章制度。坚持实事求是、高效务实的工作作风。强化服务意识，积极主动为医院各部门、科室及职工提供优质服务。注重沟通协调，加强与医院内外各单位的联系与合作。

二、岗位职责（一）办公室主任1.全面负责院办公室的行政管理工作，制定办公室工作计划并组织实施。2.组织协调医院行政事务，负责各类行政会议的筹备、组织和记录工作，督促检查会议决议的贯彻执行情况。3.负责与上级主管部门、相关政府部门及其他外部单位的沟通协调，处理各类对外事务。4.审核以医院名义发布的各类文件、报告、通知等，确保文件内容准确、格式规范。5.负责医院行政印章的管理和使用，严格执行印章管理制度。6.组织开展医院行政效能监察工作，对各部门工作进行督促检查，及时发现和解决问题。7.负责办公室人员的工作安排、绩效考核和培训教育，提高团队整体素质。8.完成医院领导交办的其他工作任务。

（二）文秘岗1.负责医院各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作，确保文件流转及时、准确。2.起草、审核和印发医院行政文件、领导讲话、工作总结等各类文字材料，保证文字质量。3.负责医院大事记的记录和整理工作，及时收集和反馈医院工作动态。4.协助办公室主任做好各类会议的筹备工作，包括会议通知的发送、会议材料的准备等。5.负责医院办公自动化系统的管理和维护，确保系统正常运行，及时处理各类电子文件。6.完成领导交办的其他文秘工作任务。

（三）档案管理岗1.贯彻执行国家档案工作法律法规和医院档案管理制度，制定档案工作计划并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订和保管工作，确保档案资料的完整性和安全性。3.建立健全医院档案检索体系，提供档案查询服务，积极开发利用档案信息资源。4.定期对档案进行鉴定和销毁，按照规定程序处理过期档案。5.组织开展档案数字化工作，提高档案管理的信息化水平。6.参与医院重大活动和重要项目的档案收集和整理工作，确保档案资料齐全完整。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。

（四）行政管理岗1.负责医院办公用品、设备的采购、管理和发放工作，建立健全办公用品管理制度。2.做好医院办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作，确保办公环境整洁、安全。3.负责医院车辆的调度、使用和管理工作，保障医院公务用车需求，严格执行车辆管理制度。4.组织安排医院各类接待工作，制定接待方案，协调相关部门做好接待服务。5.负责医院各类证照的办理、年检和换证工作，确保医院合法合规运营。6.参与医院行政后勤保障工作的协调和管理，协助解决职工生活中的实际问题。7.完成领导交办的其他行政管理工作任务。

（五）信息宣传岗1.制定医院信息宣传工作计划并组织实施，负责医院对外宣传工作的策划和协调。2.收集、整理和撰写医院新闻稿件，及时报道医院的工作动态、医疗成果、先进事迹等，向社会展示医院良好形象。3.维护医院官方网站、微信公众号、微博等新媒体平台，及时发布医院信息，加强与公众的互动交流。4.组织开展医院内部宣传工作，通过宣传栏、院报等形式，宣传医院文化、规章制度和工作亮点。5.负责医院舆情监测和分析工作，及时发现和处理负面舆情，维护医院声誉。6.加强与新闻媒体的沟通与合作，拓展宣传渠道，提高医院的社会知名度和美誉度。7.完成领导交办的其他信息宣传工作任务。

三、工作流程

（一）文件管理流程1.收文签收：办公室文秘岗负责签收外来文件，检查文件包装是否完好，文件数量是否准确。登记：填写《文件收文登记表》，详细记录文件的来文单位、文号、标题、日期、份数等信息。传阅：根据文件内容和领导批示，将文件及时传阅给相关领导和部门，并在《文件传阅单》上做好传阅记录。办理：相关部门或人员根据文件要求进行办理，并将办理结果及时反馈给办公室。归档：文件办理完毕后，文秘岗负责将文件整理归档，按照档案管理要求进行分类存放。2.发文拟稿：由相关部门或人员起草文件初稿，经部门负责人审核后交办公室文秘岗。审核：文秘岗对文件初稿进行格式、文字、内容等方面的审核，提出修改意见，报办公室主任审核。签发：办公室主任审核通过后，报医院领导签发。编号：文秘岗对已签发的文件进行编号，填写《文件发文登记表》。印发：按照文件编号和份数进行打印、装订，并加盖医院印章，然后将文件分发给相关部门或人员。归档：文件印发后，文秘岗负责将文件底稿、正文及相关材料整理归档。

（二）会议管理流程1.会议筹备确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，由办公室主任或相关负责人填写《会议筹备通知单》。文秘岗根据《会议筹备通知单》准备会议材料，包括会议议程、领导讲话、汇报材料等，并提前发送给参会人员。行政管理岗负责安排会议场地，调试音响设备，摆放桌椅、文具等，确保会议环境整洁、舒适。2.会议通知文秘岗根据会议安排，提前[X]天通过电话、邮件、短信等方式向参会人员发送会议通知，确保通知到人。在会议通知中明确会议的时间、地点、主题、议程、参会要求等事项，提醒参会人员按时参加会议。3.会议组织会议当天，行政管理岗提前到达会议场地，做好签到、引导等服务工作。文秘岗负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等，并形成会议纪要初稿。会议期间，办公室人员要维持好会议秩序，确保会议顺利进行。4.会议纪要会议结束后，文秘岗及时整理会议记录，撰写会议纪要，经办公室主任审核后，发送给参会人员和相关部门。会议纪要要明确会议的主要内容、决议事项、责任部门和完成时间，确保会议精神得到有效落实。5.会议跟踪办公室负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，定期向领导汇报进展情况。对于未按时完成的决议事项，要及时督促责任部门说明原因，并采取措施加以解决。

（三）档案管理流程1.档案收集各部门形成的文件材料应及时整理，定期移交档案管理岗。档案管理岗主动收集医院重大活动、重要项目、科研成果等方面的档案资料，确保档案的完整性。2.档案整理档案管理岗按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。对纸质档案进行装订、装盒，对电子档案进行备份和存储，确保档案资料的整齐规范。3.档案保管档案管理岗将整理好的档案存放在专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全保管。4.档案利用医院内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理岗查阅。档案管理岗根据申请提供档案查阅服务，并做好查阅记录。外单位人员查阅档案需持单位介绍信，经医院领导批准后，方可查阅。5.档案鉴定与销毁档案管理岗定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并填写《档案销毁清册》。档案销毁时，要有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。

（四）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写《办公用品需求申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核后提交给行政管理岗。2.采购审批行政管理岗对各部门的办公用品需求进行汇总，根据库存情况填写《办公用品采购审批表》，报办公室主任审批。办公室主任根据实际情况进行审批，对于金额较大的采购项目，需报医院领导审批。3.采购实施行政管理岗根据审批后的《办公用品采购审批表》，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，要严格按照采购流程进行操作，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库办公用品采购回来后，行政管理岗组织相关人员进行验收，核对物品的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，填写《办公用品入库登记表》，将办公用品存放在指定的仓库。5.领用发放各部门人员凭《办公用品领用申请表》到行政管理岗领取办公用品，行政管理岗根据申请表发放物品，并在《办公用品领用登记表》上做好记录。对于限量领用的办公用品，要严格按照规定标准发放。6.库存管理行政管理岗定期对办公用品库存进行盘点，确保账物相符。根据库存情况及时提出采购计划，避免办公用品积压或缺货。

（五）车辆管理流程1.用车申请医院内部人员因公务需要用车时，需提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由等信息，经所在部门负责人签字同意后提交给行政管理岗。2.派车审批行政管理岗根据车辆使用情况和申请顺序进行派车安排，填写《车辆派车单》，报办公室主任审批。办公室主任审核通过后，通知驾驶员出车。3.出车服务驾驶员接到派车通知后，提前做好车辆检查和清洁工作，按时到达指定地点接送乘车人员。在行车过程中，驾驶员要严格遵守交通规则，确保行车安全。4.用车结束用车结束后，乘车人员在《车辆使用登记表》上签字确认，驾驶员将车辆开回医院，停放在指定位置。驾驶员及时填写《车辆行驶记录》，记录行车里程、油耗等信息。5.车辆维护行政管理岗定期安排车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。驾驶员发现车辆故障或异常情况时，要及时报告行政管理岗，安排维修。6.费用结算行政管理岗每月对车辆的油耗、维修等费用进行统计核算，按照医院财务制度进行报销结算。

（六）信息宣传流程1.选题策划信息宣传岗根据医院的中心工作、重大活动和社会热点，定期策划信息宣传选题，制定宣传计划。与医院各部门沟通协调，收集新闻线索，确定宣传重点。2.稿件撰写信息宣传岗根据选题计划，深入采访相关部门和人员，撰写新闻稿件。稿件内容要真实、准确、生动，突出医院特色和亮点，符合新闻宣传要求。3.审核修改新闻稿件撰写完成后，先由信息宣传岗负责人进行审核，修改完善后报办公室主任审核。办公室主任审核通过后，报医院相关领导审定。4.发布推送经领导审定后的新闻稿件，信息宣传岗按照预定的宣传渠道和时间安排进行发布推送。在医院官方网站、微信公众号、微博等平台发布新闻稿件，并积极向外部媒体投稿。5.舆情监测信息宣传岗负责医院舆情监测工作，通过网络搜索、舆情监测软件等方式，及时发现涉及医院的舆情信息。对监测到的舆情信息进行分析评估，判断舆情的性质和影响程度。6.舆情处置对于负面舆情，信息宣传岗及时报告办公室主任，并会同相关部门制定舆情处置方案。按照舆情处置方案，及时发布正面信息，回应公众关切，引导舆论方向，化解舆情危机。

四、工作纪律1.严格遵守医院的工作时间，按时上下班，不得迟到早退。如有特殊情况需要请假，需按照医院请假制度办理请假手续。2.坚守工作岗位，认真履行职责，不得擅自离岗、串岗或从事与工作无关的事情。3.严格遵守保密制度，对医院的机密信息、文件资料、患者隐私等要严格保密，不得泄露。4.工作中要注重言行举止，礼貌待人，热情服务，树立良好的职业形象。5.加强团队协作，同事之间要相互支持、相互配合，共同完成各项工作任务。6.积极参加医院组织的各类培训和学习活动，不断提高自身业务素质和工作能力。7.严格遵守廉洁自律规定，不得利用职务之便谋取私利。

五、考核与奖惩1.考核方式办公室定期对工作人员的工作表现进行考核，考核方式包括日常工作考核、年度考核等。日常工作考核主要根据工作人员的岗位职责履行情况、工作任务完成情况、工作质量和效率等方面进行评价。年度考核在日常工作考核的基础上，结合个人工作总结和民主测评结果进行综合评定。2.考核内容工作业绩：包括完成的工作任务数量、质量、工作成果等方面的表现。工作态度：包括工作责任心、敬业精神、团队协作意识等方面的表现。业务能力：包括专业知识、业务技能、沟通协调能力等方面的水平。廉洁自律：遵守廉洁自律规定