学生档案管理制度

学生档案管理制度一、总则1.目的为了加强学生档案管理，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥学生档案在学校教育教学、学生管理、就业指导等工作中的重要作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校全体在校学生及已毕业学生的档案管理。3.管理原则学生档案管理遵循集中统一、分级负责、规范有序、安全保密的原则。学校设立专门的档案管理机构，配备专业的档案管理人员，负责学生档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作。

二、档案内容1.新生入学材料录取通知书高考报名登记表高考体检表党团组织关系材料个人档案（由考生所在中学或原毕业学校提供）2.在校期间材料学籍卡片成绩单奖惩材料（包括三好学生、优秀学生干部、奖学金证书、违纪处分决定等）社会实践活动记录党团组织材料（入党申请书、入党志愿书、转正申请书、团组织关系介绍信等）学生综合素质评价材料毕业生登记表3.毕业材料毕业生就业报到证就业协议书毕业证书复印件学位证书复印件毕业生离校清单

三、档案建立与收集1.新生档案建立新生入学时，学校招生部门负责收集新生入学材料，并在规定时间内将新生档案移交至学校档案管理机构。档案管理人员对新生档案进行认真核对，确保档案材料齐全、完整、真实。2.在校期间档案收集各学院（系）负责组织学生填写学籍卡片、成绩单、奖惩材料等，并及时将相关材料送交学校档案管理机构。党团组织负责收集党团组织材料，并按规定整理后移交学校档案管理机构。学生个人参加社会实践活动、竞赛获奖等材料，由学生本人及时送交所在学院（系），学院（系）审核后统一移交学校档案管理机构。3.档案收集要求档案材料应使用A4规格纸张，书写工整、字迹清晰、内容完整。档案材料应原件，如有复印件，须经相关部门盖章确认。档案材料应按规定的时间和要求及时收集，不得拖延或遗漏。

四、档案整理与归档1.档案整理档案管理人员对收集到的学生档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。整理过程中，应确保档案材料的顺序正确、目录清晰、装订牢固。2.档案归档整理后的学生档案按照年级、专业、班级顺序进行归档，建立档案检索目录，方便查询和利用。档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。

五、档案保管1.保管机构学校设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保学生档案的安全保管。2.保管期限学生档案的保管期限为永久。3.档案保管要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复印学生档案。

六、档案查阅与借阅1.查阅权限本校教职工因工作需要查阅学生档案，须经所在部门负责人批准，并填写《学生档案查阅申请表》，方可查阅。外单位人员因工作需要查阅学生档案，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准，并填写《学生档案查阅申请表》，方可查阅。学生本人因特殊情况需要查阅本人档案，须经学校档案管理机构批准，并填写《学生档案查阅申请表》，方可查阅。2.查阅要求查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案材料上涂改、圈划、批注、污损等。查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。3.借阅权限本校教职工因工作需要借阅学生档案，须经所在部门负责人批准，并填写《学生档案借阅申请表》，借阅期限一般不超过两周。外单位人员因工作需要借阅学生档案，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准，并填写《学生档案借阅申请表》，借阅期限一般不超过一周。学生本人不得借阅本人档案。4.借阅要求借阅档案时，借阅人员应在档案管理人员指定的地点进行借阅，不得擅自将档案带出学校。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容。借阅人员借阅期满后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。如因特殊情况需要延长借阅期限，须经档案管理机构批准。

七、档案转递1.转递原因学生毕业、升学、就业、转学、退学等原因需要转递档案时，学校档案管理机构按照国家有关规定和学校的要求进行转递。2.转递方式学生档案一般通过机要通信或专人送取的方式进行转递，不得个人自带档案。3.转递程序学生所在学院（系）负责通知学生办理档案转递手续，并填写《学生档案转递申请表》。学校档案管理机构对《学生档案转递申请表》进行审核，确认无误后，将档案密封，并在封口处加盖学校档案管理专用章。档案管理人员按照规定的转递方式将档案转递给接收单位，并填写《学生档案转递登记表》，注明档案转递时间、转递方式、接收单位等信息。4.转递要求档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和准确。档案转递过程中，档案管理人员应与接收单位保持密切联系，及时了解档案的接收情况。如档案转递过程中出现问题，档案管理人员应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。

八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立学生档案信息化管理系统，实现学生档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.信息化管理内容将学生档案材料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。在信息化管理系统中建立档案检索目录，方便查询和利用。利用信息化管理系统实现档案的借阅、查阅、转递等业务流程的信息化管理。3.信息化管理要求加强信息化管理系统的安全防护，确保学生档案信息的安全。定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。

九、档案管理人员职责1.档案管理人员应具备的条件政治素质高，责任心强，具有良好的职业道德。熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。具备一定的计算机操作技能，能够熟练使用档案管理软件。2.档案管理人员的职责负责学生档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作。严格遵守档案管理规章制度，确保档案的安全和保密。定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。积极推进档案信息化建设，提高档案管理工作的效率和质量。完成学校交办的其他档案管理工作任务。

十、监督与检查1.监督机构学校设立档案管理监督小组，负责对学生档案管理工作进行监督和检查。2.监督检查内容档案管理制度的执行情况。档案管理人员的工作情况。档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作情况。档案信息化建设情况。3.监督检查方式定期检查与不定期抽查相结合。实地检查与查阅资料相结合。4.问题处理对监督检查中发现的问题，档案管理监督小组应及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改。对违反档案管理