工作任务跟踪管理制度

工作任务跟踪管理制度一、总则1.目的为了确保公司各项工作任务能够按时、按质、按量完成，提高工作效率和执行力，加强对工作任务执行过程的监控和管理，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在执行工作任务过程中的跟踪管理。3.基本原则责任明确原则：明确各项工作任务的责任人，确保责任落实到具体个人。全程跟踪原则：对工作任务从下达至完成的全过程进行跟踪，及时掌握任务进展情况。及时反馈原则：责任人应及时向相关领导和部门反馈任务执行过程中的问题、困难及进展情况。有效沟通原则：加强任务执行过程中各环节之间的沟通与协调，确保信息传递顺畅。

二、工作任务的下达与接收1.任务来源公司决策层下达的战略目标和重点工作任务。公司管理层根据业务发展需求安排的临时性或阶段性工作任务。各部门根据自身职责和业务流程提出的工作计划和任务。2.任务下达任务下达方式：工作任务一般通过正式文件、会议、工作安排表等形式下达给具体责任人或责任部门。对于重要任务，应进行详细的任务布置和沟通，确保责任人清楚了解任务的目标、要求、时间节点、质量标准等关键要素。任务内容明确：下达的工作任务应具备明确的任务内容，避免模糊不清或产生歧义。如有需要，应附带相关的工作说明、技术要求、参考资料等文件，以便责任人准确理解任务要求。3.任务接收责任人确认：接到工作任务后，责任人应在规定时间内确认接收任务，并明确表示是否能够按照要求完成任务。如对任务有疑问或异议，应及时与任务下达部门或领导沟通，协商解决。建立任务档案：责任人接收任务后，应建立相应的任务档案，记录任务的基本信息、任务要求、任务进度安排等内容。任务档案应妥善保存，以便随时查阅和跟踪任务进展情况。

三、工作任务跟踪的方式与频率1.跟踪方式定期汇报：责任人应按照规定的时间周期，以书面报告或口头汇报的形式，向任务下达部门或领导汇报任务进展情况。汇报内容应包括已完成的工作内容、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。实时沟通：在任务执行过程中，责任人如遇到重大问题、困难或需要及时协调解决的事项，应及时与相关部门或领导进行实时沟通，确保问题能够得到及时处理，不影响任务的正常推进。现场检查：任务下达部门或领导可根据工作需要，不定期对任务执行现场进行检查，了解任务实际进展情况，核实工作质量和进度是否符合要求。2.跟踪频率日常跟踪：责任人应每日对自己负责的工作任务进行自我跟踪和检查，及时发现问题并采取相应的解决措施。每周汇报：每周至少进行一次书面或口头汇报，向任务下达部门或领导汇报本周任务进展情况及下周工作计划。重大任务专项跟踪：对于重大、紧急或关键的工作任务，应增加跟踪频率，随时掌握任务进展动态，及时协调解决出现的问题。具体跟踪频率可根据任务实际情况由任务下达部门或领导确定。

四、工作任务进展的记录与分析1.进展记录详细记录：责任人应在任务执行过程中，对工作任务的进展情况进行详细记录，包括工作开始时间、完成时间、完成的工作内容、遇到的问题及解决情况、投入的资源等信息。记录应真实、准确、完整，能够清晰反映任务执行的全过程。记录方式：记录方式可采用纸质文档记录、电子表格记录或使用公司指定的项目管理软件进行记录。无论采用何种记录方式，都应确保记录的规范性和可追溯性。2.进展分析定期分析：责任人应定期对工作任务的进展情况进行分析，总结任务执行过程中的经验教训，评估任务进度是否符合计划要求，分析影响任务进度的因素，并提出相应的改进措施和建议。偏差分析：如发现任务实际进展与计划进度存在偏差，应深入分析偏差产生的原因，包括内部因素（如人员技能不足、工作方法不当、资源配置不合理等）和外部因素（如政策法规变化、市场环境变化、不可抗力等）。针对不同原因采取相应的纠正措施，确保任务能够按时完成。

五、问题反馈与协调解决机制1.问题反馈及时反馈：责任人在任务执行过程中如遇到问题，应及时向任务下达部门或领导反馈。反馈应包括问题的详细描述、对任务进度和质量的影响程度、已采取的临时措施等内容。多渠道反馈：问题反馈可通过口头汇报、书面报告、电子邮件、即时通讯工具等多种渠道进行，确保信息能够及时准确地传递给相关部门或领导。2.协调解决问题评估：任务下达部门或领导接到问题反馈后，应及时对问题进行评估，判断问题的严重程度和影响范围，确定是否需要组织相关部门或人员进行协调解决。协调会议：对于需要协调解决的问题，由任务下达部门或领导组织召开协调会议，相关部门和人员参加。在会议上，各方应充分沟通交流，共同分析问题产生的原因，提出切实可行的解决方案，并明确责任人和时间节点，确保问题能够得到有效解决。跟踪落实：协调会议结束后，任务下达部门或领导应负责跟踪问题解决方案的落实情况，确保各项措施能够按计划执行。责任人应积极配合，及时汇报问题解决的进展情况，直至问题彻底解决。

六、工作任务的变更管理1.变更原因外部因素：如政策法规调整、市场需求变化、客户要求变更等，导致原工作任务需要进行相应变更。内部因素：如公司战略调整、业务流程优化、资源配置变化等，引起工作任务的变更。不可抗力因素：如自然灾害、突发事件等，对工作任务的执行造成重大影响，需要进行变更。2.变更申请提出申请：当需要对工作任务进行变更时，责任人应填写《工作任务变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对任务进度和质量的影响以及建议的解决方案等。审批流程：《工作任务变更申请表》经责任人所在部门负责人审核后，报任务下达部门或领导审批。审批通过后方可进行任务变更。3.变更实施制定变更计划：根据审批通过的变更申请，责任人应制定详细的变更计划，明确变更后的任务目标、要求、时间节点、质量标准以及具体的工作步骤和措施。变更计划应确保任务能够在合理的时间内完成，且不影响整体工作进度和质量。通知相关方：变更计划制定完成后，责任人应及时通知相关部门和人员，包括任务下达部门、协作部门、其他相关岗位人员等，确保各方了解任务变更的情况，做好相应的工作调整和配合。跟踪变更执行：在变更实施过程中，责任人应按照变更计划进行跟踪管理，及时解决变更过程中出现的问题，确保变更工作顺利进行。任务下达部门或领导应对变更执行情况进行监督检查，确保变更后的任务能够达到预期目标。

七、工作任务的验收与总结1.任务验收验收标准：工作任务完成后，应按照任务下达时明确的验收标准进行验收。验收标准应包括任务的目标达成情况、工作质量、时间进度、资源使用情况等方面的内容。验收流程：责任人完成任务后，应向任务下达部门或领导提交《工作任务验收申请报告》，并附上任务完成情况说明、相关成果文件、质量检测报告等资料。任务下达部门或领导收到验收申请报告后，应组织相关人员进行验收。验收合格后，出具《工作任务验收报告》；验收不合格的，应提出整改意见，要求责任人限期整改，整改完成后重新进行验收。2.总结评估经验总结：任务验收完成后，责任人应对整个工作任务的执行过程进行总结，分析任务执行过程中的成功经验和不足之处，提出改进建议和措施，为今后类似工作任务的开展提供参考。绩效评估：根据工作任务的完成情况和质量效果，结合公司绩效考核制度，对责任人及相关协作人员进行绩效评估。绩效评估结果将作为员工薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。

八、监督与考核1.监督职责任务下达部门：负责对所下达工作任务的执行情况进行全程监督，及时掌握任务进展动态，发现问题及时督促责任人解决。公司管理层：对公司整体工作任务的执行情况进行宏观监督，协调解决各部门之间在任务执行过程中出现的重大问题和矛盾，确保各项工作任务能够顺利推进。2.考核内容任务完成情况：考核责任人是否按照任务要求和时间节点完成工作任务，任务目标是否达成。工作质量：考核工作成果是否符合质量标准，是否满足客户需求或公司内部要求。工作态度：考核责任人在任务执行过程中的工作积极性、责任心、协作精神等方面的表现。问题解决能力：考核责任人在面对问题和困难时，能否及时采取有效措施加以解决，是否能够避免问题的再次发生。3.考核方式定期考核：根据工作任务的性质和周期，定期对责任人进行考核。考核周期可分为月度考核、季度考核、年度考核等。专项考核：对于重大、紧急或关键的工作任务，在任务完成后进行专项考核，重点评估任务的完成质量和效果。综合评价：考核结果将综合考虑任务完成情况、工作质量、工作态度、问题解决能力等多个方面的因素，采用定性与定量相结合的方式进行评价。4.考核结果应用绩效奖金发放：考核结果与绩效奖金挂钩，根据考核得分确定绩效奖金的发放比例。职位晋升与调整：作为员工职位晋升、岗位调整的重要参考依据，优先晋升考核成绩优秀的员工。培训与发展：针对考