湖南泰康人寿保险股份有限公司办公环境管理方案设计

湖南泰康人寿保险股份有限公司办公环境管理方案设计产品设计工艺设计方案设计√摘要随着公司日益发展，办公环境管理工作对公司的影响越来越大。为了更好地规范泰康人寿保险股份有限公司的办公环境管理制度，确保工作人员做好办公环境管理工作，通过结合单位实际情况，采用文献法、访谈法、分析法、观察法、综合法和评估法，拟定了办公环境管理方案，内容包括以下几方面：背景意义分析、设计思路说明、方案主体内容、实施与效果评估、结论等。本方案改进了环境布局不合理、物品摆设杂乱、卫生脏乱、氛围紧张等诸多问题，从整体上为公司各部门营造良好工作氛围、提高工作效率奠定基础。关键词：环境管理；管理制度；方案设计目录12983_WPSOffice_Level11.设计背景及意义 1116980_WPSOffice_Level2.1设计背景 115653_WPSOffice_Level31.1.1选题背景 115653_WPSOffice_Level31.1.2企业背景 13437_WPSOffice_Level21.2设计意义 11324_WPSOffice_Level12.设计思路 16126_WPSOffice_Level22.1目标任务 16361_WPSOffice_Level22.2关键问题 213559_WPSOffice_Level22.3技术路线 226448_WPSOffice_Level13.方案主体内容 24168_WPSOffice_Level23.1办公环境管理任务分配 24131_WPSOffice_Level33.1.1各部门办公环境管理职责 24168_WPSOffice_Level23.2办公自然环境管理 34131_WPSOffice_Level33.2.1办公空间布局调整 314331_WPSOffice_Level33.2.2室内光线声音控制 34131_WPSOffice_Level33.2.3保证室内空气流通 414331_WPSOffice_Level33.2.4办公用品管理 44131_WPSOffice_Level33.2.5环境卫生管理 514331_WPSOffice_Level33.2.6节能降耗管理 517193_WPSOffice_Level23.3办公人文环境管理 528340_WPSOffice_Level33.3.1布置企业文化墙 517731_WPSOffice_Level33.3.2加强员工文化、技能培训 64131_WPSOffice_Level33.3.3定期开展员工户外拓展活动 64131_WPSOffice_Level33.3.4奖罚管理 726448_WPSOffice_Level14.效果评估 726448_WPSOffice_Level15.结论 717731_WPSOffice_Level35.1毕业设计成果特点 75.228340_WPSOffice_Level3设计成果的实用价值或应用前景 717731_WPSOffice_Level35.3不足之处或遗留未予解决的问题 821898_WPSOffice_Level1参考文献 924492_WPSOffice_Level1致谢 10.设计背景及意义1.1设计背景1.1.1选题背景随着时代的不断发展，生活物质水平越来越高，员工对办公环境的要求也越来越高，只有不断加强环境管理才能适应员工进行现代办公的要求。经调研数据显示，杂乱无章的办公环境，容易使员工带来消极情绪，影响工作效率，良好的办公环境则能够帮助员工提高办公效率，且有利于员工之间的沟通和个人身体健康。本人实习所在的公司办公环境管理工作缺乏明确的规章制度，大家依惯例行事，环境杂乱无章，从而严重地影响了员工的工作积极性。为解决由于办公环境管理工作缺失带来的负面问题，拟设计公司办公环境管理方案，为员工打造良好舒适的办公环境，让员工更加精神饱满地投入到每天的工作当中，提高工作效率，并增强员工对公司的归属感，更好地为公司创造效益。此外，对于潜在的客户来说，办公室环境也是公司形象的体现。1.1.2企业背景泰康人寿保险集团股份有限公司湖南分公司实地办公面积1100平方米，员工人数为498个，员工人数还在持续增加中。目前存在较为严重的办公环境管理问题：一是办公设备摆放杂乱无序，导致办公环境非常拥挤；二是工位安排比较密集，个人工作容易受到周围同事的干扰，影响员工集中注意力，导致员工工作效率低下；三是公司办公环境氛围不佳，导致员工办公环境维护意识弱，必须由规章制度来制约，才能保证公司的稳定发展。1.2设计意义本选题旨在通过分析本公司办公环境管理的不足，设计并实施最适合公司现状的办公环境管理方案，通过恰当地考虑和安排包含办公场地、设备、光线、颜色、声音和温度等在内的环境因素，为员工工作营造良好工作氛围，使其获得最佳的工作状态，从而提高员工工作积极性，增强员工的企业认同感，进而形成一个主动、合作、高效的团队，最终促进企业的进一步发展，增加经济效益。通过实施方案，展现公司良好的企业形象，创建整洁、舒适、文明的办公环境，树立员工“节能减耗、珍惜资源”的意识，进而达到控制公司行政管理成本及提高员工素养的目的。2.设计思路2.1目标任务1.通过网络搜集、书刊查阅等形式收集其他企业办公环境管理的相关资料，了解不同行业、不同类型企业的办公环境管理方案设计，归纳相关资料；2.归纳分析已收集到的资料，与本公司以往办公环境管理方案资料相对比，找出本公司的不足和可能的创新之处；3.设计泰康人寿保险股份有限公司办公环境管理方案；4.实施泰康人寿保险股份有限公司的办公环境管理方案，在实践过程中，记录相关数据，归纳方案的优点与不足，并保存全过程资料；5.对实践后的方案进行优化和补充，同时征询企业和学校指导老师的意见，进行方案的修正和完善，最终形成毕业设计定稿。2.2关键问题 1.如何以公司原有办公环境为基础，有针对性地改进办公环境管理？ 2.如何体现办公环境的人文性？ 3.如何通过制定办公环境管理制度，提高员工的办公环境维护意识？ 4.如何在合理预算范围之内，改进办公环境？2.3技术路线1.文献调研：上网查阅办公环境管理相关资料，阅读最新书籍资料，归集相关文档资料，撰写内容摘要及读书笔记；2.市场调研：通过对办公环境管理的调研，观察剖析不同的行业对办公环境管理的要求，根据调研结果对公司办公环境管理进行合理的调整；3.拟定方案：根据前期调研结果，拟定泰康人寿保险股份有限公司的办公环境管理方案设计；4.方案运营实践：对泰康人寿保险股份有限公司的办公环境管理方案进行实践，记录相关数据，保存过程资料；5.方案总结优化：对方案成效进行总结，对方案设计进行优化；6.撰写毕业设计：泰康人寿保险股份有限公司的办公环境管理方案设计；7.毕业设计成果总结：对毕业设计成果进行总结归纳，准备毕业答辩PPT等。3.方案主体内容3.1办公环境管理任务分配3.1.1各部门办公环境管理职责1.人事部主要负责人：部门主管张汉夏主要职责：负责员工入职培训和技能培训；负责审核落实员工奖励及违纪处罚。宣传部主要负责人：部门主管人王宙主要职责：负责文化墙的建设；负责公司拓展活动的规划与执行。3.行政部主要负责人：行政专员周何意主要职责：负责各部门办公室布局调整；负责办公用品的领取，使用，管理和维护。4.财务部主要负责人：部门主管王子文主要职责：负责公司财务管理及审计工作；负责公司节能降耗工作，监督并贯彻执行。5.后勤部主要负责人：部门主管何艳主要职责：负责室内光线、声音和空气的管理；负责绿化、卫生的规划与垃圾外运。3.2办公自然环境管理3.2.1办公空间布局调整泰康人寿保险股份有限公司办公面积为1100平方米，办公人员共498名，员工人数还在持续增加中，目前办公室布局都属于封闭式，各个部门人均办公占用面积小，由于办公空间有限，无法设置专门的接待室，不利于员工接待客户。因此，将办公室布局调整如下：销售部、后勤部办公室设计成蜂巢型办公布局，三四个办公桌一组，每组之间隔一定距离，每组四周呈开放状态，办公人均占用面积变大，同时可提供更多室内外景观和扩大视野，而且空间灵活性较大，使管理者有更多的机会和员工接触，加深与员工的交流，并对员工进行监督和指导。上级领导办公室、行政部办公室、财务部办公室适宜设计成封闭型办公布局，将原有办公场地分隔成若干带有门、窗的独立小房间办公室结构，每个房间供1到6个员工使用，带有办公桌等相应设备，可满足单独办公、无噪音办公环境的办公要求；易于员工集中精力，减少干扰，加强了办公室内部沟通；保密性强。同时将接待室设置于行政部办公室入口处,使来宾不干扰其他部门，满足隐私保护、环境安静等要求。3.2.2室内光线声音控制1.光线的控制由于所处楼层问题，公司有一侧办公区域背阳导致自然采光较弱，另一侧向阳靠窗的办公区域光线较强，同样影响员工办公。在所有办公区域安装光线柔和的日光灯，并安装T-Bus系统，根据不同环境进行智能化调节光度，使工作环境更加舒适，保护员工视力；在所有办公区域安装遮光效果较好的窗帘，避免太阳光直射时影响员工办公，办公桌摆放应符合光线从桌位左侧射入为宜。2.声音的控制公司销售部员工人数较多，经常通过邀请客户来公司洽谈的方式进行保险销售，容易造成办公环境声音嘈杂，打扰其他部门的员工办公，导致员工之间产生矛盾。因此在所有办公区域需铺设地毯来吸收声音,设置隔音罩减少噪声的影响；各部门将易产生噪声的办公设备置于远离办公区域的角落，以免影响员工办公；也可以通过播放轻柔的背景音乐,能减轻工作疲劳,消除噪声引起的烦恼；需进行长时间的洽谈或交流可提前申请使用接待室。3.2.3保证室内空气流通受疫情影响，每日开窗通风工作显得尤其重要。公司员工数量多，人员密集且办公空间狭小，空调设备常年开启，空气流通性差，导致多数员工在办公时感到呼吸不畅、气闷心慌。同时，公司旁的小型垃圾场在夏天时容易散发异味，影响室内空气质量。因此，为保证办公区域空气质量：每个办公桌旁摆放1-2盆花草且后勤部安排专人对其进行日常管理与养护,如仙人掌、吊兰、天竺葵等,帮助净化室内空气；各办公室每日早晨按时开窗通风，在关窗时使用空气净化器，提高室内空气质量，使空气的新鲜度和洁净度符合办公室空气质量控制标准；设立吸烟区，避免烟味扩散，影响空气质量。3.2.4办公用品管理公司员工为了方便，文件、样品、个人用品随便放，整个办公室看起来脏、乱、差，文件没有任何标记，且容易弄混，设备上堆放物品使设备无法运行，影响个人以及同事的工作效率。因此，为加强办公用品管理，特制订以下关于办公用品管理的办法：办公桌椅管理：桌椅摆放整齐、无灰尘、杂物，推柜上不得堆放物品；离开时，桌上物品摆放整齐，将座椅归位；电脑显示器、文件框严格摆放，不用物品遮挡电脑显示屏；办公桌下面放置纸篓、计算机主机、电源插座，不应有其他物品。2.文件柜及文件管理:（1）文件柜摆放整齐并保持整洁，不使用的文件夹保管于文件柜中；（2）不同规格尺寸文件夹应分别摆放整齐，夹脊注明标识便于查找；（3）不使用的文件应及时清理销毁。3.办公设备管理:(1)办公设备包括：显示器、激光打印复印一体机、电脑主机等；(2)使用激光打印复印一体机后，将稿件带走并清理所产生的错误报告、废纸等；(3)不堆放物品或附近；(4)进行定期检查和维修维护。3.2.5环境卫生管理为了做好公司环境卫生管理工作，后勤部应安排专人负责每日的公共区域卫生打扫工作，并做到：（1）地面干净清洁、无污物、污水、浮土，门窗、墙壁清洁无尘；

（2）挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁；

（3）卫生间无污垢，经常保持清洁，毛巾放在固定地方；

（4）卫生工具用后及时清洁整理，垃圾篓紧靠卫生间并及时清理，无溢满现象；员工应注意以下四点：（1）不随地吐痰，不随地乱扔垃圾；下班后要整理办公用品，摆放整齐；禁止在办公区域抽烟，门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶；下班后先检查办公室的门窗是否锁好，将电源切断后即可离开。3.2.6节能降耗管理公司的电脑显示器、打印机的待机功耗都为5瓦左右，下班后不关闭电源开关，一晚将至少待机10小时，全年将因此耗电36.5千瓦时，对于公司来说是巨大的资源浪费，这单单是电的消耗，还不包括其他资源的消耗。所以应注意以下六点：（1）无人使用区域应及时关闭灯源及空调，只有部分员工时，应关闭无人处的灯和空调；（2）室外照明满足办公要求时，使用自然光，少开照明灯，杜绝长明灯；（3）复印机长时间不使用时，须设置节能模式，下班后立刻关闭电源；（4）员工长时间离开工位，应将计算机设置为休眠模式并关闭显示器的电源；（5）下班后及时关闭空调、电脑、打印机及照明灯等电器的电源，切断插座电源；（6）水龙头、水管、马桶如有“滴、冒、漏、跑”现象，任何员工都应及时向行政服务热线报修。3.3办公人文环境管理3.3.1布置企业文化墙企业文化氛围是影响员工工作心态和工作责任心的重要因素。办公环境缺乏人文元素的布置，难以让员工在工作时时刻保证充沛的精力，也难以使员工加深对公司的了解，并形成对公司的归属感和自豪感。因此，为更好地激发员工的工作热情，让员工更好地了解公司文化，增强工作责任心。由公司宣传部负责，将原有的公司宣传栏布置成企业文化墙：将文化墙按照不同部门分成不同板块，并突出各部门的特色亮点，每季度更换一次。行政部2020年第一季度的版块主题是“他们如此优秀”，向优秀员工学习，通过展示优秀员工照片以及先进事迹来鼓励其他员工向榜样学习；销售2020年第一季度的版块主题是“坚持不懈，业绩长红”，发布2019年年度销售情况报告，让所有员工了解过去一年的基本情况，对公司业务发展有更深层次的了解，不断超越，不断进步；宣传部2020年第一季度的版块主题是“让泰康人寿走向千家万户”，发布2020年年度公司业务宣传推广计划，让员工明确自己的工作任务及工作目标；后勤部2020年第一季度的版块主题是“持续做好疫情防护工作”，发布公司对于疫情防护工作的各项规定要求，确保每位员工能够健康工作，健康生活。企业文化墙的布置不仅关乎公司的形象，更会影响到员工的工作心态，在良好的企业文化氛围中，员工们更能把握工作重点，高效地完成各项任务，内部会形成强大的凝聚力，进一步推动公司的发展。3.3.2加强员工文化、技能培训

公司新员工在入职时，如果没有进行企业文化和技能培训，将难以迅速掌握高效的工作技巧，同时也难以适应公司的工作环境。因此，必须针对不同类型的员工（新员工、技术骨干、管理人员等）开展员工的文化、技能培训课程。新员工入职培训时长为四天，主要学习公司发展史和保险类型，了解保险、资管、医养等公司的三大核心业务体系，并进行知识技能考试和话术考试，若是没有通过考试就补考，通过考试后才能正式上岗。接下来进行8天线上培训和实地操作，让新员工不受时间、地域的限制进行保险知识的培训，掌握相应的工作技能和服务意识、职业道德，增强自身胜任工作的信心。技术骨干定期参加“不一样的回访”的座谈会，学习并更新工作技巧和方法，为提高工作业绩创造机会；组织员工进行观影学习，了解公司发展历史，为开展业务工作提供知识储备。通过培训让新老员工提高自身素质教育水平，让员工围绕共同目标工作，促进公司发展。3.3.3定期开展员工户外拓展活动公司规模日益壮大，新进员工随之增多，销售部是由锐势区域和特警区域组成，区域下面有6个区部，区部又有20个小组，为了增强员工、管理层对企业的忠诚度和信任度，公司将定期组织室外或者室内的企业团建活动，2020年第一季度将开展千龙湖团建，上午进行表彰大会，下午分不同区域、区部的员工随机组团闯关，一共有六个关卡，如三人连跳十个的跳绳、谐音数字拼图、一张纸撕成圆圈钻进去、集体跳舞发朋友圈点赞、穿衣服接龙、四手五脚八人过河的游戏，成功闯关的前三名进行奖励。户外拓展活动能够增强新老员工之间的情感交流，增强不同区部之间的团结力和合作能力。员工户外拓展活动不仅仅是一种单纯的体能训练活动，它更重要的作用是帮助员工发掘自我潜能，从而产生一种积极向上的人生观，同时提升员工对企业的忠诚度和荣誉感。3.3.4奖罚管理凡有严格执行和实施办公环境管理方案措施的部门和个人，根据贡献大小，分别给予精神或物质奖励，期末卫生综合评定位于前三名的单位，分别给予单位和责任人不同档次的奖励。模范维护公司环境卫生设施及公共设施，大胆管理，勇于纠正违章行为，同破坏公共设施等作斗争的行为将被纳入绩效考核，进行加分。

对违反本方案措施，由人事管理部门责令其纠正违规行为，采取整改措施，并可视情节给予处罚。4.效果评估4.1评估内容对本次办公环境空气质量、来访者与员工对办公环境的满意度、员工对拓展活动的满意度、节能降耗的成本控制进行评估。4.2评估方法1.通过采用数据分析法，对室内空气测评数据进行对比分析，对办公环境空气质量进行评估；2.通过问卷法对来访者与员工对办公环境的满意度进行评估；3.通过访问法对员工对拓展活动的满意度进行评估；4.通过采用数据分析法，对节能降耗的成本控制进行评估。4.3评估结果通过实施近3个月的办公环境管理方案后，办公环境得到了很好的改善，空气质量达到室内环境空气质量标准，员工和来访者对办公环境的好评不断增加，员工培训和拓展活动受到员工的欢迎，节能降耗的成本控制效果显著，办公环境管理工作得到了加强。结论5.1毕业设计成果特点此办公环境管理方案的设计针对各部门的实际情况进行针对性处理，成果初现，解决了泰康人寿保险股份有限公司办公室杂乱无章的问题，建立了于相关环境管理制度，规范了办公环境管理工作。5.2设计成果的实用价值或应用前景本设计成果可运用于大众的公司，对建